Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN
HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG QUỐC TẾ
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
GVHD: ThS. Nguyễn Phi Khanh
SVTH: Đặng Thị Ngọc Ánh
MSSV: 12H4010010
TP. Hồ Chí Minh, Tháng 6 Năm 2014
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 1
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên xin gửi đến quý thầy cô đang giảng dạy và làm việc tại trường
Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, quý thầy cô khoa quản trị kinh doanh
cùng tập thể Bna Lãnh Đạo và cán bộ nhân viên Công ty TNHH Honour
Lane Logistics Việt Nam (Honour Lane Logistics Co., Ltd) lời chức sức
khỏe.
Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong trường đã dạy dỗ, giúp đỡ
và hướng dẫn tận tình cho em trong suốt thời gian em theo học tại trường.
Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Phi Khanh đã hướng dẫn và giúp đỡ em
trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập
cuối khóa theo đúng thời gian và quy định của trường.
Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Honour Lane Logistics
Việt Nam, đơn vị đã nhận em vào thực tập và hướng dẫn tận tình cho em
trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 4
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
MỤC LỤC
Đề mục Trang
MỤC LỤC 5
LỜI MỞ ĐẦU 7
Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 9
1.1 Giới thiệu chung về công ty 9
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Honour Lane
Logistics Việt Nam 9
LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hiện nay, vận tải quốc tế đang ngày
càng thể hiện rõ vai trò là tiền đề, là điều kiện tiên quyết trong sự ra đời và
phát triển của thương mại quốc tế.
Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có tới 3260 km bờ biển
thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã, đang
và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này.
Là một ngành quan trọng trong vận tải quốc tế ra đời cách đây gần 500
năm tại Thụy Sỹ, có thể nói ngành giao nhận, đặc biệt là giao nhận bằng
đường biển đã có bề dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của
mình trong sự phát triển của kinh tế thế giới. Như chúng ta đều biết hoạt
động xuất nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phải
nắm vững nghiệp vụ và trình độ chuyên môn, từ khâu giao dịch đàm phán
đến khâu thực hiện giao nhận. Tất cả đều rất quan trọng và nó quyết định đến
sự thành công hay không của doanh nghiệp. Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩy
xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi
để hang xuất khẩu Việt Nam vươn ra thị trường nước ngoài. Ngược lại, xuất
khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa –
hiện đại hóa đất nước. Một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập
khẩu là quy trình giao nhận hang hóa. Đây là một khâu rất quan trọng đối với
những công ty xuất nhập khẩu. Thiếu nghiệp vụ này thì coi như hoạt động
mua bán trong nước cũng như ngoài nước không thể thực hiện được.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Honour Lane Logistics
Việt Nam, nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạt
động xuất nhập khẩu, cũng như muốn nâng cao kiến thức của bản thân để khi
tốt nghiệp có thể làm việc trong lĩnh vực này, em đã chọn đề tài “Quy trình
chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 7
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty TNHH
đoàn Honour Lane Shipping của Hồng Kông. Đây là một trong những nhà
cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trong ngành mậu dịch xuyên Thái Bình
Dương được thành lập năm 1997.
Địa chỉ trụ sở chính: Tower 2, Nina Tower, 8 Yeung Uk, Tsuen, N.T.,
Hong Kong
Tháng 5 năm 2008, Honour Lane Shipping mở chi nhánh tại Việt Nam
với tên gọi là công ty TNHH Honour Lane Việt Nam
Lúc mới thành lập, công ty chủ yếu làm hàng chỉ định từ công ty mẹ
và dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam
(xuất theo loại hình FOB), chưa có bộ phận kinh doanh hàng free-hand.
Tháng 10 năm 2008, công ty tuyển dụng bộ phận kinh doanh free-
hand.
Hiện nay công ty đang trên đà phát triển với nguồn nhân lực trẻ, năng
động và đầy tiềm năng.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 9
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
1.3. Lĩnh vực hoạt động
Chuyên cung cấp các dịch vụ thu gom, hàng rời, hàng vận tải đường
biển và đường hàng không cả về xuất và nhập khẩu. Bên cạnh đó còn nhận
làm thủ tục hải quan, đại lý tàu biển và môi giới thuê tàu, dịch vụ chuyển tải,
chuyển phát nhanh, dịch vụ giao hàng từ cảng tới cảng (CY/CY), từ cảng tới
bờ (CY/RAMP), từ cảng tới cửa (CY/DR).
1.4. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 10
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 11
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
1.5. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
GIÁM ĐỐC:
Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan
Tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu/hãng hàng không tốt nhất, thường
xuyên kiểm tra giá tốt hoặc cập nhật giá mới nhất trong bảng giá cước tàu.
Cập nhật thông tin khách hàng cho đại lý và báo giá cho đại lý.
BỘ PHẬN GIAO NHẬN - CHỨNG TỪ:
o Trưởng bộ phận chứng từ: Sẽ quản lý chung về chứng từ liên quan đến
nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, gửi và nhận chứng từ hàng xuất và nhập
khẩu cho tất cả văn phòng hệ thống đại lý trong tập đoàn. Đào tạo và quản lý
nhân viên trong bộ phận, quản lý hệ thống chứng từ.
o Nhân viên làm bill: Phụ trách về phát hành bill cho khách hàng, hang tàu và
đại lý, gửi điện giao nhận hàng, gửi file ISF (Impor Security Filling)
o Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho hàng xuất vào thị trường Mỹ, chịu
trách nhiệm khai báo AMS (Auto Manifest System) – hệ thống truyền dữ liệu
đến hải quan Mỹ, gửi Debit Note cho khách hàng (đề nghị thanh toán).
o Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗ trên tàu hay
máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy booking gửi cho các bộ phận liên
quan.
1.6. Thị trường của công ty
Thị trường của công ty bao gồm:
Quảng Đông –
Trung Quốc
- Diên Điền - Xà Khẩu
- Hoàng Phố - Quảng Châu
- Nam Hải - Thuận Đức
- Phật Sơn - Trung Sơn
- Giang Môn
Các cảng biển
chính và các
thành phố khác
của Trung Quốc
- Hạ Môn - Phúc Châu
mậu dịch các
nước Châu Á
- MOL - CNC - WANHAI
- OOCL - APL - PIL
- CSCL - …
Tuyến đường
mậu dịch Viễn
Đông
- HANJIN - MAERSK - ZIM
- EMC - COSCO - APL
- PIL - CSCL - …
Nhờ vào hệ thống đại lý có mặt ở hầu hết các nước trên thế giới, với
giá cước cạnh tranh hơn so với những công ty khác, cùng với việc liên lạc
hằng ngày qua e-mail, điện thoại nên việc giao hàng đến tận nơi của người
nhận được thực hiện dễ dàng và thuận tiện. Với tiêu chí hàng hóa của khách
hàng luôn được công ty chăm sóc cho dù đó là chuyến hàng có số lượng lớn,
vài container hay chỉ là một vài khói hàng lẻ. Vì vậy nếu có xảy ra bất cứ rắc
rối nào, công ty đều sẽ tiến hành giải quyết nhanh nhất nhất có thể theo
hướng hạn chế tối đa những thiệt hại do các vấn đề đó gây ra.
1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012 – 2013:
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 14
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
STT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013
1 Doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ
44.121.652.425
49.210.038.519
2 Giá vốn hàng bán
41.190.983.501
45.184.100.273
Tổng lợi nhuận năm sau so với năng trước tăng 250.309.550 VND (tăng
45.38%) .
- Tổng doanh thu hằng năm tăng
- Đóng góp ngân sách nhà nức tăng
- Thu nhập bình quân đầu người của lao động trong công ty tăng, góp
phần gải quyết việc làm cho người lao động trong độ tuổi lao động
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 15
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
2.1. Vai trò của bộ phận chứng từ trong công ty
Vai trò của bộ phận này là quản lý chung tất cả cấc vấn đề chứng từ
liên quan đến nghiệp vụ giao nhận ngoại thương. Bên cạnh đó, quản lý hệ
thống chứng từ cho hàng xuất và hàng nhập cho tất cả các văn phòng, đại
lý trong hệ thống tập đoàn.
ξ Nhân viên làm bill: phụ trách phát hành bill cho khách hàng,
hang tàu và đại lý, gửi điện giao nhận hàng và gửi file ISF
(Import Sercurity Filling – Kê khai an ninh dành cho nhà nhập
khẩu đến Mỹ)
ξ Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho các mặt hàng xuất khẩu
vào thị trường Mỹ, chịu trách nhiệm khai báo AMS (Auto
Manifest System – Hệ thống truyền dữ liệu đến hải quan Mỹ);
gửi Debit Note (đề nghị thanh toán) cho khách hàng.
ξ Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗ
trên tàu hay máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy booking
gửi cho các bộ phận liên quan.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 16
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Hình 1: Quy trình thực hiện công việc tại công ty:
lý
Hãng
tàu
Bộ phận
khách hàng
Người nhậnNgười
bán
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
hàng đi tuyến này rất nhiều. Còn một người phụ trách những tuyến
hàng đi đến những nơi khách ngoài Mỹ.
• Bước 3: Bộ phận khách hàng dựa trên yêu cầu của người bán, gửi cho
hang tàu một Booking Request để được sắp xếp chỗ trên tàu. Nếu phù
hợp với lịch trình tàu chạy thì sẽ gửi lại một Booking Comfirm xác
nhận đồng ý giữ chỗ cho hàng hóa đó.
• Bước 4: Khi người bán đóng hàng hóa xong chuẩn bị đưa lên tàu, sẽ
gửi SI (Shipment Instruction – Bnagr chỉ dẫn người giao hàng về thông
tin hàng hóa được đưa lên tàu) cho bộ phận chứng từ để họ có cơ sở
làm vận đơn. Sauk hi phát hành House B/L và nhận được Master B/L
từ hang tàu, bộ phận chứng từ sẽ cấp phát lại cho người bán.
• Bước 5: Bộ phận chứng từ gửi thông tin chi tiết hàng hóa cho hang tàu
để làm cơ sở phát hàng Master B/L gửi trả lại cho bộ phận chứng từ.
Tại công ty, các công việc trong bước 4 và bước 5 do hai nhân viên
thực hiện. Hai người này cũng phụ trách việc giao vận đơn cho khách
hàng khi họ tới công ty lấy.
• Bước 6: Bộ phận kế toán lấy thông tin xuất hóa đơn cho khách hàng
(tên, địa chỉ, mã số thuế). Kiểm tra trên hệ thống tài khoản ngân hàng
tự động về tình trạng thanh toán. Dựa trên hóa đơn do bộ phận kế toán
xuất, bộ phận chứng từ mới phát hành vận đơn (ở bước 5) cho khách
hàng đã thanh toán hóa đơn.
• Bước 7: Người bán sau khi giao hàng và nhận được bộ chứng từ từ
tiến hành kiểm tra về các điều khoản trong hợp đồng có giống với
những điều khoản đã thỏa thuận giữa công ty với khách hàng về tên
hàng, đơn giá, số lượng, phương thức thanh toán, phương tiện vận
chuyển,…Ngoài ra còn phải kiểm tra tính thống nhất của bộ chứng từ,
tính chính xác, rõ ràng, phù hợp với hợp đồng về tên hàng, số lượng,
giá trị, tên người nhận, người gửi, đơn giá, số kiện, trọng lượng, đơn vị
cấp C/O,…
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 19
Lấy lệnh
giao hàng
Khai báo
hải quan
điện tử
Nhận và
kiểm tra
bộ
chứng từ
Mở
tờ khai
Hải quan
Thông
quan và
nhận hàng
nhập khẩu
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
ξ Khai hải quan điện tử
Sau khi đã kiểm tra xong bộ chứng từ, nhân viên giao nhận tiến
hành khai báo hải quan điện tử. Tùy từng mặt hàng và loại hình nhập
khẩu mà trước khi khai báo, nhân viên giao nhận sẽ bổ sung thêm các
loại chứng từ và giấy phép theo yêu cầu của Tổng cục Hải quan Việt
của nhân viên kiểm hóa về lô hàng. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ
lien hệ với cán bộ kiểm hóa của Hải quan để tiến hành kiểm hóa kiểm
tra lô hàng. Đầu tiên, xác nhận vị trí container của mình trong bãi
container bẵng cách kiểm tra trên hệ thống máy tính ở khu vực phía
trước cổng Hải quan và làm thủ tục chuyển bãi, hạ kiểm. Sau đó xin
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 20
GIÁM
ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANHBỘ PHẬN HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁNBỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNGBỘ PHẬN GIAO NHẬN - CHỨNG TỪ
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
phiếu cắt seal ở phòng điều độ. Cuối cùng lien hệ với cán bộ kiểm hóa
sắp xếp thời gian để xuống kiểm lô hàng của mình.
Lãnh đạo chi cục hoặc hệ thống máy tính sẽ lữa chọ ngẫu nhiên các
kiện hoặc container dựa trên mức độ % kiểm hóa và được thể hiện cụ
thể trên hồ sơ Hải quan (kiểm hóa container ở vị trí số mấy hoặc kiện
hàng ở đầu, cuối hay giữa,…). Trường hợp nếu không có ý kiến của
lãnh đạo thì cán bộ kiểm hóa có quyền lựa chọn bất kỳ container hay
kiện nào để kiểm. Nếu thấy nghi ngờ về lô hàng thì cán bộ kiểm hóa có
thể đề nghị kiểm tra toàn bộ lô hàng trên.
Sau khi kiểm hóa xong, nhân viên giao nhận sẽ đến khu vực làm
thủ tục hải quan chờ đóng phí lấy tờ khai có dấu xác nhận thông quan.
Trường hợp nếu tờ khai được khai ở nơi khác ngoài cảng Cát Lái thì
phải đối chiếu Manifest. Hồ sơ để đối chiếu bao gồm: 02 bản so tờ
khai điện tử, 01 bản chính lệnh giao hàng, 01 bản sao B/L đính kèm tờ
khai bản chính để đối chiếu.
ξ Thông quan và nhận hàng nhập khẩu
Sau khi được đóng dấu thông quan trên tờ khai thì nhân viên giao
nhận dùng D/O có dấu “Giao thẳng” đến phòng thương vụ để đóng
tiền in phiếu EIR (Equipment Intercharge Receipt – phiếu giao nhận
container ). Có phiếu này thì hàng giao nguyên container mới được ra
hãng tàu đó.
Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thỏa thuận
chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị
trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu có hiệu
quả.
Hãng tàu sẽ căn cứ vào bảng danh mục hàng hóa và khả năng
thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cấp lệnh giao vỏ container
cho công ty. Thời gian lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy
thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn
phí đem về kho đóng hàng khoảng 3 đến 5 ngày. Sau khi làm xong thủ tục
xuất hàng container được lưu tại bãi khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu
chạy. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy
và hạ container. Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào
container tại kho riêng hay tại bãi container tùy vào sự lựa chọn hình thức
đóng hàng của chủ hàng.
ξ Bước 2: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Nhân viên phải hiểu rõ tất cả thông tin trong bảng danh mục hàng hóa
để có thể giải đáp thắc mắc của cán bộ Hải quan. Mặt khác, đay cũng là cơ sở
để công ty sắp xếp việc đó gói và đóng hàng vào container. Đồng thời hãng
tàu sẽ lấy bảng danh mục này làm căn cứ giữ chỗ cho hàng hóa trên tàu.
ξ Bước 3: Tiến hành các thủ tục Hải quan
o Khai hải quan điện tử: Nhân viên giao nhận tiến hành khai báo hải quan
điện tử. Quy trình khai báo tương tự với quy trình hải quan hàng nhập, chỉ
khác là khi chọn loại hình khai báo công ty sẽ chọn “Đăng ký mới tờ khai
xuất khẩu” và không có mục số 10 “Vận tải đơn” như bên hàng nhập. Ở
bước này sẽ biết được lô hàng phải qua kiểm hóa hay miễn kiểm để tiến
hành các thủ tục tiếp theo. Việc kiểm hóa cũng tương tự như hàng nhập.
Khi đã có số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng và mã vạch thì nhân viên
tiến hành lập bộ chứng từ phù hợp hoặc do chủ hàng cung cấp. Nhưng về
cơ bản, mỗi bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh khi làm thủ tục hải quan
thông tin trong khi làm việc.
Khi đã quen dần với các loại chứng từ, tập phát hành thử House B/L. Đăng
nhập phần mền DTS. Net Sea Freight System và dựa trên số booking có sẵn,
tìm kiếm số Job cũng như số House B/L cho lô hàng trên booking đó. Phần
mền này là một sản phẩm công nghệ thông tin mang lại nhiều tiện ích cho
việc đang tải dữ liệu. Tuy nhiên khi đã đăng nhập vào hệ thống, nếu xảy ra
sai sót sẽ gặp khó khăn trong việc sửa chữa, thường phải đăng nhập lại từ
đầu.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 23
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Cuối cùng là sao chép những chứng từ mà công ty gửi cho khách hàng hoặc
đại lý. Lưu giữ lại những bản sao đó và đóng chúng theo từng lô hàng, từng
loại và từng tháng cụ thể. Cụ thể, từng loại công việc có từng mã viết tắt khác
nhau như sau:
A Hàng xuất khẩu sang Mỹ G Hàng lẻ xuất khẩu
B
Hàng xuất khẩu sang Mỹ La-
tinh
H
Hàng xuất khẩu bằng đường
hàng không
C Hàng xuất khẩu sang Châu Á I Hàng nhập khẩu
D Hàng xuất khẩu sang Australia J
Hàng xuất khẩu từ nước thứ ba
(không qua cảng tại Việt Nam)
E Hàng xuất khẩu sang Châu Âu Q Hàng xuất khẩu sang Canada
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 24
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG
GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©