n ISO 15489
 n t t
 lch s hin nay Nguyn Th  i hc Khoa h
Lu : 60 32 24
ng dn: TS. Nguyn Th 
o v: 2011 Abstract. i nhng v n t 
 u); qun t ; cc
u cchun ISO 15489
n t t lch s  Vit Nam hin nay: kh
n t t Quc
 c s
cn thit phn t i dung
n trong nghip v   i vu
n t xunu
n t.

Keywords.  hc; n Iso; n t; Quu

Content
LƠ
̀
I NO

ti n t v thc thun li
n t, trong vic trip v
 i vi lo ng kin thc b c v cho
c c
 la chn v Nghiên cứu áp dụng
tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay
 u luc s  hc.
2. Mục tiêu của đề tài
Vc hi  m ti m
Mm c  v  n t, qu
n t n quc t ISO 15489
c thc trng qun t t lch s
hin nay.
 khc ti xut mt s gi
dn quc t n t t lch s, t 
u qu  i i mi.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
u v n t c tii nhi, c v 
luc tin.
Th nh c ht phi k c tin
 p nhng kin thn v p v 
tr n t trong
qun C- dn t ng dn ca
 Quc gia Mi tin t Qu- 
dch); cui mi qua Ti
t b quc gia xut bn ti dung ca
cu y c c ng d
ngh  t ni dung nh trong
cu
Th u khoa hm gia hi ngh, hi

ngh n  ng b n ISO
 du ta ThS Nguyn Th Chinh

 p cp trc tip
ti v n t.
4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài
 luc su v chung
nht v n t  u, thc tr
cu v thc tip, qun t t s nghi
 Qu ng.
u, l t lch s t
tr m kh thc t
quan nht v thc trng qu
 xut mt s git thc nhm 
hiu qu qun t th  n t.
5. Nguồn tƣ liệu tham khảo
c hi 
sau:
- c h trang b kin thn chung v v 
c ti
tr n t, qun t 
- n cc v n giy t  t 1945
n t t Giao dn t
b n Vin quc t n ISO 15489;
nh chhim v, quyn hn cc ch kh
          u quan trng cung c   
nh ch nh ca quc
t ng, t ch -   
c nhng kin ngh n
n t

tu cn ISO 15489.
Chƣơng 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử
tại các lƣu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay.
 nm vt  n ti kh
n t t VPTW
 c s cn thit ph
n t n trong nghip v  
qu i vn t.
Chƣơng 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài
liệu điện tử
T thc t khc ti xut nhng gii
t thc nhn t.
Nhm, v  
khi nhng thit mong nhc s 
 ng nhn thc v n t tr  n
 , s c nhng giu qu nhm thu thp, bo
v  du qu  n t 
 p phi nhic
s  nhinh t  ca C 
 Quc gia, C ng, H Vit
i hc Khoa h hc
n tr c bi ng dn, ch bo ta TS. Nguy
  
 s  

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ
ISO 15489:2001
1.1. Khái niệm Tài liệu điện tử
1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document)
n Vin quc t ISO

 dng
n
1.1.4. Đặc điểm tài liệu điện tử
n t t loc bic bit cn t c th
hin  m sau:
m v u di
Th m kt ni nn mang tin.
m th  liu cn t.
  n
t:
 Tn ti m sc t
u;
   thng s
 i ho s nhn d
ti;
  c nhn dc;
 a ch i to ra;
 Ph mt v, mt s vic, mng c th hot s m
chung.
1.2. Quản lý tài liệu điện tử
1.2.1. Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử
 u vi
li n tu vi
dng k hong, trin khai thc hi 
n ch ng mt h thng tin h qun t
u thut ng 
s dp ca thut ng qu cp ti vic t ch n t
trong mt h thn t c th. Viu v thut ng 
cho nhng lp luc thng nh 
u.

giao dn t trong ho ng c   , kinh
nh.
- Lut K c hnh v chng t n t.
- c bi i ca Lu s c Quc hc Cng
i ch  hp th 
  
 n t 
 bng di Lu
n quy pht, C 
t s ng dn nghip v n t 
i vi h thng t chc cng:
H thn ch o, hng dn nghip v i gian qua
 th s
-01-1971 c n; Quynh s 22-
23-9-1987 c mt s m v n
ca Ban Chnh s 403 c ch 
 ng cp tnh s 667 c
v ch   ng sn H 
c
1.2.5. Thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại các Lƣu trữ lịch sử ở Việt
Nam hiện nay
1.2.5.1. Thực trạng tại Cục Lưu trữ VPTW Đảng
 ng hin o qu,
tng s u hip/h
 cng  o qun kho 
 yiu git s u phim, t s  d
liu.
Trong nha th k XX, C ng bt
u trin khai ng d c quc v u
.

    lch s vc thit l
lin t   i quyt ch ng m c
 lch s. Nhn t vn tn ti song song vu gic
 chc ch  t th n t a
h.
1.3. Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001
1.3.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
t tt ca T chc Quc t v 
          c ho   
23/2/1947, nhm mn v sn xu
   s  Geneva (Thu    t t chc Quc t    
  n Quc gia cc. Tu theo tc, m
 mt s c, t ch
c c. Ti Vit Nam, t chn
ng cn-ng-Chng, thuc B Khoa h
1.3.2. Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489
n quc t ISO 15489:2001  c 
s s dn Qu qu c thit k
 ng nhu cu chung ca vi h c s d 
ch ca nhiu quc  gip nh
 tc nhm bo cho tt c  o qung thi,
ng chng trong h  c s dng hiu qu, h
 tc c th.
n:
* ISO 15489-u chung
Phn 1 cnh bc cao cho vi h 
a vic qut h  ng c
nh th vn dng thc t  ra tm quan trng ca vim trong
 h u.
* ISO 15489-ng dn

- ng h thng h 
- p vi h thc tip x  
ph  thu
- Chuyi h  thng, dng thc ki
i h thng h n t ng.
- Thit lng s p git qu c.
- nh thi h h nh v nhng h r
p vng ch nh.








:

ng
i vi h 
 thng hi
nh chin  u v h u
c F: Thit k h thng h 
ng h thng h 
ng h thng h 
u kin hi hi lch
s cnh lc to lp, qu d
n t m mi v  i
m  i mn qu  Vit Nam theo xu
ng thit ln t  n t trong thi gian ti.

Mt h thng h c thit k hu t sau:
- S am hiu bn cht ca h  
- Tha thun v s o mt cho h 
- ; s thc hi

2.2.2.3. Giá trị bằng chứng của tài liệu
 qu i nhn thc tim n v m
ng hp h ng cht. Nn
hoc ca h  nghi ng t c ng chng ca h
u trong h  v c th s b gic th m
2.2.2.4. Đánh giá kết quả thực hiện
Vit qu thc hi chc phi thit l
t u qu cho kt qu ho ng theo k ho   m, kh ng, cht
 n ca h thng qu 
thc hin.
c tin hong ca h thng ph 
nh k  nh hoc ch 

 th h  ng dng
k thut. Hiu r  t  u t  h
t       thc hin. Bt c t ch  m b c s
tn bng giu t  u qu qun
t  n t 

CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489
VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1. Đề xuất các bƣớc tổ chức thực hiện
3.1.1. Xác định phạm vi áp dụng
ng d  chc ho
u khuyng nhm

- i ph  m bo r
a h to l h t b phn hc c
hp v tc thit lp.
- M chm v n h 
- Tt c u cn to lp, thu nh h c
ng nhng vi

, th t
c thit lp.
3.1.3. Xây dựng kế hoạch
-  lch s u qu nhng
ni dung kh thi trong ISO 15489 v qun tng th
nhim truyt ch  o tn b
v trc thuc).
- p Ban ch o v c hin
ISO 15489 trong vic qun t.
- Chn.
- c trng qun t   lch s  c ta hi
mc cn thit trong k hoch.
- La chn nn thi lch s ng
n t. Bi l, phm vi c tp trung
ng dn qun t ng cho qu

- D kin thi gian thc him ca Ban ch o ISO.
3.1.4. Triển khai thực hiện
c lp k hoch, Ban ch o ISO c bi
ng dn thc hing dn bao gm:
mng, s tay chn
ng dc, c
c ph bin t ph

- u h tr  th
- o c chc, t chng nhu cu
c th ca t chc.
* o
3.2. Hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử
3.2.1. Xây dựng hệ thống thuật ngữ và từ vựng
ISO 15489-c mt s thut ng ph bic s d
ng dn thc hing qu n nay, h thng thut ng 
v

  ng t   b sung kp thi, nhi
, nhiu thut ng mn t, d li ling
thi nhiu thut ng  p vi thi k hii.
Ving h thng thut ng  vng mng nh s
  u kin hiu mt
ng nh



t ng, t vn thng
nht vic thc hip v .

3.2.2. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về việc áp dụng ISO vào ngành
lƣu trữ nói chung và ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng
 ng mc hot  d
u, mng d triu chi tit, c th
nn kt hp vc tin hong c thu lc
kt qu kh quan. Vii chi   u v kh ng
cn trong thc tip
nht.

tro lch s n b trin
mc ph bic
n n n t  lch s. Phm vi
n, ph bin kin thc v ng
n li.
3.6. Đầu tƣ cơ sở vật chất phù hợp
Hin t lch s  th   
p nhiu h tht b .
i v u gi vt chi vic
 n t, - mt loc bi lch s cn ph
hot b p.
3.7. Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý tài
liệu điện tử
 n t u
cn nm v  u trc ti

u
i vi nguc vn t 
phc trang b kin thc tin hc v t  thc hi
 thn tu v kh i ng  am hin
thc v c ngh nghi
tinh th c coi nh.
3.8. Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá quá trình áp dụng ISO
  t trong nh u ca m
chung ki t c pha ri
ro, nhu qu tri c ki
th c thc hi thc hin kim
 n t t
qu).


m bo nhng n c tic ti  Vit Nam
hin chu loc bi u.
ng rng, vi nhng lp luc th hi ng kin
ngh r n
t s m bt kp nh n chung ca khu v gii
v 

References

I. TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT
1. B Qu (1995): Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử, Canberra
(bn dch).
2. B Qu (2007): Tiêu chuẩn DoD 5015.2 về thiết kế chuẩn cho phần mềm
ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử.
3. Nguyn Th Chinh (2007): Sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9000 vào công tác khai
thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, T
Vit Nam, s 5.
4. Nguyn Th Chinh (2008): Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác
khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
5. Nguyn Th Chinh (2011): “Một vài quan niệm về tài liệu điện tử
 Vit Nam, s 1.
6. Ch th s 58-a B  Ban Ch
ng v y mnh ng dng khoa h c v s nghi
nghi.
7. n, Nguy
Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữi h
Ni.
8. C c (1992): T  Vit Nam, H-1992.
9. Ctr c (1998): Kỷ yếu hội nghị khoa học “Lưu trữ tài liệu điện tử”,
i.

26. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 
27. Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam s 68/2006/QH11 
29/06/2006.
28.  NguyTiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ, t
ging.
29. Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử
trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp
tỉnh,  khoa hc cng, C 
Ni.
30.   (2006): Lưu trữ điện tử - một môn học trong các trường đại học, cao
đẳng, chuyên ngành văn hóa - văn thư, lưu trữ, T Vit Nam, s
2.
31.   (2007): Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo
quản tài liệu điện tử, T Vit Nam, s 5.
32.   (2009): Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử, T
 Vit Nam, s 8.
33. - u Long (2008): Các nguyên tắc triển lãm tài liệu lưu trữ,
T Vit Nam, s 5.
34. - u Long (2008): Tính xác thực của tài liệu điện tử, T
 Vit Nam, s 3.
35. Ngh nh s - v 
36. Ngh nh s -h v vinh thi
t s u c Quc gia 2001.
37. Ngh nh s - c  nh chi tit thi
t Giao dn t v ch  ch v chng thc ch .
38. Ngh nh s --02-2007 c v giao dn t
trong ho
39. Ngh nh s --3-2007 c  v giao dn t
trong ho
40. Ngh nh s - v ng dng 

54. TCVN 7240-1:2004 và 7420-2:2004 v u  qu i,
2005.
55. m Thanh (2008): Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay,
 p B, Hc vi - c gia H 
Ni.
56. Trn Th Thu Thy (2007): Công tác lưu trữ điện tử ở một số cơ quan quản lý nhà
nước trung ương hiện nay – thực trạng và giải phápn tt nghii hc
 hn tr 
57. c  Cc VT&LTNN (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010
và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011.
58. TTLTQG I (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng, nhiệm vụ
công tác năm 2011.
59. TTLTQG II (2010) : Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng, nhiệm vụ
công tác năm 2011.
60. TTLTQG III (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng, nhiệm
vụ công tác năm 2011.
61. TTLTQG IV (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng, nhiệm
vụ công tác năm 2011.
62. Cam Anh Tun (2009): Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm
thực tiễn, T Vit Nam, s 6.
63. Viu Khoa hn h Tài liệu
điện tử trong quản lý,  Nguyn Cch).
64.  (2008): Tầm quan trọng của hệ thống tiêu chuẩn quản lý tài liệu điện
tử, T Vit Nam, s 12.
65. Nguy Đại từ điển Tiếng Việt, - 
i.
II. TÀI LIỆU TIẾNG ANH
66. An Xiaomi, Jiao Hongyan (2004): Assessing records management in China against
ISO 15489 and the implications, Records Management Journal.
67. David Ryan (2005): The future of managing electronic records, Records