TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể
thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia.
Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những
phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh
hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực
tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh
nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng,
ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa
học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm
thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và
nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Với tính chất đặc thù của công việc và xác định được tầm quan trọng trong
công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường Trung
học Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại

+ Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi.
+ Lưu văn bản đi.
2. Công tác soạn thảo văn bản
+ Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và
dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn
thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót.
+ Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung,
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng
văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập,
xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.
3. Đánh máy, sao in văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn
mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh
chóng, chính xác.
+ Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở
nơi riêng biệt, không in thừa số bản đã được quy định. Văn bản đánh máy phải
đúng thể thức quy định.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
2
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Sau khi đánh máy xong, soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh
máy chính xác.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.
+ Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể
thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp
theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh
đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert  Shapes chọn đường thẳng kết
hợp phím Shift để vẽ.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình
bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách
với số và ký hiệu văn bản.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
THÀNH UỶ BIÊN HOÀ
CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
*
* Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội
đảng bộ lần kế tiếp.
Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm từ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ
quan ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, “ký hiệu” bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đặt cân đối với tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số”
là một khoảng trắng (SPACE) trên bàn phím, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Số văn bản viết
bằng số Ả Rập.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn

- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. Nếu trích yếu nội dung công
văn hơn 2 dòng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng.
Ví dụ:
Số 20/CV-CBTB
V/v bồi dưỡng chính trị hè
cho giáo viên
* Nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ nội
dung cụ thể của văn bản.
+ Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung văn bản bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14-15,
đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới
tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa
là 1,5 lines.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
5
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
* Chữ ký, thể thức đề ký
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm
và họ tên người ký.
Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để
ký văn bản chính thức.
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “T/M” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “K/T” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “T/L.” (thừa lệnh) vào

trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu(;), riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt
tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường
hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận: T/M CHI BỘ
- BTC Thành uỷ; BÍ THƯ
- Lưu: VT-CM. (Chữ ký)
Nguyễn Văn Hưng
b) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Trường THPT Trấn Biên.
Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính”.
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức, ban hành văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu của cơ quan tổ chức.
- Nơi nhận.
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
* Quốc hiệu:
+ Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13,
nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có

dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 09/KH-THPT
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một
dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu
dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới
quốc hiệu.
Ví dụ:
Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2013
* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
8
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn
bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền,
có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví
dụ:
BÁO CÁO
Về việc triển khai thực hiện kết luận kiểm tra, đánh giá trường trung
học đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2011-2015
- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký
hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản.
* Nội dung văn bản
+ Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai
bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm,
khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các
dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines.
+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi

Phần nơi nhận được trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng
có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm,
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Ví dụ gửi 01 cơ quan:
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
- Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên:
Kính gửi:
- Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai;
- Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,
tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
10
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ

quan ban hành văn bản. Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng
và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của
Bộ Công an.
- Những văn bản lấy tên trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường.
- Những văn bản lấy tên Chi bộ trường ban hành phải đóng dấu của chi uỷ.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
11
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
- Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan),
phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người
khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng.
- Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký
của Ban giám hiệu nhà trường.
- Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ
tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ).
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
Hiệu trưởng.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường
hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an
6. Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ,

ký
Nơi
nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
(1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
(2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản. Ngày tháng
năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 17/05/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản.
(4) Người ký: Ghi tên người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản đã được ghi
trên phần “kính gửi” hoặc “nơi nhận” văn bản đó.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản lưu đó.
(7) Ghi số lượng bao nhiêu bản.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
13
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Sổ đăng ký

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
132/BC-
THPT
10/01/2
013
BÁO CÁO
về việc kết
quả 02 năm
thực hiện
“Ngày
pháp luật
Hiệu
trưởng
P.KHTC –
SGD&ĐT
1
…
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ và trang nội dung cũng được áp dụng
giống mẫu sổ này.
- Loại mật:
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đi loại
thường nhưng phần đăng ký văn bản đi trong sổ có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 3).
- Việc đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống như đối với văn bản đi loại
thường, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột
“Trích yếu nội dung” khi được phép của Hiệu trưởng.
* Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính:

có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc.
+ Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ mỗi chiều của bì
phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở nguyên khổ giấy hoặc gấp
lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng.
Thông thường, văn bản được trình bày dưới dạng khổ giấy A4 (210mm x
297mm), vì vậy bì văn bản phải có kích thước tương ứng với kích thước của văn
bản khi vào bì ở dạng nguyên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), hoặc gấp làm đôi
hai phần (khổ giấy A5: 148 mm x 210 mm), gấp làm ba phần (99mm x 210mm),
hay gấp làm 4 phần (khổ giấy A6: 105mm x 148mm).
+ Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước,
không nhìn thấu qua được.
* Trình bày bì và viết bì
Khi trình bày bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không
xuống dòng tùy tiện. Đối với văn bản chỉ mức độ mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật
ở phong bì, bì ngoài trình bày như bì văn bản thường.
Kích thước đối với các loại bì được nhà trường sử dụng:
+ Loại: 307mm x 220mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng để nguyên khổ.
+ Loại: 220mm x 109mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
15
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Mẫu bìa loại: 220mm x 109mm:
* Chuyển phát văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Ở trường THPT Trấn Biên, việc chuyển phát văn bản được chuyển qua
email và do văn thư trực tiếp chuyển trực tiếp đến các cơ quan và trong nội bộ nhà

Điện thoại: 0613.894.355
Email:
Số: 09/KH-THPT
Kính gửi: Văn phòng Sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Đồng Nai
Số 2, Nguyễn Thái Học, Tp.Biên Hòa, Đồng Nai
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
C. Hà
C.Hiền
………
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện:
Sổ gửi văn bản đi bưu điện được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
- Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 06 cột:
Cột (1): Ghi ngày, tháng chuyển văn bản, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản có trên văn bản hoặc trên phong bì.
Cột (3): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản và chữ ký của người nhận
văn bản.
Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản.
(5): Người nhận văn bản hoặc phong bì văn bản ký nhận và đóng dấu (nếu
có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
Ví dụ:


* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Nếu văn bản
được gửi qua đường bưu điện, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư có
thể liên hệ với nơi nhận văn bản bằng điện thoại xem nơi nhận đã nhận được chưa.
Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
B. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Văn bản đến của trường
Trường THPT Trấn Biên trực thuộc Sở giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Chi
bộ trường THPT Trấn Biên trực thuộc Thành ủy Biên Hòa Đồng Nai. Theo chức
năng nhiệm vụ của trường, phần lớn các văn bản trường tiếp nhận là của đơn vị
quản lý cấp trên trực tiếp. Và một số văn bản của các tổ chức, cá nhân khác gửi
đến: BHXH Đồng Nai, điện lực Biên Hòa, Hội Chữ thập đỏ, Hội khuyến học, …
2. Công tác tiếp nhận, quản lý và chuyển giao văn bản đến
1.1. Tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Văn bản đến của trường thường qua 03 nguồn: Qua nhân viên bưu điện
chuyển đến, qua địa chỉ email của trường, qua cán bộ nhà trường đi công tác, học
tập mang về.
a) Kiếm tra
- Khi nhận được văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp
chuyển đến, tiến hành kiểm tra phong bì, về nơi nhận xem có đúng gửi cho cơ quan
mình không. Nếu có nhầm lẫn thì trả lại người giao và yêu cầu sửa lại số lượng văn
bản nếu đã ký nhận.
- Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp
chuyển đến thì tôi kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận. Đối với văn
bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng,
mất mát trước khi nhận và ký nhận.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
18
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ

đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến, trừ các giấy tờ chuyên môn như hóa đơn,
chứng từ kế toán …
- Các văn bản chuyển qua mail của trường cũng in ra và đóng dấu đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trắng phía trên, ở phần
lề trái của văn bản, dưới số ký hiệu (văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội
dung (đối với công văn) hoặc vào dưới những khoảng giấy trắng phía trên, lề trái
của văn bản, dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
19
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
- Mẫu dấu đến và việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện theo
Công văn hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Dấu đến được khắc hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm.
Gồm: Tên trường, số đến, ngày đến, chuyển cho ai.
- Số đến được đánh liên tục bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Riêng đối với văn bản đến của chi bộ thì bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu
nhiệm kỳ và kết thúc vào ngày cuối của nhiệm kỳ đó. Mỗi nhiệm kỳ là 5 năm.
- Ngày đến là ngày trường nhận văn bản đến, đóng dấu đến và đăng ký,
ngày, tháng, năm đều ghi bằng số Ả rập. Ví dụ: 28/5/2013.
- Chuyển: Ghi tên cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý kiến phân phối
của Hiệu trưởng, của Bí thư chi bộ.
Mẫu dấu đến của Trường được áp dụng:
+ Ví dụ công văn đến của phòng Công tác học sinh sinh viên Sở Giáo dục và
Đào tạo Đồng Nai : Công văn đến số 1025/SGDĐT-CTHSSV ngày 27/5/2013 về
việc tăng cường phối hợp tổ chức các hoạt động hè 2013; đẩy mạnh giáo dục
truyền thống; giáo dục bảo vệ môi trường; biển, hải đảo Việt Nam. (Công văn
được gửi về trường ngày 29/5/2013) thì ta thực hiện bóc bì, đóng dấu đến và ghi
vào số đến như sau:
+ Ví dụ công văn của Thành uỷ Biên Hoà gửi cho Chi bộ trường ngày

sổ:
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại thường của Sở GD&ĐT Đồng Nai và các
cơ quan khác.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại thường của Thành ủy Biên Hòa.
+ 01 sổ đăng ký văn bản đến loại mật.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
• Loại thường:
Mẫu sổ được áp dụng cho văn bản loại thường của Sở GD&ĐT Đồng Nai,
các cơ quan khác và văn bản loại thường của Thành uỷ Biên Hoà.
+ Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
+ Bìa và tờ đầu:
Ví dụ minh hoạ:
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
21
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số: 2839 ……………………
Ngày: 05/04/13……………….
Chuyển: T.Hưng, T.Hùng.
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đến, được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 9 cột:
Ngày
đến
Số đến Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên

Sổ đăng ký
VĂN BẢN ĐẾN
NĂM: 2012
Từ ngày 01/01/2012 Đến ngày 31/12/2012
Từ số 01 Đến số 1228
Quyển số: 02
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
(6) Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công
văn) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản không có trích yếu nội dung thì
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên người nhận văn bản đến theo ý kiến
phân phối của Hiệu trưởng.
(8) Ký nhận: Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận.
(9) Ghi chú: Dùng để ghi chú những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
không có ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…)
+ Ví dụ: Công văn số 913/SGDĐT-GDTrH ngày 15 tháng 5 năm 2013 về
việc điều động cán bộ, giáo viên coi thi, chấm thi kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10
THPT năm học 2013-2014.
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu
nội dung

C.Châu
…
• Loại mật:
Ví dụ minh hoạ
Võ Thị Minh Thùy Trường THPT Trấn Biên
23
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đến
loại thường nhưng phần đăng ký văn bản đến trong sổ có bổ sung cột “Mức độ
mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
Việc đăng ký văn bản đến loại mật cũng giống như đối với văn bản đến loại
thường, riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật” của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột trích
yếu nội dung khi được phép của Hiệu trưởng.
b) Đăng ký trên máy vi tính:
Việc đăng ký văn bản đến trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh
hơn so với sổ đăng ký văn bản đến.
Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến bằng file Excel.
Ví dụ: Quyết định về việc thành lập các đoàn kiểm tra cơ sở vật chất chuẩn
bị cho kỳ thi Tốt nghiệp Trung học phổ thông năm 2013
SỐ
TT
SỐ
CV
ĐUÔI
CV
NGÀY
CV
KÝ CV
NỘI DUNG

CV
KÝ CV
NỘI DUNG
2848 2334 CV/TU 10/04/13
Phan
Văn
Trước
V/v thực hiện Kết luận số
57-KL/TW ngày
08/3/2013 của Thành uỷ
Biên Hoà
…
1.3. Trình xin ý kiến phân phối văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình cho Hiệu trưởng, Bí thư
chi bộ. Trường hợp Hiệu trưởng đi công tác thì trình cho Phó hiệu trưởng, phó Bí
thư chi bộ trường xem xét, cho ý kiến phân phối giải quyết.
Ý kiến phân phối được ghi trong dòng “Chuyển:……” của dấu đến hoặc ghi
trên lề trái của văn bản đến đó.
Sau đó, tùy theo ý kiến phân phối, nhân bản và chuyển giao cho các cá nhân
kịp thời giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết.
1.4. Chuyển giao văn bản đến:
Những văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc phải chuyển ngay lúc
nhận được.
Các văn bản đến sau khi có ý kiến chuyển của Ban giám hiệu, Bí thư Chi bộ
hay đích tên người nhận thì phải chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Không để quên hoặc nhờ chuyển.
Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng
đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi chuyển giao phải có sổ chuyển giao và yêu cầu người nhận ký nhận vào
sổ chuyển giao.