ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRỊNH NGUYỄN THANH THUỲ
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NGUỒN THÔNG TIN KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO
VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Hà Nội, 2010
Hà Nội, 2010 2
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
MỤC LỤC 2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU 6
PHẦN MỞ ĐẦU 7
1. Lý do chọn đề tài: 7
2. Lịch sử nghiên cứu: 8
3. Mục tiêu nghiên cứu: 9
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 9
5. Câu hỏi nghiên cứu 9
6. Giả thuyết nghiên cứu 9
7. Phƣơng pháp nghiên cứu: 10
8. Luận cứ 10
9. Bố cục của Luận văn: 11
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ, THÔNG TIN
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 12
1.1. Khái quát về tổ chức và khoa học quản lý 12
1.1.1. Khái niệm về tổ chức và khoa học quản lý 12
1.1.2. Các trường phái quản lý 13
1.1.3. Các chức năng cơ bản của quản lý 20
1.1.4. Vai trò của quản lý 23
1.2. Tổng quan về khoa học và công nghệ 25
3
3.2.1. Xây dựng các quy chế và chính sách 64
3.2.2. Giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác xây dựng và phát triển
nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM 67
Quản lý CSDL trong thƣ viện 69
3.2.3. Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace để quản lý CSDL 73
Kết luận chƣơng 3. 86
KẾT LUẬN 88
KHUYẾN NGHỊ 89
TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 5
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CSDL Cơ sở dữ liệu
ĐH CNTT Đại học Công nghệ thông tin
ĐH KHTN Đại học Khoa học Tự nhiên
ĐHBK Đại học Bách khoa
ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
ĐHQG-HCM Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
ĐHQG-HN Đại học Quốc gia Hà Nội
ĐHQT Đại học Quốc tế
KH&CN Khoa học và Công nghệ
KHQL Khoa học quản lý
NCKH Nghiên cứu khoa học
TVTT Thƣ viện Trung tâm
Từ các hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, đội ngũ
nhà giáo, nhà khoa học và các học viên sau đại học đã thực hiện nhiều công
trình khoa học có giá trị lý luận và thực tiễn cao. Quản lý tốt, triển khai sử
dụng hiệu quả các nguồn tài liệu này sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng
cao chất lƣợng đào tạo, chất lƣợng nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng. Do
vậy, quản lý nguồn tài nguyên này một cách có hệ thống để khai thác hiệu quả
là một hoạt động cần đƣợc đặc biệt chú trọng.
Tuy nhiên, cho đến nay, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy
ĐHQG-HCM đã đầu tƣ cả về nguồn vốn lẫn nguồn nhân lực cho hệ thống thƣ
viện, bao gồm thƣ viện trung tâm và 06 thƣ viện của các trƣờng đại học thành
viên. Những đóng góp của hệ thống thƣ viện vào hoạt động nghiên cứu và
giảng dạy trong những năm qua là rất quan trọng, tuy nhiên ĐHQG-HCM vẫn
chƣa có đƣợc một hệ thống quản lý tốt và hệ thống nguồn tài nguyên quý giá
này. Thực tế để tiếp cận với nguồn tài nguyên này rất khó khăn và đây là thiệt
8
thòi lớn cho nhà trƣờng, ngƣời học và nghiên cứu. Chính vì vậy mà nhiều
nguồn tài nguyên quý của trƣờng chƣa đƣợc nhìn nhận và khai thác hợp lý,
đây là hệ quả trực tiếp của việc thiếu phƣơng pháp xử lý và quản lý tài liệu
thống nhất.
Với lý do nêu trên, tôi chọn đề tài “Giải pháp quản lý nguồn thông tin
khoa học và công nghệ của Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phục
vụ sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học” làm đề tài luận văn tốt nghiệp
cao học ngành Quản lý Khoa học và Công nghệ. Với mong muốn áp dụng kết
quả nghiên cứu vào thực tế công tác quản lý nguồn tài nguyên khoa học và
công nghệ của ĐHQG-HCM góp phần mang lại lợi ích cho ngƣời sử dụng và
cho cộng đồng.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Cho đến nay chƣa có đề tài nghiên cứu khoa học nào của ĐHQG-HCM,
trƣờng, hoặc của các tổ chức, cá nhân bên ngoài tiến hành nghiên cứu về
ĐHQG-HCM.
Phạm vi không gian: ĐHQG-HCM, do vấn đề nghiên cứu liên quan
đến nguồn thông tin vì vậy đề tài chỉ đi sâu phân tích hệ thống thƣ viện
ĐHQG-HCM.
5. Câu hỏi nghiên cứu
Giải pháp nào cho hoạt động quản lý nguồn tài nguyên khoa học và
công nghệ của ĐHQG-HCM để từ đó phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo
và nghiên cứu chất lƣợng cao của ĐHQG-HCM ?
6. Giả thuyết nghiên cứu
Quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ của Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh hiệu quả cần phải:
- Quản lý có hệ thống và theo quy trình từ khâu thu thập đến đƣa
vào khai thác.
10
- Ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức và khai thác nguồn
thông tin KH&CN
- Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace để quản lý nguồn
thông tin KH&CN
7. Phƣơng pháp nghiên cứu:
- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu, trong đó gồm:
o Các quy định/văn bản về cách tổ chức quản lý tài liệu khoa học của
Nhà nƣớc và của ĐHQG-HCM.
o Các quy trình quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, thực tiễn hoạt
động nghiên cứu khoa học ở ĐHQG-HCM, các loại tài liệu khoa học.
o Quy trình quản lý tài liệu trong thƣ viện.
o Các văn bản pháp quy về thƣ viện, Các văn bản pháp quy về lƣu trữ và
khai thác tài liệu khoa học và công nghệ.
- Thực hiện phƣơng pháp nghiên cứu thực tế Quy trình tổ chức nguồn
thông tin KH&CN tại ĐHQG-HCM, trong đó bao gồm cả tham khảo ý kiến
trạng quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ tại hệ thống thƣ viện
ĐHQG-HCM dƣới các góc độ nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và phƣơng thức
quản lý các sản phẩm cụ thể nhƣ kỷ yếu, tạp chí, sách và các tài liệu khác.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguồn
thông tin KH&CN.
Trên cơ sở những kết quả thu đƣợc ở 02 chƣơng trƣớc, đề xuất các giải
pháp để quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ phục vụ cho việc đào
tạo và nghiên cứu tại ĐHQG-HCM. 12
CHƢƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ, THÔNG TIN
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
1.1. Khái quát về tổ chức và khoa học quản lý
1.1.1. Khái niệm về tổ chức và khoa học quản lý
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức:
Tổ chức là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau hƣớng tới mục
tiêu chung. Các tổ chức có thể vì mục tiêu lợi nhuận, chẳng hạn nhƣ các tổ
chức kinh doanh mà chúng ta rất quen thuộc (Microsoft, Wal-Mart, Honda),
hoặc không vì mục tiêu lợi nhuận (nhƣ nhà thờ, hội, các trƣờng đại học công).
Dù vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận, các tổ chức có một đặc điểm
chung: Chúng đƣợc tạo nên từ con ngƣời. Những nỗ lực của những ngƣời này
phải đƣợc phối hợp để tổ chức đạt đƣợc mục tiêu của nó.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên, NXB Văn Hóa,
1999 “Tổ chức là tập hợp những người được tổ chức theo cơ cấu nhất định để
hoạt động vì lợi ích chung”.
Hoặc “Tổ chức là đoàn thể do nhiều bộ phận hợp thành, với mục đích,
tôn chỉ, cương lĩnh hoạt động”. (Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, Nguyễn Lân,
NXB TP. Hồ Chí Minh, 2000).
Những định nghĩa khác nhau trên xuất phát từ những trƣờng phái khác
nhau về quản lý.
Trường phái cổ điển về quản lý
Trƣờng phái cổ điển về quản lý bao gồm hai lý thuyết chính. Một là
“Lý thuyết quản lý theo khoa học” ở Hoa Kỳ của F.Taylor và các cộng sự
của ông; hai là “Lý Thuyết về quản lý hành chính – tổ chức” của Henry
14
Fayol (ở Pháp), Max Weber (ở Đức), Chester Barnard, Luther Gulick và
Lynda Urwich (ở Anh và Hoa Kỳ).
+ Lý thuyết quản lý theo khoa học (scientific management)
Thuật ngữ “quản lý theo khoa học” đƣợc chính F.Taylor sử dụng để đặt
tên cho tác phẩm của mình: “Các nguyên tắc quản lý theo khoa học” xuất bản
năm 1911. Từ đó đến nay, thuật ngữ này dùng để chỉ tƣ tƣởng của một nhóm
tác giả ở Hoa Kì, đứng đầu là F.Taylor (1856-1915) muốn nâng cao hiệu quả
quản lý bằng cách đƣa ra các biện pháp tăng năng suất lao động của công
nhân.
Thuyết quản lý theo khoa học của Taylor
F.Taylor dựa trên sự nghiên cứu và phân tích quá trình vận động của
ngƣời sản xuất (thao tác), đề ra quy trình lao động hợp lý, không thừa, không
trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực để đạt năng suất cao. Hợp lý hóa lao động
(theo nghĩa rộng là tổ chức lao động một cách khoa học) là đặc trƣng nổi bật
của thuyết F.Taylor – thuyết quản lý theo khoa học, một thuyết có giá trị lớn
mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ và ảnh hƣởng sâu rộng đến toàn
bộ quản lý học của xã hội công nghiệp.
Tƣ tƣởng cơ bản về quản lý của Taylor thể hiện qua định nghĩa: “Quản lý
là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được
rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Nội dung chủ
yếu của thuyết Taylor gồm:
- Cải tạo các quan hệ quản lý
mà nhờ những phƣơng pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành
động của ngƣời quản lý đó.
Nhấn mạnh vai trò quan trọng của các phƣơng pháp và nguyên tắc khoa
học là điểm chung giữa Taylor và Fayol trong cách tiếp cận về quản lý.
Các nguyên tắc quản lý hành chính không cứng nhắc, tuyệt đối mà sự
vận dụng nó phải căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể, phải linh hoạt nhƣ một nghệ
16
thuật, đòi hỏi ở nhà quản lý trí thông minh, kinh nghiệm và sự quả quyết. Các
nguyên tắc đó là:
- Phân công lao động và chuyên môn hóa, nhằm tạo ra năng suất lao
động cao. Phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo sự liên kết.
- Quyền hạn: Ngƣời quản lý phải có quyền hạn chính thức để ra quyết
định, đồng thời phải có uy tín cá nhân. Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm.
- Kỷ luật: Ngƣời lao động phải tự nguyện tuân thủ nội quy của tổ chức.
Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý, điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công
bằng hợp lý trong đãi ngộ, nhờ thƣởng phạt công minh.
- Chỉ huy thống nhất: Mỗi cấp dƣới chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp
trên.
- Chỉ đạo nhất quán: Lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất, có
năng lực, hoạt động mạnh, có khả năng đƣa ra đƣợc những quyết định dứt
khoát, rõ ràng, chính xác.
- Hài hòa lợi ích: Cá nhân phục tùng lợi ích chung, bộ phận phục tùng
lợi ích toàn bộ tổ chức. Quản lý phải xử lý hài hòa khi có mâu thuẫn, xung đột
lợi ích.
- Thù lao hợp lý, trả công thỏa đáng và sòng phẳng.
- Tập trung quyền lực quản lý: Có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao
nhất đến thấp nhất. Việc ra quyết định phải tập trung vào cấp có quyền cao
nhất.
- Sự hợp tình hợp lý: Những ngƣời lao động cần đƣợc đối xử một cách
Thuyết hành vi nổi tiếng của ông là thuyết X và tiếp đó là thuyết Y.
Thuyết X là lý luận về hành vi chung của ngƣời lao động, cho rằng:
một ngƣời bình thƣờng có mối ác cảm với công việc và sẽ lẩn tránh nó nếu có
thể đƣợc; từ đó thích bị điều khiển (ép buộc, trừng phạt), muốn né tránh trách
nhiệm và chỉ muốn an phận, ít hoài bão, và đó là bản chất máy móc vô tổ
18
chức của con ngƣời.
Thuyết X chủ trƣơng trong quản lý sử dụng quyền lực tuyệt đối với cấp
dƣới, điều khiển và giám sát chặt chẽ để đối phó với những ngƣời không đáng
tin cậy và vô trách nhiệm; phải sử dụng lợi ích vật chất và hình phạt để thúc
đẩy ngƣời lao động làm việc. Nhƣ vậy thuyết X tán thành cách tiếp cận
nghiêm khắc và ủng hộ cách quản lý bằng lãnh đạo và kiểm tra.
Dựa trên quan niệm nhân bản và lạc quan hơn về hành vi chung của
ngƣời lao động, thuyết Y quan tâm đến khả năng của con ngƣời tự tạo ra động
cơ làm việc (liên quan đến nhu cầu); kết hợp lý trí và tình cảm; phát huy nhiệt
tình, năng lực và trí sáng tạo; khả năng tự định hƣớng và tự chủ để đạt đƣợc
mục tiêu của tổ chức khi nó thống nhất với mục tiêu cá nhân. Từ đó thuyết Y
chủ trƣơng sử dụng “biện pháp tự chủ”, tạo ra những điều kiện phù hợp để
các thành viên trong tổ chức có thể đạt tới mục tiêu của chính mình một cách
tốt nhất bằng cách cố gắng hết sức vì thành công của xí nghiệp. Ngƣời quản
lý phải giao phó công việc cho những ngƣời đáng tin cậy, thúc đẩy họ làm
việc với tinh thần tự giác, sử dụng quyền tự chủ ngày càng cao với ý thức
trách nhiệm đầy đủ.
Tóm lại thuyết Y cho rằng, chỉ khi quan tâm đến mặt nhân văn của xí
nghiệp, mọi ngƣời mới cố gắng đạt đƣợc kết quả.
Sự khác nhau chủ yếu giữa thuyết X và thuyết Y là ở chỗ:
Thuyết X đề cập tới phƣơng thức quản lý truyền thống, tập trung và
chuyên quyền; Còn thuyết Y đề cao tính dân chủ.
Trường phái định lượng trong quản lý
phƣơng Đông nhƣ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, xuất hiện các lý thuyết
quản lý riêng của mình.
Thành công “thần kỳ” về kinh tế của Nhật Bản đã khiến các nhà quản lý
khoa học quản lý phƣơng Tây quan tâm, thậm chí sùng bái mô hình và
phƣơng pháp quản lý độc đáo, đƣợc gọi là phong cách quản lý hoặc nghệ
20
thuật quản lý Nhật Bản.
Theo trƣờng phái quản lý của Nhật Bản, xuất hiện hai thuyết:
- Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của Willam Ouchi
- Lý thuyết Kaizen – chìa khóa của sự thành công về quản lý ở Nhật Bản
của Massaakiimai.
1.1.3. Các chức năng cơ bản của quản lý
Đây chính là những nội dung quan trọng nhất, trả lời câu hỏi làm quản lý
cụ thể là làm gì?
Những chức năng quản lý sẽ thể hiện công nghệ của hoạt động quản lý.
Quá trình hoạt động của các tổ chức trong điều kiện biến đổi nhanh, phức
tạp với xu thế không thể đảo ngƣợc của môi trƣờng luôn đặt ra những thách
thức lớn lao đối với các nhà quản lý.
Hoàn thiện, đổi mới không ngừng quản lý đảm bảo sự tồn tại và phát triển
không ngừng của các tổ chức.
Phân tích kinh tế, quản lý rủi ro, đổi mới các phƣơng pháp và công cụ
quản lý, hƣớng tới chất lƣợng và hiệu quả là những yếu tố đƣợc quan tâm
trong tất cả các nội dung của quản lý.
Các chức năng quản lý sẽ đƣợc nghiên cứu theo hai cách tiếp cận.
Cách tiếp cận thứ nhất bao gồm 04 chức năng:
- Lập kế hoạch;
- Tổ chức thực hiện;
- Lãnh đạo;
- Kiểm tra.
của tổ chức.
Quá trình quản lý
Các nguồn
lực:
- Nhân lực
- Tài lực
- Vật lực
- Thông tin
Kquả:
- Đạt Mục đích
- Đạt Mục tiêu
+ Sản Phẩm
+ Dịch vụ
- Mục tiêu đúng
- Hiệu quả cao
Kiểm
tra
Tổ
chức
Lãnh
đạo
vận hành hƣớng tới đạt đƣợc các mục tiêu của nó.
Với bốn chức năng của quản lý, hãy tiếp tục xem xét về nhà quản lý. Nhà
quản lý là ngƣời lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động
của tổ chức nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của nó.
23
1.1.4. Vai trò của quản lý
Theo nghiên cứu của Henry Mintzberg, các nhà quản lý có ba vai trò cơ
bản: Con ngƣời, thông tin và ra quyết định.
Vai trò con người.
Những vai trò đầu tiên do Mintzberg định nghĩa là vai trò con ngƣời.
Những vai trò này xuất hiện trực tiếp từ cơ sở quyền lực chính thức của nhà
quản lý, bao gồm mối quan hệ với các thành viên của tổ chức và các yếu tố
cấu thành khác. Ba vai trò con ngƣời mà nhà quản lý đảm nhiệm là ngƣời có
địa vị danh nghĩa, ngƣời lãnh đạo và ngƣời liên lạc.
Nhƣ là ngƣời đứng đầu của một đơn vị tổ chức, các nhà quản lý phải
thực hiện những nhiệm vụ nhất định mà về cơ bản có tính nghi lễ. Ví dụ các
nhà quản lý có thể xuất hiện tại các buổi lễ tập thể, tham gia các sự kiện xã
hội, mời ăn trƣa với những khách hàng quan trọng. Trong khi thực hiện
những việc này các nhà quản lý thực hiện vai trò của họ nhƣ là ngƣời có địa
vị danh nghĩa.
Do các nhà quản lý chịu trách nhiệm lớn về thành công hay thất bại của
đơn vị tổ chức của họ, họ còn phải đóng vai trò nhà lãnh đạo trong nhóm làm
việc của họ. Cuối cùng các nhà quản lý phải đóng vai trò nhƣ là ngƣời liên lạc
của tổ chức. Họ hoạt động nhƣ là ngƣời liên lạc cả khi làm việc với các cá
nhân và các nhóm trong tổ chức và phát triển mối quan hệ thuận lợi với các cá
nhân, đơn vị ngoài tổ chức.
Vai trò thông tin
Nhóm vai trò quản lý thứ hai do Mintzberg xác định là vai trò thông
tin. Trong vai trò thông tin, các nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo rằng
họ vào các quá hành hành động và phân bổ nguồn lực, nhờ vậy các kế hoạch
của nhóm sẽ đƣợc thực hiện.
Một vai trò ra quyết định mà nhà quản lý đảm nhiệm đó là nhà doanh
nghiệp. Xem lại vai trò là ngƣời kiểm soát, nhà quản lý rà soát môi trƣờng
bên trong và bên ngoài tổ chức để tìm kiếm sự thay đổi có thể tạo ra cơ hội.
Copyright: Tài liệu đại học ©