TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công
nghệ thông tin, tổ Thư viện - thông tin. Những thầy cô đã tận tình hướng dẫn,
truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo Hoàng Thị
Bích Liên, người trực tiếp hướng dẫn, quan tâm và giúp đỡ tận tình để em có
thể hoàn thành tốt khóa luận của mình.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, các cô, các anh (chị) làm việc
tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tạo điều kiện tốt nhất và
nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế tại thư viện.
Cám ơn gia đình, bạn bè đã giúp đỡ và động viên em trong suốt thời
gian thực hiên khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày tháng năm 2014
Sinh viên Trần Thị Chuyên

LỜI CAM ĐOAN


Đại học Sư phạm Hà Nội 2
CBTV
Cán bộ thư viện
CSDL
Cơ sở dữ liệu
DDC
Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal
Classification)
OPAC
Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC (Online Computer
Library Center = Online Public Access Catalog)
NDT
Người dùng tin
NCT
Nhu cầu tin
CNTT
Công nghệ thông tin
TV – TT
Thư viện – thông tin
VTL
Vốn tài liệu
TL
Tài liệu
NXB
Nhà xuất bản
tin - thư viện 42
2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện 45
2.2.6. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 46
2.2.7. Quan hệ đối ngoại và trao đổi thông tin 54
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu
quả hoạt động Thƣ viện 56
3.1. Một số nhận xét……………………………………. 56
3.1.1. Ưu điểm 56
3.1.2. Hạn chế 58
3.2. Một số đề xuất………………………………………. 58
3.2.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin 58
3.2.2. Đào tạo người dùng tin 59
3.2.3. Nâng cao đội ngũ cán bộ thư viện thông tin 60
3.2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật 61
3.2.5. Tăng cường quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài
nước 62
3.2.6. Hoàn thiện và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin -
thư viện 63
3.2.7. Công tác xây dựng tài liệu và xây dựng cơ sở vật chất 65
KẾT LUẬN……………………………………………………………. 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………… 67

1
MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài
Khoa học và công nghệ ngày càng phát triển vượt bậc làm thay đổi mọi
mặt đời sống xã hội, hình thành nên xã hội thông tin. Những thành tựu công
nghệ thông tin hiện đại đã giúp cho con người trao đổi, tìm kiếm thông tin
ngày càng thuận tiện và nhanh chóng. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ

Từ đó đặt ra yêu cầu cấp thiết cần phải tiến hành đổi mới cơ cấu tổ
chức và hoạt động của Thư viện. Vì vậy tôi chọn đề tài “Tìm hiểu cơ cấu tổ
chức và hoạt động của Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2” làm
đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Ngày nay, vấn đề làm thế nào để xây dựng được một cơ cấu tổ chức
hoàn chỉnh cùng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan mình đang
thu hút sự quan tâm của các nhà lãnh đạo ở mọi ngành nghề, bao gồm cả
ngành Thư viện – thông tin. Đã có nhiều luận văn, diễn đàn xã hội, các bài
viết về cơ cấu tổ chức và hoạt động của một số Thư viện các trường Đại học
được đăng trên các tạp chí khoa học và các phương tiện thông tin đại chúng:
sách, báo, Internet… Tuy nhiên, chưa có tài liệu nào đi sâu vào tìm hiểu cơ
cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
Tại trường Đại học Quốc Gia Hà Nội có đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này
như đề tài của sinh viên Mai Thị Hiền “Tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Nông Nghiệp I Hà Nội”, đề tài của
Hoàng Thị Bích Liên “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường
Đại học Ngoại Thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp”. Các đề tài viết về
thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 như: “Tìm hiểu ứng dụng công

3
nghệ thông tin trong công tác biên mục tại Thư viện trường Đại học Sư phạm
Hà Nội 2” của sinh viên Nguyễn Thị Nghĩa, đề tài “Sinh viên trường Đại học
Sư Phạm Hà Nội 2 với văn hóa đọc” của Hoàng Thị Oanh.
Xuất phát từ những đặc trưng về nguồn tin, về nhu cầu tin và người
dùng tin của TV trường ĐHSPHN 2, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư
viện cũng có những nét riêng, từ trước đến nay chưa có một luận văn nào
nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và hoạt động tại đây. Có thể nói đề tài “Tìm
hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm
Hà Nội 2” là đề tài mới, không trùng lặp với đề tài khác. Vì vậy, tôi lựa chọn

6. Đóng góp của khóa luận
6.1. Đóng góp về mặt lí luận
Trên cơ sở tổng hợp, phân tích các tài liệu và các công trình nghiên cứu
đi trước, khóa luận cung cấp những thông tin để tìm hiểu, hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện.
6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn
Những kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể dùng là tài liệu tham
khảo, xem xét ứng dụng vào thực tế hoạt động của các thư viện để từ đó góp
phần hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động các
thư viện nói chung và Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nói riêng.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:
- Chương 1: Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả
của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

5
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 . Lịch sử hình thành và phát triển
Thư viện (TV) trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN 2) được
hình thành cùng với thời gian thành lập trường. Từ 1967-1975, giai đoạn này
nhà trường đạt tại Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc này phụ trách TV chỉ có 2
cán bộ. Từ 1975 đến nay, nhà trường có địa điểm mới là phường Xuân Hòa,
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Những năm đầu ở Xuân Hòa, cán bộ thư
viện (CBTV) trực thuộc phòng giáo vụ với cơ sở vật chất, nghèo nàn, thiếu

(CNTT), từng bước phát triển theo mô hình TV hiện đại.
TV đã phối hợp chặt chẽ với tất cả các khoa trong trường đảm bảo cho
tất cả sinh viên đều được cấp thẻ sử dụng TV. Ngoài thời gian phục vụ trong
giờ hành chính, TV còn mở cửa phục vụ NDT thông tầm đến 21h vào tất cả
các buổi tối và ngày nghỉ.
Bên cạnh đó TV cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động như: Giới
thiệu sách báo vào các dịp đặc biệt như chào mừng đại lễ 1000 năm Thăng
Long - Hà Nội, 120 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, chào mừng ngày
nhà giáo Việt Nam… trưng bày các ấn phẩm của cán bộ viên chức trong
trường, tổ chức hội thảo chào mừng lễ kỉ niệm 40 năm thành lập trường và 37
năm đào tạo tại Xuân Hòa. TV cũng phối hợp với các phòng ban, các đoàn thể
khác tổ chức tuần lễ đổi sách giữa các sinh viên trong trường. Vào đầu năm
học, TV còn tổ chức các buổi hướng dẫn cho sinh viên mới vào trường cách
sử dụng TV.
Trong suốt các năm hoạt động tại Xuân Hòa, TV luôn hoàn thành tốt
nhiêm vụ, được tặng nhiều bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào Tạo, nhiều

7
năm liền là tập thể Lao động xuất sắc, nhiều cán bộ đạt danh hiệu Chiến sĩ thi
đua các cấp.
Với các thành tích đạt được, TV trường ĐHSPHN 2 đã và đang phấn
đấu để trở thành một TV hiện đại (TV điện tử), nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ,
sứ mạng của mình là đảm bảo thông tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu
khoa học với đa bậc, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao và sự phát triển
bền vững của nhà trường.
1.2 . Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng: Thư viện trường ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ
chức trong nhà trường có chức năng: Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức,
quản lý thư viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn
tài liệu; Tổ chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ

sử dụng VTL của TV; Có những kiến thức cơ bản để tìm kiếm và khai thác
nguồn tin của TV do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử
dụng TV, tuy nhiên công tác này được tổ chức chưa sâu nên khả năng về kiến
thức thông tin của sinh viên còn hạn chế; Là những người năng động, ham
học hỏi, có nhu cầu tin phong phú, đa dạng về các môn học đại cương, môn
chuyên ngành, phương pháp dạy và học; Họ thường xuyên lên TV, coi TV là
giảng đường thứ hai, là môi trường học tập và nghiên cứu khoa học lí tưởng
cho mình.
Đặc điểm NCT: NCT của nhóm bạn đọc này gắn với chương trình học
tập hàng năm của họ. Đối với từng đối tượng sinh viên lại có sự phân cấp nhu
cầu: Nhu cầu của sinh viên năm thứ nhất chủ yếu tìm đến các TL là sách giáo
khoa, giáo trình và TL tham khảo phục vụ các môn học cơ bản đại cương và
các bài học trên lớp nhằm nâng cao kiến thức; những sinh viên năm cuối
ngoài giáo trình họ còn tìm đến các công trình nghiên cứu khoa học, tìm TL
làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu sử dụng TL rộng và chuyên sâu

9
hơn. Thông tin mà họ sử dụng ở nhiều dạng khác nhau như: Sách giáo trình,
báo, tạp chí, tài liệu điện tử… có nhu cầu lớn về sử dụng các sản phẩm và
dịch vụ TT - TV của TV.
 Nhóm NDT là Cán bộ, giảng viên:
Hiện tại nhóm NDT này chiếm tỉ lệ nhỏ so với tổng số NDT của TV,
140 thẻ (chiếm 2%). Mỗi ngày, TV tiếp khoảng 7 - 8 lượt NDT là cán bộ,
giảng viên với các TL chủ yếu là báo, tạp chí, sách và luận án.
Đặc điểm NDT: Họ vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo
lập thông tin. Là những người có trình độ chuyên môn cao, đa số từ học vị
Thạc sỹ trở lên; Các cán bộ là đối tượng quản lí ít có thời gian lên TV sử dụng
TL, cán bộ giảng dạy có tâm lí ngại lên TV nên nhóm này đa phần mượn về
nhà sử dụng và mượn bằng cách tự tìm TL hoặc nhờ CBTV tìm giúp.
Đặc điểm NCT: Có nhu cầu thông tin chủ yếu về các chuyên ngành đào

CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu và nguồn lực thông tin
2.1.1. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Cơ cấu tổ chức của một cơ quan TTTV là một hệ thống các phòng ban
với những chức năng và nhiệm vụ riêng. Cơ quan TTTV có thể hoàn thành tốt
nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động của các phòng ban. Vì
vậy, cần phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng
giữa các cán bộ và sự điều phối hoạt động thống nhất trong cơ quan [4].
Bộ máy tổ chức của TV trường ĐHSPHN 2 bao gồm: Ban chủ nhiệm
và 3 phòng chức năng (phòng nghiệp vụ, phòng đọc, phòng tài nguyên số), bố
trí ở hai nơi làm việc (nhà 10 và nhà 8 tầng).
Với tổng số cán bộ làm việc: 21 (nam: 03, nữ: 18). Lao động trong biên
chế: 07, hợp đồng: 14; Đảng viên: 08; Thạc sỹ: 05; Cử nhân: 11; Cao đẳng:
02, Trung cấp: 03.
Ngoài Ban chủ nhiệm TV (một chủ nhiệm, một phó chủ nhiệm), các
cán bộ được phân về các tổ chuyên môn sau: tổ nghiệp vụ, tổ phục vụ bạn
đọc, tổ tài nguyên số. Nhân sự các tổ này hiện đang đảm nhận các công việc
tại các phòng chức năng theo sơ đồ sau đây:

12

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện trường ĐHSPHN 2
* Ban chủ nhiệm:
Gồm có một chủ nhiệm và một phó chủ nhiệm. Đảm nhiệm công việc
lãnh đạo, tổ chức, quản lí các phòng ban, cán bộ, nhân viên và mọi công việc
của TV nhằm điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp
với nhau.

Tổ có 03 cán bộ, bao gồm ba phòng sau: Phát triển nguồn lực, Website
TV, Kĩ thuật số. Tổ tài nguyên số có nhiệm vụ: tham mưu cho lãnh đạo TV
ĐHSPHN 2 để quyết định về phương thức tổ chức và hoạt động của nguồn tài
nguyên số nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập
của cán bộ và sinh viên trong trường; Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý,
bảo quản các loại hình tài liệu và thông tin dạng file, ảnh ; Thiết lập mạng
lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động trên Website của trường giúp
người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của TV ĐHSPHN 2 nói chung giống như cơ cấu tổ chức
của một số TV ở các trường Đại học lớn khác, cũng bao gồm bộ phận nghiệp

14
vụ và phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, TV trường ĐHSPHN 2 có thêm bộ phận
mới là Tài nguyên số giúp cho cơ cấu tổ chức của TV hoàn thiện hơn. Các
phòng ban hoạt động nhịp nhàng với nhau, mang lại hiệu quả cao cho TV.
2.1.2. Nguồn tin
Hiện nay, TV ĐHSPHN 2 có một nguồn tin lớn mạnh, phong phú cả về
nội dung, hình thức và ngôn ngữ của TL, đáp ứng đầy đủ mọi NCT của NDT.
Về hình thức của TL: TL của TV trường ĐHSPHN 2 được phân theo
các loại hình sau:
Loại hình TL
Số đầu TL
Tỉ lệ %
Sách
12.210
58,16%
Bài trích
1.848
8,80%
Luận văn, luận án

13,75%
Ngôn ngữ khác
25
2,62%
Bảng 2: Nguồn tin phân chia theo ngôn ngữ
Như vậy, về ngôn ngữ TL, TV ĐHSPHN 2 chủ yếu có TL Việt văn
(chiếm 83,63%) do bạn đọc của thư viện chủ yếu là sinh viên Việt Nam, số
lượng sinh viên nước ngoài theo học tại trường ít. Ngoài ra còn có các TL viết
bằng ngôn ngữ khác như: tiếng Anh (13,75%), còn lại 2,62% là TL bằng các
ngôn ngữ khác. TL bằng các ngôn ngữ khác chiếm tỉ lệ nhỏ là do số lượng
bạn đọc có thể sử dụng đọc và ngiên cứu TL tiếng nước ngoài chủ yếu là đội
ngũ cán bộ của nhà trường và sinh viên theo học khoa ngoại ngữ, còn lại thì
chỉ một số ít bạn đọc có khả năng sử dụng ngoại ngữ trong quá trình học tập,
nghiên cứu. Do vậy, TV chủ yếu tập trung khai thác, bổ sung nguồn TL tiếng
việt và một số lượng nhỏ TL tiếng nước ngoài. Đây cũng chính là nhược điểm
của phòng đọc Tra cứu, tỉ lệ các loại TL không cân đối: đa số là TL Việt văn,
ngoài TL bằng tiếng Anh, các TL viết bằng thứ tiếng khác chưa có số lượng
nhiều hoặc chưa được bổ sung về TV. Vì vậy, TV cần phải bổ sung thêm TL
ngoại văn để phục vụ nhu cầu của NDT.
Về nội dung của TL: Nguồn tin của TV ĐHSPHN 2 có nội dung bao
quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cơ bản, các
khoa học xã hội, nội dung mang tính tổng hợp. Sau đây là bảng thống kê VTL
phân chia theo nội dung (quản lý bằng phần mềm điện tử Libol):

16
Nội dung
Số đầu TL

do bạn đọc là sinh viên các khoa này có số lượng tương đối ít.
2.1.3. Cơ sở vật chất

Khi mới thành lập, TV trường ĐHSPHN 2 chỉ là một kho chứa sách,
cơ sở vật chất của TV còn nghèo nàn, thiếu thốn, trang thiết bị lạc hậu, chỉ có
các phòng đọc diện tích nhỏ hẹp và vài thiết bị cũ kĩ, VTL ít. Trải qua quá
trình hoạt động và phát triển đến nay TV đã có một cơ ngơi khang trang, với

17
tổng diện tích sử dụng là 2650 m2, gồm tầng 1, 3 (nhà Đa năng 8 tầng), tầng
2, 4 (nhà 10). Bao gồm hệ thống các phòng sau:
+ 04 phòng đọc mở - tự chọn
+ 01 phòng multimedia
+ 01 phòng đọc kho đóng
+ 02 phòng mượn về nhà
+ Các phòng chức năng khác
Hiện nay, hệ thống các phòng hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng:
bàn ghế, tủ mục lục, giá tài liệu, máy in mã vạch, đầu đọc mã vạch, máy tính
(37 bộ phục vụ tra tìm TL và 16 bộ cho CBTV làm việc), cổng từ, điều hòa,
đèn chiếu sáng… luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu của bạn đọc.
Hệ thống cơ sở vật chất như vậy phần lớn đã đảm bảo cho quá trình
hoạt động và phục vụ của TV. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống cơ sơ
vật chất này thì điều cần làm trước tiên là phải nâng cấp lại hệ thống các kho
chứa sách (đặc biệt là kho mượn Nhà 10), trang bị thêm các thiết bị bảo quản
TL, phục chế TL, máy tính tra tìm TL…
2.1.4. Bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm
và cung cấp TL/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát
của cơ quan thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu tin của NDT [4].
Làm thế nào để tổ chức được một bộ máy tra cứu hiệu quả là việc làm

thông đã tác động to lớn đến mọi hoạt động trong lĩnh vực TT - TV. Năm
2006, TV trường ĐHSPHN 2, bên cạnh sử dụng hệ thống mục lục truyền
thống, TV đã đưa vào sử dụng hệ thống mục lục truy nhập công cộng trực
tuyến OPAC. Phần mềm được sử dụng trong hệ thống là phần mềm quản trị

19
TV điện tử Libol do công ty phần mềm Tinh Vân thiết kế và xây dựng. Với hệ
thống này, cho phép bạn đọc có thể tra tìm thông tin về một loại TL nào đó có
trong TV, chỉ cần biết một hoặc vài chi tiết liên quan đến dữ liệu như: loại
hình TL, tên TL, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản…Vào OPAC -> gõ điều
kiện tìm: tên sách; tên tác giả; năm xuất bản, từ khoá…Cùng với đó, bạn đọc
có thể sử dụng cách tìm kiếm nâng cao bằng cách mở rộng hay thu hẹp lại
cách truy cập thông tin qua việc sử dụng toán tử OR, AND, NOT.
* Cách tìm đơn giản: bạn đọc cũng có thể tra tìm thông tin trên mạng:
Tra tìm kí hiệu sách tại hệ thống OPAC tầng 1 Nhà 8 tầng và phòng đọc Đa
phương tiện (Hướng dẫn tại bàn tra cứu)
+ Qua mạng Lan: http://192.168.0.1/libol/: chọn OPAC
+ Qua mạng Internet: http:// hpu2.edu.vn: chọn địa chỉ Thư viện tra cứu
để tìm ký hiệu sách, địa chỉ Thư viện trực tuyến để đọc tài liệu số.
Cho tới nay, TV đã xây dựng được 5 CSDL điện tử: Sách; Báo, tạp chí;
Bài trích; Luận án - luận văn; Toàn văn:
+ Vào OPAC -> chọn CSDL (sách, bài trích, luận án, báo tạp chí, toàn văn)
+ Nhập Tên sách; Tên tác giả; Năm xuất bản; chuyên ngành -> nhấn
Tìm kiếm
+ Hiển thị danh mục -> xem, ghi ký hiệu để mượn sách
Đây là hệ thống tra cứu mới bước đầu thực hiện nên nhiều bạn đọc còn
chưa quen với cách tra cứu này và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông
tin. Tuy nhiên, phân hệ tra cứu OPAC giúp cho NDT tìm được TL nhanh
chóng và dễ dàng, tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm
kiếm thông tin của bạn đọc. Đồng thời cũng giúp cho cán bộ rất nhiều trong