LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Khoa Tin học Kinh tế, Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân. Trân trọng cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã có nhiều góp ý
kiến quý báu và những ủng hộ có ý nghĩa đối với tác giả cũng như đối với nội dung
luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Thầy giáo - người hướng dẫn khoa học của Luận văn,
TS. Trương Văn Tú đã hướng dẫn, góp ý, hỗ trợ cả về mặt lý luận và thực tiễn để
tác giả hoàn thành luận văn này.
Xin cảm ơn chân thành đối với Công ty Điện toán và Truyền số liệu, đặc biệt
là Ông Vũ Hoàng Liên - Giám đốc Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), Bà
Đoàn Thu Thủy - Trưởng phòng Quản trị và Đối ngoại VDC đã có những gợi ý ban
đầu đối với đề tài nghiên cứu này và những ý kiến đóng góp quý báu để hoàn thiện
luận văn, đã tạo điều kiện về thời gian, tinh thần và những hỗ trợ khác cho tác giả
trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn.
Cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, đã có những động viên, những
hy sinh, giúp tác giả có đủ khả năng để hoàn thành luận văn.
Và cuối cùng, xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp, các bạn cùng lớp, ở
những mức độ khác nhau, đã có những hỗ trợ đối với tác giả về tư liệu và đóng góp
ý kiến đối với luận văn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2009
Tác giả
CHU ĐÌNH PHÚ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2. Mục tiêu của đề tài 1
3. Nội dung yêu cầu 2
3.1. Những yêu cầu chung 2
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2
3.3. Yêu cầu phi chức năng 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4
TẠI VDC 26
3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC
33
3.2.1 Thiết kế chức năng 33
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43
3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60
3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63
3.2.5 Thiết kế giao diện 84
CHƯƠNG 4 94
LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94
4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94
4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94
4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98
4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99
4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99
4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100
4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100
4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102
4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 102
4.4.1 Đào tạo quản trị viên 102
4.4.2 Đào tạo chung 103
4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103
4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103
4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104
KẾT LUẬN 104
TÀI LIỆU THAM KHẢO 107
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ,
QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12
CHƯƠNG 2 13
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14
2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15
2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21
2.2.1 Yêu cầu chung 21
2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23
2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24
2.3.1 Cấp Công ty 24
2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24
CHƯƠNG 3 26
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH 26
TẠI VDC 26
3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2. Mục tiêu của đề tài 1
3. Nội dung yêu cầu 2
3.1. Những yêu cầu chung 2
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2
3.3. Yêu cầu phi chức năng 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4
5. Phương pháp nghiên cứu 5
6. Kết quả và lợi ích 5
CHƯƠNG 1 7
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ,
QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12
CHƯƠNG 2 13
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14
2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15
2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21
2.2.1 Yêu cầu chung 21
4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 102
4.4.1 Đào tạo quản trị viên 102
4.4.2 Đào tạo chung 103
4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103
4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103
4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104
KẾT LUẬN 104
TÀI LIỆU THAM KHẢO 107
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất
là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn
bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan ở các cấp, các ngành đã từng
bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo,
điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao.
Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay là tình trạng lạm
dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; in
ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức
tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công
tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp .
Tình trạng trên cũng xảy ra ở Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), đơn
vị trực thuộc Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam, nhà cung cấp dịch vụ
Internet số 1 trên thị trường Việt Nam.
Hiện nay, để một văn bản đến được tay các lãnh đạo cao nhất của công ty cần
phải xử lý qua rất nhiều công đoạn, đòi hỏi khá nhiều người tham gia. Trước tiên,
văn bản đến được đặt vào nơi quy định. Sau đó cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại, phân
loại theo từng chức năng, từng phòng rồi mới chuyển tới nơi người nhận. Nhiều khi
các văn bản bị lẫn lộn và mất rất nhiều thời gian để tìm lại và chuyển đến đúng
phòng, ban. Sự nhầm lẫn trong chuyển phát văn bản ảnh hưởng rõ rệt tới luồng lưu
Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với
các hệ thống khác, có khả năng tích hợp chữ ký điện tử.
3. Nội dung yêu cầu
3.1. Những yêu cầu chung
Hệ thống cần đáp ứng được các yêu cầu chung nhất sau đây:
Số hóa và lưu trữ mọi văn bản đến, văn bản đi, các văn bản chỉ đạo điều
hành của lãnh đạo công ty.
Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành và quản lý công việc,
theo dõi tiến độ thực hiện công việc liên tục theo ngày, tuần, tháng.
Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác.
Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên.
Tự động lập báo cáo theo các chuẩn, giảm thời gian tổng hợp thông tin.
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng
Các yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống:
2
Ghi nhận và lưu trữ văn bản: Các văn bản gồm nhiều loại, với các hình thức
thể hiện khác nhau. Các thông tin được chia thành nhiều nhóm khác nhau: Thông
tin chung, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các công việc cần xử lý Hệ thống cho
phép người dùng lưu trữ nhiều loại file dữ liệu khác nhau. Không chỉ là các file văn
bản mà các file hình ảnh, âm thanh đều có thể lưu vào hệ thống.
Phân phối văn bản: Các văn bản ban đầu sau khi được nhập vào hệ thống sẽ
được phân phối tới các nhóm đối tượng xử lý thích hợp (các phòng ban). Với sự hỗ
trợ làm việc theo nhóm, tốc độ lưu chuyển thông tin sẽ làm giảm đáng kể thời gian
chuyển tài liệu văn bản trên giấy tờ đồng thời tăng hiệu quả xử lý thông tin, tăng
khả năng phối hợp làm việc của các thành viên trong nhóm để cùng nhau xử lý
thông tin, hoàn thành công việc.
Xử lý văn bản và hình thành các đầu mục công việc: Sau khi nhận được các
văn bản gửi đến, các phòng ban sẽ hình thành các đầu mục công việc để xử lý thông
tin được phân phối tới phòng ban. Khi tạo đầu mục công việc, các phòng ban phải
định kỳ báo cáo tiến độ công việc cho lãnh đạo. Ban lãnh đạo có thể nhanh chóng
thông tin.
Hệ thống cần đảm bảo việc bảo mật và kiểm duyệt thông tin. Khi hệ thống
đi vào hoạt động thì dữ liệu trong hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác
điều hành tác nghiệp, do vậy hệ thống cần đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, phân
quyền cho từng người dùng đối với từng loại dữ liệu.
Hệ thống cần có giao diện thân thiện người dùng. Các thao tác trên hệ thống
cần đảm bảo tự nhiên, dễ hiểu và gần gũi với người dùng.
Hệ thống cần hỗ trợ yêu cầu mở rộng. Thực tế các quy trình quản lý trong
công ty có thể có những cải cách hoặc thêm mới. Do đó yêu cầu hệ thống cần hỗ trợ
việc sửa đổi và tích hợp các module trong tương lai. Bên cạch đó hệ thống cũng cần
thiết kế để có thể mở rộng thêm các tính năng khác như: nhắn tin di động, chat nội
bộ, đa ngôn ngữ…
Hệ thống được thiết kế tối ưu nhất để có thể đảm bảo quá trình tác nghiệp với
số lượng lớn người tham gia cùng lúc, đảm bảo tốc độ làm việc nhanh và an toàn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài sẽ khảo sát các quy trình nghiệp vụ liên quan để thiết kế và phát triển
một hệ thống thông tin quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành, xử lý công việc hành
chính tại công ty VDC.
4
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp tiếp cận hệ thống: Đặt đối tượng nghiên cứu (hệ thống thông
tin cần xây dựng) trong một hệ thống với các mối quan hệ nhất định.
Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin hiện đại: Nghiên cứu các phương
pháp tiếp cận và xây dựng hệ thống thông tin trong môi trường mạng. Tìm hiểu và
vận dụng các phương tiện tự động sinh mã chương trình theo đặc tả.
Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin: Tuân theo qui trình phát
triển hệ thống thông tin, thực hiện tuần tự các bước khảo sát, phân tích hệ thống về
chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống (lập
trình), cài đặt và bảo trì hệ thống.
nhất. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng
và tập trung và tất cả hồ sơ hệ thống. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình
thực hiện các công việc mình phải làm.
7. Cấu trúc của luận văn
Luận văn bao gồm các phần sau:
Phần mở đầu
Chương 1: Tổng quan về Công ty VDC và yêu cầu có một hệ thống quản lý văn bản
và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính: Chương này giới
thiệu về Công ty VDC và nhu cầu về nâng cấp về hệ thống hiện có.
Chương 2: Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều
hành, xử lý công việc hành chính: Chương này trình bày cơ sở
phương pháp luận mà tác giả sử dụng để thiết kế, xây dựng hệ
thống thông tin của VDC.
Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành
chính tại VDC: Chương trình trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống
thông tin và vận dụng vào quá trình thiết kế hệ thống thông tin của VDC.
Chương 4: Lựa chọn công nghệ và triển khai hệ thống: Chương này trình bày
về công nghệ được lựa chọn để xây dựng hệ thống và các vấn đề
chung trong quá trình triển khai hệ thống.
Kết luận
Tài liệu tham khảo
6
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC
Công ty Điện toán và truyền số liệu (Vietnam Data Communication Company)
là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông và là ISP
lớn nhất Việt Nam. Được thành lập chính thức vào ngày 6/12/1989, với giấy phép
Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, quảng cáo trực tuyến – Online Advertising.
Công nghệ và kỹ thuật
Các sản phẩm và dịch vụ của VDC được cung cấp trên những công nghệ và
phương tiện kỹ thuật tiên tiến nhất hiện nay:
Công nghệ IP với các ứng dụng mới nhất: VPN, VoIP, FoIP (Phone-Phone,
PC-PC, PC-Phone), UMS, WAP,…
Các công nghệ truyền dữ liệu và truy nhập tốc độ cao: Frame Relay, ATM,
ISDN, BISDN, xDSL,…
Các trang thiết bị từ những nhà cung cấp hàng đầu: Sprint (Global One),
Acatel, Sun Microsystems, Hewlett Packard, IBM, Compaq, Fujitsu, Cisco, Bay
Network, Cabletron.
Phần mềm hệ thống và quản trị mạng với UNIX (Sun Solaris, HP-UX),
Microsoft Windows, SQL, HP Open View for Network Node Management
Solution, Netscape Web/Mail Server, Raptor firewall.
Bên cạnh đó là mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu
thế giới:
Telstra (Australia); Global One Group, Alcatel (France); Nortel (Canada);
NTTCommunication, KDD, (Japan); Korea Telecom (RO Korea); Singapore
Telecom, Microsoft, Oracle (USA); Hongkong Telecom (Hongkong), InfoAccess,
8
Thành tựu
Trải qua 20 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, VDC đã là nhà cung
cấp dịch vụ Internet và số liệu hàng đầu của Việt Nam. Đội ngũ lãnh đạo cùng toàn
thể cán bộ công chức của công ty đã đoàn kết, cùng chung sức, chung lòng xây
dựng nên một VDC "sáng tạo, tiên phong, văn hoá" với thương hiệu và bản sắc
riêng của mình. Từ công ty mẹ VDC, thời gian qua đã có nhiều công ty cổ phần của
VDC được ra đời như VDC Net2E, VNPT e-Travel, VNPT Epay.
Các dịch vụ do VDC cung cấp đã "kéo không gian xa, nối liền khoảng cách",
góp phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành Bưu chính Viễn thông nói chung
và của Tập đoàn nói riêng. Cho tới thời điểm này, VDC đã có trong tay tổng dung
nhận công văn của các Trung tâm VDC.
Quản lý công văn đi, đến dựa vào trích yếu nội dung của công văn.
Phân quyền công văn.
Quản lý file đính kèm công văn.
Thống kê và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí.
Quản lý văn bản trình.
Quản lý danh bạ nội bộ.
Quản lý lịch tuần.
Quản lý văn bản pháp quy của VDC.
Hiện nay, hệ thống quản lý công văn của Công ty đang được cài đặt trên 01
máy chủ HPML 370 do phòng Tích hợp phát triển hệ thống quản lý. Hệ thống được
đầu tư từ nhiều năm trước (năm 2004), với cấu hình như sau:
Phần cứng: Processor: IntelXeon
TM
CPU3.2 Ghz (2CPUs), RAM l GB,
HDD 01 x 72GB, CD - ROM.
Phần mềm hệ thống Windows 2003 Server, SQL Server, IIS Server (năm
2004 chưa mua bản quyền sử dụng)
Phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý công văn (phiên bản cũ, được xây
dựng từ năm 2000) và một số phần mềm quản lý, phần mềm thử nghiệm khác của
Phòng Tích hợp phát triển hệ thống.
10
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác
Trải qua quá trình phát triển, VDC đã áp dụng các hệ thống trợ giúp công tác
điều hành có hoạt động và ưu nhược điểm khác nhau. Hiện tại hệ thống quản lý có
những thực trạng như sau:
Với sự phát triển của VDC như hiện nay, hệ thống quản lý công văn cũ nảy
sinh các bất cập như không quản lý được đầy đủ nội dung của văn bản, các văn bản
liên quan trong quá trình xử lý văn bản, thống kê đường đi của văn bản, font chữ
Không có công cụ thông báo giám sát người sử dụng.
Không cho phép các cá nhân khai báo và quản lý các thông tin tác nghiệp
của mình.
Phần mềm đang sử dụng hiện nay được thiết kế trên nền công cụ đã tương
đối lạc hậu nên khó nâng cấp và cập nhật khi cần thiết.
Với hiện trạng của hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp như hiện tại cần phải
cấp bách đầu tư xây dựng một hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp mới đáp ứng
các yêu cầu về khai thác và quản lý.
Trước thực trạng đó, việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và
trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính là một yêu cầu bức thiết tại công
ty VDC.
12
CHƯƠNG 2
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành tác nghiệp, các
đơn vị hành chính, các tổ chức và doanh nghiệp trao đổi thông tin thông qua hình
thức gửi/nhận văn bản chính thức có chữ ký của người lãnh đạo có trách nhiệm và
được đóng dấu. Phần lớn các thông tin trao đổi này được gọi là văn bản, phần còn
lại được gọi với tên là các báo cáo. Trong phạm vi đề tài này danh từ văn bản được
sử dụng để gọi chung các văn bản, báo cáo.
Có thể chia các văn bản liên quan đến một đơn vị cụ thể thành ba loại chính:
Văn bản đến: Đây là các văn bản được gửi đến từ các đơn vị bên ngoài.
Văn bản đi: Các văn bản được đơn vị soạn thảo gửi đi các đơn vị bên ngoài.
Văn bản nội bộ: Các văn bản được soạn thảo và lưu chuyển trong các bộ
phận của đơn vị.
Từng loại văn bản còn được chia thành:
chỉ đạo về phương hướng xử lý văn bản hoặc giải quyết các công việc có liên quan
tới nội dung văn bản, phê duyệt và chấp nhận các kết quả xử lý của chuyên viên
được phân công. Đối với các văn bản gửi đi đơn vị khác, nhóm này cũng tham gia ý
kiến và phê duyệt nội dung văn bản, cũng như có quyết định cuối cùng về việc gửi
văn bản đi.
14
Chuyên viên: Đây là những người trực tiếp xử lý văn bản gửi đến hoặc giải
quyết các công việc có liên quan tới nội dung văn bản. Đối với văn bản gửi đi, họ còn
chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản. Khi thực hiện xử lý văn bản, các chuyên viên có
thể trao đổi, tham vấn với các chuyên viên khác hoặc xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.1.3 Quy trình xử lý văn bản
Văn bản đến
Các văn bản đến có hai dạng chính: văn bản cứng (giấy), văn bản điện tử
gửi đến thông qua e-mail.
Văn thư có trách nhiệm nhận văn bản gửi đến, phân loại văn bản, ghi hồ sơ
lưu trữ về văn bản như nơi gửi, người gửi, ngày gửi, gửi cho ai, các mã số về văn
bản, tóm tắt nội dung văn bản Nếu là văn bản đến ở cấp Công ty, Văn thư sẽ trình
văn bản lên Lãnh đạo công ty. Nếu văn bản đến ở cấp phòng, ban thì Văn thư gửi
văn bản đến đơn vị tiếp nhận.
Đối với văn bản cấp công ty, sau khi xem văn bản gốc, tùy theo tính chất,
mức độ quan trọng của văn bản, Lãnh đạo công ty có thể trao quyền xử lý cho các
đơn vị hoặc các chuyên viên để xử lý, kèm theo một thời hạn nhất định. Tại giai
đoạn này, lãnh đạo công ty có thể trực tiếp giao nhiệm vụ xử lý văn bản cho các
phòng ban hoặc thông qua bộ phận văn thư.
Sau đó văn thư sẽ chuyển văn bản hoặc các bản sao có ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo công ty đến các phòng ban.
Tại các phòng ban, lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ được ủy quyền của lãnh đạo
đơn vị sẽ trực tiếp xử lý văn bản hoặc phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên
trong phòng.
Chuyên viên nhận văn bản xử lý có thể tự xử lý hoặc trao cho các chuyên
Đối với các văn bản cần xử lý ngay mà vẫn chậm thì lý do tại sao để có
thông báo nhắc nhở người đang xử lý.
17
Copyright: Tài liệu đại học ©