CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ
QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, Thương mại quốc tế ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình
quốc tế hóa, toàn cầu hóa, và nó trở thành một xu hướng tất yếu của thế giới.
Thương mại quốc tế phát huy những lợi thế của đất nước, tận dụng những tiềm năng
về con người, vốn, tài nguyên thiên nhiên, khoa học kĩ thuật và giúp các quốc gia có
cơ hội học hỏi, tận dụng những kinh nghiệm, công nghệ hiện đại của các quốc gia
khác trên thế giới. Thương mại quốc tế còn mở rộng phạm vi trao đổi hàng hóa cho
các quốc gia, thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia giúp giảm bớt rủi ro khi nền
kinh tế của một số đối tác thương mại lớn bị suy yếu. Với tư cách là thành viên của
WTO, Việt Nam đang hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới, hoạt động thương
mại quốc tế tạo tiền đề để phát triển nền kinh tế - xã hội.Việc gia nhập WTO, tham
gia vào các tổ chức thương mại; tuân thủ các Hiệp định thương mại song phương đã
kí kết đem lại nhiều cơ hội và thách thức cho Việt Nam.Nó ảnh hưởng không nhỏ
tới hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp tham gia thương
mại quốc tế. Trong đó, nghiệp vụ giao nhận nói chung và nhận hàng nhập khẩu nói
riêng có vai trò quan trọng trong chuỗi các nghiệp vụ của quá trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu. Quá trình nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều nghiệp vụ khác
nhau có liên quan tới nhau, và bị chi phối bởi nhiều nhân tố khác nhau.Vì thế cần có
những biện pháp hiệu quả để quản trị quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Việc quản trị qui trình nhận hàng nhập khẩu có vai trò rất quan trọng và ảnh
hưởng tới thành công của các doanh nghiệp. Nó làm tiền đề, cơ sở cho các nhà quản
trị quản lí một cách tốt nhất, chặt chẽ nhất, thực hiện một cách đầy đủ, hợp lí, có
khoa học từng bước thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Thông qua kết quả điều tra sơ bộ thu thập tại Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công
nghiệp quốc phòng, em nhận thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa không nhỏ của
việc tiến hành nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ
thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
Việc đi sâu nghiên cứu sẽ giúp bộ phận nhập khẩu thấy được hạn chế từ đó đề ra
giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của

• Đi sâu tìm hiểu phân tích, đánh giá thực tế hoạt động nhận hàng nhập khẩu và
quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu bằng đường biển theo điều
kiện CIF cảng Hải Phòng từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ
thuật công nghiệp quốc phòng.
• Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình nhận hàng muối tinh thể
nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp
quốc phòng.
1.4. Đối tượng nghiên cứu
2
Nội dung quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường
Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
• Về không gian:
Quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện
CIF cảng Hải Phòng từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty kinh tế kỹ thuật
công nghiệp quốc phòng.
• Về thời gian:
Quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của
Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng từ năm 2009 – 2011, định
hướng tới năm 2015.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu thứ cấp:
• Thu thập dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty từ
năm 2009 – 2011.
• Các số liệu liên quan tới thực trạng quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể
của Tổng công ty từ năm 2009 – 2011.
• Từ trang website của Tổng công ty và các bài viết về Tổng công ty.
• Phương pháp sơ đồ hóa, bảng biểu.
b. Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu sơ cấp:
• Phương pháp quan sát: là phương pháp ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc

Theo quy tắc mẫu của liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận – FIATA về dịch
vụ giao nhận thì “Giao nhận hàng hóa là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận
chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như
các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài
chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan tới hàng hóa”.
2.1.1.2. Cơ sở pháp lý của việc tiếp nhận hàng nhập khẩu.
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và tiếp nhận hàng nhập khẩu
nói riêng phải dựa trên cơ sở pháp lý của:
Các quy phạm pháp luật quốc tế như: Công ước quốc tế về vận đơn, vận tải;
Công ước Viena 1980 của Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế;
bộ nguyên tắc về hợp đồng thương mại quốc tế của Unidroit…
Các quy phạm pháp luật quốc gia về giao nhận – vận tải, các loại hợp đồng, các
văn bản điều hành quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế như :
Luật thương mại 2005, Luật sửa đổi một số điều của Luật Hải quan được thông qua
tại kỳ họp thứ 7 quốc hội XI, Luật hàng không dân dụng Việt Nam, Luật hàng hải
Việt Nam năm 2005.
2.1.1.3. Các phương thức nhận hàng nhập khẩu trong thương mại quốc tế
a, Phương thức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
• Đặc điểm của vận tải đường biển
Vận tải đường biển ra đời khá sớm (thế kỉ thứ V trước công nguyên) so với các
phương thức vận tải khác.Và ngày nay nó trở thành phương thức vận chuyển phổ
biến.
5
Đặc điểm kỹ thuật của vận tải biển như :
- Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong
buôn bán quốc tế.
- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn, không bị hạn chế như các
công cụ của các phương thức vận tải khác.
• Ưu, nhược điểm của phương thức vận tải đường biển
- Ưu điểm :

Hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu: Tờ khai hải quan phải được đính kèm
với giấy phép xuất nhập khẩu, bản kê chi tiết hàng hóa, vận đơn.
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người
gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Vận đơn
đường biển có 3 chức năng cơ bản: là biên lai của người vận tải về việc đã nhận
hàng hóa để chở, là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển, là chứng chỉ
về quyền sở hữu hàng hóa.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của
người bán yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn
phải nêu rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở
giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chở hàng.
- Hợp đồng nhập khẩu (Contract)
Là sự thỏa thuận giữa các đơn sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác
nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụ nhận quyền sở
hữu hàng hóa do bên khác gọi là bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán
tiền hàng cho bên bán.
- Phiếu đóng gói (Packinglist)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng.Phiếu đóng
gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi
để trong một túi ngoài bao bì.
- Giấy chứng nhận xuất nhập khẩu (Export/ Import Licence)
Là chứng từ do Bộ Thương mại cấp, bộ quản lý chuyên ngành cho phép xuất
khẩu hay nhập khẩu một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất
định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền (Phòng thương mại và công nghiệp)
cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác cho hàng hóa.
- Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

+ Qui trình đóng gói hàng hóa vào Container cũng đòi hỏi cả một qui trình
nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh những tổn thất khi vận
chuyển.
+ Không phải hàng hóa nào cũng phù hợp với vận chuyển bằng Container do
cấu tạo ban đầu sẵn có của Container.
Vì vậy, những hàng hóa có thể chở bằng Container bao gồm những mặt hàng có
thể tích hợp lý và phù hợp với các điều kiện bảo quản của Container như: đồ gỗ,
quặng sắt…
2.2. Phân định nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường
biển
2.2.1. Ý nghĩa của việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
8
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và nhận hàng hóa nhập khẩu nói
riêng là một nghiệp vụ rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng thương mại
quốc tế.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu có liên quan đến các nghiệp vụ như: Thuê
phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hóa, kiểm tra bộ chứng từ, làm thủ tục hải
quan cho hàng hóa. Trong đó có những nghĩa vụ của người mua đã được thỏa thuận
và ghi trong hợp đồng thương mại, đồng thời thông qua lịch tàu đến, các thông số
của tàu, bộ chứng từ mà bên bán cung cấp tiến hành nhận hàng, kiểm tra hàng.
Chính vì thế, để tiếp nhận hàng nhập khẩu tốt thì công tác quản trị quy trình
nhận hàng nhập khẩu có vai trò quan trọng. Việc quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu tốt giúp cho việc tiến hành giao nhận thuận lợi, tránh những sai lầm, nêu rõ
trách nhiệm của cán bộ giao nhận, giúp việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế
trở nên đơn giản và đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
2.2.2.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
- Yếu tố con người:
Con người là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, tạo nên tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có đội ngũnhân

- Nhà cung cấp
Nhà cung cấp có ảnh hưởng tới nguồn hàng của công ty cũng như các chứng từ
liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty.Nếu có nhiều nhà cung cấp thì
doanh nghiệp có nhiều cơ hội để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất đáp ứng nhu
cầu của mình.Nhưng đôi khi số lượng nhà cung cấp hạn chế, điều này ảnh hưởng tới
nguồn cung của doanh nghiệp khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong lựa
chọn của mình.
- Cơ sở vật chất, giao thông, thông tin liên lạc
Hệ thống giao thông vận tải có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.Nếu hệ thống này tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tránh phải
gặp những rủi ro có thể xảy ra. Hệ thống thông tin liên lạc tạo điều kiện cho các bên
biết được thông tin của nhau, giúp các bên liên lạc với nhau dễ dàng nhanh chóng,
rút ngắn khoảng cách về thời gian cà không gian.
10
- Khách hàng
Khách hàng có ảnh hưởng tới lượng cung cầu của doanh nghiệp.Các doanh
nghiệp có nhiều đối thủ cạnh tranh thì quyền lực thương lượng của khách hàng càng
lớn.Nhu cầu của khách hàng cũng ảnh hưởng tới các chiến lược về giá, chi phí của
doanh nghiệp và việc xây dựng thương hiệu trong lòng khách hàng của các doanh
nghiệp.
- Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ các thị trường chung
với doanh nghiệp. Nó tạo sức ép cho doanh nghiệp về giá và các điều kiện mua
hàng.Các đối thủ cạnh tranh luôn giành giật nhà cung ứng làm cho lượng hàng cung
ứng cho doanh nghiệp cũng giảm buộc doanh nghiệp phải có kế hoạch mua hàng và
nhận hàng hiệu quả để có thể cạnh tranh tốt trên thị trường.
2.2.3. Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
Tiến hành nghiên cứu công tác quản trị các công việc trong quy trình nhận hàng
nhập khẩu được tiến hành theo quy trình sau:
11

Sau khi nhận hàng tại cảng
- Khả năng thanh toán của công ty.
- Khả năng dự trữ và tỷ lệ dự trữ hiệu quả.
- Khả năng về việc lập và hoàn thành bộ chứng từ.
• Lựa chọn phương tiện vận tải
Để vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho, công ty quyết định thuê các phương
tiện vận tải bên ngoài hay sử dụng phương tiện vận tải của chính công ty.
• Tính toán những rủi ro
- Rủi ro trong vận chuyển hàng hóa.
- Rủi ro trong nhận hàng thiếu, không đúng chủng loại.
- Rủi ro không nhận được hàng do chứng từ không hợp lệ.
- Rủi ro trong mất hàng và hàng bị hư hỏng.
• Tiến hành lập kế hoạch những công việc cần làm
- Kế hoạch cho công tác chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu.
- Kế hoạch phân công nhân sự đi nhận hàng.
- Kế hoạch dự trữ hàng hóa.
- Kế hoach vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, các vận dụng cần thiết để tiến hành
kiểm hàng hóa.
b, Tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Công tác tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
được tiến hành theo quy trình sau:
Hình 2.2. Quy trình tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
• Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành nhận hàng nhập khẩu
- Lập và hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu hàng hóa.
- Ủy thác và phân công nhân sự tiến hành nhận hàng nhập khẩu hàng hóa tại địa
điểm giao hàng quy định trong hợp đồng.
- Chuẩn bị kho chứa hàng và chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho công tác kiểm
tra hàng hóa.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của
người bán (nếu mua FOB, CFR, FCA…).

+ Sơ đồ xếp hàng (2 bản)
+ Chi tiết hầm hàng (2 bản)
+ Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có).
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu.
- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận
hàng.
- Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan
kiểm hóa. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì thì mời hải quan áp tải hàng về
kho.
- Làm thủ tục hải quan.
- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa.
 Trường hợp hàng phải lưu kho, lưu bãi
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy
giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery order).
Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hóa đơn và phiếu đóng gói
đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây
lưu 1 bản D/O.
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.
Bộ phận này giữu 1 bản D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
+ Xuất trình và nộp các chứng từ nhập khẩu
+ Chủ hàng ký nhận vào giấy thông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30
ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể
mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.
c, Sau khi nhận hàng tại cảng
15
Sau khi nhận hàng tại cảng, công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa về kho riêng

- Giám sát quy trình vận chuyển hàng về kho: việc giám sát quy trình vận
chuyển hàng về kho riêng bao gồm: giám sát việc thuê phương tiện vận chuyển
16
hàng về kho riêng, việc thuê công nhân bốc dỡ hàng, và giám sát quy trình dỡ hàng
để nhập hàng vào kho. Giám sát quy trình vận chuyển hàng về kho để đảm bảo hàng
không bị thất thoát cũng như có được lộ trình vận chuyển hợp lý, tiết kiệm chi phí
nhất cho công ty.
- Giám sát công tác phòng ngừa rủi ro cho hàng hóa nhập khẩu: hàng nhập khẩu
chịu nhiều rủi ro do khoảng cách về mặt địa lý và khác biệt về điều kiện tự nhiên,
hàng hóa có thể bị hỏng, mất, hoặc biến chất. Đặc biệt, đối với những công ty nhận
hàng nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện CIF khi mà rủi ro hàng hóa được chuyển từ
người XK sang người NK ngay khi hàng được giao lên tàu tại cảng đi thì việc giám
sát công tác phòng ngừa rủi ro sẽ giúp công ty có những biện pháp phòng ngừa rủi
ro hợp lý cũng như để hạn chế tối đa những tổn thất có thể xảy ra đối với nhà NK.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN
HÀNG MUỐI TINH THỂ NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC
TẠI TỔNG CÔNG TY KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP QUỐC
PHÒNG
3.1. Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc
phòng
17
Tổng công ty Kinh tế Kỹ thuật công nghiệp quốc phòng được thành lập theo
Quyết định số 3035/ QĐ- BQP, hoạt động theo hình thức công ty mẹ- công ty con
trên cơ sở tổ chức lại Công ty TNHH một thành viên Vật tư công nghiệp quốc
phòng
Tên đầy đủ: Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng
Tên viết tắt: GAET
Năm thành lập: 15/6/2000
Địa chỉ: 102 Kim Mã Thượng, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại : 04.38325377/ 38328507/ 069.832495

- Tổng công ty tiến hành nhập khẩu muối tinh thể về để phục vụ cho nhu cầu
sản xuất vật liệu nổ công nghiệp của mình.
-Xuất khẩu các sản phẩm do các nhà máy công nghiệp quốc phòng sản xuất,
nhập khẩu vũ khí, trang bị phục vụ cho lĩnh vực quân sự, đồng thời tiến hành sản
xuất, kinh doanh vật liệu nổ, phụ kiện nổ.
- Bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ Quốc phòng, Tổng công ty là doanh
nghiệp của Quân đôi, được Nhà nước cho phép tổ chức quản lý, kinh doanh vật liệu
nổ công nghiệp (VLNCN), là ngành nghề kinh doanh có điều kiện đòi hỏi độ an
19
toàn tuyệt đối. GAET đã đầu tư xe tải, xe chuyên dụng để vận chuyển VLNCN từ
nhà máy, kho đến nơi tiêu thụ. Đồng thời tiến hành nổ mìn và sử dụng vật liệu nổ
công nghiệp tại các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, mỏ khoáng sản, mỏ
đá phục vụ sản xuất xi măng, vật liệu xây dựng mà công ty trúng thầu làm dịch vụ
nổ công nghiệp. GAET đã cung ứng VLNCN cho các công trình, nhiệm vụ trọng
điểm của cả nước như: hầm đường bộ đèo Hải Vân, các công trình thủy điện lớn,
đường Hồ Chí Minh…
- Tổng công ty còn có công ty đào tạo nghề, xuất nhập khẩu lao động; tập
trung vào 2 chức năng, nhiệm vụ chủ yếu: Đưa người lao động Việt Nam đi làm
việc ở nước ngoài ( những thị trường chính như LiBi, Đài Loan, Ả rập Xê út…);
Đào tạo nghề có trình độ từ thấp đến cao với nghề hàn, may, xây dựng, tin học,
ngành nghề khác…
- Xuất, nhập khẩu và kinh doanh thiết bị, dụng cụ y tế. Bên cạnh đó Tổng
công ty còn tiến hành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ, hòm hộp, chế biến gỗ.
3.2.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giai đoạn 2009 –
2011
Để thoát ra khỏi cuộc khủng hoảng kinh tế, Tổng công ty GAET cũng tìm ra cho
mình những định hướng và giải pháp nhất định để tận dụng những cơ hội kinh
doanh trong cơn khủng hoảng như trong giải quyết các vấn đề về vốn, ngoại tệ, linh
hoạt trong phương thức thanh toán quốc tế. Dự báo, tính toán những lợi thế so sánh
các mặt hàng để điều chỉnh phù hợp.Tạo niềm tin với đối tác đặc biệt là các đối tác

công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp quốc phòng nhập khẩu từ nhiều thị trường
như: Trung Quốc, Nga, Israel, Mỹ, Đức, Hàn Quốc, Anh, Singapore, Nhật…Trong
đó, Trung Quốc là thị trường mà GAET nhập khẩu với số lượng lớn, giá trị nhập
khẩu tăng đều qua các năm. Bên cạnh đó, đây là thị trường có mối quan hệ hợp tác
lâu dài với Tổng công ty và có nhiều điều kiện thuận lợi cho quá trình nhận hàng
nhập khẩu của Tổng công ty.
Thực tế tại Tổng công ty cho thấy, Tổng công ty thường tiến hành nhập khẩu
muối tinh thể từ thị trường Trung Quốc theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng. Vì thế,
đề tài nghiên cứu tập trung nghiên cứu về vấn đề quản trị quy trình nhận hàng muối
tinh thể nhập khẩu bằng đường biển tại Tổng công ty kinh tế kỹ thuật công nghiệp
quốc phòng từ thị trường Trung Quốc theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng. Thông
qua quản trị quy trình nhận hành muối tinh thể nhập khẩu, Tổng công ty có thể
lường trước và tránh được những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện hợp đồng.
Thông qua quá trình quan sát, kết quả điều tra phỏng vấn trực tiếp phó tổng
giám đốc, trưởng phòng xuất nhập khẩu I và các nhân viên trong phòng xuất nhập
khẩu I cho thấy quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu được Tổng công ty
giao cho phòng xuất nhập khẩu kết hợp với phòng kinh doanh thực hiện.
21
Tháng 12 năm 2011, Tổng công ty tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu 200
tấn muối tinh thể nhập khẩu với đối tác Trung Quốc theo điều kiện CIF tại cảng Hải
Phòng.Quản trị quy trình nhận hàng muối tinh thể nhập khẩu của Tổng công ty
được tiến hành như sau:
3.3.1. Lập kế hoạch nhận hàng
Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, Tổng công ty tiến hành lên kế hoạch cho việc
nhận hàng hóa.Trưởng phòng kinh doanh cùng với trưởng phòng xuất nhập khẩu
của Tổng công ty lên kế hoạch cho việc nhận hàng sau đó trình Tổng giám đốc ký
và phê duyệt. Kế hoạch nhận hàng phải nêu rõ một số nội dung sau: Đơn vị thực
hiện, thông tin về Người Bán, thông tin về hàng hóa (số lượng, qui cách), phương
thức nhập khẩu trực tiếp hay ủy thác…, chi phí, phương thức thực hiện, kế hoạch
nhận hàng phải được trưởng phòng Xuất nhập khẩu ký, kế toán trưởng duyệt sau đó

không theo kế hoạch đã ảnh hưởng tới việc lưu kho hàng hóa.
• Chuẩn bị chứng từ để nhận hàng hóa
Mặt hàng muối tinh thể nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty
thường được đóng trong các Container để bảo quản cho hàng hóa trong quá trình
vận chuyển, vì thế, để nhận hàng, Tổng công ty phải chuẩn bị những chứng từ nhập
khẩu bao gồm:
- Những chứng từ về hàng hóa bao gồm: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu
đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận Xuất xứ ( C/O), giấy chứng nhận bảo
hiểm, hợp đồng nhập khẩu,…
- Sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan): nhân viên đi nhận hàng cần nắm rõ sơ đồ xếp
hàng để biết vị trí hàng hóa của mình trên tàu để tiến hành nhận hàng cũng như
kiểm tra hàng hóa của mình được thuận tiện.
- Thông báo sẵn sàng (NOR): đây là văn bản mà thuyền trưởng gửi cho người
giao nhận hàng với mục đích thông báo rằng tàu đã sẵn sàng giao hoặc nhận. Đây là
một trong ba điều kiện quan trọng để khẳng định con tàu đã cập cảng chưa và nó
cũng là cơ sở để tính thời hạn xếp dỡ hàng tại cảng.
- Vận đơn đường biển (B/L): là chứng từ do người chuyên chở cung cấp cho
người gửi hàng nhằm xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển.
- Lệnh giao hàng (D/O): người chủ hàng chỉ có thể nhận hàng khi có D/O.
Muốn có D/O, nhân viên nhận hàng của Tổng công ty phải mang bản chính B/L đến
hãng tàu hay đại lý của họ để nộp lệ phí cần thiết để đổi lấy lệnh nhận giao hàng.
- Hợp đồng vận chuyển hàng hóa với nhà vận chuyển để vận chuyển hàng về
kho.
• Chuẩn bị nhân sự để nhận hàng
Việc phân công nhân sự để tiến hành nhận hàng có vai trò quan trọng, quyết
định sự thành công của quá trình nhận hàng. Tại GAET, công tác giao nhận hàng
được giao cho các trưởng phòng xuất nhập khẩu trực tiếp tiến hành. Các trưởng
23
phòng sau đó bố trí nhân viên chuẩn bị chứng từ nhận hàng và nhân viên trực tiếp
tới cảng Hải Phòng nhận hàng. Quy trình nhận hàng tại cảng bao gồm nhiều công

24
• Tiến hành nhận hàng với cảng
Theo hợp đồng nhập khẩu tháng 12 trên thì hàng muối tinh thể nhập khẩu được
đóng trong các Container và nhận hàng nguyên Container. Khi tiến hành nhận hàng
với cảng Tổng công ty tiến hành làm một số thủ tục:
- Sau khi nhận được NOR, người được giao nhiệm vụ thực hiện công việc giao
nhận hàng tiến hành mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của Tổng công ty đến
hãng tàu để đổi lấy D/O. Sau đó mang D/O đến hải quan làm thủ tục hải quan và
đăng ký kiểm hàng. Có thể xin mượn vỏ Container để vận chuyển hàng về tại kho.
- Nhân viên giao nhận hàng phải trao trả cho văn phòng quản lý tàu các chứng
từ để xác nhận D/O, các chứng từ gồm có:
+ Lệnh giao hàng (D/O) có giấy xác nhận của hải quan.
+ Bản sao vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển có giá trị tương đương.
+ Giấy mượn vỏ Container.
- Cán bộ giao nhận tìm vị trí của Container tại bãi, kiểm tra xi, chì xem còn
nguyên không, chì có cặp chặt vào khóa, xem xét cả bên ngoài của Container có bị
rạn nứt không.
- Mang bản D/O đã có xác nhận của hãng tàu có ghi phương thức nhận hàng
(nhận hàng nguyên Container) đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.
- Ký biên bản giao nhận hàng hóa với cảng.
- Ký biên bản giao nhận hàng hóa với người vận tải.
- Nhận các chứng từ liên quan: biên bản lược khai hàng hóa của thuyền trưởng
(Cargo Manifest), biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), biên bản hàng hư
hỏng đổ vỡ (COR), hóa đơn bốc xếp giao nhận hàng, quyết toán chi phí liên quan
đến giao nhận trong vòng 15 ngày, nếu có sự chậm trễ, cán bộ giao nhận phải chịu
trách nhiệm.
- Sau khi được hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” thì có thể tiến
hành chuyển hàng về kho riêng của mình để tiến hành kiểm đếm hoặc phân phối
hàng hóa.
3.3.3. Sau khi nhận hàng tại cảng