TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN HỌC
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
Đề tài 1: Giải pháp đặt hàng, ERP và SCM
Đề tài 2: Xây dựng giải pháp ERP cho công ty sữa đậu nành
Việt Nam – Vinasoy
Giáo viên hướng dẫn: Ths. Phan Văn Viên
Sinh viên thực hiện:
Sinh Viên Nhóm:1 Điểm 1 Điểm 2 Tổng Điểm
Nguyễn Thị Huệ
Đinh Thị Huyền Nhung
Đỗ Minh Quý
Trần Thị Quỳnh
Lớp LTCĐĐH KHMT4- K5
Hà Nội, tháng 6 năm 2012
MỤC LỤC
!
"
#$%&'()
#$%*+
(,,-,.,/!#$%
(,0&1,/!#$%
2"34-41#$%
5.,678,.
5.,678,/!9,
:92
5,;780<=2
đặt hàng tốt nhất để không ngừng nâng cao chất lượng đơn hàng nhằm đáp ứng cho
khách hàng một cách tốt nhất. Việc chọn đề tài nghiên cứu về vấn đề giải pháp đặt
hàng là rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
1.2 Khái niệm, thuật ngữ liên quan
Trong nền kinh tế thị trường, người ta quan niệm mặt hàng là bất cứ cái gì có thể đáp
ứng nhu cầu thị trường, có thể đem ra trao đổi mua bán và đem lại lợi nhuận
Mặt hàng có một số thông tin:
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Mã để phân biệt các sản phẩm, ví dụ như mã vạch
• Màu sắc, trọng lượng, giá cả, tình trạng sử dụng
• Các thông số kỹ thuật của hàng hóa phục vụ bảo quản, vận chuyển: kích thước,
trọng lượng
• Các thông số phục vụ đánh giá chất lượng: ngày sản xuất, hạn sử dụng
• Các thông số phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa: SerialNumber, PartNumber…
• Các thông số phục vụ kiểm soát hàng hóa: lô hàng, batch number
• Đơn giá mua từ nhà cung cấp và tính theo thời điểm mua
• Các chi phí liên quan đến bảo quản khi mặt hàng đã nằm trong kho
• Chính sách giá bán, chiết khấu, thưởng bán hàng, hoa hồng và lợi nhuận
• Các chi phí liên quan khi nhập kho: vận chuyển, bốc xếp, chi phí lưu kho, bảo
hiểm
Quản lý hàng hóa trong kho (xuất, nhập và lưu kho):
• Kiểm tra hàng nhập từ nhiều nguồn khác nhau: chẳng hạn nhập từ kho này sang
kho khác
• Ngày nhập kho, địa điểm nhập
• Ngày xuất kho, địa điểm xuất
• Kiểm kê hàng tồn kho và in ra hóa đơn xuất nhập
• Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa thực tế vào sổ sách
• Kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho
Hóa đơn:
hoạt động này là rất cần thiết bởi vì thông tin đặt hàng không phải lúc nào cũng ở
dạng đúng theo yêu cầu để tiếp tục thực hiện; hoặc có thể không được trình bày một
cách chính xác, hoặc doanh nghiệp nhận thấy cần phải chuẩn bị thêm trước khi đơn
đặt hàng được thực hiện. Kiểm tra đơn đặt hàng có thể thực hiện một cách thủ công
hoặc được tự động hoá.
Cải tiến công nghệ đem lại lợi ích đáng kể trong việc tiếp nhận đơn hàng. Mã vạch,
máy quét quang học và máy tính đã làm tăng nhanh năng xuất lao động và tính chính
xác của các thao tác nói trên.
Thực hiện đơn hàng
(Order filling) gồm những hoạt động:
1. Tập hợp hàng hóa trong kho, sản xuất hoặc mua;
F
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
2. Đóng gói để vận chuyển;
3. Xây dựng chương trình giao hàng;
2 Chuẩn bị chứng từ vận chuyển. Những hoạt động này có thể được thực hiện
song song với việc kiểm tra xác nhận đơn hàng.
Thông báo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng
(Order status reporting): Hoạt động này không ảnh hưởng đến tổng thời gian thực
hiện đơn hàng.Nó cam kết rằng một dịch vụ khách hàng tốt đã được cung ứng thông
qua việc duy trì thông tin cho khách hàng về bất cứ sự chậm trễ nào trong quá trình
đặt hàng hoặc giao hàng. Bao gồm:
1. Theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng;
2. Thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng trong toàn bộ chu kỳ
đặt hàng và thời gian giao hàng.Theo truyền thống, chu trình đặt hàng chỉ gồm
những hoạt động xảy ra từ thời điểm đơn hàng được đặt tới thời điểm nhận bởi
khách hàng. Những hoạt động đặc biệt như đặt hàng kế tiếp giải quyết chúng sẽ
ảnh hưởng tới toàn bộ chiều dài chu trình đặt hàng. Những hoạt động phát sinh
với khách hàng như là trả lại sản phẩm, giải quyết khiếu nại,và thanh toán hóa
đơn vận tải không phải là bộ phận kỹ thuật của chu trình đặt hàng.
khá phức tạp và được và tự động hóa cao.
Thời gian vận chuyển và giao hàng
Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàngđược đặt trên phương tiện vận tải để di
chuyển đến thời điểm nó được nhận và dỡ xuốngtại địa điểm của người mua. Nó cũng
có thể bao gồm thời gian để chất xếp hàng hóa ở điểm đầu và dỡ hàng hóa tại điểm
cuối. Việc đo lường và kiểm soát thời gian giao hàngđôi khi có thể rất khó khi sử
dụng dịch vụ thuê chuyên chở; tuy nhiên hầu hết các hãngngày nay đã phát huy năng
lực của mình để cung cấp cho khách hàng những thông tin này
Quản lý công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp
• Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận từ Module đặt hàng.
• Quản lý các hoá đơn cần xét duyệt.
• Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
O
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp nếu một đối tượng
vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tạm ứng/mua hàng; giữa các đơn vị
thành viên với nhau.
• Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái.
• Theo dõi tỷ giá thanh toán thời điểm.
2. ERP và SCM
2.1 ERP là gì?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra 3 khái niệm
thường gặp
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module
Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều
hành tác nghiệp
#$%oạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái
niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ
việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý dự án (Project Management)
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Báo cáo thuế (Tax Reports).
2.4 5 lý do để áp dụng ERP
Tích hợp thông tin tài chính
Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể
tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng
năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có
thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có
một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban,
nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ
khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng
và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ
thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng
ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ
dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác
nhau trong cùng một thời điểm.
Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường
nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những
nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng
nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay
thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của
"
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh
cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên
cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như
một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững
chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.
Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp.
Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo
các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các
phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào
mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty
cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như
mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn
sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử
thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất
bại nhiều hơn.
2.7 SCM là gì?
Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền cung ứng. SCM là sự phối kết
hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm
kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra
sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng
2.8 Vai trò của SCM với hoạt động kinh doanh
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu
vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật
liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ
mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
trường năng động, trong đó sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần
được cập nhật và phổ biến tới tất cả các cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định
nhanh chóng và chính xác. SCM cung cấp khả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu
liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu
hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và lên kế hoạch. Nó cũng mang lại
hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên,
lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty.
Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập
được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục
đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về
nhu cầu thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng. Có thể nói, SCM là nền
tảng của một chương trình cải tiến và quản lý chất lượng – Bạn không thể cải tiến
được những gì bạn không thể nhìn thấy.
Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các
nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
• Sản xuất (làm gì,như thế nào,khi nào)
• Vận chuyển(khi nào,như thế nào)
• Tồn kho(chi phí sản xuất và lưu trứ)
• Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái j)
• Thông tin(Cơ sở để đưa ra quyết định)
Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản
phẩm. Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần
G
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
này. Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân
bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của
doanh nghiệp.
Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu,
cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng
giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa
• Giảm chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
• Nâng cao sức cạnh tranh cho các công ty.
• Thiết lập chuỗi cung ứng giữa các đối tác truyền thống với nhau.
• Đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường và giảm các yếu tố các loại
tác động đến khách hàng.
3. Xây dựng giải pháp ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam –
Vinasoy
3.1 Giới thiệu chung về Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy
Giới thiệu Vinasoy
Là doanh nghiệp đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam chuyên về sữa đậu nành,
qua 15 năm kinh nghiệm đến nay VinaSoy đang dẫn đầu thị phần sữa đậu nành
bao bì giấy của cả nước và là Nhà máy sữa đậu nành có công suất lớn nhất Việt
O
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Nam. VinaSoy là nhà sản xuất và cung ứng đa dạng các sản phẩm sữa đậu nành
cho thị trường tiêu dùng rộng lớn với các sản phẩm sữa đậu nành VinaSoy và
sữa đậu nành Fami
Lịch sử phát triển
Năm 1997: Khi ngành công nghiệp sữa đậu nành tại Việt Nam còn mới mẻ,
VinaSoy được ra đời với tên gọi Nhà Máy Sữa Trường Xuân, sản xuất và cung
ứng sản phẩm sữa các loại.
Năm 2003: Xuất phát từ nhu cầu và xu hướng ưa chuộng thực phẩm, đồ uống
từ thiên nhiên, an toàn & tiện lợi của người Việt, VinaSoy chuyển sang chuyên
sản xuất, cung ứng sữa đậu nành & đã trở thành doanh nghiệp duy nhất và đầu
tiên tại Việt Nam chuyên về sữa đậu nành.
Năm 2005: Ngày 15 tháng 5 năm 2005 đổi tên thành Công Ty Sữa Đậu Nành
Việt Nam và sử dụng tên thương hiệu VinaSoy để thể hiện cam kết luôn mang
đến cho khách hàng sức khỏe tốt nhất và hương vị thơm ngon nhất từ đậu nành
thiên nhiên.
Năm 2011: VinaSoy đã có những bước phát triển vững chắc & trở thành doanh
Cơ cấu tổ chức, hoạt động
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Đại hội đồng cổ đông: quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và
điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty
• Hội đồng quản trị định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực
hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định
chính sách, ra nghị quyết hành động trong từng thời điểm phù hợp với tình
hình sản xuất kinh doanh của Công ty
• Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề
liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty
• Phòng kinh doanh: thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế
hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh. Nghiên
cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân
phối, chính sách giá cả. Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu,
dự đoán về nhu cầu của thị trường
• Phòng Marrketing: hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản
phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối,
khuyến mại Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát
triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường
• Phòng nhân sự: điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự
của toàn Công ty
• Phòng dự án: lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất
cho các Nhà máy
• Phòng cung ứng điều vận: xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách,
quy trình cung ứng điều vận
2
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Phòng Tài chính Kế toán: quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính
và các chiến lược về tài chính
Copyright: Tài liệu đại học ©