Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
MỤC LỤC
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ: 16
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ: 16
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CPBH: Chi phí bán hàng
DN: Doanh nghiệp
GTGT: Giá trị gia tăng
NH: Ngân hàng
KT: Kế toán
KH: Khách hàng
HĐ: Hóa đơn
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TK: Tài khoản
XK: Xuất kho
SXKD: Sản xuất kinh doanh
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây có sự phát triển mạnh
mẽ về cả chiều rộng và chiều sâu mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hoá nhiều
ngành sản xuất. Trên con đường tham dự WTO các doanh nghiệp cần phải nỗ
lực hết mình để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao nhằm giới thiệu
sang các nước bạn đồng thời cũng để cạnh tranh với các sản phẩm nhập
ngoại.
Trong điều kiện khi sản xuất gắn liền với thị trường thì chất lượng sản

Thành Long.
Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại
Công ty TNHH Thành Long.
Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chuyên đề được hoàn
thiện song do thời gian và trình độ còn hạn chế nên em không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên
đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH LONG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thành Long
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thành Long.
Công ty TNHH Thành Long đang sử dụng các máy móc trang thiết bị
với công nghệ hiện đại được nhập khẩu từ nước ngoài, đảm bảo được sự an
toàn và thân thiên với môi trường trong lĩnh vực sản xuất bánh. Sản phẩm sản
xuất ra chủ yếu của Công ty là các loại bánh quy như bánh quy dừa, bánh mè
vừng, bánh bơ mè dừa, bánh kem xốp, bánh giòn tan, bánh song hỷ, bánh tròn
bạc,bánh dài bạc, bánh trứng. Các sản phẩm này có độ an toàn cao về vệ sinh
an toàn thực phẩm, cũng như chất lượng bánh thơm ngon phù hợp với vị giác
của người tiêu dùng.
Ngoài các sản phẩm đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng
nghiên cứu ra các mẫu sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trường đang
ngày càng phát triển.
1.1.2. Thị trường hoạt động của Công ty.
Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng
hóa giữa người bán và người mua.

nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hóa và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng
kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và
giá cả hàng hóa, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của
doanh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải
tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho
mình những điều kiện đầu tư phù hợp.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Điều đó đặc biệt quan trọng đối với Công ty TNHH Thành Long. Công ty đã
quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho
mình. Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố
khách hàng và nhu cầu khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị
trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng xác định chiến lược kinh
doanh.
Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các loại bánh quy bơ dùng trong lĩnh
vực hàng tiêu dùng thường ngày, do đó khách hàng tìm đến thường là các nhà
phân phối, cửa hàng tạp hóa, các thương nhân nhà buôn. Ngoài ra còn có bạn
hàng là một số thương nhân trung quốc đã làm ăn với công ty hơn 10 năm
qua. Hiện nay trên thế giới ngành bánh kẹo ngày càng phát triển. Do đó, thị
trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công
ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản
phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được
yêu cầu ngày càng cao của ngành dịch vụ.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, ttaoj quan hệ tốt với khách
hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận
đáng kể cho Công ty.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thành Long

không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thành toán luôn.
Phương thức trả chậm ( đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc
thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với
những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.
Công ty cho phép nợ tiền hàng theo nhưng điều khoản đã được quy định trong
hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán
trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh
toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý
các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp
các khoản này theo thời gian nợ cụ thế, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập, dự
phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp
khách hàng mất khả năng thanh toán.
Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vì
khách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên. Do đó, Công ty
có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản
phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thành
Long.
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng
có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phòng kinh
doanh (tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của
khách hàng); Ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt
hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và
thanh toán với khách hàng). Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu
rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau. Do đó, việc tổ

giá,từ đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng mua bán.
Trưởng phòng kinh doanh
Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ
trình với ban giám đốc ký duyệt. Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rất
cần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên
rủi ro lớn. Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý
giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền
đòi tiền khi đến hạn trả tiền.
Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ
thông báo cho phòng sản xuất và các phòng ban khác có liên quan để chuẩn
bị những yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến
đóng gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng. Như:
- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và
ngoài nước).
- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp
C/O cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất
khẩu…)
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất.
- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có
liên quan và khách hàng.
Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa của Công ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua
đường hàng không, đường thủy, đường bộ (cả trong nước và xuất khẩu) là
chủ yếu. Vì vậy, Công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số

sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số
lượng).
Kế toán bán hàng
Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi
nhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan.
Kế toán thanh toán
Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán cho
phòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng.
Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đề
nghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân
viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho
thủ quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền. Căn cứ
vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
hàng. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài
khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty. Căn cứ vào giấy báo có
kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất
lượng cũng như số lượng. Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của
bên mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, còn
những sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và
lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiến
hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau
đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng. Vì hàng hóa sản
xuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty
không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết
khấu thương mại.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
- Liên 3: Được dùng để thanh toán.
Phiếu thu
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng là
phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặt
giấy than viết 1lần)
- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty.
- 1 liên giao cho khách hàng.
- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.
Giấy báo Có
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông qua
Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toán
của Công ty. Khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và
lưu giữ tại phòng kế toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết các
điều khoản, phòng sản xuất sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Khi sản phẩm
hoàn thành về số lượng, chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành
đóng gói xuất bán. Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy
than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ):
giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghi
sổ. Đồng thời, Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho. Sau khi
Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán.
Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu
thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển,
Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ.
Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó, người
nhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá

hợp
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Lập
phiếu
thu
Thu
tiền
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
Ghi
sổ
KT
bán
hàng
Lập
hóa
đơn
GTGT
KH Phòng
SXKD
Tổng
giám
đốc

Đơn
đặt
hàng
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng
bán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toán
của khách hàng. Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được
quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Quy trình luân
chuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng
thanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viết
giấy nợ cho khách hàng.
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hạch toán giảm giá hàng bán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của Công ty
có chất lượng và uy tín trên thị trường. Các sản phẩm của Công ty luôn qua
khâu kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập
kho. Do đó, hiện nay Công ty TNHH Thành Long không có chính sách giảm
giá hàng bán cho khách hàng.
Hạch toán chiết khấu
Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởng
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
KT
thanh
toán

bán
hàng
Hóa
đơn
GTGT
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
khi khách hàng mua với số lượng lớn. Trường hợp người mua hàng nhiều lần
mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu
được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiết
khấu thương mại này được hạch toán vào TK 521. Tài khoản này phản ánh
khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ
theo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định. Nhưng do tại Công
ty không thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽ không xét
trường hợp này.
Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng người
mua từ chối, trả lại. Do các lí do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém
phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Kế toán sử dụng TK 531 để
phản ánh hàng bán bị trả lại.
Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại,
quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thì khách
hàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại một phần hoặc
tất cả số hàng đó cho Công ty. Hoặc khách hàng và Công ty đã thỏa thuận với
nhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng vì lý do nào đó
thuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhận được lô hàng đó thì
Công ty cũng làm thủ tục nhận lại lô hàng đó.
Sản phẩm của Công ty luôn được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tra
nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy ra
hiện tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít. Tuy nhiên, quy trình sản xuất

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại
VD: Ngày 17/08/2013, Công ty TNHH Thành Long xuất bán cho của
hàng Hồng Thanh của ông Nguyễn Văn Thanh theo giá bán chưa có thuế
GTGT, thuế suất thuế GTGT 10%.
- Bánh quy dừa 450 kg, đơn giá 250.000đ/1 thùng ( 9kg).
- Bánh mè vừng 300 kg, đơn giá 265.000đ/1 thùng ( 6kg).
Kế toán sẽ lập các chứng từ kế toán như sau:
Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty sẽ xuất mặt hàng được kí kết trong hợp đồng cho bên nhận
hàng và có kèm hóa đơn GTGT
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Hóa
đơn
GTGT
Nhập
kho và
ghi thẻ
kho
KH và
phòng
KD
Khách
hàng
Thủ
kho
Kế
toán

DESCRIPTION
ĐƠN VỊ TÍNH
UNIT
SỐ LƯỢNG
QUANTITY
ĐƠN GIÁ
PRICE
THÀNH TIỀN
AMOUNT
A B C 1 2 3=1x2
Bánh quy dừa Thùng
9Kg
450 250.000 112.500.000
Bánh mè vừng Thùng
6Kg
300 265.000 79.500.000
Cộng tiền hàng:
Thuế suất: 10%
Thuế GTGT:
Tổngcộng:
192.000.000
19.200.000
211.200.000
Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn đồng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán sẽ lập phiếu thu đối với mặt hàng được xuất đi. Tương ứng với
Công ty được nhận tiền mặt từ phía khách hàng.
Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: Thành Long Indusstries Ltd.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Hà Nội Ngày 06/08/2013 giờ in: 9:30:20 AM
Số chứng từ: Đã hạch toán
Số chuyển tiền:
NHNT Hà Nội
Người trả tiền: Nguyen Van Thanh
Số tài khoản: ………… tại Ngân hàng Techcombank Lạng Sơn
Người hưởng: Thanh Long Industries Ltd
Số tài khoản: …………….tại Ngân hàng Ngoại thương Lạng Sơn
Số tiền: VNĐ: 211.200.000
Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn đồng
Nội dung: Ông Nguyễn Văn Thanh thanh toán hóa đơn GTGT số 0000280.
Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ
Kế toán hàng bị trả lại: Cửa hàng Hồng Thanh nhập hàng phát hiện có
một số thùng hàng bị lỗi nên đã lập biên bản trả hàng về cho phòng kinh
doanh của Công ty.
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Đơn vị: Cửa Hàng Hồng Thanh
Điạ chỉ: 46 Lê Lợi, Thành Phố Lạng Sơn, Tỉnh Lạng Sơn.
BIÊN BẢN TRẢ HÀNG
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Thành Long.
Cửa hàng Hồng Thanh chúng tôi có mua mặt hàng Bánh mè vừng của
Công ty TNHH TNHH Thành Long theo HĐ GTGT số 0000289 ngày
05/08/2013, do mặt hàng này có 60 kg (10 thùng) không đảm bảo chất lượng
nên chúng tôi không thể xuất bán số hàng này.
Nay Công ty chúng tôi xuất trả lại này cho quý Công ty.