LỜI CẢM ƠN
Đề tài thực tập tốt nghiệp “Xây dựng phần mền hệ thống quản lý hồ sơ
học viên của Trường Quân sự tỉnh Ninh Bình” của em hoàn thành với sự giúp
đỡ nhiệt tình của Ban Giám hiệu Trường Quân sự Ninh Bình, đặc biệt là sự giúp
đỡ của Ban Tham mưu đào tạo nhà trường đã trực tiếp đóng góp các ý kiến mà
bản thân em do kinh nghiệm công tác còn hạn chế nhằm hoàn thiện chuyên đề
thực tập tốt nghiệp.
Song trong quá trình tìm hiểu để có những bước đi ban đầu cho đề tài
trước hết em xin bày tỏ sự biết ơn tới thầy giáo Nguyễn Trung Tuấn về những
gợi ý mà trọng tâm là những hướng dẫn trong phương pháp tìm hiểu, tiếp cận đề
tài một cách trực quan, hiệu quả trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề.
Đồng thời, em xin trân thành cảm ơn các thầy cô giáo Bộ môn CNTT
Trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội đã trực tiếp giảng dạy truyền đạt cho
em giúp em có được những kiến thức và cách tư duy khoa học đối với chuyên
ngành CNTT nói chung, giúp em có được những tác phong làm việc phục vụ có
hiệu quả trong công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2008
Sinh Viên
Phạm Hồng Thanh
LỜI NÓI ĐẦU
Hiên nay, Việt Nam đã và đang bước những bước đi vững chắc dưới sự
lãnh đạo tuyệt đối về mọi mặt của Đảng Cộng sản Việt Nam trong công cuộc đổi
mới. Đứng trước sự phát triển không ngừng của cuộc cách mạng khoa học kỹ
thuật trên thế giới, xu thế hội nhập toàn cầu về CNTT, chúng ta vẫn đang “đi tắt,
đón đầu” nhằm ngày càng hoàn thiện và phát triển có hiệu quả lĩnh vực CNTT.
Trước tình hình đó, là một cán bộ đang công tác trong Trường Quân sự
một trong những đơn vị trực thuộc Bộ CHQS tỉnh Ninh Bình - Quân Khu 3, em
luôn có nguyện vọng được đem những kiến thức đã được học tập áp dụng vào
công tác quản lý giảng dạy trong nhà trường góp phần từng bước nâng cao chất
lượng dạy và học trong nhà Trường Quân đội nói riêng.
Trường Quân sự tỉnh Ninh Bình thành lập năm 1992 theo quyết định của
Bộ Tổng tham mưu Quân đội nhân dân Việt Nam đặt dưới sự lãnh đạo của
UBND tỉnh, Quân khu 3 - Bộ Quốc phòng và sự chỉ đạo trực tiếp là Bộ Chỉ Huy
Quân Sự tỉnh Ninh Bình - Quân khu 3 với chức năng nhiệm vụ đào tạo, bồi
dưỡng Kiến Thức Quốc Phòng cho các đối tượng học viên trong tỉnh theo chức
năng được giao. Sau hơn 15 năm xây dựng và trưởng thành đã được các cấp
lãnh đạo của Cục Nhà Trường - Bộ Quốc phòng, Quân khu 3, UBND tỉnh, Bộ
CHQS tỉnh đánh giá cao về chất lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên phương pháp
quản lý các đối tượng học viên về học tập tại nhà trường. Đồng thời được sự
quan tâm trực tiếp của UBND tỉnh, Bộ CHQS tỉnh trong những năm qua bộ mặt
của trường đã ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước
tình hình mới.
Đến nay, do yêu cầu ngày càng cấp thiết, số lượng lớp, số lượng học viên
tăng cao và sự đa dạng của các đối tượng học viên nên việc quản lý hồ sơ và cấp
chứng chỉ cho các đối tượng học viên về học tập tại nhà trường đòi hỏi ngày
càng cao về chất lượng (đặc biệt làviệc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhằm thực
hiện việc rà soát các đối tượng đã, đang và chưa theo học phục vụ cho việc bố
trí, sắp xếp cán bộ các cấp một cách nhanh chóng, chính xác, đang là đòi hỏi cấp
thiết) cần phải áp dụng việc quản lý bằng máy tính thay thế từng bước cho việc
quản lý bằng giấy tờ trước đây đã gây khó khăn về thời gian và công sức trong
việc tìm kiếm thông tin.
Công việc quản lý hồ sơ học viên các đối tượng của Nhà trường hiện nay
đang được sử dụng thủ công, chủ yếu vẫn sử dụng trên môi trường Word, Excel
chưa có phần mềm hỗ trợ. Nên tốn rất nhiều công sức trong việc cập nhật, bổ
sung, sửa chữa các mẫu biểu … và đặc biệt là việc lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất
thông tin về học viên tốn rất nhiều thời gian gây chậm chễ trong việc báo cáo
chất lượng học viên hàng quý, hàng năm. Ngoài ra, còn kể đến sự sai sót trong
việc nhập dữ liệu một cách thủ công trong môi trường Word, Excel sẽ gây nhầm
lẫn về thông tin giữa các khoá, các lớp và các đối tượng.
Mặt khác, những năm gần đây do số lượng học viên về học tập tại nhà
2.1. Khảo sát sơ bộ
Ban Tham mưu - Đào tạo trực thuộc sự quản lý, điều hành của Ban Giám
hiệu, cơ quan tham mưu cấp trên có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ
thể như sau:
2.1.1. Chức năng:
- Tham mưu cho Đảng uỷ, Ban giám hiệu về các chủ trương, biện pháp, tổ
chức thực hiện nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng kiến thức quốc phòng cho các đối
tượng học viên về học tập tại nhà trường.
2.1.2. Nhiệm vụ:
- Đề xuất, lập kế hoạch, bố trí lịch học tập, quản lý hồ sơ, văn bằng chứng
chỉ. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch học tập, sắp xếp lịch học… cho
các lớp, các khoá, các đối tượng học viên theo điều lệnh, điều lệ của Quân đội,
các quy định của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh.
- Theo dõi, đôn đốc, phối hợp tốt với các ban khoa, khung đội trong nhà
trường nắm bắt và xử lý kịp thời các thay đổi về số, chất lượng của các đối tượng
học viên. Rà soát quản lý hồ sơ các đối tượng học viên theo đúng quy định.
- Phối hợp với Khoa Giáo viên quản lý, tính toán việc lên thang điểm, xếp
loại kết quả học tập của từng lớp, khoá làm cơ sở theo dõi việc cấp bằng tốt
nghiệp, chứng chỉ, chứng nhận cho các đối tượng học viên.
- Phối hợp với cơ quan chính trị nắm bắt, theo dõi, thực hiện tốt việc khen
thưởng kỷ luật đối với học viên về học tập tại nhà trường.
Ban Tham mưu - Đào tạo hiện có 12 người: 1 trưởng ban, 5 trợ lý và 6
nhân viên. Ngoài những công việc ttrên, phòng còn phụ trách mảng quản lý hồ
sơ Học viên, Ban chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hồ sơ học viên từ lúc học
viên đó đủ điều kiện vào trường cho đến khi ra trường, trao trả hồ sơ theo đúng
thủ tục. Trong quá trình học viên học tập tại trường, Ban có trách nhiệm phối
hợp theo dõi về khen thưởng, kỷ luật của học viên đó. Dựa vào điểm trung bình
cuối khoá học và kết quả học tập của học viên theo từng khoá mà Ban phải theo
dõi, lên danh sách học viên được hưởng các chế độ chính sách theo quy định.
Quản lý hồ sơ học viên là một công việc phức tạp, để lấy thông tin của
nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân
tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
3.2. Mã hoá dữ liệu:
Để xây dựng hệ thống thông tin, công việc rất cần thiết là phải mã hoá dữ
liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng.
- Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn.
* Định nghĩa mã hoá dữ liệu
Mã hiệu được xem như là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là
ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
* Các phương pháp mã hoá cơ bản
- Phương pháp mã hoá phân cấp.
Thu thập
Phân phát
Xử lý
lưu giữ
Kho
dữ liệu
- Phương pháp mã liên tiếp.
- Phương pháp mã tổng hợp.
3.3. Công cụ mô hình hoá
Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây
dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu
và tài liệu hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ
- Trường dữ liệu: Để lưu trữ thông tin về các thuộc tính.
- Quy tắc xác định thuộc tính thực thể: Từ tri thức của chính bản thân về
thực tế công việc đang trong lĩnh vực mình nghiên cứu, từ người tiếp xúc phỏng
vấn hoặc từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang
nghiên cứu mà dự đoán được các thuộc tính trong một thực thể.
- Bản ghi: Là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm
thành một bản ghi.
- Bảng: là toàn bộ bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một
bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
- Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phản
ánh sự ràng buộc về quản lý.
- Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa các cặp
thực thể. Có 3 kiểu liên kết:
+ Liên kết một - một: giữa thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng trong
bảng A chỉ có liên quan với một dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong
bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A.
A B
+ Liên kết một - nhiều (1 : n): giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi
dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi
dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía
một còn gọi là bảng chủ, bảng B ở phía nhiều còn gọi là bảng liên kết hay còn
gọi là bảng quan hệ.
+ Liên kết nhiều - nhiều (n : n): giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu
mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại
mỗi dòng trong bảng B tương ứng với nhiều dòng trong bảng.
- Quy tác xác định liên kết:
+ Một liên kết tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác
nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia.
+ Trong liên kết 1: n thực thể giữa thông tin kết nối theo định nghĩa là ở
đầu nhiều.
- Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần phải được tổ chức theo một
cách nào đó để không dư thừa và dễ tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì
vậy, cơ sở dữ liệu của tổ chức cần phải cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác
định tên gọi, xác định các trường, độ rộng các trường. Toàn bộ tên gọi, số lượng
trường, tên trường, độ rộng của từng trường, loại của từng trường được gọi là
cấu trúc của một tệp.
- Để lưu trữ dữ liệu cần một cơ chế gắn kết các thực thể mà chúng có mối
quan hệ tự nhiên giữa cái nọ và cái kia. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử
dụng 3 mô hình sau đây để chế ngự các mối quan hệ đó:
+ Mô hình phân cấp: Thể hiện mối quan hệ cha - con. Một thực thể cha có
thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể có một thực thể
cha. Đây chính là quan hệ một - nhiều.
+ Mô hình mạng lưới: theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể
con và ngược lại. Đây chính là quan hệ nhiều - nhiều. Mô hình này mềm dẻo
nhưng nó cũng có điểm yếu của nó. Kích thước và sự phức tạp của các mối quan
hệ sẽ làm cho cơ sở dữ liệu trở nên rất lớn và rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn.
+ Mô hình quan hệ: Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem
xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và
các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường
định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa
các trường liên kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là
móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc như
vậy có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng. Một bảng coi
như là một tập hợp con của tích đề các tập hợp mà phần tử của nó là tập hợp các
giá trị có thể nhận của mỗi trường. Vì thế, một bảng còn được gọi theo gốc toán
học là quan hệ. Mô hình này tạo thuận lợi rất lớn cho các thao tác cơ bản có gốc
rễ từ toán học như lọc, trừ, liên kết, chiếu… giữa các quan hệ.
3.4.1.3. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
a. Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ thông tin ra
Xác định tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở thông tin đầu ra là phương pháp cổ
sách.
- Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3NF):
+ Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép
có sự bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc vào thuộc tính Y
và Y phụ thuộc vào X thì phải tách chúng thành 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y
và danh sách chứa quan hệ Y và X.
+ Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
- Mô tả các tệp:
Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ
sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp cơ sở dữ liệu theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về
tập. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô,
thuộc tính khoá có gạch chân.
Bước 3: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng mũi tên hai chiều,
nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó.
b. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá
- Xác định số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp của hệ
thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể kia ra sao, còn
phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của
thực thể B và ngược lại.
- Những cặp số lượng: một - một, một - nhiều, nhiều - nhiều như vậy
được gọi là số mức độ của liên kết. Dùng ký hiệu 1-1, 1-n, n-n để chỉ các loại
liên kết.
- Khả năng tuỳ chọn liên kết: Trong thực tế có những lần xuất thực thể A
không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong
trường hợp như vậy ta gọi là liên kết tuỳ chọn.
- Chiều của một liên kết: Chiều của quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể
tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai
chiều, nhiều chiều.
quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng, những người quyết định các thông tin gì cần lưu
trữ lại trong cơ sở dữ liệu.
- Mức hiển thị (View): mức cao nhất mô tả một phần của toàn bộ cơ sở dữ
liệu. Mặc dù chỉ sử dụng các cấu trúc đơn giản hơn ở mức khái niệm, song phải
sử dụng các cấu trúc phức tạp bởi kích thước của cơ sở dữ liệu lớn. Nhiều người
sử dụng cơ sở dữ liệu sẽ không được quan tâm đến tất cả các thông tin này.
Thay vào đó người sử dụng chỉ sử dụng một phần cơ sở dữ liệu. Hệ thống có thể
cung cấp nhiều View cho một cơ sở dữ liệu.
3.4.2.2. Nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu
Việc thiết kế cơ sở dữ liệu là rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến
các giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn cài đặt và lập trình hay cần sử dụng thông
tin từ chúng. Các đối tượng tác động qua lại với nhau như thế nào.
Mỗi đối tượng có một hay nhiều thuộc tính, mỗi thuộc tính phản ánh tính
chất đặc trưng, tình trạng của đối tượng. Có một thuộc tính đặc biệt gọi là thuộc
tính khoá dùng để phân biệt các bản ghi thuộc về cùng một đối tượng, trong một
đối tượng không thể có hai bản ghi có giá trị không giống nhau.
Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt nhất sẽ dẫn tới việc cài đặt cơ sở dữ liệu ở mức
tối thiểu, tiết kiệm thời gian truy xuất, bảo đảm tính nguyên vẹn của dữ liệu, tiết
kiệm thời gian và công sức lập trình.
Nhìn chung, khối lượng công việc của Ban là rất lớn và công việc gặp rất
nhiều khó khăn. Những khó khăn này không thể giải quyết trong một thời gian
ngắn mà cần phải có một thời gian dài và điều kiện thích hợp để thay đổi.
3.5. Khảo sát chi tiết
Yêu cầu tất yếu của việc khắc phục khó khăn trên là phải áp dụng quản
lý bằng phần mềm tin học quản lý. Ban có nhiều mảng công việc khác nhau, mỗi
mảng công việc có tính đặc thù riêng. Có những phần việc không thể có cách
nào thay thế mà chỉ có thể làm một cách thủ công, còn chỉ có một số việc có thể
áp dụng quản lý bằng hệ thống thông tin quản lý.
Việc xác định có thể áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào những
nhiệm vụ nào của Ban là hết sức quan trọng.
Học viên lớp đào tạo X khoá Y năm 2004
STT Họ và tên N.Sinh Đơn vị công tác Q.Quán Tr.độ Đảng
Đoàn
Ghi chú
BIỂU MẪU DANH SÁCH
Điểm thi môn A lớp X khoá Y năm 2004
STT Họ và tên Đơn vị công tác Điểm
môn 1
Điểm
môn 1
Điểm
môn 1
Ghi chú
BIỂU MẪU DANH SÁCH
Điểm thi môn B lớp X khoá Y năm 2004
STT Họ và tên Đơn vị công tác Điểm
môn 1
Điểm
môn 1
Điểm
môn 1
Ghi chú
DANH SÁCH
Học viện đủ điều kiện tốt nghiệp lớp X khoá Y năm 2004
STT Họ và tên N.Sinh Chức vụ công tác Đơn vị công tác Q.Quán Xếp loại Ghi chú
3.5.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu: Dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin trên các góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng
dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm
tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ
- Hỏi người sử dụng cần gì ?
Đây là phương pháp truyền thống, chỉ thực sự có tác dụng khi người
được hỏi hiểu rõ về công việc ta đang làm.
Tên
tiến trình
xử lý
- Cách thức đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại
Người phân tích thường tiếp xúc với hệ thống thông tin hiện tại, để hiểu
rõ về đầu vào và đầu ra của thông tin, nhiệm vụ của hệ thống thông tin, ưu
khuyết điểm của hệ thống thông tin đó.
- Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp
Đây là cách tiếp cận hệ thống thông tin thông qua nhiệm vụ mà hệ thống
thông tin trợ giúp. Phân tích viên nghiên cứu các đặc trưng của nhiệm vụ, cấu
trúc của nó, mối liên hệ của các nhiệm vụ thành phần, từ đó suy diễn ra nhu cầu
thông tin. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp nhiệm vụ trợ giúp có ít
cấu trúc.
- Phương pháp thực nghiệm
Trong một số trường hợp, phân tích viên sẽ không có điều kiện tiếp súc
với hệ thống thông tin theo các cách trên hoặc cũng có thể hệ thống thông tin
chưa bao giờ tồn tại ở nơi đó, phân tích viên sẽ phải dùng phương pháp sử dụng
mẫu ban đầu. Phương pháp này, phân tích viên sẽ phải đưa một mẫu ban đầu
vào sử dụng vào xem xét sự đánh giá của người sử dụng. Nếu mẫu đó khiếm
khuyết ở đau thì sẽ sửa chữa trong mẫu thứ hai,… cho đến khi người sử dụng
cảm thấy thoả mãn với thông tin trong mẫu đưa ra. Sau đó, pân tích viên mới
thực hiện thiết kế logic hệ thống. Thực hiện theo phương thức này tốn rất nhiều
thời gian nhưng đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng, tiện dùng và gần gũi
với người sử dụng.
Tuỳ theo những trường hợp khác nhau mà phân tích viên phải xác định
cách tiếp cận cho phù hợp để đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
3.5.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
CHƯƠNG II
II. A. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRƯỜNG QUÂN SỰ TỈNH NINH BÌNH
1.1. Sơ đồ luồng thông tin IFE hiện tại:
Thời
điểm
Học viên Ban tham mưu - đào tạo
Lãnh đạo và các ban
khoa khác
Hồ
sơ
Hồ
sơ
Đầu
khoá
học
Cuối
mỗi
khoá
học
Sơ đồ luồng thông tin lưu trữ hồ sơ học viên
Thời
điểm
Khoa giáo viên Ban tham mưu - đào tạo Lãnh đạo
Cuối
mỗi
khoá
học
Hồ sơ
SV
Nguồn: Học viên
Đích: Ban tham mưu - Đào tạo
Copyright: Tài liệu đại học ©