- 1 -
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
- 2 -
1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.1 Khái niệm:
1.1.1.3 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội
bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính
sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt
động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và
các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Hoạt động hữu hiệu và hiểu quả
trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các
rủi ro.
* Xác định mục tiêu của đơn vị.
* Nhận dạng rủi ro
* Phân tích và đánh giá rủi ro
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp Ban
Giám Đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh
doanh.
* Phân chia trách nhiệm đầy đủ
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
* Kiểm tra độc lập việc thực hiện
* Phân tích soát xét lại việc thực hiện.
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông :
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết
quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực
hiện tốt nhiệm vụ của mình
1.1.2.5 Giám sát
Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ
giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả
- 4 -
Bảng 1: Bảng tóm tắt các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bộ
phận
Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm
đư
ợc với các rủi ro bằng cách thiết
lập mục tiêu của tổ chức v
à hình
thành một cơ ch
ế để nhận dạng,
phân tích và đánh giá rủi ro li
ên
quan.
- Xác định mục tiêu của đơn vị
- Nhận dạng rủi ro
- Phân tích và đánh giá rủi ro
Hoạt
động
kiểm
soát
Các chính sách và các th
ủ tục để
giúp đảm bảo là nh
ững chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện v
à có
hành đ
ộng cần thiết đối với các rủi
ro nhằm thực hiện các mục tiêu c
ủa
đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ
- Kiểm soát quá trình x
Giám
sát
Toàn bộ quy trình hoạt động ph
ải
được giám sát và đi
ều chỉnh khi cần
thi
ết. Hệ thống phải có khả năng
ph
ản ứng năng động, thay đổi theo
yêu cầu của môi trường b
ên trong
và bên ngoài
- Giám sát thường xuyên
- Giám sát định kỳ
1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo
cáo của cấp dưới…
+ Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
+ Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai
phạm trong nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua
+ Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận
gây ra.
+ Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
hạn). Việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời cung cấp thông tin kế
toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết. Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế
hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ
nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác. Nếu việc ghi sổ
trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai .
7. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng
hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp). Số liệu kế toán phải được ghi
vào sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúng tình hình tài chính và
kết quả kinh doanh của đơn vị. Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải
được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký. Sau
- 7 -
đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua Sổ cái tổng hợp và Sổ cái tổng hợp được dùng
để lập các báo cáo tài chính. Không cần biết đến phương pháp nào được dùng để
nhập các nghiệp vụ vào Sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm
soát đầy đủ cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác.
1.1.5 Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.5.1 Bảng tường thuật:
Là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Tài
liệu này thường được dùng phối hợp với các tài liệu khác về kiểm soát nội bộ
1.1.5.2 Bảng câu hỏi:
Là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về các quá trình
kiểm soát trong từng lĩnh vực, kể cả môi trường kiểm soát. Trong hầu hết trường
hợp, bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có”, “Không”, hoặc “Không
áp dụng”. Câu trả lời “Có” thường được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm
soát tốt; ngược lại câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội
bộ, và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh.
1.1.5.3 Lưu đồ:
Là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động
kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước.
2.1 Khái quát chung về Công Ty
2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công Ty
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Yến Sào Khánh Hoà là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành
lập theo quyết định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993 của UBND Tỉnh Khánh Hoà.
Điện thoại : 84 – 58 822472
Fax : 84 – 58 829267
Giấy phép : 78/QĐ – UB
Loại hình : Doanh nghiệp Nhà nước .
+ Sự phát triển:
Cuối năm 2001, Công Ty đã tiếp nhận Trại Dừa Cam Thịnh. Năm 2002
công ty đã tiến hành xây dựng phân xưởng chế biến Xơ Dừa . Tháng 09/2002
Công ty khởi công xây dựng Nhà máy Nước Giải Khát Cao
Năm 2004, hình thành Trung Tâm Dịch Vụ Du Lịch Sanest Tourist
chuyên hoạt động ở lĩnh vực du lịch
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.1.2.1 Chức năng
Công Ty Yến Sào Khánh Hoà là một Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất
kinh doanh với các chức năng sau:
Quản lý, khai thác, chế biến và kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp sản
phẩm …
Thu mua, gia công chế biến, kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng nông -
thuỷ sản các loại, vật liệu và công cụ phục vụ sản xuất….
2.1.1.2.2 Nhiệm vụ
Sản xuất kinh doanh theo đúng mục tiêu và đúng ngành nghề đăng ký.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ và nghĩa vụ được Nhà Nước giao.
Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ tài chính, lao động tiền lương…
2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản suất kinh doanh của
công ty
2.1.1.3.1 Các nhân tố bên trong
- 11 -
2.1.2.1.1 Ban Giám Đốc
2.1.2.1.1.1 Giám Đốc Công Ty:
Là người có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành trực tiếp và có ý kiến quyết định
mọi lĩnh vực hoạt động của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước
công ty cũng như trước pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty.
2.1.2.1.1.2 Phó Giám Đốc Kỹ Thuật - Sản Xuất:
Là người giúp cho Giám Đốc điều hành công việc trong lĩnh vực kỹ thuật
khai thác, kỹ thuật chế biến, làm việc theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Giám
Đốc. Ký duyệt các hồ sơ kiểm tra hang Yến, các lệnh sản xuất, các nhu cầu vật tư
phục vụ sản xuất.
2.1.2.1.1.3 Phó Giám Đốc Tổ Chức – Điều Hành – Kinh Doanh:
Là người giúp cho Giám Đốc điều hành hoạt động quản lý về mặt nhân sự,
tổ chức quản lý và sử dụng lao động hợp lý cho toàn công ty. Bổ sung, điều động
và giải quyết về vấn đề lao động tiền lương, giao dịch khách hàng.
2.1.2.1.2 Các Phòng Chức Năng:
2.1.2.1.2.1 Phòng Tổng Hợp:
Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc quản lý điều hành các bộ phận
trực thuộc Phòng Tổng Hợp thực hiện các nhiệm vụ sau:
Công tác tổ chức, lao động tiền lương:
Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Tham mưu cho Giám Đốc về việc bố trí lao động hàng năm.
Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm và thực hiện chế độ báo
cáo về lao động tiền lương theo định kỳ.
2.1.2.1.2.2 Phòng Kế Hoạch Tài Vụ:
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc điều hành và quản lý các
cán bộ trực thuộc phòng để thực hiện các nhiệm vụ sau:
Công tác kế hoạch: Xây dựng và bảo vệ kế hoạch sản xuất kinh doanh đối
với nội bộ công ty đồng thời tham mưu cho Giám Đốc bảo vệ kế hoạch trước cấp
từ 2002-2006 là 25,07% .
Vốn chủ sở hữu bình quân: nói lên con số tăng bình quân qua các năm là
42.80%
Tổng nộp ngân sách: Tổng số thuế mà công ty phải nộp cho ngân sách
Nhà nước qua 5 năm từ 2002-2006 đạt mức tăng bình quân là 10.68%.
- 13 -
Tổng số lao động: Nhìn chung tốc độ tăng bình quân về số lao động của
công ty qua các năm là 12,66%. .
Thu nhập bình quân: Thu nhập bình quân của người lao động qua các
năm liên tục được gia tăng, đạt tốc độ tăng bình quân là 15,66% .
Kết luận: Nhìn chung qua việc phân tích bảng tổng hợp một số chỉ tiêu
phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty qua các năm cho
thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là rất tốt.
- 14 -
Bảng 2: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian từ 2002 -2006 STT
CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2002 Năm 2003
Năm 2004
Năm
2005
991
2.492
1.538
2.640
55,19 %
4 Tổng vốn kinh doanh bình quân Trđ 93.069
145.868
226.023
233.837
199.068
25,07 %
5 Tổng vốn chủ sở hữu bình quân Trđ 6.439
9.551
13.863
20.253
đồng 680.000
700.000
900.000
1000.000
1200.000
15,66 %
- 15 -
2.1.4 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tăng vị thế cạnh tranh trên thị
trường, bên cạnh đó công ty cũng đang nghiên cứu tìm các biện pháp giảm bớt
chi phí sản xuất chiếm trong cơ cấu giá thành sản phẩm nhằm hạ thấp giá thành
sản xuất, tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường
Về quản lý sản xuất: Công ty tiếp tục đẩy mạnh quản lý sản xuất, kiểm tra
giám sát vật tư mua vào cũng như chất lượng sản phẩm bán ra, giám sát việc thực
hiện kỷ cương trong sản xuất và kỷ cương trong lao động.
Về dịch vụ du lịch: Khai thác thế mạnh của du lịch Khánh Hoà, củng cố
và nâng cao chất lượng dịch vụ du lịch, mở rộng,
Đối với các đơn vị như:
2.2 Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán kế toán tài chính và kế toán
quản trị tại công ty
2.2.1 Công tác tổ chức hạch toán kế toán tài chính tại công ty
2.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.2.1.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán
TOÁN
TỔNG
HỢP
KIÊM
Hình : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TẠI CÔNG TY
- 17 -
2.2.1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán
2.2.1.1.1.2.1 Kế Toán Trưởng:
Thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê của
công ty đồng thời còn thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài
chính của đơn vị.
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám Đốc về công tác chuyên môn cụ thể
2.2.1.1.1.2.2 Kế Toán Tổng Hợp
Tiếp nhận chứng từ, theo dõi, ghi chép sổ sách của các kế toán viên, lên
bảng tổng hợp số liệu, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các biểu mẫu và
báo cáo quyết toán cuối kỳ, tổ chức kiểm tra, kiểm soát và lưu trữ chứng từ.
2.2.1.1.1.2.3 Kế Toán Vật Tư
Theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn và xác định thực tế xuất kho từng
loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán chính xác số lượng, giá trị từng
loại vật tư đưa vào sử dụng cho từng đối tượng để làm cơ sở cho việc tính giá
thành, chi phí… mở các sổ chi tiết có liên quan…
2.2.1.1.1.2.6 Kế Toán Doanh Thu kiêm Kế Toán Thuế
Theo dõi tình hình tiêu thụ, ghi nhận doanh thu, lập các bảng kê hàng hoá
dịch vụ mua vào và bán ra của trụ sở công ty chính. Căn cứ vào các bảng kê hàng
hoá dịch vụ mua vào và bán ra để lên tờ khai thuế GTGT.
2.2.1.1.1.2.7 Kế Toán Thanh Toán
Có nhiệm vụ theo dõi việc thu chi bằng tiền mặt tại công ty như: thu tiền
bán hàng, thu hoàn ứng, chi lương, chi tạm ứng. Ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, lập
các bảng kê chi tiền mặt .
N I/ Lao động tiền luơng
1 Bảng chấm công x 01-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ x 01-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương x 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng x 03-LĐTL
5 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc
hoàn thành
x 05-LĐTL
6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ x 06-LĐTL
7 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương x 10-LĐTL
8 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội x 11-LĐTL
II/ Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho x 01-VT
2 Phiếu xuất kho x 02-VT
3
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản
phẩm, hàng hoá
x 03-VT
4
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hoá
x 04-VT
5 Bảng kê mua hàng x 06-VT
7
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ x 04-TCSĐ
4 Biên bản kiểm kê TSCĐ x 05-TSCĐ
5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ x 06-TSCĐ
6 Thẻ TSCĐ x
7 Phiếu báo hỏng TSCĐ x
8 Giấy đề nghị sửa chữa TSCĐ x
2.2.1.2.2 Nhận xét:
Qua hệ thống danh mục chứng từ sử dụng tại công ty cho thấy các chứng
từ sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với đặc điểm sản
xuất kinh doanh của công ty, từ đó giúp cho việc hạch toán, ghi chép, bảo quản
và lưu trữ chứng từ được thuận lợi, khoa học.
2.2.1.3 Tổ chức hệ thống tài khoản tại công ty
2.2.1.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty - 20 -
Bảng 4: Danh mục tài khoản sử dụng tại công ty
Số Hiệu Tài Khoản Ghi Chú
CấpI
Cấp II Cấp III
Tên Tài Khoản
NN
Ban
153 Công cụ, dụng cụ x
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang x
155 Thành phẩm x
156 Hàng hoá x
1561 Giá mua hàng hoá x
211 Tài sản cố định hữu hình x
2111 Nhà cửa vật kiến trúc x
2112 Máy móc, thiết bị x
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn x
2114 Thiết bị dụng cụ quản lý x
2115
Cây lâu năm, súc vật làm vi
ệc cho sản
phẩm
x
2118 TSCĐ khác x
- 21 -
213 Tài sản cố định vô hình x
214 Hao mòn tài sản cố định x
2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình x
2143 Hao mòn TSCĐ vô hình x
221 Đầu tư vào công ty con x
222 Góp vốn liên doanh x
223 Đầu tư vào công ty liên kết x
228 Đầu tư dài hạn khác x
2281 Cổ phiếu x
2282 Trái phiếu x
2288 Đầu tư dài hạn khác x
241 Xây dựng cơ bản dở dang x
341 Vay dài hạn x
342 Nợ dài hạn x
351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm x
411 Nguồn vốn kinh doanh x
4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu x
412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản x
413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái x
4131
Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá cu
ối
năm tài chính
x
414 Quỹ đầu tưu phát triển x
415 Quỹ dụ phòng tài chính x
418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu x
421 Lợi nhuận chưa phân phối x
4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước x
4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay x
431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi x
4311 Quỹ khen thưởng x
4312 Quỹ phúc lợi x
441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản x
461 Nguồn kinh phí sự nghiệp x
4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước x
4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay x
511 Doanh thu bán HH và cc DV x
515 Doanh thu hoạt động tài chính x
521 Chiết khấu thương mại x
531 Hàng bán bị trả lại x
532 Giảm giá hàng bán x
công ty đã kịp thời và nhanh chóng có những thay đổi hệ thống tài khoản, sổ
sách, báo cáo có thể giúp bộ phận kế toán của công ty có thể hạch toán phù
hợp với những quy định mới này.
2.2.2 Công tác tổ chức thực hiện kế toán quản trị tại công ty
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
2.2.2.1.1 Hình thức tổ chức
Tại công ty, do chỉ thực hiện một số dự toán mang tính chất tổng hợp
được thể hiện qua các kế hoạch cho năm tiếp theo của từng đơn vị trực thuộc, của
toàn công ty nên hình thức tổ chức bộ máy kế toán quản trị là hình thức kết hợp.
Việc thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập các kế hoạch do Kế Toán
Tổng Hợp và Kế Toán Trưởng đảm nhiệm
- 24 -
2.2.2.1.2 Người làm kế toán quản trị
Việc thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập các kế hoạch do Kế
Toán Tổng Hợp và Kế Toán Trưởng đảm nhiệm. Kế Toán Trưởng có trách
nhiệm tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong công ty và chịu trách nhiệm trước
Ban Giám Đốc về các thông tin, số liệu kế toán quản trị đã cung cấp.
2.2.2.2 Đánh giá chung về công tác kế toán của công ty trong việc
cung cấp thông cho quản lý
Hiện nay ở công ty vào cuối mỗi năm Nhà quản lý bắt đầu xác định các
mục tiêu cũng như lập kế hoạch cho năm tới. Tuy nhiên việc lập kế hoạch còn sơ
sài, chủ yếu xây dựng các chỉ tiêu về khối lượng tiêu thụ, sản xuất, chứ chưa dự
toán cho các khoản mục cụ thể.
Nhìn chung, hệ thống kế toán hiện tại ở công ty chủ yếu được xây dựng và
tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện nội dung của kế toán tài chính. Nhu cầu
thông tin kế toán quản tri của nhà quản lý là có nhưng chưa đáp ứng vì nhiều lý
do:
* Về tổ chức chứng từ: Nhìn chung, hệ thống chứng từ mà công ty sử
Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu của hoạt động mua hàng và thanh toán
Copyright: Tài liệu đại học ©