ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
………… o0o…………
NGÔ THỊ LINH CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ
TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN
THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Khoa học thư viện
Hà Nội – 2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
………… o0o…………
NỘI DUNG 10
CHƢƠNG 1. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN
LOẠI VÀ VAI TRÕ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ
HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 10
1.1. Phân loại tài liệu và tìm tin theo ký hiệu phân loại. 10
1.1.1. Khái niệm phân loại tài liệu. 10
1.1.2. Khái niệm tìm tin và ngôn ngữ tìm tin. 10
1.2. Khái quát về Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2. 17
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển. 17
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 19
1.2.3. Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực 21
1.2.4. Cơ sở vật chất 22
1.2.5. Nguồn lực thông tin 23
1.2.6. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 28
1.3. Vai trò của công tác phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại tại
Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 32
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ
THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ
VIỆN ĐHSP HÀ NỘI 2. 40
2.1. Công tác phân loại tài liệu trong hoạt động xử lý tài liệu tại Thƣ viện
ĐHSP Hà Nội 2. 40
2.2. Đặc điểm một số Khung phân loại đƣợc áp dụng tại Thƣ viện ĐHSP Hà
Nội 2. 42
2.2.1. Khung phân loại 19 lớp. 42
2.2.2. Khung phân loại DDC. 43
2.3. Quá trình áp dụng các khung phân loại tại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2. 47
2
2.3.1. Quá trình áp dụng khung phân loại 19 lớp. 48
2.3.2. Quá trình áp dụng khung phân loại DDC Việt hóa 14. 49
CÁC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH
NGUYÊN VĂN
AACR2
Anglo – America Catologuing 2
nd
DDC
Dewey Decimal Classfication
MARC
Machine Readable Cataloing
UDC
Universal Decimal Classification
OCLC
Online Computer Library Center 4
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1. Số lƣợng tài liệu theo hình thức Error! Bookmark not defined.
Hình 1.2: Biểu đồ tỉ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệuError! Bookmark not
defined.
Bảng 1.2: Số lƣợng tài liệu theo nội dung Error! Bookmark not defined.
thƣ viện trong khu vực, trong nƣớc và quốc tế; đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu
cầu cung cấp thông tin phục vụ bạn đọc.
Trong xu thế hội nhập hiện nay, việc chuẩn hoá về nghiệp vụ nói chung
và công tác phân loại tài liệu nói riêng ngày càng trở lên quan trọng hơn bao
giờ hết. Đây là một trong những điều kiện hết sức cần thiết để các cơ quan
thông tin – thƣ viện trên toàn cầu có thể chia sẻ nguồn lực thông tin cũng nhƣ
đáp ứng nhu cầu thông tin cho ngƣời dùng tin một cách nhanh chóng, đầy đủ
và hiệu quả nhất.
Phân loại tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn cơ bản của
các cơ quan thông tin – thƣ viện. Phân loại tài liệu giúp cho việc tổ chức, sắp
xếp kho sách, mỗi ký hiệu là một điểm truy cập, là ngôn ngữ tìm tin quan
trọng nhất tạo nên chất lƣợng của bộ máy tra cứu tìm tin. Cùng với sự phát
triển của khoa học và công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn
thông, các nguồn tin khoa học và công nghệ liên tục đƣợc đổi mới đa dạng về
nội dung và hình thức, vì vậy vai trò của công tác phân loại tài liệu ngày càng
đƣợc khẳng định.
Công tác phân loại luôn đƣợc các thƣ viện và cơ quan thông tin hết sức
quan tâm. Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc
6
kiểm soát thƣ mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong
phạm vi quốc gia và quốc tế. Trên thế giới và một số thƣ viện lớn ở Việt
Nam, phân loại đƣợc áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho mở và tra cứu
thông tin.
Ký hiệu phân loại là một trong ba ngôn ngữ tìm tin quan trọng. Mỗi ký
hiệu là một điểm truy nhập, giúp ngƣời dùng tin tìm chính xác tới tài liệu mà
mình quan tâm. Tuy nhiên, hiện nay việc tìm tin theo ký hiệu phân loại vẫn
chƣa phổ biến, bạn đọc khi đến thƣ viện chủ yếu vẫn tìm tin theo ngôn ngữ đề
mục chủ đề và từ khoá.
Để tiến hành phân loại tài liệu cần phải có công cụ cần thiết và không
chức kho mở tại thƣ viện, Lịch sử công tác phân loại tại thƣ viện Quốc gia
Việt Nam…
3. Mục đích nghiên cứu.
Tìm hiểu công tác phân loại và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký
hiệu phân loại tại thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2: Thực trạng
cũng nhƣ giải pháp.
4. Đối tƣợng nghiên cứu.
Trên cơ sở khảo sát hiện trạng công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ
thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà
Nội 2, đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân loại và tổ chức
hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thƣ viện Đại học Sƣ phạm
Hà Nội 2.
5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu.
- Cơ sở lý luận về nghiên cứu: Luận văn dựa trên lý luận về thông tin
học, thƣ viện học nói chung và khoa học phân loại nói riêng.
- Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng phƣơng pháp
logic, lịch sử, phân tích, so sánh, tống hợp, nghiên cứu tài liệu.
8
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn.
Ý nghĩa lý luận: Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận của khoa học
phân loại tài liệu.
Ý nghĩa thực tiễn:
+ Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm
tin theo ký hiệu phân loại tại thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2.
+ Đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng của công tác phân
loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thƣ
viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2.
+ Đề tài có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho sinh viên chuyên
ngành thông tin – thƣ viện và những ngƣời quan tâm đến công tác phân loại
10
NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO
KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU,
TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƢ VIỆN
ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
1.1. Phân loại tài liệu và tìm tin theo ký hiệu phân loại
1.1.1. Khái niệm phân loại tài liệu
Công tác phân loại tài liệu luôn đƣợc các thƣ viện và cơ quan thông tin
trên thế giới hết sức quan tâm. Phân loại tai liệu là một khâu công tác quan
trọng giúp cho việc kiểm soát thƣ mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao
đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế. Trên thế giới và một số thƣ
viện lớn ở Việt Nam phân loại đƣợc áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho
mở và tra cứu thông tin.
Phân loại là sự phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tƣợng, khái niệm
tƣơng hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu đƣợc so sánh và lựa chọn các
tài liệu/ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu.
Từ các định nghĩa trên có thể thấy, tìm tin/ tra cứu thông tin là một
thuật ngữ chung dùng để phản ánh quá trình tra cứu dữ liệu hoặc các nguồn
tin, trong đó có cả các số liệu dữ kiện.
Nhƣ vậy, tra cứu thông tin là quá trình xảy ra giữa con ngƣời và mảng
tin thông qua các phƣơng tiện công cụ/ hình thức lƣu trữ thông tin cần thiết
khác nhau nhƣ hệ thống mục lục, các bảng tra, các ấn phẩm thông tin các bộ
phiếu tra cứu truyền thống/ điện tử cơ sở dữ liệu… Đó là những công cụ tra
cứu thông tin quen thuộc trong các cơ quan thông tin – thƣ viện. Để tra tìm
thông tin cần thiết phải sử dụng một ngôn ngữ tìm tin.
12
Công cụ tra cứu/ Nguồn tra tìm/ Bộ máy tra cứu – Đó chính là những
nguồn thông tin cấp hai giúp ngƣời dùng tin có khả năng tiếp cận tới nguồn
thông tin cấp một. Các công cụ tra cứu đƣợc lƣu trữ bằng các hình thức khác
nhau nhƣ: hình thức lƣu trữ thông tin truyền thống (thủ công), hình thức lƣu
trữ thông tin bán tự động hóa và hình thức lƣu trữ thông tin tự động hóa. Dựa
vào các công cụ tra cứu ta có các hình thức cụ thể sau:
- Tra cứu thông tin truyền thống/ thủ công: là quá trình tra cứu đƣợc
thực hiện thông qua hệ thống tra cứu truyền thống/ thủ công nhƣ:
Hệ thống mục lục:
- Mục lục chữ cái
- Mục lục phân loại
- Mục lục chủ đề,…
Hộp/ bộ phiếu tra cứu:
- Hộp/ bộ phiếu tra cứu chính
- Hộp/ bộ phiếu tra cứu chuyên đề
- Hộp/ bộ phiếu tra dữ kiện…
Ấn phẩm thông tin – thƣ mục:
hoặc các thiết bị lƣu trữ thông tin điện tử khác và thƣờng đƣợc tổ chức dƣới
hình thức cơ sở dữ liệu.
Tìm tin tự động hóa còn có thể gọi là tìm tin tin học hóa hoặc tìm tin
theo chế độ đối thoại bởi đặc trƣng quan trọng của tìm tin tự động hóa là việc
lƣu trữ và tìm kiếm thông tin đƣợc tiến hành trên cơ sở hệ thống tìm tin có các
phƣơng tiện tin học và với sự đối thoại giữa ngƣời tìm tin và hệ thống tìm tin.
Bộ máy tra cứu trong tìm tin tự động hóa là các cơ sở dữ liệu.
Các cơ sở dữ liệu có thể đƣợc chia thành:
Cơ sở dữ liệu thƣ mục (CSDL TM).
Cơ sở dữ liệu dữ kiện ( CSDL DK).
Cơ sở dữ liệu toàn văn: Bách khoa thƣ, từ điển, sổ tay tra cứu,…
14
Nhu cầu về sử dụng tài liệu của ngƣời dùng tin luôn phát triển cùng với
sự phát triển văn hóa, kinh tế, khoa học và kỹ thuật. Nhu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu/ thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi một vùng, một đất
nƣớc thông qua việc trao đổi tài liệu, giao lƣu giữa các tổ chức, các cơ quan
khoa học, viện nghiên cứu, trƣờng đại học, các thƣ viện và cơ quan thông tin
trên toàn thế giới.
Để ngƣời dùng tin khai thác đƣợc những thông tin cần thiết, có ích
chứa trong tài liệu, các cơ quan thông tin – thƣ viện phải tổ chức tốt các hoạt
động của mình, trong đó có việc xây dựng và áp dụng các ngôn ngữ tìm tin
phù hợp.
Do những đặc trƣng của ngôn ngữ tự nhiên: tồn tại song song với nhiều
ngôn ngữ, khác nhau về cấu trúc ngữ pháp, ngữ nghĩa phức tạp, đa dạng nên
không thể dùng chúng để xử lý nội dung tài liệu và tra cứu về chúng. Đòi hỏi
phải xây dựng ngôn ngữ chuyên dụng để xử lý, tổ chức các hình thức lƣu trữ
thông tin và tra cứu thông tin. Đó là ngôn ngữ chuyên dụng – ngôn ngữ tƣ
liệu/ ngôn ngữ tìm tin.
Ngôn ngữ tƣ liệu: Công cụ để xử lý nội dung tài liệu.
Hiện nay trên thế giới tồn tại song song nhiều bảng phân loại khác
nhau. Để thuận lợi cho việc xử lý của cán bộ thông tin – thƣ viện cũng nhƣ
ngƣời dùng tin các cơ quan thông tin – thƣ viện hầu nhƣ chỉ sử dụng một
bảng phân loại để phân loại tài liệu và ấn phẩm thông tin, tổ chức vốn tài liệu.
Qua khảo sát các bảng phân loại đang sử dụng, mỗi bảng đƣợc xây
dựng đều có quan điểm, đặc thù riêng, song các bảng phân loại đã thực hiện
đƣợc:
Tính khoa học: Tính chất này thể hiện ở trật tự sắp xếp logic các lĩnh
vực tri thức, phản ánh sự phát triển và mối liên quan, cũng nhƣ mối danh giới
giữa các bộ môn khoa học, phù hợp với phân loại khoa học hiện đại, có hệ
16
thống chỉ dẫn, chỉ chỗ hoàn hảo, thể hiện ở kết cấu các kí hiệu chặt chẽ và
thống nhất, dễ nhớ dễ sử dụng.
Tính hiện đại: tính chất này thể hiện trong nội dung các lớp và các lớp
con của bảng phân loại, bao hàm đƣợc những thành tựu khoa học tiên tiến của
thế giới và có khả năng tiên đoán cho tƣơng lai.
Tính phổ cập và mềm dẻo: đây là khả năng co dãn và kết hợp của bảng
phân loại: nó có thể giản lƣợc cho các thƣ viện quy mô nhỏ và có thể mở rộng
cho các thƣ viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc, có hệ thống các bảng trợ kí
hiệu phong phú và bảng tra chủ đề đầy đủ.
Tuy nhiên sử dụng loại ngôn ngữ tìm tin này chúng ta gặp phải một số
khó khăn:
Với việc sắp xếp tài liệu theo hệ thống các kí hiệu phân loại vấn đề
nghiên cứu thƣờng đƣợc phản ánh trong nhiều lĩnh vực khác nhau do đó tài
liệu về một vấn đề sẽ bị phân tán, xé lẻ ở nhiều môn khoa học khác nhau
trong mục lục phân loại.
Do phải quán triệt nguyên tắc phân loại theo môn ngành tri thức thể
hiện mối quan hệ thứ bậc trong trật tự logic và các bảng phân loại là ngôn ngữ
tìm tin tiền kết hợp, do đó chúng không thể hiện các vấn đề mới một cách kịp
tốt” của trƣờng vẫn không ngừng đƣợc đẩy mạnh. Đội ngũ cán bộ trƣởng
thành đó có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển các ngành khoa học
cơ bản và sự nghiệp giáo dục của nƣớc nhà.
Trải qua 45 năm hình thành và phát triển, đến nay Nhà trƣờng đã đạt
đƣợc những bƣớc phát triển vƣợt bậc cả về quy mô, đội ngũ và chất lƣợng
đào tạo.
18
Về quy mô đào tạo:
Trong giai đoạn hiện nay, mỗi năm Nhà trƣờng tuyển sinh hơn 2000
sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là các hình thức đào tạo theo địa chỉ, cử
tuyển, hệ vừa học vừa làm,… Các ngành đào tạo đại học bao gồm 23 ngành,
trong đó có 12 ngành cử nhân sƣ phạm và 11 ngành cử nhân khoa học, chủ
yếu thuộc về các ngành khoa học cơ bản và khoa học xã hội.
Ngoài đào tạo trình độ đại học, đến nay Nhà trƣờng đang tiến hành đào
tạo các chuyên ngành thạc sỹ với 9 chuyên ngành và một chuyên ngành
nghiên cứu sinh.
Về đội ngũ cán bộ:
Hiện nay Nhà trƣờng có một đội ngũ cán bộ giảng viên mạnh cả về số
lƣợng lẫn chất lƣợng, là những ngƣời giỏi về trình độ chuyên môn cũng nhƣ
năng lực sƣ phạm. Số lƣợng cán bộ của Nhà trƣờng hiện có là 532, trong đó
gồm : 01 Giảng viên cao cấp, 123 Giảng viên chính, 187 giảng viên, 07 Phó
Giáo sƣ, 43 Tiến sỹ, 160 Thạc sỹ, 06 Nhà giáo ƣu tú. Đặc biệt trong những
năm gần đây qua chính sách tuyển dụng, đội ngũ cán bộ, giảng viên Nhà
trƣờng ngoài trình độ chuyên môn còn phải đảm bảo trình độ cao về sử dụng
ngoại ngữ.
Về chất lƣợng đào tạo:
Trƣờng đã đào tạo một đội ngũ lớn giáo viên cho các tỉnh, thành trong
cả nƣớc với số lƣợng lên hơn 30.000. Rất nhiều trong số đó đã đảm nhiệm
những vị trí chủ chốt tại các Sở giáo dục và các trƣờng chuyên nghiệp.
chủ yếu của nền kinh tế, Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 là một trong những nơi
đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu ở Việt Nam mang phần trách nhiệm
nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồn lực con ngƣời của quốc gia.
Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 có chức năng đảm bảo
việc thu thập, lƣu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành
đào tạo cao học, cử nhân khoa học và cử nhân sƣ phạm, cũng nhƣ hỗ trợ khai
20
thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập
và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trƣờng cùng với
ngƣời dùng tin ngoài trƣờng.
Nhiệm vụ:
- Tham mƣu cho lãnh đạo Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 để quyết định về
phƣơng thức tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện nhằm phục vụ công tác
nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên trong
trƣờng.
- Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu và
thông tin. Tổ chức, sắp xếp, lƣu trữ, bảo quản kho tài liệu của Đại học Sƣ
phạm Hà Nội 2 bao gồm các ấn phẩm và vật mang tin.
- Xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, thiết lập
mạng lƣới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa, hƣớng dẫn ngƣời dùng
tin truy cập, khai thác kho tƣ liệu một cách hiệu quả.
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác
tìm kiếm và khai thác tài liệu của ngƣời dùng tin. Các sản phẩm và dịch vụ
bao gồm:
+ Dịch vụ mƣợn - trả.
+ Dịch vụ tƣ vấn thông tin
+ Dịch vụ photocopy.
+ Trƣng bày giới thiệu sách
+ Tổ chức hội nghị, hội thảo
bạn đọc có thể tra tìm tài liệu và tiếp cận trực tiếp với cơ sở dữ liệu toàn văn
về luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực
Đến nay, số cán bộ của Thƣ viện là 17 ngƣời (thời kỳ đầu mới thành
lập, con số này là chƣa tới 10 ngƣời), phần lớn là các cán bộ có trình độ
chuyên môn và đƣợc đào tạo có hệ thống, đúng chuyên ngành thông tin - thƣ
22
viện. Một số đƣợc đào tạo về chuyên ngành công nghệ thông tin, ngoại ngữ
và đƣợc đào tạo qua các lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ thƣ viện. Để đáp ứng tốt
hơn những yêu cầu mới của hoạt động thông tin - thƣ viện, đội ngũ cán bộ
này luôn đƣợc tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tham gia học tập, nâng cao tay
nghề, phát triển kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp. Hiện nay 01 cán bộ có
trình độ Thạc sỹ và 02 cán bộ đang theo học sau đại học và nhiều cán bộ đƣợc
cử theo học các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tham gia các hội thảo
chuyên môn…
Ngoài Ban Chủ nhiệm thƣ viện (01 Chủ nhiệm, 01 Phó Chủ nhiệm),
các cán bộ đƣợc phân bổ về các tổ chuyên môn sau: Tổ nghiệp vụ – bổ sung,
Tổ phục vụ đọc, Tổ phục vụ mƣợn. Nhân sự của các tổ này hiện đang đảm
nhận công việc tại các phòng chức năng sau đây:
- Phòng Nghiệp vụ – Bổ sung.
- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho ngƣời dùng tin).
- Phòng Tra cứu và sách ngoại văn (hoạt động theo phƣơng thức kho
mở).
- Phòng Báo, tạp chí lƣu và luận văn (hoạt động theo phƣơng thức kho
nửa đóng, nửa mở).
- Phòng Đa phƣơng tiện.
- Phòng báo, tạp chí ngày (hoạt động theo phƣơng thức kho mở).
- Phòng Mƣợn tài liệu tham khảo
- Phòng Mƣợn giáo trình.
in màu.
01 máy photo copy.
1.1.5. Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả
nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con ngƣời và
các tài liệu đó phải đƣợc thu thập, xử lý lƣu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác
Copyright: Tài liệu đại học ©