Hoạt động kinh doanh thương mại là một hoạt động kinh tế mang tính đặc thù.
Phạm vi hoạt động của nó rất rộng bao gồm cả buôn bán nội đòa và buôn bán quốc tế.
Nói đến buôn bán là nói đến mua hàng hoá vào và bán hàng hoá ra đó chỉ là một trong
những hoạt động chính yếu của doanh nghiệp thương mại, hoạt động mua bán hàng hoá
hay còn gọi là lưu chuyển hàng hoá vô cùng quan trọng trong nhiều hoạt động khác nhau
của doanh nghiệp thương mại. Nó quyết đònh đến lợi nhuận của doanh nghiệp, vì có lưu
chuyển hàng hoá thì mới có chênh lệch giữa giá bán và giá mua. Trong nền kinh tế thò
trường hiện nay thì mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận. Do đó việc tổ
chức kinh doanh và quản lý kinh doanh thương mại đặt ra những yêu cầu phải cải thiện
mọi công tác trong doanh nghiệp mà hoàn thiện công tác kế toán là không thể thiếu để
có thể đạt được lợi nhuận cao.
Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Mở TP.HCM, qua thời gian
tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Điện Máy TP.HCM với tầm quan
trọng của nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp tôi đã chọn đề tài:
cho khóa luận tốt
nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu của đề tài: tìm hiểu về tình hình tổ chức công tác kế toán lưu
chuyển hàng hoá của Công ty Cổ phần Điện Máy TP.HCM trong những năm gần đây
nhằm tìm ra những ưu điểm và hạn chế của Công ty. Từ đó, đề ra những giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty.
Với mục đích được đề ra ở phần trên, để thực hiện và phát triển đề tài theo chiều
rộng và chiều sâu, tôi dựa vào phương pháp so sánh: đưa ra lý luận về kế toán lưu

chuyển hàng hoá, sau đó tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty, so sánh giữa lý luận và
thực tế rồi rút ra nhận xét, đề ra kiến nghò.
Nói đến kế toán lưu chuyển hàng hóa là nói đến quá trình mua hàng, nhập hàng,
bán hàng, xuất nhập khẩu hàng hóa, kế toán hàng tồn kho…. Do đó phạm vi nghiên cứu
khóa luận tốt nghiệp của tôi chủ yếu là: mua hàng trong nước, nhập khẩu trực tiếp, bán
hàng trong nước của tháng 03/2009 và dự phòng giảm giá hàng hóa cuối tháng 12/2009.
Bố cục của khóa luận tốt nghiệp gồm 4 chương:

Hạch toán hàng hóa phải hạch toán chi tiết cả về giá trò và hiện vật. Kế toán phải
theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách theo từng đòa điểm quản lý và sử dụng.
Luôn bảo đảm sự khớp đúng về giá trò và hiện vật giữa thực tế với số liệu trên sổ sách
kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Trong từng trường hợp cụ thể, nếu xét thấy hàng hóa có khả năng giảm giá so với
thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện đúng theo cơ chế quản lý
tài chính hiện hành.
Một doanh nghiệp chỉ áp dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng hóa theo
phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê đònh kỳ. Việc lựa chọn phương pháp

hạch toán nào phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại hàng hóa và yêu
cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ
kế toán.
Tổ chức kế toán hàng hóa phải bảo đảm nguyên tắc kiểm tra, chống thất thoát, gian
lận. Vì vậy kế toán hàng hóa và thủ kho thường được giao cho hai nhân viên độc lập.

Hàng hóa hiện có ở doanh nghiệp bao giờ cũng được phản ánh trong sổ kế toán và
trong báo cáo kế toán theo giá trò thực tế của hàng hóa – tức là đúng với số tiền mà
doanh nghiệp phải bỏ ra để mua những hàng hóa đó. Đối với hàng mua trong nước và
hàng nhập khẩu thì cách tính giá nhập kho tương tự nhau. Cụ thể
¬ Đối với hàng mua trong nước:
Giá trò hàng nhập kho = Giá mua + Chi phí mua hàng

¬ Đối với hàng nhập khẩu:
Giá trò hàng
nhập kho
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là điều kiện thiết
yếu để thực hiện chỉ tiêu dự trữ và bán ra. Dựa trên các hoạt động mua bán hàng hóa,
các thông tin về giao dòch mua hàng bán hàng; nhà quản trò phải tổng hợp để đưa ra các
quyết đònh mua hàng để có thể đảm bảo lượng hàng hóa đủ đáp ứng cho nhu cầu bán và
dự trữ phù hợp.
Việc mua hàng nhập kho bao gồm các phương thức sau: Doanh nghiệp cử nhân viên trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận
hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài.
Sau khi nhận hàng và ký vào Hóa đơn của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp. Mọi tổn thất xảy ra (nếu có) trong quá trình đưa hàng về doanh
nghiệp do doanh nghiệp chòu trách nhiệm.

Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng
sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo đòa điểm đã quy đònh trước trong hợp
đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tùy
thuộc vào điều kiện quy đònh trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì hàng hóa vẫn thuộc
quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi
doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. a)

Thủ tục mua hàng:

Kết cấu tài khoản:
Tài khoản 156: “hàng hóa”, gồm:
°
Tài khoản 1561: “Giá mua hàng hóa”
+ Bên nợ:
− Trò giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn
− Thuế không hoàn lại tính vào giá nhập kho
− Trò giá hàng hóa giao gia công chế biến nhập lại kho (gồm giá mua vào + chi
phí gia công, chế biến)
− Trò giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê
+ Bên có:
− Giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ
− Chiết khấu mua hàng, giảm giá và giá trò hàng hóa trả lại cho người bán
− Trò giá hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê
+ Dư nợ cuối kỳ:
− Trò giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ °
Tài khoản 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa”
+ Bên nợ:
− Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hóa
mua vào nhập kho trong kỳ
+ Bên có:
− Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
+ Dư nợ cuối kỳ:
− Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ
°
Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”.
Dùng để phản ánh trò giá của các


Trường hợp hàng mua về chuyển bán thẳng không qua nhập kho:
Nợ TK 632:
Trò giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán
Nợ TK 133:
Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,141,331:
Tổng giá trò thanh toán theo hóa đơn
Trường hợp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhập kho thì
căn cứ vào chứng từ:
Nợ TK 151 :
Trò giá mua theo hóa đơn
Nợ TK 133 :
Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,141,331:
Tổng giá thanh toán
Kỳ sau, khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 1561
Có TK 151
(2) Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 1562:
Theo giá chưa thuế
Nợ TK 133 :
Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,141,331:
Tổng giá thanh toán (3) Trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111,112,331

Nợ TK 1388
Có TK 1381
+ Coi như khoản tổn thất:
Nợ TK 632
Có TK 1381
̇
Phát hiện thừa
:
Trường hợp 1: Chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn, phần còn thừa giữ hộ người
bán.
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho:
Nợ TK 1561:
Giá trò hàng thực nhập kho (chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133 :
Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331:
Tổng số tiền phải thanh toán

Đồng thời phản ánh trò giá hàng hóa nhận giữ hộ:
Nợ TK 002
Khi xuất hàng trả lại bên bán :
Có TK 002
Trường hợp 2
: Nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn, mua luôn số hàng thừa.
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hóa:
Nợ TK 1561:
Giá trò hàng hóa thực nhập (chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 :

Có TK 111,112,331
Nhập lại kho hàng hóa gia công chế biến:
Nợ TK 1561:
Giá thực tế xuất ban đầu + chi phí chế biến

Có TK 154
Bên bán giao cho bên mua bộ hồ sơ chứng từ gồm:
− Hóa đơn (Invoice)
− Phiếu đóng gói (Packing list)
− Tờ kê chi tiết (Speciffication)
− Vận đơn đường biển
− Hóa đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
− Các chứng từ có liên quan khác… ° Tài khoản 144: “Ký cược, ký quỹ ngắn hạn”
° Tài khoản 1561: “Giá mua hàng hóa”
° Tài khoản 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa”
° Tài khoản 331: “Phải trả người bán”
° Tài khoản 33312: “Thuế GTGT hàng nhập khẩu”
° Tài khoản 3332: “Thuế TTĐB hàng nhập khẩu”
° Tài khoản 3333: “Thuế nhập khẩu”
Nợ TK 151 :
Theo tỷ giá thực tế
Có TK 331:
Theo tỷ giá thực tế

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng nhập kho:
Nợ TK 1561:
Theo tỷ giá thực tế phát sinh
Có TK 151:
Theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận hàng mua
Phần chênh lệch tỷ giá: Nợ TK 635 (hoặc Có TK 515)
Nếu hàng hóa sau khi kiểm nhận không nhập kho mà chuyển thẳng cho khách hàng hoặc
bán trực tiếp cho khách hàng tại cảng:
Nợ TK 157:
Trò giá hàng nhập khẩu chuyển đi bán – theo tỷ giá thực tế phát sinh

Nợ TK 632:
Trò giá hàng nhập khẩu bán trực tiếp tại cảng – theo tỷ giá thực tế
phát sinh
Có TK 151:
Theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận hàng mua
Phần chênh lệch tỷ giá: Nợ TK 635 (hoặc Có TK 515) − Hợp đồng ủy thác
− Hóa đơn
− Phiếu đóng gói

Nợ TK 133
Có TK 331
(5) Chuyển tiền thanh toán cho bên nhận ủy thác các khoản chi hộ về thuế, lệ phí mở
L/C và hoa hồng ủy thác:
Nợ TK 331
Có TK 111,112

b)

Bên nhận ủy thác nhập khẩu:
(1) Nhận tiền ứng trước của bên ủy thác:
Nợ TK 1112,1122
Có TK 131 (Bên giao ủy thác)
Đồng thời ghi: Nợ TK 007(111)
(2) Khi nhận được hàng:
Nợ TK 1561
Có TK 331 (Bên bán)
Có TK 3333
Có TK 3332
Có TK 33312
(3) Hoa hồng ủy thác nhập:
Nợ TK 131 (Bên giao ủy thác)
Có TK 511
Có TK 33311
(4) Lệ phí mở L/C :
Nợ TK 131 (Bên giao ủy thác)
Có TK 1121
(5) Chuyển hàng cho bên ủy thác :
Nợ TK 131
Có TK 1561


quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan (nếu đã thu tiền). Những hóa đơn đã thu bằng tiền
mặt người bán phải đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn.
Kế toán có thể lập Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho vừa là hóa đơn vừa là phiếu xuất
kho, khi bán hàng thay cho hóa đơn và phiếu xuất kho. Người bán lập 3 liên hoặc 4,5
liên tùy theo yêu cầu của đơn vò, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng duyệt,
đóng dấu (nếu có). Bán buôn hàng hóa là việc bán hàng cho các đơn vò thương mại khác hoặc bán cho
các đơn vò sản xuất để tiếp tục sản xuất. Có hai phương thức bán hàng cơ bản:
a)
Bán hàng qua kho
: Hàng hóa được mua và dự trữ trước trong kho sau
đó xuất bán ra. Có hai cách giao hàng:
Giao hàng tại kho: nghóa là giao hàng tại kho bên bán, người đại diện bên mua nhận
hàng tại kho bên bán, ký vào hóa đơn bán hàng và nhận hàng cùng với hóa đơn dành cho
bên mua. Khi giao hàng xong kế toán bên bán ghi nhận doanh thu bán hàng và bên mua
chòu trách nhiệm về hàng đang đi trên đường và các chi phí liên quan.
Chuyển hàng: bên bán chuyển hàng từ kho của mình giao cho bên mua tại đòa điểm
do bên mua quy đònh đã thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Bên bán xuất hàng gửi đi bán gọi
là hàng gửi đi bán chưa ghi vào doanh thu. Trách nhiệm đối với hàng đang đi trên đường
và chi phí liên quan thuộc về bên bán, kế toán ghi doanh số bán hàng tại thời điểm bên
bán giao hàng cho bên mua theo số thực tế giao, bên mua chấp nhận mua và ký tên vào
Hóa đơn bán hàng.

b)


Có TK 33311:
Thuế GTGT đầu ra

(3) Giá vốn hàng gửi bán đã xác đònh tiêu thụ:
Nợ TK 632
Có TK 157
(4) Giá trò bao bì xuất gửi đi kèm và tính giá riêng:
Nợ TK 1388
Có TK 1532:
Trò giá xuất kho
Có TK 133:
Thuế GTGT của bao bì xuất kho
(5) Các khoản chi hộ cho bên mua:
Nợ TK 1388
Có TK 111,112
(6) Khi thu được tiền bao bì, tiền chi hộ:
Nợ TK 111,112
Có TK 1388
b)

Phương thức giao hàng tại kho:
(1) Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111,112,131:
Tổng giá thanh toán
Có TK 511:
Doanh thu tính theo giá bán chưa thuế
Có TK 33311:
Thuế GTGT đầu ra
(2) Ghi nhận giá vốn hàng bán:

(2) Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511
Có TK 33311
(3) Giá vốn hàng bán đã xác đònh tiêu thụ:
Nợ TK 632
Có TK 157
+
Doanh nghiệp không tham gia thanh toán:
Kế toán theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới:
Nợ TK 111,131
Có TK 511

Có TK 33311
Chi phí môi giới phát sinh:
Nợ TK 641
Có TK 111,112,141…
d)

Bán hàng phát sinh thiếu:
(1) Xuất hàng gửi đi bán:
Nợ TK 157
Có TK 1561
(2) Ghi nhận doanh thu theo số thực tế giao hàng:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511
Có TK 33311
(3) Ghi nhận giá vốn hàng bán theo số thực tế giao:
Nợ TK 632
Có TK 157

(4) Ghi nhận hàng thừa chờ xử lý:
Nợ TK 157
Có TK 3381
(5) Khi có quyết đònh về xử lý hàng hóa thừa:
Nợ TK 3381
Có các TK liên quan.

Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thời điểm tiêu thụ đối với
khâu bán lẻ được xác đònh ngay khi hàng hóa giao cho khách hàng.
Hiện nay việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau:
+
Phương thức thu tiền tập trung:
thường tổ chức ở quy mô bán lẻ lớn có nhân viên
thu tiền riêng, lập báo cáo bán hàng hàng ngày và nộp tiền vào phòng kế toán để
ghi sổ một lần.
+
Phương thức thu tiền trực tiếp:
phù hợp với quy mô bán lẻ nhỏ, mỗi nhân viên bán
hàng kiêm luôn việc thu tiền. Cuối ngày lập báo cáo bàn hàng và đem tiền nộp
cho phòng kế toán hoặc có thể nhiều ngày nộp tiền một lần. (1) Xuất hàng giao cho cửa hàng bán lẻ:
Nợ TK 156 – Cửa hàng nhận bán
Có TK 156 – Công ty, kho hàng hóa (kho chính)
(2) Nhận báo cáo bán hàng và phiếu nộp tiền của nhân viên bán lẻ hoặc thu tiền khách
hàng nộp để nhận hàng: