1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYẾN THỊ LAN ANH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU
TÀI LIỆU PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ (Lưu trữ học và Tư liệu học)
Mã số: 60 32 20
giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
1.1. Khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản
tài liệu…………………………………………………………………….
1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………….
1.3. Tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta…………………
1.3.1. Một số bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc xây dựng, ban hành
và áp dụng………………………………………………………………
1.3.2. Ƣu, nhƣợc điểm của các loại bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc
xây dựng, ban hành và áp dụng…………………………………………
Chƣơng 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………….
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công
tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………………
2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong
hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………
2.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thời
hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………….
2.3.1. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu………………
2.3.2. Các yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản
Tr. 6
6
8
8
9
9
14
14
16
16
Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………………………
3.2.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
KẾT LUẬN………………………………………………………………………
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………
78
80
80
83
89
138
141
lƣợng của từng phông lƣu trữ nói riêng và của cả phông lƣu trữ quốc gia nói
chung, lãng phí trong việc đầu tƣ kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản
những tài liệu không thật sự có giá trị.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia quy định: “Cục
trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài
liệu tiêu biểu; ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở
trung ƣơng ban hành bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành” [11,22]. Tuy
nhiên, cho đến nay, do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc chƣa ban hành đƣợc
bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu theo quy định của Nhà nƣớc, nên các
cơ quan còn gặp khó khăn trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu cho ngành, cho địa phƣơng. Vì vậy, việc xây dựng các loại bảng thời hạn
bảo quản tài liệu - công cụ quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu - là
7
một trong những nhiệm vụ cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta nói chung và
lƣu trữ các địa phƣơng nói riêng.
Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây gọi
chung là UBND cấp tỉnh) là cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, có vị
trí quan trọng trong hệ thống chính quyền nhà nƣớc. Trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc trên các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng theo quy
định của Hiến pháp và các văn bản pháp luật, UBND cấp tỉnh hình thành nên
một hệ thống các văn bản quản lý nhà nƣớc có khối lƣợng lớn và nội dung
phong phú, đa dạng. Những hồ sơ, tài liệu này phản ánh quá trình lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND cấp tỉnh trên mọi mặt của đời sống
chính trị, kinh tế, xã hội… ở địa phƣơng. Vì vậy, chúng có giá trị về nhiều
mặt: nghiên cứu khoa học, lịch sử và phục vụ thực tiễn công tác chỉ đạo, quản
lý của UBND cấp tỉnh. Theo báo cáo hàng năm của các Trung tâm Lƣu trữ
tỉnh gửi về Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, trong số các phông tài liệu bảo
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
Về phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh.
Tài liệu của Hội đồng nhân dân, đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh không là đối
tƣợng nghiên cứu của đề tài vì theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân năm 2003, Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nƣớc ở
địa phƣơng, đƣợc tổ chức ở các đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp huyện và cấp
xã. Nhƣ vậy, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh là cơ quan độc lập, có đủ điều kiện
thành lập phông lƣu trữ, tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh không thuộc
thành phần tài liệu của UBND cấp tỉnh.
Đồng thời, do mục đích và mục tiêu của đề tài, chúng tôi chỉ nghiên cứu
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh những năm gần đây,
không nghiên cứu những tài liệu thuộc phông UBND tỉnh có thời gian hình
thành từ các giai đoạn lịch sử trƣớc.
9
Về đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về thời hạn bảo quản
của loại hình tài liệu hành chính. Các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật,
phim ảnh, ghi âm không thuộc đối tƣợng nghiên cứu của đề tài này.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tác giả đã thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu mục đích, ý nghĩa, cấu tạo và cách xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
UBND cấp tỉnh.
- Khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND cấp tỉnh.
- Vận dụng các vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định giá trị tài
liệu nói chung và việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng.
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong
hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan nói chung và lƣu trữ địa
phƣơng nói riêng.
Cuốn sách Phƣơng pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan của
tác giả Dƣơng Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm
1998 (đƣợc tái bản năm 2002 với tên gọi Xác định giá trị để lựa chọn và loại
huỷ tài liệu trong các cơ quan) tuy có đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn
và công cụ xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tập trung mô tả các quy trình
xử lý nhằm lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan theo phƣơng pháp đơn
giản chứ không giải quyết vấn đề nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu, nhất
là các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh.
- Đối với hình thức hội thảo khoa học, Hội nghị khoa học Xác định giá trị
tài liệu do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1994 đã đề cập đến vấn đề xây
dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có các vấn đề nhƣ “Về thời hạn
và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nƣớc” (PGS. Nguyễn
Văn Hàm), “Một vài suy nghĩ về xác định thời hạn bảo quản và phạm vi giao
11
nộp hồ sơ các vụ án hình sự” (Hồ Văn Quýnh), “Cơ sở xác định thời hạn bảo
quản tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản” (PTS. Nguyễn Cảnh Đƣơng). Ngoài
ra, tại các Hội nghị khoa học hàng năm của sinh viên do Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học KHXH &NV tổ chức cũng có một số
báo cáo khoa học về vấn đề xác định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo
quản, chẳng hạn nhƣ: “Xây dựng các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài
liệu - một vấn đề cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta” của Nguyễn Mạnh
Cƣờng, năm 2000; “Xác định giá trị tài liệu phông lƣu trữ Bộ Công nghiệp”
của Đặng Thị Thu Trang, năm 2004. Các báo cáo này ngoài phần lý luận
chung về xác định giá trị tài liệu và công cụ xác định giá trị tài liệu, chủ yếu
trình bày các vấn đề liên quan đến việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho
một loại tài liệu chuyên ngành hoặc một cơ quan cụ thể. Các vấn đề đƣợc trao
đổi chƣa đề cập đến chủ đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu
định giá trị tài liệu” của tác giả Trần Đạo và Thái Hà, (Tạp chí Lƣu trữ Việt
Nam, số 1/1992), “Ý nghĩa quan trọng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên ngành” của tác giả Hà Huề, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4/1993).
Các bài viết này nhằm làm sáng tỏ khái niệm, vai trò cũng nhƣ sự cần thiết
của bảng thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lƣu
trữ của các cơ quan, đồng thời đƣa ra những đề xuất về mặt phƣơng hƣớng
tiến hành nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế công tác
lƣu trữ nƣớc ta.
- Đối với hình thức văn bản nghiệp vụ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn
kiện mẫu do Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành từ năm 1975 là văn bản
mang tính chất chỉ đạo nghiệp vụ, làm căn cứ cho các ngành, các địa phƣơng
xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, văn bản này đã
có nhiều điểm không còn phù hợp với thực tế. Ngoài ra, trƣớc đó, năm 1965,
chuyên gia lƣu trữ Liên Xô Kunticôv đã giúp Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng xây
dựng dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện tiêu biểu của các cơ
quan nhà nƣớc theo mô hình bảng thời hạn bảo quản của Liên Xô. Do có
những điểm chƣa thật sự thích hợp với tình hình tài liệu của Việt Nam nên dự
thảo này không đƣợc ban hành chính thức.
13
- Ở một số bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng và địa phƣơng, vấn đề xây dựng
bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã đƣợc nghiên cứu ở hình thức đề tài nghiên
cứu khoa học. Có thể kể đến các đề tài nhƣ : “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu để
lựa chọn bổ sung vào các kho lƣu trữ thành phố, lƣu trữ UBND quận, huyện,
phƣờng, xã”, Chủ nhiệm Lê Văn In, H: 1996, “Xác định giá trị tài liệu và xây
dựng bảng thời hạn bảo quản của Phông Quốc hội nƣớc CHXHCN Việt
Nam”, Mã số 94-98-108(ĐT), Chủ nhiệm Nguyễn Trọng Thƣ, H:1996, “Bảng
thời hạn bảo quản phông lƣu trữ chính quyền thành phố Hà Nội”, chủ nhiệm
Nguyễn Thịnh Thành, “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu thuộc phông
khoá luận tốt nghiệp cử nhân, các báo cáo khoa học, các luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ của nhiều tác giả về đề tài xác định giá trị tài liệu và bảng thời hạn bảo
quản tài liệu. Bên cạnh đó, chúng tôi còn nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu
khác nhƣ hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ và
những lĩnh vực khác có liên quan, đặc biệt là Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm
2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thƣ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH ngày
26/11/2003 đƣợc ban hành bằng Lệnh số 21/2003/L-CTN ngày 10/12/2003
của Chủ tịch nƣớc, Quy chế làm việc mẫu của UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng ban hành kèm theo Quyết định số 53/2006/QĐ-TTG ngày
08/3/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ, Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày
08/11/2005 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
Ngoài ra, một nguồn tài liệu tham khảo quan trọng đã đƣợc sử dụng là các
danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND một số tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phƣơng
pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác - Lênin đƣợc thể hiện ở chủ
15
nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, giúp cho việc xem xét, nghiên
cứu vấn đề theo quan điểm chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Chúng tôi
đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ phƣơng pháp phân tích
chức năng, phƣơng pháp hệ thống, khảo sát thực tế ở một số cơ quan trung
ƣơng và địa phƣơng, thực hiện điều tra bằng phiếu điều tra gửi tới các cơ
quan lƣu trữ. Chúng tôi cũng đã tìm hiểu những vấn đề lý luận xác định giá
trị tài liệu nói chung, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng để
- Về mặt lý luận: Làm rõ đƣợc vai trò, ý nghĩa của bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trong việc xác định giá trị tài liệu phông UBND cấp tỉnh, một loại
hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn và giá trị cao nhất trong thành phần tài liệu
của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
- Về mặt thực tiễn: Do mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xây dựng loại
bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng nên nó sẽ có ý nghĩa tham khảo và vận dụng trong xác định
giá trị và trong nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cụ thể
của từng cơ quan UBND cấp tỉnh, tạo nên sự thống nhất, khoa học và đồng bộ
khi sử dụng loại công cụ xác định giá trị tài liệu này ở tất cả các cơ quan
UBND cấp tỉnh.
- Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài đƣợc áp dụng thì Bảng thời hạn bảo
quản mẫu có tác dụng làm cơ sở cho việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành
bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, là công cụ hƣớng dẫn
việc xác định giá trị những tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
UBND kể từ khi bảng này đƣợc ban hành đồng thời có ý nghĩa tham khảo đối
với việc xác định giá trị những tài liệu đã hình thành trƣớc đó, là căn cứ để
lập danh mục hồ sơ hàng năm và lập hồ sơ theo danh mục của cán bộ, công
chức, viên chức UBND tỉnh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chƣơng. Chƣơng 1 có
tên gọi “Bảng thời hạn bảo quản - công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu
17
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Nội dung Chƣơng 1
chủ yếu đề cập đến khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo
quản, các loại bảng thời hạn bảo quản cũng nhƣ trình bày về tình hình nghiên
cứu, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong công tác văn
thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta.
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản tài
liệu
Trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ thu thập bổ sung, phân loại,
xác định giá trị, thống kê bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu… đều có các
công cụ làm căn cứ và phƣơng tiện thực hiện. Mỗi loại công cụ có những vai
trò, chức năng riêng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
đƣợc thống nhất, khoa học. Chẳng hạn, danh mục hồ sơ cơ quan, danh mục
các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử là cơ sở để cán bộ
lƣu trữ thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phạm vi quản lý và chức
năng của lƣu trữ cơ quan hay lƣu trữ lịch sử; phƣơng án phân loại tài liệu giúp
cho việc phân loại tài liệu trong từng kho lƣu trữ, phông lƣu trữ cụ thể; các
loại mục lục, sổ sách là phƣơng tiện quản lý, thống kê về tình hình tài liệu; để
tổ chức sử dụng tài liệu thì có các loại mục lục hồ sơ, thẻ tài liệu chuyên đề…
Đối với việc xác định giá trị tài liệu - một trong những nhiệm vụ quan
trọng, phức tạp và mang tính khoa học cao của công tác lƣu trữ, việc sử dụng
các loại công cụ cũng rất cần thiết và có một vai trò quan trọng. Công cụ xác
định giá trị tài liệu là “những phƣơng tiện để thực hiện xác định giá trị đƣợc
dễ dàng, chính xác, nhằm lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị bổ sung vào
lƣu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ” [2,22]. Các loại công cụ xác
định giá trị phổ biến hiện nay bao gồm:
Danh mục hồ sơ
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử
Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử
19
Các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu trên hợp thành một hệ
thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Mỗi loại công cụ vừa có tính độc lập và
cho phù hợp với giá trị của chúng, cần có bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (còn gọi là bảng kê tài liệu) đƣợc giải thích là
“bảng thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ quan cùng
ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của Phông Lƣu trữ Quốc gia, thuộc
một thời kỳ lịch sử nhất định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc đƣợc quy định
cần hay không cần đƣa vào Nhà nƣớc bảo quản”. [5,119]. Đây là định nghĩa
chung nhất về bảng thời hạn bảo quản.
Từ định nghĩa trên có thể thấy, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu
dùng để xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan.
Việc xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu liên quan đến mục
đích của công tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn tài liệu giữ lại để bảo
quản hoặc tiêu huỷ. Đối với tài liệu giữ lại để bảo quản thì tuỳ thuộc vào giá
trị của tài liệu mà định ra thời hạn bảo quản và lựa chọn tài liệu để đƣa vào
lƣu trữ lịch sử.
Đối với các cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan, bảng thời hạn bảo quản là
căn cứ để xác định và ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ trong quá trình lập hồ
sơ công việc ở giai đoạn văn thƣ, giúp cho việc lập hồ sơ và xác định thời hạn
bảo quản của hồ sơ đƣợc dễ dàng. Những hồ sơ đƣợc ghi thời hạn bảo quản sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lƣu trữ trong việc lựa chọn đầy đủ hồ sơ, tài
liệu bổ sung vào lƣu trữ hiện hành và xử lý những quy trình nghiệp vụ tiếp
theo.
Đối với lƣu trữ hiện hành, bảng thời hạn bảo quản giúp cho việc chỉ đạo,
hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành và thu thập tài liệu đƣợc dễ dàng; xác định giá
trị tài liệu trong chỉnh lý đƣợc chính xác; trên cơ sở đó lựa chọn những tài liệu
thực sự có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Đối với lƣu trữ lịch sử, tài
liệu đƣợc thu thập bổ sung trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản sẽ tránh đƣợc
tình trạng tiếp nhận những tài liệu ít giá trị, do đó chất lƣợng tài liệu trong lƣu
trữ lịch sử đƣợc bảo đảm. Bảng thời hạn bảo quản cũng là căn cứ để xem xét
những tài liệu hết giá trị, có thể loại ra để làm thủ tục tiêu huỷ.
tác lƣu trữ của nƣớc ta cũng nhƣ một số nƣớc trên thế giới nhƣ sau: Bảng thời
22
hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, bảng thời hạn bảo quản
mẫu, bảng thời hạn bảo quản của từng cơ quan.
1.2.1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức
Có thể nói, tất cả các cơ quan, dù ở ngành nào, cấp nào, trong quá trình
hoạt động, bên cạnh những tài liệu chuyên môn, chuyên ngành, đều hình
thành các nhóm tài liệu quản lý hành chính. Đó là tài liệu về hoạt động quản
lý, chỉ đạo, lập kế hoạch, kiểm tra, tài chính, thống kê, tổ chức cán bộ, lao
động tiền lƣơng … mà cơ quan nào cũng ban hành và sử dụng trong quá trình
quản lý, điều hành, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Loại tài liệu này
có những đặc điểm chung về chức năng, tên gọi, mục đích ban hành và
đƣợc coi là những tài liệu phổ biến.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tài liệu tiêu biểu do cơ quan quản lý nhà
nƣớc về lƣu trữ ban hành. Cấu tạo của bảng này gồm phần hƣớng dẫn về kết
cấu, cách sử dụng và phần thống kê các nhóm tài liệu kèm chỉ dẫn về thời hạn
bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu đƣợc áp dụng trong hầu
hết các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu,
các cơ quan tiến hành việc liệt kê và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ
sơ, tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của cơ quan mình.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu còn đƣợc dùng trong quá trình
biên soạn danh mục hồ sơ, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan, cũng nhƣ trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của lƣu trữ cơ quan
nhƣ thu thập bổ sung, phân loại tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng, lựa chọn
tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định và tiến hành tiêu huỷ những
tài liệu hết giá trị.
1.2.2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành
quản cho những tài liệu chuyên môn, chuyên ngành của cơ quan mình.
1.2.3. Bảng thời hạn bảo quản mẫu
Bảng thời hạn bảo quản mẫu là loại bảng thời hạn bảo quản mang tính
chất khuôn mẫu, chuẩn mực về các mặt kết cấu, phƣơng pháp xây dựng và
24
cách quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu hình thành ở một loại cơ quan
nhất định. Bảng thời hạn bảo quản mẫu có thể đƣợc xây dựng cho loại tài liệu
chuyên môn của các cơ quan trong cùng hệ thống hoặc áp dụng cho các cơ
quan không cùng hệ thống nhƣng có tài liệu thuộc một lĩnh vực hoạt động.
Chẳng hạn, bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ngân hàng đƣợc xây dựng
cho các cơ quan trong cùng hệ thống ngân hàng; bảng thời hạn bảo quản tài
liệu tài chính, kế toán có thể áp dụng cho tài liệu của các cơ quan trong ngành
tài chính và loại tài liệu tài chính, kế toán ở tất cả các cơ quan khác. Với tính
chất mẫu nhƣ vậy, bảng thời hạn bảo quản mẫu cũng có thể áp dụng đối với
loại tài liệu hình thành ở hầu hết các cơ quan trong cùng một hệ thống tổ
chức hoặc có cùng chức năng, nhiệm vụ nhƣ tài liệu quản lý nhà nƣớc ở các
cơ quan UBND cấp tỉnh.
Bảng thời hạn bảo quản mẫu có thể do cơ quan quản lý ngành hoặc cơ
quan quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ ban hành. Chẳng hạn bảng thời hạn
bảo quản tài liệu mẫu tài liệu tài chính, kế toán do Bộ Tài chính ban hành và
đƣợc áp dụng cho các cơ quan trong Bộ, các cơ quan thuộc hệ thống ngành
dọc và cả các cơ quan khác nhƣng có tài liệu về tài chính, kế toán. Bảng thời
hạn bảo quản mẫu tài liệu tiêu biểu hình thành trong các cơ quan UBND cấp
tỉnh do cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ ban hành. Căn cứ vào
bảng thời hạn bảo quản mẫu này, các cơ quan UBND cấp tỉnh sẽ xây dựng
bảng thời hạn bảo quản tài liệu quản lý nhà nƣớc cụ thể của cơ quan mình.
Việc căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản mẫu nhƣ vậy sẽ giúp cho các bảng
thời hạn cụ thể có đƣợc sự chuẩn mực, khoa học và thống nhất.
1.2.4. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của từng cơ quan
liệu văn kiện tiêu biểu của các cơ quan nhà nƣớc do chuyên gia Liên Xô
Kunticôv giúp xây dựng năm 1965 vẫn đƣợc tham khảo trong quá trình
nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản. Từ đó cho đến nay, một số
bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc xây dựng, ban hành và áp dụng. Chúng tôi
xin điểm qua tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu thông qua một vài bảng thời hạn bảo quản do cơ quan quản lý
nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ, một số bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng và UBND
một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng đã nghiên cứu, xây dựng và ban
hành nhƣ sau:
26
1) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu do Cục Lưu trữ Phủ Thủ
tướng ban hành:
Đối với loại văn bản hƣớng dẫn do cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ
chính thức ban hành, cho đến thời điểm hiện nay, mới có Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu văn kiện mẫu đƣợc ban hành bởi Công văn số 25-NV ngày
10/9/1975 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng (sau đây gọi tắt là Bảng thời hạn
bảo quản năm 1975). Mục đích ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu này
là giúp các cơ quan có cơ sở và kết hợp với thực tế để xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu riêng của cơ quan mình. Đây là văn bản hƣớng dẫn khá cụ
thể về thời hạn bảo quản của các loại hồ sơ, tài liệu có tính chất phổ biến
trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nƣớc.
Về cấu tạo, bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu năm 1975 có 7
chƣơng với hơn 100 điều. Trong đó, sáu chƣơng đầu là tài liệu văn kiện về
quản lý có tính chất phổ biến chung trong hoạt động của bất cứ cơ quan nhà
nƣớc nào, chƣơng cuối cùng là tài liệu về những mặt, những vấn đề mang tính
chất riêng biệt mà các cơ quan khác không có. Cấu tạo cơ bản của bảng thời
hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu năm 1975 nhƣ sau:
I. Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra
A. Lãnh đạo, chỉ đạo
Thứ nhất, đã thống kê đƣợc những tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức thời kỳ đó.
Thứ hai, đã xác định đƣợc 3 mức độ thời hạn bảo quản với các mốc thời
gian giới hạn (vĩnh viễn, lâu dài - 10 năm trở lên và tạm thời - 10 năm trở
xuống).
Copyright: Tài liệu đại học ©