BÀI TẬP
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VẬT TƯ
2
Nội dung
1. Mô tả HTQL Vậttư
2. Khảo sát hệ thống quảnlýVậttư
3. Biểu đồ phân cấpchứcnăng
4. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
5. Biểu đồ luồng dữ liệu
3
1. Mô tả HTQL Vậttư
¾ Công ty XYZ kinh doanh các hoạt động liên
quan tới mua bán vậttư. Mô hình tổ chứccủa
công ty như sau
Giám đốc
Bộ phận
vậttư
Bộ phận
kho
Kế toán
nguyên vậtliệu
Bộ phận
sửachữa
Bộ phận
sảnxuất
4
1. Mô tả HTQL Vậttư
¾ Các bộ phậnquản lý nguyên vậtliệu (NVL):
– Bộ phậnvậttư (BPVT):
z Lậpkế hoạch cung ứng vậttư

NCC
4. Làm hợp đồng với NCC
5. Lập đơnmuaNVL
6. Khi đãcóđủ giấytờ hợplệ
NCC sẽ cấp hàng cho BPVT
8
A. Mua NVL về nhậpkho(2)
7. BPVT thông báo cho kho để nhận NVL
8. Tạikho, thủ kho sẽ kiểmtrasố lượng, BPVT kiểm
tra chấtlượng NVL
9. Thủ kho viếtphiếunhậpkho, rồiviếtvàothẻ kho
theo từng số danh điểmvậttư. Sau mỗilầnnhập
kho thủ kho sẽ chuyển phiếunhậpkhochokế toán
10. Khi nhận đượcphiếunhập kho (do thủ kho chuyển
về) và hóa đơn(do BPVT chuyểnvề), kế toán viên
sẽ căncứ vào đó để thanh toán với NCC
9
A. Mua NVL về nhậpkho(3)
¾ Có 2 trường hợpxảy ra:
– Thứ nhất: Mua NVL về và thanh toán ngay
cho NCC
z Hình thức thanh toán: bằng tiềnmặt, chuyển
khoản qua ngân hàng
– Thứ 2: Mua NVL về nhậpkhonhưng còn nợ
tiền NCC. Khi đókế toán sẽ theo dõi nợ với
NCC
10
B. Xuất nguyên vậtliệu
¾ XuấtNVL chosảnxuất:
– Khi bộ phậnsảnxuấtcần bao nhiêu NVL sẽ báo

– Thủ kho kiểmkêvề số lượng
– Bộ phậnvậttư kiểmtravề chấtlượng
– Kế toán đánh giá lạigiátrị vậttư
¾ Tạibấtkỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình
hàng hoá củatừng loại, từng kho, tình hình công
nợ nếulãnhđạoyêucầu
14
Các hồ sơ dữ liệuthuthập được
¾ Đơn đặthàng
¾ Phiếunhậpkho
¾ Phiếuxuấtkho
¾ Phiếuthu
¾ Phiếuchi
¾ Thẻ kho
¾ Hóa đơn thanh toán
¾ Phiếu đánh giá NCC
¾ Hợp đồng kinh tế
¾ Đơn đề nghị xuấtbán
¾ Báo cáo
15
Khó khănvàhạnchế trong quảnlýNVL
¾ Các hoạt động nghiệpvụ còn khá đơngiản, chưacó
hệ thống theo dõi NVL một cách chi tiết
¾ Nhập, xuất NVL đượcthựchiệnthủ công
¾ Việcquản lý khách hàng và NCC đềuthựchiện trên
giấytờ, sổ sách dẫn đếnviệc tìm kiếm thông tin rất
khó khăn
¾ Trong công tác kế toán việcsửachữatrêngiấytờ là
rấtphứctạpvìphảilàmlạitừđầ
u do nguyên tắc

3. Sơđồphân rã chứcnăng
1. Mua NVL
1.2 Làm hợp đồng vớiNCC
1.3 Lập đơn đặthàng
1.4 Nhận hóa đơnthanhtoán
1.5 Thanh toán với NCC
1.6 Theo dõi nợ NCC
1.1 Lậpphiếu đánh giá NCC
20
1. Mua NVL
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng
1.1 Lậpphiếu đánh giá NCC: Sau khi đi tìm hiểu NCC, BPVT
lập phiếu đánh giá NCC theo tiêu chí đánh giá của đơnvị.
Tiêu chí đánh giá như: loại hình doanh nghiệp, thờigian
thành lập, năng lựcsảnxuất, năng lực nhà xưởng, qui mô…
1.2 Làm hợp đồng vớiNCC:Nếu lãnh đạo đơnvị cho phép
lựachọn NCC BPVT sẽ làm hợp đồng với NCC và 2 bên
phảituânthủ những quyềnhạn trong hợp đồng
1.3 Lậ
p đơn đặthàng: Khi lựachọn được NCC theo yêu cầu
BPVT lập đơn đặt hàng vớiNCC để mua hàng.
21
1. Mua NVL
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng (2)
– 1.4 Nhậnhóađơnthanhtoán:Nhà cung cấpgiao
hàng cho BPVT đồng thời BPVT nhận hóa đơn thanh
toán
– 1.5 Thanh toán với NCC: Sau khi mua NVL BPVT
chuyển hóa đơn thanh toán về cho kế toán. Hoặckế
toán sẽ trựctiếp thanh toán với NCC hoặc thông qua

lập đơn đề nghị xuất bán cho khách
– 3.2 Viết phiếuxuấtkho:Sau khi lập đơn đề nghị
xuất bán trong trường hợp bán NVL. Thủ kho viết
phiếuxuấtkhođể xuất NVL cho khách hàng. Hoặc
thủ kho viếtphiếuxuất kho trong trường hợpbộ
phậnsảnxuấtyêucầu.