ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP BÁN HÀNG
SẴN SÀNG NGUỒN LỰC
PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH ERP DOANH NGHIỆP
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
GVHD: Th.S Phan Văn Viên
Nhóm: 14 Điểm 1 Điểm 2 Điểm 3
Nguyễn Văn Hiệp
Lã Mạnh Hưng
Đỗ Như Trường Giang
Hà Nội, 06/06/2012
Nhóm 14 – KHMT1-K5 1
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, khái niệm về hệ thống hoạch định tài nguyên doanh
nghiệp (ERP) đã không còn mới với các doanh nghiệp. Để thực hiện hoạch định tài
nguyên doanh nghiệp, chúng ta có sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm quản trị
nguồn lực. Song, để áp dụng thành công 1 phần mềm ERP thì không phải doanh
nghiệp nào cũng làm được.
Ở Việt Nam, khi triển khai ERP trong các doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng có
70% trong số đó không thành công, 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1
phần. Điều đó cho thấy rằng triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có
chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kĩ lưỡng về nhiều mặt.
Thành công của HaiHaCo như một điển hình trong công cuộc áp dụng ERP của các
doanh nghiệp Việt Nam.
PHẦN THU HOẠCH
I. Giải pháp bán hàng:
- Hoạch định chính sách phân phối sản phẩm trên toàn bộ thị trường.
- Hoạch định chính sách truyền thông, quan hệ công chúng, quảng cáo,
phân đoạn thị trường cho sản phẩm.
- Hoạch định chi phí vận chuyển, lưu kho, chi phí bán hàng cho sản
phẩm.
Nhóm 14 – KHMT1-K5 3
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Quản trị được các chiến lược marrketing này giúp công ty điều hành
thị trường một cách thống nhất, linh hoạt nhất và nắm bắt được cơ chế
thị trường một cách nhanh nhất.
c) Quản trị đơn đặt hàng
Các loại đơn hàng của công ty rất phong phú bao gồm đơn hàng FOB,
đơn hàng nội địa cho thị trường phân phối trong nước, đơn hàng xuất
khẩu, đơn hàng tự chào hàng cho các thị trường mới. Do đó nhu cầu
cần phải quản lý tất cả các loại đơn hàng trên với các nội dung chính
sau:
- Loại hình bán hàng đa dạng thông qua lựa chọn trạng thái đơn
hàng.
- Hoạch định các tiêu thức nghiệp vụ cho đơn hàng.
- Theo dõi bán hàng ký quỹ.
- Bán hàng khuyến mãi.
- Bán hàng theo BOM.
d) Quản trị hàng trả lại
Hàng hoá trả lại là một phần phải quản lý trong quá trình quản lý bán
hàng. Khi phát sinh hàng hoá bị trả lại tiến hành nhập kho đồng thời hệ
thống tự động hạch toán lại công nợ khách hàng bằng cách trả tiền trực
tiếp hoặc ghi giảm công nợ. Qua quản lý hàng hoá trả lại hình thành rõ
các nguyên nhân hàng hoá bị trả lại để hình thành dữ liệu phân tích và
nhà quản trị có thể biết được khuyết điểm của từng bộ phận để tiến
hành điều chỉnh hợp lý.
chiếu công nợ phải thu; Biểu chi tiết tình hình công nợ khó đòi; Theo
dõi công nợ khách hàng đặt hàng phải được xây dựng đầy đủ đảm bảo
cung cấp thông tin đa chiều về công nợ phải thu của khách hàng và các
yêu cầu quản trị khách hàng.
2. Kết luận
Nhóm 14 – KHMT1-K5 5
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Giải pháp ERP cho giải pháp bán hàng đảm bảo được các yêu cầu chi tiết của
giải pháp đề ra ở trên sẽ giúp công ty kiểm soát được tốt nhất đầu ra của
doanh nghiệp, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường và chủ
động tối đa trong các chiến lược phát triển của mình.
II. Sẵn sàng nguồn lực :
Nhóm 14 – KHMT1-K5 6
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh
nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh
hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn
thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Trước hết ta quan tâm đến toàn bộ các khái niệm cơ bản về nguồn
lực doanh nghiệp. Có nhiều định nghĩa khác nhau về nguồn lực: Theo nghĩa hẹp,
nguồn lực thường được hiểu là các nguồn lực vật chất cho phát triển, ví dụ tài
nguyên thiên nhiên, tài sản vốn bằng tiền… Theo nghĩa rộng, nguồn lực được hiểu
gồm tất cả những lợi thế, tiềm năng vật chất và phi vật chất để phục vụ cho một mục
tiêu phát triển nhất định nào đó. Tuỳ vào phạm vi phân tích, khái niệm nguồn lực
được sử dụng rộng rãi ở các cấp độ khác nhau: quốc gia, vùng lãnh thổ, phạm vi
doanh nghiệp hoặc từng chủ thể là cá nhân tham gia vào quá trình phát triển kinh
tế….
Các nguồn lực chính của doanh nghiệp:
- Thông tin
- Tài chính
Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi.
Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách.
Duyệt kế hoạch thu chi của dự án.
Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch.
Nhóm 14 – KHMT1-K5 8
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Theo dõi việc thực hiện ngân sách
Quản lý hoạt động thu chi
Quản lý các tài nguyên
Theo dõi tạm ứng
Theo dõi công nợ khách hàng
Thông tin công nợ
Lập báo cáo tài chính
2. Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp CRM (Customer Relationship
Management):
CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là
một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng
một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như
thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Giải pháp CRM gồm 5 yếu tố:
Quản lý điều hành nội bộ
Tổ chức quản lý bán hàng
Tổ chức dịch vụ sau bán hàng
Quản lý các hoạt động Marketing
Báo cáo thống kê
Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.
Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng
như những đối tác
Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng
Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi
này là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung
ứng:
Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm.
Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần
này. Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề
cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất
của doanh nghiệp.
Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như
sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa
khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa
chọn phương thức vận chuyển. Thông thường có 6 phương thức vận chuyển
cơ bản:
Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm
giao nhận.
Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao
nhận.
Đường bộ: nhanh, thuận tiện.
Đường hàng không: nhanh, giá thành cao
Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển
(chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…).
Nhóm 14 – KHMT1-K5 11
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa
là chất lỏng, chất khí ).
Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu tố
tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu tồn kho ít
tức là sản phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu,
gian, địa điểm, nội dung, đánh giá chấm công của nhân viên. Nhân viên có thể
đăng ký nghỉ phép ngay trên hệ thống và cấp trên có thể duyệt phép ở bất kỳ
nơi đâu. Người xác nhận công có thể quản lý giờ công, ngày phép chi tiết của
nhân viên một cách hiệu quả và chính xác. Đồng thời tính năng có thể kết hợp
với các máy chấm công để kết xuất dữ liệu vào hệ thống.
• Quản lý sổ BHXH, sổ BHYT, Hồ sơ sức khỏe, Lịch khám
• Quản lý chương trình đào tạo : Giúp bộ phân nhân sự có thể quản lý thông
tin về lịch đào tạo, kết quả đào tạo nhân viên
• Đánh giá nhân viên : Quản lý tổng hợp các đánh giá của nhân viên, đánh giá
của quản lý sau thời gian thử việc hoặc đánh giá cuối năm
• Quản lý Hợp đồng lao động : Giúp tạo sẵn các mẫu hợp đồng theo chuẩn
của công ty, lưu trữ thông tin hợp đồng lao động của nhân viên, thông tin về
các loại phụ cấp, giảm trừ, ngạch lượng, phụ lục Khi hợp đồng hết hạn, bộ
phận nhân sự chỉ cần làm động tác bấm chuột để gia hạn hợp đồng.
• Quản lý tính lương : Đây là một công cụ rất mạnh giúp bộ phận tính lương
không phải đau đầu mỗi khi tính toán trả lương cho nhân viên. Công việc thiết
lập công thức lương chỉ cần làm, dữ liệu bảng lương chỉ cần làm một lần
Nhóm 14 – KHMT1-K5 13
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
duy nhất. Vào mỗi tháng bộ phận nhân sự tiền lương chỉ cần kiểm tra lại dữ
liệu và bấm chọn tính lương là bảng lương chi tiết của từng cá nhân sẽ được
chuyển đến cho toàn bộ nhân viên.
5. Hệ thống quản trị sản xuất MRP (Manufacturing Resource Planning):
Quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất và quản
trị quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào tạo thành các sản phẩm (dịch vụ) đầu ra
theo yêu cầu của khách hàng nhằm thực hiện các mục tiêu đã xác định.
Quản trị sản xuất nhằm đạt các mục tiêu:
Hoàn thành chức năng sản xuất, cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng số
lượng với tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp.
Tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý
thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước
những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều
công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất
kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả
năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
2. Lợi ích của ERP
Hy vọng lớn nhất của ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là một
kiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó thành cơ
hội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu hóa quá trình
thực hiện đơn đặt hàng. Đó là lý do tại sao ERP thường được coi là phần mềm
“backdoor” của doanh nghiệp. Nó không xử lý được quá trình bán hàng trả trước
(mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đã phát triển phần mềm CRM hoặc
các nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này); hay đúng hơn,
ERP nhận đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ quy trình thao tác
Nhóm 14 – KHMT1-K5 15
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
trong phần mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình thực hiện đó. Khi
một nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một khách hàng vào hệ
thống ERP, người ấy sẽ có tất cả những thông tin cần thiết để thực hiện đơn đặt
hàng đó
Mọi người ở các phòng ban khác nhau đều nhìn thấy thông tin như nhau và có
thể cập nhật những thông tin đó. Khi một phòng ban nào đó hoàn thành những
bước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống ERP sẽ
tự động chuyển nó sang phòng khác để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình
kinh doanh. Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào, chỉ cần truy nhập
vào hệ thống ERP bạn hoàn toàn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn đặt hàng
đó ngay lập tức. May mắn thay, quá trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khai
nhanh như điện ngang qua toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặt
hàng nhanh hơn, hạn chế tối đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây. ERP có
thực tế, phần mềm mới này thậm chí sẽ làm chậm tiến độ công việc của bạn nếu
như bạn chỉ thay thế một phần mềm cũ kỹ mà mọi người đã quen thuộc bằng một
phần mềm mới mà không ai thao tác.
3. Đôi nét về cơ cấu tổ chức của HaiHaCo:
Cơ cấu tổ chức của HaiHaCo được tổ chức theo sơ đồ sau:
Nhóm 14 – KHMT1-K5 17
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
- Tổng giám đốc là người quyết định toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm trước Nhà nước, tập thể người lao động về kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
- Phó tổng giám đốc tài chính có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo phòng tài
chính – kế toán. Phòng này có chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của
công ty, tổ chức hoạch toán kinh tế, thực hiện nghiệp vụ giao dịch thanh toán và
phân phối lợi nhuận.
- Phó tổng giám đốc kinh doanh có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo phòng
kinh doanh. Phòng này có chức năng xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh
doanh, tổ chức nghiên cứu thị trường, dự trữ, tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng kỹ thuật, KCS( kiểm tra chất lượng sản phẩm) có chức năng kiểm tra
giám sát quy trình công nghệ, xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, đảm bảo
chất lượng sản phẩm và chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc.
- Khối văn phòng có trách nhiệm tính lương trả cho cán bộ công nhân viên và
tuyển dụng đào tạo lao động mới cho công ty.
4. Thực trạng ứng dụng ERP trong HaiHaCo:
Nhóm 14 – KHMT1-K5 18
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
a) Quản lý tài chính:
- Các thông tin tài chính chứng từ rời rạc từ các bộ phận khác nhau không
đồng nhất hoặc chuyển về phòng tài chính dẫn đến chồng chéo hoặc có độ
lệch trong các thông tin tài chính của doanh nghiệp. Có tình trạng này do mỗi
bộ phận ứng dụng các phần mềm rời rạc khác nhau do đó số liệu tài chính
doanh nghiệp giảm, nguy cơ rủi ro lớn trong điều hành sản xuất, các kết nối
với hệ thống kho, thiết kế, phân phối, kế hoạch, tài chính bị tách rời. Do các
hệ thống không kết nối các nguồn lực với nhau nên theo dõi tình hình sản
xuất tức thời trên toàn bộ công ty là không thể do đó không thể phát hiện điều
chỉnh và ngăn chặn các sai sót rủi ro xảy ra.
e) Quản lý nhân sự tiền lương :
- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương các doanh nghiệp đa số làm thủ công
hoặc nếu có sử dụng các phần mềm độc lập không gắn kết với hệ thống toàn
công ty.
- Bảng theo dõi lương, năng suất công ty đều làm thủ công dưới đơn vị sản
xuất nhỏ nhất là các tổ sản xuất dẫn đến khi tổng hợp lên trên mất khá nhiều
thời gian và nhân lực.
f) Quản lý tổng thể :
- Công ty không có một hệ thống thông tin quản lý tổng thể các nguồn lực thể
hiện được trạng thái tức thời của công ty nên khó nắm bắt được thông tin từ
Nhóm 14 – KHMT1-K5 20
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
các hoạt động của công ty dẫn đến không đưa ra được các quyết sách điều
hành nhanh và chính xác.
Nhận xét :
Qua thực trạng tổng quan về CNTT của công ty thì có thể nhận xét như sau:
Chưa đảm bảo tính toán tối ưu khai thác khả năng, nguồn lực của doanh
nghiệp để có tính hiệu quả cao.
Chưa có nhiều đơn vị có được quy trình quản lý sản xuất từ khâu lập kế họach
đến theo dõi điều độ thực hiện.
Hệ thống báo cáo của doanh nghiệp hiện nay sử dụng các phần mềm rời rạc
còn nặng tính thống kê, không tức thời, chưa đủ cho phân tích quản trị rất cần
cho doanh nghiệp.
Yêu cầu đặt ra :
V ấn đề đặt ra là phải tìm kiếm một giải pháp quản lý phù hợp nhằm nắm bắt
- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toàn
phần).
- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (Hoá đơn về trước hàng về sau, hàng về
trước hóa đơn về sau, hàng không có hóa đơn).
- Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô.
- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các
vi phạm và xử lý.
c) Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Nhóm 14 – KHMT1-K5 22
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Theo dõi quản lý các hoá đơn từ nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức nhận
hàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài
chính công nợ và hệ thống cung cấp nguyên vật liệu:
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết của hoá đơn từ nhà cung cấp.
- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn.
- Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng hóa đơn.
- Cho phép phân tích đa chiều.
- Chuyển hoá đơn tới bộ phận công nợ phải trả bằng cách tích hợp thông tin.
Các mẫu hoá đơn quản lý sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn của bộ tài chính ban
hành cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác quản trị,
phân tích tài chính, công nợ. Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch toán
vào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá
trình quản lý hoá đơn.
d) Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Thông tin về nhà cung cấp là một phần rất quan trọng trong giải pháp ERP
của doanh nghiệp. Cần phải định nghĩa các nhà cung cấp trước khi thực hiện
phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:
- Có thể đề xuất một nhà cung cấp khi lập một yêu cầu mua hàng.
- Đa thông tin về nhà cung cấp vào nơi nhận một yêu cầu báo giá.
- Chỉ ra nhà cung cấp khi nhập một bảng báo giá.
Quản lý sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch sản
xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá
thành kế hoạch … Để làm được điều này, các giải pháp sản xuất trong ERP cần
cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu và quy trình sản
xuất. Không chỉ có khai báo về bảng định mức nguyên vật liệu, giải pháp quản lý
sản xuất đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm
các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí …
Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán được các chỉ
tiêu nói trên.
Một trong những mong chờ của công ty khi triển khai ERP vào quản lý sản xuất
chính là việc ERP có trợ giúp gì công ty trong việc lập kế hoạch sản xuất hay
không. Quá trình lập kế hoạch sản xuất thường bắt đầu từ việc xác định và tổng
hợp nhu cầu sản xuất từ các nguồn khác nhau như các hợp đồng bán hàng, sản
xuất theo dự báo … qua quá trình kiểm tra năng lực sản xuất, thời gian cần cho
sản xuất, số lượng tồn kho của hàng bán cũng như vật tư cho SX … của từng
thành phẩm hay bán thành phẩm. Điều cần thiết ở đây là hệ thống ERP cần tính
toán để có được ngày bắt đầu sản xuất tối ưu nhằm đáp ứng được các nhu cầu
này.
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu để đáp ứng được kế hoạch sản xuất là một yêu
cầu cơ bản của giải pháp sản xuất trong ERP. Điều công ty cần của việc hoạch
định này chính là tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như từ bảng
Định mức nguyên vật liệu, từ các đơn mua hàng dở dang, các lệnh sản xuất dở
dang, từ số liệu tồn kho nguyên vật liệu , thời gian cung ứng vật tư … để tính ra
được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Nếu cần mua thì có ngày đặt hàng phù
hợp cho tất cả các nguyên vật liệu liên quan. Kết quả cần có của việc xác định
Nhóm 14 – KHMT1-K5 25
Phát triển hệ thống doanh nghiệp điện tử
Copyright: Tài liệu đại học ©