
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THÙY LINH
NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN
ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ
HIỆN NAY
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2011


Hà Nội - 2011
MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
3
LỜI NÓI ĐẦU
5

5

7

7


1.2.5. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở
Việt Nam hiện nay
38

50
1.3.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
50
1.3.2. Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489
51
1.3.3. Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử
56
1.3.4. Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử tại các Lưu trữ lịch sử.
58
CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở
NƯỚC TA HIỆN NAY
63


64
2.1.1. Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu
64
2.1.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ điện tử
75


97

110
ài

112

113

114


115

116

116
KẾT LUẬN
119
TÀI LIỆU THAM KHẢO
121
PHỤ LỤC


LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài



  


Trong x 
, quá trình 












 Nghiên cứu áp dụng
tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

2. Mục tiêu của đề tài








3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề





-  

 



- 

- Công


Những nghiên cứu về tài liệu điện tử tại Việt Nam 
2011


4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài


  


 



5. Nguồn tư liệu tham khảo

sau:
- 


- 

5 

phương pháp khảo sát tài liệu

phương pháp hệ thống, chúng tôi 


5 phỏng vấn trực tiếp  tâm,


 
phương pháp so sánh 




Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic

- 
7. Bố cục của đề tài

chính n
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489

guyên

Chương 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử
tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay.

5 

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO
15489:2001












1.1. Khái niệm Tài liệu điện tử
1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document)






  thì v






“Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao
gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số
hóa (digitalised)”  “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu
điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp
tỉnh”,  [29, tr.26]
Hai là, “Mỗi khi bàn về thuật ngữ TLĐT cần phải lưu ý là tài liệu điện tử trước hết phải
là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu
điện tử. Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài
liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không
còn khả năng tồn tại. Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc
được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những
loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ
vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.” - 
  “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử” 
[14, tr.9]

t



-  t
 


- 

 


   

.






ISO 15489- 

* Tính xác thực

- 
- 
- 
          





1.1.4. Đặc điểm tài liệu điện tử



 v
- 




. T

đặc điểm về cách biểu diễn thông tin.

 

--Z (a-


 


 


  
01000001
  

 d  "kích



u:
 
 
 
        
   -
ISO  23081, 




      thì : s           
 thông tin  tài        
      thông tin p 1
  
 thông tin  
  
  

  
iêu   
  tài nguyên  thông tin 

    


 : 
   


thiên nhiên




   
 




















1.2.2. Nội dung của quản lý tài liệu điện tử
    



-  



 Hình 1.1 – Mô hình hóa thuyết vòng đời của tài liệu





chuyên môn khác, 






1.2.3. Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo
của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nướcLưu trữ lịch sử là tổ chức lưu trữ
công có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ
lưu trữ cơ quan và từ các nguồn tài liệu khác [42, tr.2]


Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ


1.2.4. Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới tài liệu điện tử


* :
- 




 

cáo trên môi 

- 
h

“Giao dịch điện tử là giao dịch có sử dụng thông điệp dữ liệu được
thực hiện bằng phương tiện điện tử” 
là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện
điện tử”
: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì
thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” và “Thông điệp dữ liệu có giá trị
như văn bản. Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì
thông điệp dữ liệu đó được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp
dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết”
“Thông điệp dữ liệu có giá trị
như bản gốc”       “Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng
cứ…Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách
thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính

ngân hàng.
- -

- -TTg ngày 06/10/200

* 
:

Trích đoạn Thực trạng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 1 DIRKS (Developing and implementin ga recordkeeping system) là một phương pháp không còn xa lạ trên thế giới Thực chất phương pháp này là quá trình thiết kế và triển khai thực hiện hệ thống lưu giữ tài liệu dựa trên những Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

---