BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
o0o
LÊ THỊ MỸ TRÚC
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: KẾ TOÁN GVHD: ThS. NGUYỄN THÀNH CƯỜNG
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
ĐƠN XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP
Kính gửi: - Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang.
- Phòng Tổ chức – Hành chính.
- Phòng Kế toán – Tài chính.
Em tên là: Lê Thị Mỹ Trúc.
MSSV: 51131811
Sinh viên: Trường Đại học Nha Trang.
Lớp: 51DN2
Thời gian thực tập: Từ ngày 18/02/2013 đến ngày 03/06/2013.
Được sự đồng ý của trường Đại học Nha Trang và ban lãnh đạo công ty, em
đến thực tập tốt nghiệp tại công ty với đề tài là: “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện
quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang”.
Trong suốt thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình
của ban lãnh đạo công ty, các anh chị, cô chú trong các phòng ban để em có thể
hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Nay em viết đơn này kính xin Ban lãnh đạo Công ty xác nhận quá trình thực
tập vừa qua của em.
Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý Công ty.
XÁC NHẬN CỦA Nha Trang, ngày….tháng…năm 2013
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY Sinh viên thực tập
Lê Thị Mỹ Trúc
dào sức khỏe, luôn hạnh phúc và thành công trong cuộc sống lẫn sự nghiêp. Em xin
chân thành cảm ơn!
i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ
BCTC Báo cáo tài chính
KTPS Kinh tế phát sinh
HĐMB Hợp đồng mua bán
PXK Phiếu xuất kho
LBH Lệnh bán hàng
UNC Ủy nhiệm chi
GBC Giấy báo có
CCDC Công cụ dụng cụ
HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng
SCT Sổ chi tiết
NKTT Nhật ký thu tiền
NKBH Nhật ký bán hàng
PXKKVCNB Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
ii
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ v
DANH MỤC BẢNG vi
DANH MỤC LƯU ĐỒ vii
2.1.1 Giới thiệu về công ty 31
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31
2.1.1.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua: 33
2.1.1.3. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới: 35
2.1.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 44
2.1.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty và quy trình công nghệ 49
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 51
2.1.4.1. Môi trường vĩ mô: 51
2.1.4.2. Môi trường vi mô: 54
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán: 56
2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty: 56
2.1.5.2. Chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp: 58
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG. 66
2.2.1. Khái quát về hoạt động bán hàng và thanh toán tại công ty: 66
2.2.1.1. Các khoản doanh thu của công ty: 66
2.2.1.2. Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty: 66
2.2.1.3. Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty: 68
2.2.1.4. Tổ chức chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần cà
phê Mê Trang: 68
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần
cà phê Mê Trang 70
2.2.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng 70
2.2.2.2. Tổ chức kiểm soát các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu tại
Công ty cổ phần cà phê Mê Trang: 90
CHƯƠNG III 109
iv
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 109
Giải pháp 1: Công tác kiểm tra, kiểm soát tại công ty nên có tính thường xuyên hơn,
Bảng 2.02: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. 33
Bảng 2.03: Hệ thống chi nhánh và đại lí của công ty. 42
Bảng 2.08: Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 61
Bảng 2.20: Bảng câu hỏi về các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 90
Bảng 2.21: Bảng đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng 94
Bảng 2.22. Bảng câu hỏi đối với nghiệp vụ thu tiền 98
Bảng 2.23: Đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 102
vii
DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 2.13: Quy trình xử lý nghiệp bán lẻ tại công ty. 77
Lưu đồ 2.14: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán buôn tại công ty 79
Lưu đồ 2.15 : Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng nội bộ của công ty. 81
Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. 83
Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay. 85
Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng 87
Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền nội bộ. 89
1
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Thế giới đang ngày càng chuyển biến mạnh mẽ, thúc đẩy sự hợp
tác phát triển giữa các quốc gia, các doanh nghiệp và các tập đoàn kinh tế. Theo đà
ấy là sự đổi mới của cơ cấu quản lí kinh tế, cơ chế kế toán của các doanh nghiệp
không ngừng hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao chất
lượng quản lí kinh tế tài chính của đất nước. Song trong quá trình hoàn thiện và
phát triển ấy vẫn còn tồn tại khá nhiều các hình thức gian lận mang lại thiệt hại vô
cùng to lớn cho các doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế. Chính vấn đề này đã dẫn đến sự
quan tâm của xã hội, nhất là bộ phận quản lí của các doanh nghiêp đến hoạt động
kiểm soát nội bộ(KSNB).
- Chỉ ra những mặt tích cực cũng như những mặt tiêu cực của hệ thống KSNB
tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang và nguyên nhân của những hạn chế
đó.
Qua đó, đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu
trình doanh thu của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối
với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang làm nghiên
cứu trong thời gian từ ngày 18/02/2013 đến 03/06/2013.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, khóa luận tiến hành thông qua:
- Nguồn số liệu thu thập được từ: chứng từ kế toán có liên quan đến hoạt động
bán hàng, lập hóa đơn, thu tiền. Báo cáo tài chính. Sổ chi tiết các tài khoản,
sổ cái.
- Phương pháp tổng hợp: từ việc thu thập, khảo sát, điều tra phân loại những
số liệu, tài liệu các chứng từ liên quan đến chu trình doanh thu của công ty
3
tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và thực tiễn công ty từ đó đưa ra
nhận xét, ý kiến và đánh giá.
- Phương pháp so sánh: kiểm tra, đối chiếu giữa thực tiễn và sổ sách.
- Phương pháp phát phiếu hỏi để lấy ý kiến của các nhân viên trong công ty,
về các hoạt động diễn ra trong chu trình doanh thu của công ty.
- Ngoài ra, còn sử dụng phần mềm Visio để vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ.
- Đồng thời, sử dụng những kiến thức đã được học tại trường, tham khảo sách
báo, tài liệu, internet. Ngoài ra, tham khảo một số ý kiến cán bộ trong cơ
quan.
5. Đóng góp của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB doanh thu tại
Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang. Đề tài có được các kết quả sau:
- Định kì đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành.
- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ.
Từ định nghĩa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy động
mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là
nhân tố “quyết định mọi thành quả chung”.
1.1.1.2. Chức năng của hệ thống KSNB
Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát. Trong đó
chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau:
- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được
thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối
phó hợp lý.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động
kinh doanh.
5
- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.2. Phân loại
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:
❖Kiểm soát kế toán : là các chính sách và qúa trình thực hiện nhằm đạt được
hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác va tin
cậy.
❖Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệụ quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sach quản lý.
Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên
kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn so với sự chính xác của thông tin kế
toan. Tuy vậy kiếm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của
thông tin kế toán.
KSNB khoa học và hữu hiệu.
Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết
trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác
của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:
Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý
Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động
trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra
quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không
thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần
phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian
7
lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị,
tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy
quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và
triển khai cho toàn tổ chức.
Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn
chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy
tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là
nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các
nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của
- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với giám đốc.
Các yếu tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài.
Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng
rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát
cụ thể. Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước,
các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác
định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của
đơn vị không thể thực hiện được. Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được,
9
nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro
thì mới có thể kiểm soát được rủi ro.
Xác định mục tiêu của đơn vị
Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là
điều tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng
hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định
mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến
lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
Nhận dạng rủi ro
Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể. Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của
khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi
từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động
đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị. Có nhiều phương
pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát
thường xuyên các hoạt động.
Phân tích và đánh giá rủi ro
kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ
nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty
với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để
đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các
nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào.
- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để tránh thất lạc.
- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có
những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử
dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị.
- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm
càng tốt.
11
- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được
xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán
được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định.
- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát
và có đóng dấu giáp lai. Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn.
* Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ
Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của
từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy
ra trong đơn vị mình. Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một
công cụ đắc lực để hạn chế gian lận. Có 2 loại phê chuẩn:
- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn
vị. Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ
trong giới hạn mà chính sách nêu ra.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng
nghiệp vụ.
Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của
đơn vị. Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ. Định kì thủ kho phải
đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:
- Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực.
- Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị.
- Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt
đúng nguyên tắc.
- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy
đủ vào sổ sách kế toán.
- Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời,
đúng kỳ, đúng niên độ kế toán.
13
- Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở
các sổ sách liên quan.
Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phận quan
trọng trong hệ thống thông tin bao gồm:
Hệ thống chứng từ kế toán:
Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát
nội bộ. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là
lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa
các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ vào sổ
sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông
tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính
nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ.
Hệ thống báo cáo kế toán:
chung và của từng bộ phận, từng khoản mục.
- Trên cơ sở đó, kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của
công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát.
- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra,
thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự
cần thiiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán.
1.1.6.2. Phương thức tiếp cận
Khi nghiên cứu KSNB, kiểm toán viên sẽ phân đọan cuộc kiểm toán, đó là
việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu thành. Có
hai cách được áp dụng phổ biến:
Copyright: Tài liệu đại học ©