Báo cáo thực tập
Quản lý thư viện
Mục Lục
1
Chương I: Lập kế hoạch 3
I. Khởi tạo dự án 3
I.1 Ngữ cảnh 3
I.2 Yêu cầu hệ thống 3
I.3 Quản lý dự án 3
Chương II: Phân tích hệ thống 4
II. Khảo xác hiện trạng 4
II.1. Giới thiệu chung 4
II.2. Mô tả các quy trình quản lý tại thư viện 5
II.2.1.Nhập sách: 5
II.2.2.Cấp thẻ độc giả: 5
II.2.3. Mượn trả sách: 6
II.2.4. Hủy đầu sách: 6
II.2.5. Hủy độc giả: 6
II.3. Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới 7
II.4. Phạm vi nghiên cứu 7
II.5. Giới hạn hệ thống 7
II.6 Các chức năng của hệ thống mới 7
II.7 Thiết kế sơ đồ 9
II.7.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ - BFD 9
II.7.2 Sơ đồ ngữ cảnh 10
II.7.3 Sơ đồ luồng dữ liệu - DFD 10
II.8 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ 17
II.8.1 Chuẩn hoá các lược đồ quan hệ: 17
II.8.2 Mô hình cơ sở dữ liệu: 20
Chương III: Một số Form trong chương trình 21
III.1 Form client: 21

2 Phân tích
- Kế hoạch phân tích Xác định yêu cầu hệ
thống
- Thu thập các yêu cầu Lập kế hoạch phỏng
vấn người dùng đưa ra
các yêu cầu nghiệp vụ,
yêu cầu chức năng của
hệ thống
Xác định các mô hình Xác định được những
tác nhân cơ bản của hệ
thống và những hoạt
động của hệ thống
3 Thiết kế
Giao diện
- Sơ đồ định hướng
Thiết kế chi tiết: dữ
liệu, xử lý và giao diện
4 Xây dựng hệ thống
Viết code và đóng gói hệ thống
Chương II: Phân tích hệ thống
II. Khảo xác hiện trạng
II.1. Giới thiệu chung
Thư viện Cao đẳng sư phạm Quảng trị quản lý khoảng 20000 đầu sách
và tạp chí, phục vụ cho học sinh, sinh viên, giáo viên (độc giả) của trường. Độc giả
có thể mượn sách về nhà hoặc đọc tại chỗ. Việc phân công quản lý trong thư viện
được thực hiện như sau:
Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm và phó chủ nhiệm.
Chủ nhiệm thư viện: điều hành chung toàn bộ các công tác trong thư viện.
Phó chủ nhiệm: có nhiệm vụ quản lý về cơ sở vật chất (quản lý tài liệu,…)
Bộ phận nghiệp vụ: Gồm 3 tổ chuyên môn :

Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại
sách cho NXB theo điều khoản đã có trong hợp đồng.
Ngoài ra nếu nhà sách nào đáp ứng được nhu cầu của thư viện thì thư viện
cũng làm việc với họ.
Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận nghiệp vụ tiến hành phân loại. Việc
phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho
khác nhau và lập thẻ quản lý cho sách.
Mỗi khi có bổ sung sách mới vào thì tổ nghiệp vụ có trách nhiệm rà xét xem
số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã
số mới. Cón đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm.
II.2.2.Cấp thẻ độc giả:
Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho học sinh, sinh viên mới trong
trường. Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của các lớp để tiến hành làm
thẻ cho học sinh, sinh viên. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, học sinh, sinh viên
sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện (thẻ bạn đọc).
Thẻ thư viện gồm các thuộc tính: Số thẻ, họ tên, ngày sinh, lớp, khoa, địa
chỉ.
Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thì phải có đơn yêu cầu. Thẻ
được cấp với mã mới.
Đối với sinh viên ở lại lớp, khi hết thời hạn sử dụng thẻ. Sinh viên phải làm
lại thẻ nếu muốn mượn sách.
Đối với giáo viên, nhân viên trong trường và cán bộ thư viện muốn mượn
sách họ cũng phải làm thủ tục như sinh viên.
II.2.3. Mượn trả sách:
Để mượn được sách, độc giả tiến hành tra cứu (tra truyền thống hay tra điện tử) ở
danh mục có sẵn của thư viện. Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu yêu
cầu mượn sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời
kiểm tra sách có còn trong kho hay không để cho độc giả mượn.
Phiếu yêu cầu bao gồm các thông tin: Họ tên, tên sách1, tên sách2, ký hiệu,
ngày mượn, ký tên của người giao sách và của người mượn.

II.2.6. Báo cáo thống kê: Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ bạn
đọc, định kỳ hàng tháng hay theo từng quý nhân viên còn phải thống kê, lập báo
cáo về số sách đã mượn, hiện trạng của sách, độc giả, danh sách các sách cần mua
bổ sung (căn cứ vào phiếu yêu cầu của độc ) gửi lên ban chủ nhiệm thư viện.
II.3. Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới
Nhận xét tình hình thực tế: Qua thực tế nghiên cứu, nhận thấy rằng số lượng công
việc trong thư viện thì nhiều mà hầu hết các công việc được làm thủ công nên có
nhiều bất tiện như:
Tốn nhiều thời gian trong việc lập báo cáo và thống kê
Gây nhiều bất tiện trong việc quản lý sổ sách và quản lý độc giả
…
Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ của thư viện
nên việc tin học vào công tác quản lý là việc làm hợp lý
Từ những công việc thực tế, đưa ra hệ thống quản lý thư viện với các chức năng
sau:
Quản lý kho sách
Quản lý độc giả
Quản lý mượn trả sách
Báo cáo thống kê
II.4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu quá trình mượn trả sách của sinh viên, và quá trình quản lý sách
trong thư viện.
II.5. Giới hạn hệ thống
Hệ thống không phân chia đối tượng độc giả, không thực hiện quản
lý nhân viên, các vấn đề liên quan đến tài chính, và các cơ sở vật chất khác.
II.6 Các chức năng của hệ thống mới
- Hệ thống xây dựng trên cơ sở là một ứng dụng theo mô hình client –
server
Với ứng dụng server:
Để sử dụng chương trình người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống .

không.
Chức năng trả sách : Để thực hiện thao tác này độc giả phải đem sách đến người
quản lý mượn trả. Người này phải kiểm tra tư cách mượn của độc giả (có quá hạn
mượn sách hay không) sau đó mới thực hiện thao tác cho độc giả trả sách
Chức năng quản lý tài khoản độc giả :
Người mượn muốn được tạo thẻ độc phải gửi cho thư viện các thông tin số thẻ, họ
tên, ngày sinh, lớp, khoa, địa chỉ.
Hệ thống hỗ trợ các thao tác tạo mới thẻ làm lại thẻ.
Ngoài ra hệ thống hỗ trợ trong việc in thẻ cho độc giả ( hình của độc giả đã scan
vào máy)
Chức năng quản lý sách :
Phân loại sách : Phân loại cho sách mới nhập về kho hay thay đổi lại loại sách
Cập nhật sách khi sách mới nhập về người thủ kho phải nhập thông tin cần thiêt
cho sách như tên sách, tác giả, năm xuất bản v.v… Hệ thống sẽ tự động tạo mã cho
sách
Kiểm kê sách : Kiểm tra số lượng sách trong kho sách đã mượn v.v…
Chức năng quản lý tài khoản :
Tạo tài khoản : Ngưòi Admin mới có quyền tạo tài khoản mới, khi tạo tài khoản sẽ
không tạo mật khẩu mà để mật khẩu trống cho người truy cập lần sau vào đặt mật
khẩu
Thay đổi thông tin : Người dùng có thể thay đổi thông tin cá nhân của mình khi
đăng nhập vào hệ thống, thay đổi mât khẩu đăng nhập . Tuy nhiên không thể thay
đổi quyền truy cập
Phân quyền : Chức năng này chỉ có ở Admin, do yêu cầu công việc tại thư viện
một người có thể đảm nhiệm nhiều công việc nên mục phân quyền này một tài
khoản cũng có thể có nhiều quyền hạn tuỳ vào việc Admin phân cho
Chức năng báo cáo thống kê : Thống kê sách cho mượn trong ngày sách quá hạn,
sách đang mượn v.v….
II.7 Thiết kế sơ đồ
II.7.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ - BFD

2. Mức 1:
Chức năng tổng quát của hệ thống được phân rã thành 4 chức năng con sau: Quản
lý kho sách, quản lý độc giả, quản lý mượn sách, báo cáo thống kê.
Ta có DFD ở mức đỉnh như hình dưới đây:

3. Mức 2:
Thẻ độc
giả
Độc giả
1. Quản lý độc giả
Yêu cầu làm thẻ
2. Quản lý mượn trả
Yêu cầu mượn /gia hạn
Trả lời yêu cầu
Trả sách
4. Quản lý kho sách
Yêu cầu sách
Trả lời yêu cầu
Dach sách mượn
Kho sách
Nhà cung cấp
Ban chủ nhiệm
Yêu cầu nhập / huỷ sách
Trả lời yêu cầu
Phiếu yêu cầu
Giao
3. Báo cáo thống kê
Báo cáo
Báo cáo
Độc giả

Sách trả
Yêu cầu
Trả lời
Phiếu mượn
Trả lời
Yêu cầu
Thẻ độc giả
Sách trả
TT sách mượn
Hình thức xử lý
Sách trả
Thẻ độc giả
3.3. Mức 2c: Chức năng quản lý kho sách:
Nhà cung cấp
BPQLKS
Tìm kiếm sách
Hiệu chỉnh thông
tin
Phân loại sách
Nhập mới sách
Hủy đầu sách
Kho sách
Danh mục sách
cần hủy
Yêu cầu sách
Phiếu yêu cầu
Giao sách
Yêu cầu
trả lời yêu cầu
Thông tin hiệu chỉnh

Đại chỉ NXB
Mã kho
Kho
Kệ
Ngăn
Lần XB
Ngày nhập
Mã số sách
Nhan đề
Số trang
Số lượng
Năm xuất bản
Mã ngôn ngữ
Ngôn ngữ
Mã phân loại
Phân loại
Mã tác giả
Tác giả
Địa chỉ tác giả
SĐT tác giả
Mã NXB
Năm XB
Đại chỉ NXB
Mã kho
Kho
Kệ
Ngăn
Lần XB
Ngày nhập
Mã số sách

Số trang
Số lượng
Năm xuất bản
Mã ngôn ngữ
Mã phân loại
Mã nhóm sách
Mã tác giả
Mã NXB
Mã kho
Lần XB
Ngày nhập
Mã ngôn ngữ
Ngôn ngữ
Mã phân loại
Phân loại
Mã tác giả
Tác giả
Địa chỉ tác giả
SĐT tác giả
Mã NXB
NXB
Địa chỉ NXB
SĐT NXB
Mã kho
Kho
Kệ
Ngăn
Sau khi chuẩn hóa “Thẻ quản lý sách” ta có các thực thể sau:
SÁCH(Mã sách, Nhan đề, Số trang, Số lượng, Năm xuất bản, Lần xuất bản, Mã
phân loại, Mã NXB, Mã ngôn ngữ, Mã tác giả, Ngày nhập, Mã kho ).

Khoa
Khóa
Lớp
Địa chỉ
Ngày lập thẻ
Sau khi chuẩn hóa “Thẻ thư viện” ta có các thực thể sau:
ĐỘC GIẢ(Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, Khóa, Khóa, Lớp, Địa chỉ, Ngày lập thẻ).
Chuẩn hóa dữ liệu từ Phiếu yêu cầu:
Thuộc tính chưa
chuẩn hóa
1NF 2NF 3NF
Mã phiếu mượn
Mã số độc giả
Tên độc giả
Lớp
Mã hiệu
sách(lặp)
Tên sách(lặp)
Mã phiếu
mượn
Ngày mượn
Thể thức mượn
Mã số độc giả
Tên độc giả
Lớp
Mã phiếu mượn
Ngày mượn
Thể thức mượn
Mã số độc giả
Tên độc giả

Tên Sách
Tác giả
Mã phân loại
Phân loại
Mã phân loại
Mã số Độc giả
Tên độc giả
Lớp
Số điện thoại
Mã Phiếu
mượn
Mã hiệu Sách
Mã hiệu Sách
Tên Sách
Tác Giả
Mã phân loại
Phân loại
Tương tự như trên chúng ta sẽ có 5 thực thể chuẩn dạng 3NF : Phiếu mượn, Độc
giả, Sách, Chi tiết phiếu mượn và Phân loại. Nên có thêm 3 tập thực thể mới:
PHIẾU MƯỢN(Mã Phiếu mượn, Mã số độc giả, Thể thức mượn, Ngày mượn,
Ngày trả).
CHI TIẾT PHIẾU MƯỢN(Mã phiếu mượn, Mã sách).
II.8.2 Mô hình cơ sở dữ liệu:
Ngoài những bảng dữ liệu trên chương trình còn sử dụng một bảng để lưu giữ
thông tin người dùng chương trình
Chương III: Một số Form trong chương trình
III.1 Form client:
Khi click vào button tìm kiếm sách chương trình sẽ hiện thị một form tìm kiếm cho
độc giả có thể truy xuất vào server để lấy thông tin về sách mình tìm. Sau khi đã
chọn được thông tin sách cần mượn độc giả chọn máy chủ cần gửi thông tin đến.