Trang
1
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thò trường hiện nay, bên cạnh những yếu tố tích cực tác
động đến sự phát triển của đơn vò, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử
dụng chi phí của Công ty.
Thực tế, trong hoạt động, các doanh nghiệp còn nhiều sai phạm về chế độ
quản lý kinh tế – tài chính chế độ kế toán. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần
phải nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng yêu cầu quản lý
kinh tế tài chính trong doanh nghiệp.
I. Sự cần thiết của đồ án:
Bất kỳ một doanhg nghiệp nào hoạt động có hiệu quả đều không thể tránh
khỏi xảy ra sai sót hoặc gian lận. Một công tác kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp cho
doanh nghiệp hạn chế tối thiểu xảy ra điều đó.
Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất
kinh doanh, do đó yếu tố đầu vào do mua ngoài là rất quan trọng. Nó vừa ảnh
hưởng đến tình hình tài chính của đơn vò, vừa ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động
sản xuất kinh doanh. Nó liên quan đến chu trình chi phí của Công ty.
Bản thân Công ty đã có những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình
này, nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót, gian lận. Do vậy, đề tài này sẽ
đưa ra những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại Công ty Cổ
phần Muối Khánh Hoà, nhằm khắc phục những sai sót, gian lận mà công tác
kiểm soát nội bộ hiện tại chưa kiểm soát được.
Đó là lý do em chọn đề tài: “ Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho
chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hòa “.
II. Kết cấu của đồ án:
Bao gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ.
- Lưu đồ.
Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế lại chưa có kinh nghiệm
thực tế nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đồ án. Kính
mong quý thầy cô, các chú, các cô, anh , chò trong Công ty cùng các bạn đóng
góp ý kiến phê bình để đề án được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội để
tìm hiểu thực tế.
Trang
3
Cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường và các cô chú anh chò trong Công ty đã
tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án.
Nha Trang, ngày 25 tháng 11 năm 2005
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thanh Mai Trang
5I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
I.1. Đònh nghóa:
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trò, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ lâu, các kiểm toán viên đã
nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của
doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm
phục vụ cho công tác kiểm toán. Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình
thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong
tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm soát viên mà còn liên quan
mật thiết đến vấn đề quản trò doanh nghiệp.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu đã dẫn đến các đònh nghóa khác nhau từ
đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, đònh nghóa được chấp nhận khá
rộng rãi là:
“ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản
trò và các nhân viên của đơn vò chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo
đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy đònh được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Trong đònh nghóa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo
hợp lý và mục tiêu. Chúng cũng được hiểu như sau:
đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vò. Bên cạnh đó, KSNB còn phải
hướng mọi thành viên trong đơn vò vào việc tuân thủ các chính sách, quy đònh nội
bộ của đơn vò, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vò.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp
đơn vò bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thò phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vò.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghóa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn
vò.
Đònh nghóa trên cho thấy KSNB được các nhà quản lý thiết lập để điều hành
mọi nhân viên, mọi loại hoạt động và KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng
tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành
chính, quản lý sản xuất. Vậy, cần có một khái niệm đúng đắn về KSNB, phải
nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể cho
Trang
7
rằng KSNB chỉ thuộc vầ các nhà quản lý. Mà KSNB phải là một hệ thống nhằm
huy động mọi thành viên trong đơn vò cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì
chính họ là nhân tố quyết đònh mọi thành quả chung.
Tại những đơn vò có quy mô lớn thì KSNB càng có ý nghóa quan trọng, vì vậy
khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho
nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các
nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin
phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản sẽ càng phân tán ở nhiều đòa điểm và
trong nhiều hoạt động khác nhau … do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát
hữu hiệu hơn.
I.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB:
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vò
của nhà quản lý. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền
lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các khoản
thưởng trên lợi nhuận), nghóa là khi có phát sinh mâu thuẫn quyền lợi …
- Đảm bảo về năng lực: Là bảo đảm cho nhân viên có được những kỹ năng
và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc
chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà
quản lý chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù
hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường
xuyên.
- Hội đồng Quản trò và Uỷ ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu
các công ty cổ phần có niêm yết ở Thò trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ
ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
Quản trò nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vò. Uỷ ban Kiểm toán có
thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vò,
thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ … Do đó các chức năng quan trọng
trên, nên sự hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trò có ảnh hưởng
lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trò
hoặc Uỷ ban Kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các
thành viên trong Hội đồng Quản trò hoặc Uỷ ban Kiểm toán, và mối quan hệ của
họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản
lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành
lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vò. Một số
Trang
9
nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc
Trang
10
nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực
mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp,
trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ một
quan điểm không đúng đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất
đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội
ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo
cáo này.
I.2.2. Đánh giá rủi ro:
Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống KSNB. Như mọi người đều biết, tất
cả các hoạt động diễn ra trong đơn vò đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có
thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác đònh và
phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu, kể cả mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vò có thể không thể
được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác đònh
được mục tiêu của đơn vò,nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm
soát được rủi ro.
- Xác đònh mục tiêu của đơn vò: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của
KSNB nhưng việc xác đònh nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ
một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ
thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vò. Xác đònh
mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch đònh các mục tiêu chiến lược cũng
như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Việc xác
đònh mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn
giản, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý.
yếu kém của hệ thống KSNB. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được
kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán.
I.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để bảo đảm cho các chỉ
thò của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi
những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vò đang hay
có thể gặp phải.Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực
hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vò:
I.2.3.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
Trang
12
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn,
không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi
chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ
hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và
giấu diếm những sai phạm của mình.
Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức
năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán
về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai
chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ
cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghóa
là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy đònh nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát …
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy đònh
và dễ dàng truy cập khi cần thiêt.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn
bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ
ai trong đơn vò cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn
tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vò. Thí dụ Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản
phẩm, dòch vụ, hoặc hạn mức bán chòu cho khách hàng … Sau đó, nhân viên cấp
dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính
sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp
dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, thí dụ phê chuẩn việc
mua sắm máy móc thiết bò … Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những
nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính
Trang
14
sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chòu có số tiền lớn trên một mức ấn đònh
nào đó.
Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như
quyết đònh về mua sắm những tài sản có giá trò lớn từ xxx đồng trở lên phải do
Hội đồng Quản trò phê chuẩn.
độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi
nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện
nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.
I.2.3.5. Phân tích soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách
so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán,kỳ trước, và các dữ liệu khác có
liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem
xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại
quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành
viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vò một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không?
Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình
thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kòp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có
những điều chỉnh thích hợp.
I.2.4. Thông tin và truyền thông:
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vò thông qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ,
bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được
các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống
thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vò có thể được xử lý trên máy tính, qua
hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng
của thông tin là thích hợp, kòp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thôn tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý
các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơnvò phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy
đủ và chính xác các chỉ thò từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên
khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vò. Điều này sẽ
được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong
hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép
Trang
17
kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ.
Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kòp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ
tài sản của đơn vò. Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn
những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy đònh. Bên cạnh đó, chứng từ
còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên
trong và bên ngoài đơn vò. Tóm lại, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng một
vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riêng, và trong hệ thống
KSNB nói chung của đơn vò.
Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban
đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính và báo cáo kế toán quản trò.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật
tư, hàng hoá, công nợ, chi phí, doanh thu … sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài
sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép,
phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ … và cuối cùng là chuyển những thông tin
đó vào báo cáo sẽ để lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể
kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý.
Thí dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ để phúc đáp những
yêu cầu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp về các vấn đề có liên quan đến số
triển các biến động bất thường.
Giám sát sát đònh kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán
đònh kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Bảng 1: Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung của
một tổ chức, chi phối đến ý thức
kiểm soát của mọi người trong
tổ chức, là nền tảng cho tất cả
bộ phận khác của KSNB
- Tính chính trực và giá trò đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trò và Uỷ ban kiểm
toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân đònh quyền hạn và trách
nhiệm.
- Chính sách về nhân sự.
Đánh
giá rủi ro
Đơn vò phải nhận biết và đối
phó được các rủi ro bằng cách
- Xác đònh mục tiêu của đơn vò.
- Nhận đònh rủi ro.
truyền
thông
Hệ thống này được thiết
lập để mọi thành viên trong đơn
vò có khả năng nắm bắt và trao
đổi thông tin cần thiết cho việc
điều hành, quản trò và kiểm
soát các hoạt động.
- Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán phải bảo
đảm chất lượng thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh
thông tin bên ngoài và bên trong
đều hoạt động hữu hiệu.
Giám
sát
Toàn bộ quy trình hoạt
động phải được giám sát và
điều chỉnh khi cần thiết. Hệ
thống phải có khả năng phản
ứng năng động, thay đổi theo
yêu cầu của môi trường bên
trong và bên ngoài.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát đònh kỳ.
tiền lương có thể bò sai sót nếu số lượng giờ sai được tính trên phiếu thời gian
hoặc tổng mức lương được ghi nợ vào tài khoản trên sổ Nhật ký tiền lương.
Có 7 mục tiêu mà một cấu trúc KSNB phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót
trong các sổ Nhật ký và sổ sách. Cơ cấu KSNB của Công ty phải đầy đủ để cung
cấp sự đảm bảo hợp lý là:
1. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý).
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại
hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ Nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác.
2. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Nếu
một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một
nghiệp vụ lừa đảo, và nó cũng có thể có ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại
tài sản của Công ty.
3. Các nghiệp vụ kinh tế có phải được ghi sổ (tính đầy đủ). Các thể thức của
Công ty phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.
Trang
21
4. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ
cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các
số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
5. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Quá
trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của Công ty phải
được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu báo cáo tài chính đó được trình bày đúng
đắn. Sự phân loại cũng bao gồm những nhóm như khu vực và sản phẩm.
6. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc (thời hạn). Việc ghi sổ
các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ
quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính
xác. Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bò sai.
7. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp
phận nhân hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với
giấy giữ hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với mặt hàng để chấp nhận hay không
châp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động giao hàng kết
thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận hàng lập phiếu kho báo cáo về hàng nhận. Sau
đó, hàng được thủ tục nhập kho. Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách
nhiệm quản lý chuyển giao bộ phận kho hàng.
II.1.4. Ghi nhận phải trả người bán:
Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hàng đối
chiếu hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu nhập
kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả của người cung cấp.
II.1.5. Thanh toán cho người cung cấp:
Tới ngày cần thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục để chuyển bộ phận
quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan
như phiếu chi hoặc Séc thanh toán, kế toán phải ghi nhận khoản thanh toán xho
người bán.
II.2. Các thủ tục kiểm soát:
II.2.1. Khái niệm về thủ tục kiểm soát:
Thủ tục kiểm soát là những thủ tục kiểm tra giúp cho những nội dung, chính
sách của doanh nghiệp được thực hiện.
Thủ tục kiểm soát bao gồm:
Kiểm soát trực tiếp: Là những thủ tục kiểm soát trên từng nghiệp vụ, từng
hoạt động tại doanh nghiệp.
Chủ yếu do những nhân viên (bộ phận) thực hiện nghiệp vụ, thực hiện hoạt
Trang
23
động đó tiến hành.
Kiểm soát tổng quát (kiểm soát độc lập): Là những thủ tục kiểm soát trên hệ
Trang
24
khoản phải thu thì có khả năng người thủ quỹ sẽ lấy tiền nhận được của khách
hàng và điều chỉnh tài khoản của khách hàng bằng cách không vào sổ khoản
doanh thu hoặc bằng cách ghi sổ một số ghi có giả vào tài khoản. Những thí dụ
khác về sự cách ly không đúng đắn chức năng bảo quản gồm quá trình phân phối
chi phiếu lương bởi nhân viên phát lương và việc giữ gìn sổ sách tồn kho bởi cá
nhân thủ kho.
v Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài
sản liên quan. Nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền
phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan.
Thí dụ, cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán
hoá đơn của bên bán với ký chi phiếu thanh toán cho hoá đơn đó. Tương tự,
quyền phê chuẩn đối với việc nhận thêm nhân viên mới hoặc cắt giảm nhân viên
hết hạn hợp đồng ra khỏi bảng lương không được do người có trách nhiệm phân
phát chi phiếu lương thực hiện. Để minh hoạ, quyền phê chuẩn một nghiệp vụ
kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm tăng khả
năng gian lận trong phạm vi tổ chức.
v Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Nếu từng bộ
phận hoặc khu vực trong một tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ
sách và báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để
tăng mức thực hiện báo cáo. Nhằm mục đích đảm bảo thông tin không bò thổi
phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế
toán trưởng.
Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải cung cấp một sự cách ly
đúng đắn về trách nhiệm, mà vẫn đẩy mạnh tính hiệu lực về điều hành và thông
tin hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm thay đổi giữa các tổ chức nhưng ba vấn
đề quan tâm qua trọng nhất đối với kiểm toán viên là những nội dung sau:
• Kế toán được hoàn toàn tách riêng thuộc quyền của kế toán trưởng, là
chuẩn.
Cũng cần một sự phân biệt giữa sự phê chuẩn và sự tán thành. Sự phê chuẩn
là một quyết đònh có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh tế thông thường hoặc
một nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Sự tán thành là sự thực hiện những quyết đònh phê
chuẩn chung của Ban quản trò. Thí dụ, giả sử Ban quản trò đề ra một chính sách
phê chuẩn việc đặt hàng tồn kho khi có trong tay một lượng hàng ít hơn mức cung
ứng của ba tuần. Đó là một sự phê chuẩn chung. Khi một phân xưởng đặt mua
hàng tồn kho, nhân viên chòu trách nhiệm theo dõi sổ sách thường xuyên tán
thành đơn đặt hàng để chỉ rõ là chính sách phê chuẩn đã thoả mãn.
Copyright: Tài liệu đại học ©