Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài: Công việc xếp thời khóa biểu (TKB) của Cán bộ
quản lý trong trường học là một công việc đòi hỏi phải tốn kém nhiều công
sức, thời gian. Quy trình xếp một TKB bắt đầu từ những số liệu về giáo viên,
học sinh các khối lớp lập ra bảng phân công chuyên môn rồi thông qua các
tình hình hoạt động của nhà trường, giáo viên, học sinh để thiết lập các ràng
buột mới tiến hành xếp thời khóa biểu, đến khi thực hiện xong một TKB còn
phải thiết kế mẫu in TKB cho giáo viên, học sinh làm sao cho tiện lợi, dễ
nhìn, dễ hiểu. Tất cả những công đoạn trên gây ra nhiều áp lực cho các cán bộ
quản lý. Ngày nay khi công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh
vực của xã hội, các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, hệ
thống công cụ quản lý thông tin giáo dục đòi hỏi đảm bảo quá trình quản lý
thông tin được xuyên suốt từ cấp cơ sở cho đến Bộ Giáo Dục Đào Tạo, để
thực hiện được những yêu cầu trên. “Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử
dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các trường phổ thông nhằm xây
dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục.”
(1)
.
Trong các phân hệ của phần mềm Vemis, có phân hệ Quản lý giảng dạy
là phân hệ có tính năng xếp TKB tốt nhất, nhanh nhất hiện nay. Phân hệ này
giải quyết được vấn đề xếp TKB một cách nhẹ nhàng nhanh chóng tiết kiệm
được nhiều thời gian, công sức giúp cán bộ quản lý nhà trường hoàn tốt nhiệm
vụ được giao. Tuy nhiên vấn đề xuất dữ liệu TKB của phân hệ Quản lý giảng
dạy còn chưa phù hợp với cách nhìn truyền thống của giáo viên, học sinh,
nhất là phần in TKB ra giấy rất tốn kém. thực hiện xong đề tài sáng kiến
“Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa
biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời
khóa biểu” góp phần giải quyết vấn đề chuyển dữ liệu xuất TKB từ phần mềm
Quản lý giảng dạy sang tập tin Excel, đây là giai đoạn mà các trường có sử

4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Sử dụng một số công thức
(Hàm) của phần mềm Microsoft Excel như: Hàm dò tìm HLOOKUP, Hàm
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 4
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
điều kiện IF, Hàm đếm có điều kiện COUNTIF… để đưa dữ liệu Copy từ
mẫu TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy vào các mẫu được thiết kế trên các
tờ bảng tính gọi là (Sheet) trong Excel.
5. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu so sánh các mẫu dữ liệu được
xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy dạng *.html và các công thức (Hàm) của
phần mềm Microsoft Excel, chọn một mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý
giảng dạy chuyển đổi dữ liệu sang mẫu in trong tập tin Excel
6. Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi dữ liệu từ những file xuất TKB
dạng *.html sang các mẫu in TKB truyền thống, ngắn gọn phục vụ cho giáo
viên, học sinh, đồng thời tiết kiệm được giấy mực.
7. Khẳng định tính mới trong đề tài: Tính mới trong đề tài này kịp thời
nắm bắt được những ứng dụng của công nghệ thông tin một cách linh hoạt
chuyển đổi dữ liệu theo khuôn mẫu thiết kế nhưng chưa phù hợp trong phân
hệ Quản lý giảng dạy của phần mềm Vemis sang loại dữ liệu quen thuộc
truyền thống hơn, dễ dàng sửa đổi bằng phần mềm thông dụng Microsoft
Excel từ đó tạo ra các mẫu xuất TKB gọn, đẹp, dễ nhìn và tiết kiệm giấy hơn.
NỘI DUNG
A. CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN:
Trên thị trường, trên mạng Internet hiện nay có rất nhiều phần mềm xếp
TKB, từ những loại được lập trình phức tạp đến những File đơn giản bằng
Excel. Mỗi phần mềm đều có cái ưu điểm và khuyến điểm khác nhau, phân hệ
Quản lý giảng dạy trong Vemis cũng vậy. “Do cơ sở hạ tầng về CNTT của
nước ta còn nghèo nên việc thực hiện các chức năng in ấn chưa được thuận
lợi (phần mềm xuất ra TKB dưới dạng html). Sẽ là ưu điểm của chương trình
đối với các trường đã có website riêng vì rất dễ dàng đưa lên web để GV và
học sinh (HS) theo dõi nhưng cũng chưa phải là tối ưu đối với việc in ấn theo

- Đây là phần mềm ứng dụng cơ bản mà hầu hết các giáo viên đều được
học qua trong chương trình tin học cơ bản nên rất dễ dàng sử dụng (hình 6).
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 6
HÌNH 6 - PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL
Hộp kiểm soátThanh MenuThanh công cụ (Standard)
Thanh Edit Formula
Cột
Hàng
Thanh Formatting
Trỏ Ô
Thanh Drawing
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
1.2. Cấu trúc các Sheet trong Excel tham gia tạo mẫu in TKB:
Để thuận lợi trong việc áp dụng cho nhiều dạng thời khóa biểu của các trường
tôi đã tạo một mẫu in thời khóa biểu chung thực hiện 5 tiết trong một buổi học và
7 ngày trong một tuần.
- Sheet tên Phân công chuyên môn (hình 7)
Sheet này chứa các dữ liệu như: tên lớp học, tên tắt giáo viên, họ tên
đầy đủ của giáo viên, các dữ liệu này dung liên kết công thức đến các mẫu in
TKB. Các cột chức vụ, môn, tiết dạy chỉ để kiểm tra trong quả trình xuất mẫu
in TKB.
HÌNH 7 SHEET PHÂN CÔNG CHUYÊN MÔN (PC.CMON)
- Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV và DL_NGUON_TKB_HS (hình 8)
2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu Copy từ File mang tên Tên_TKB
_activities_days_horizontal.html trong phân hệ Quản lý giảng dạy. Đây là Sheet
dùng để xử lý thô dữ liệu do dữ liệu khi Copy sang Excel sẽ có nhiều dòng thừa.
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 7
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
HÌNH 8 SHEET DL_NGUON_TKB_GV VÀ DL_NGUON_TKB_HS
- Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG và DL_XEP_TKB_GV_CHIEU:

Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
- Sheet tên IN_TKB_GV (hình 16):
Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB riêng lẻ từng giáo viên cả buổi
sáng và buổi chiều. Mỗi địa chỉ Ô trong Sheet được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy
dữ liệu từ các Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG và DL_XEP_TKB_GV_CHIEU.
HÌNH 16 SHEET IN_TKB_GV
2. Cách thực hiện công thức (Hàm) trong các Sheet của File mẫu in TKB:
2.1. Nhập công thức (Hàm) cho Sheet tên IN_TKB_SANG và Sheet
tên IN_TKB_CHIEU:
- Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng:
=IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_SANG!
$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X",HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!
$B$3:$AF$5,2,0)&"_"&HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!
$B$3:$AF$5,3,0))
- Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa
chỉ dò là Ô lớp (C$2) của Sheet tên IN_TKB_SANG và bảng dò là địa chỉ
vùng (DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên
DL_XEP_TKB_HS_SANG. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm
COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu “X” hoặc rỗng “” vào những
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 12
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
tiết không học) và toán tử & dùng nối hai hàm HLOOKUP cho ra một kết quả
là môn học dòng số 2 và tên giáo viên dòng số 3.
- Ghi chú: Do cấu trúc dữ liệu được Copy từ File xuất ra của phân hệ
Quản lý giảng dạy chứa đến 3 dòng trong mỗi tiết dạy và được phân ra theo
từng ngày (hình 17), nên cần thay đổi địa chỉ vùng dò tìm khi nhập công thức
(hàm) cho các ngày khác.
Hình 17. Vị trí địa chỉ vùng dữ liệu một tiết học trong một ngày được
Copy từ phân hệ quản lý giảng dạy


- Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi chiều cho
Lớp 6A1:
=IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!
$B$3:$AF$5,C2)=0,"X",HLOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!
$B$3:$AF$5,2,0))
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 14
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
- Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa
chỉ dò là Ô lớp (C2) của Sheet tên IN_TKB_LOP và bảng dò là địa chỉ vùng
(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên
DL_XEP_TKB_HS_CHIEU. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm
COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu “X” hoặc rỗng “” vào những
tiết không học), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là môn học dòng số 2 là tên
môn học.
2.3. Nhập công thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn từng giáo viên:
- Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng cho
giáo viên thứ nhất:
=IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_GV_SANG!
$B$3:$AF$5,C2)=0,"",HLOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_GV_SANG!
$B$3:$AF$5,2,0))
- Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa
chỉ dò là Ô lớp (C2) của Sheet tên IN_TKB_GV và bảng dò là địa chỉ vùng
(DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên
DL_XEP_TKB_GV_SANG. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm
COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu “X ” hoặc rỗng “” vào những
tiết không dạy), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là tên lớp dòng số 2 là tên
lớp của tiết mà giáo viên dạy trong buổi sáng. (hình 19)
Hình 19. Mẫu in thời khóa biểu từng lớp Sheet tên IN_TKB_GV
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 15
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm

Bước 1: Chạy file thời khóa biểu đã xếp xong trong phân hệ quản lý
giảng dạy phần mềm Vemis.
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 16
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Tạo TKB có dạng .fet trong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis
, hoặc chương trình fet-5.18.2 .
- Mở chương trình  Chọn menu File  Mở file ( TKB.fet)
- Mở menu Thời khóa biểu – TKB  Tạo TKB mới  Bắt đầu  thì
sẽ xuất hiện hộp thoại như sau: (hình 20)
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 17
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Hình 20. Thực hiện chạy TKB trong phần mềm Quản lý giảng dạy
 Chọn Đồng ý để hoàn thành quá trình chạy TKB.

Bước 2: Sao chép dữ liệu sang File Excel để thực hiện tiện ích:
- Khi chạy chương trình TKB các mẫu suất TKB thường ở đường dẫn mặc
định sau:
- Đối với chương trình fet-5.18.2, Mở từ ổ đĩa - thư mục
C:\Users\Admin\fet-results\timetables\ TKB sang 30-12-2013-single.
- Đối với chương trình Quản lý giảng dạy, Mở từ ổ đĩa - thư mục C:\ IoIT
VEMIS\ VEMIS\ Timetable\ fet-results\ timetables\ TKB sang 30-12-
2013-single (hình 21)
Hình 21. Các mẫu thời khóa biểu dạng TKB.html được xuất ra từ phần mềm
phân hệ Quản lý giáo dục trong Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe)
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 18
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Bước 3: Mở File chứa dữ liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-12-
2013_activities_days_horizontal.html. Chọn toàn bộ dữ liệu trong TKB (bôi
đen Ctrl+A), sao chép (Copy) rồi dán (Paste) sang hai Sheet tên
DL_NGUON_TKB_HS và Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV trong File

Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG rồi nhấn chuột phải chọn Insert. (hình 25)
Hình 25. Thao tác chèn thêm cột trong sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 22
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
- Trường hợp ngược lại nếu khi so sánh địa chỉ vùng của Sheet
DL_XEP_TKB_HS_SANG với Sheet DL_NGUON_TKB_HS mà thấy thừa
cột thi ta xóa các cột trong địa chỉ vùng từng ngày bằng cách chọn số cột thừa
nhấn chuột phải chon Delete.
Bước 6: Sao chép toàn dữ liệu đã được xử lí vào sheet
DL_XEP_TKB_HS_SANG:
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu gồm lớp, tên tiết học, tên giáo viên có trong
các tiết từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy sao chép (Copy), dán sang Sheet tên
DL_XEP_TKB_HS_SANG bằng lệnh dán lấy giá trị dữ liệu (Click chuột
phải vào địa chỉ Ô đầu tiên cần dán chọn Paste Special. Xuất hiện hộp thoại,
Click chuột chọn lệnh Value, rồi chọn OK (hình 26).
Hình 26. Dữ liệu TKB được dán lấy giá trị vào Sheet tên
DL_XEP_TKB_HS_SANG
Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 23
Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm
- Xử lí dữ liệu cho mẫu in TKB từng giáo viên:
Sao khi dữ liệu TKB từ File tên TKB sang 30-12-2013_activities_
days_horizontal.html được dán vào Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV chúng
ta xử lí dữ liệu trong Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV theo các bước như sau:
Bước 1: Xóa các dòng thừa (dòng dữ liệu rỗng).
Bước 2: Bỏ định dạng nối các Ô trong tiết học bằng cách chọn vùng
tiết học, rồi Click vào biểu tượng Merge and Center
Bước 3: Di chuyển dòng chứa dữ liệu tên giáo viên lên trên dòng tên
lớp học bằng cách Click chuột phải vào dòng tên giáo viên chọn lệnh Cut, rồi
Click phải chuột vào dòng tên lớp học chọn lệnh Insert Cut Cells (hình 27).
Thực hiện các thao tác tương tự cho các vùng tiết học còn lại.