SÁNG KIẾN
- Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn
thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính.
- Tên cá nhân thực hiện: Tăng Kim Trang
- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ năm 2012 đến ngày: /5/2013
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến
Ứng dụng công nghệ thông tin (viết tắt CNTT) trong quản lý văn bản hành
chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính
điện tử, giúp cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt
cho tổ chức, cá nhân. Đây là việc làm hết sức quan trọng, cần thiết và là công việc
không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ứng dụng CNTT vào việc
truyền, nhận thông tin, quản lý, lưu trữ nhằm từng bước hiện đại hóa công tác
nghiệp vụ văn thư.
2. Phạm vi triển khai thực hiện
Tất cả cán bộ, công chức làm công tác văn thư ở các đơn vị trường học trong
huyện Đầm Dơi.
3. Mô tả sáng kiến
Ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính ở cơ quan nhà nước
gồm việc sử dụng thành thạo các kỹ năng sau:
a) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word (soạn thảo
văn bản)
Có hình ảnh kèm theo (hình 1 đến hình 5).
b) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Excel (tạo bảng
biểu)
Ngày nay đa số mọi người đều sử dụng để gồm tạo bảng, định dạng, tính
toán (Sum, Averger, If, Count…), sắp xếp (Sort), rút trích danh sách theo yêu cầu
(Advan Fliter…). Ngày nay khoa học công nghệ tiên tiến hơn, những phần mềm
ứng dụng mới xuất hiện (quản lý trường học (EMIS), quản lý điểm cho học sinh ở
các trường phổ thông, sắp xếp biên chế, thời khoá biểu…) cũng sử dụng phần mềm
Excel. Bởi Excel có nhiều tiện ích như: tạo bảng biểu trong một Sheet ta sẽ chép
(copy) sang được nhiều Sheet khác để điều chỉnh khi cần thiết hoặc coppy các

văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết cần phải nhanh chóng, đúng đối
tượng và chặt chẽ.
- Giải quyết và theo dõi văn bản đến: Khi nhận văn bản đến các bộ phận, cá
nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp văn
bản đến gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đã được giải quyết để báo cáo cho
người có trách nhiệm.
Quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan phát hành gọi chung là văn bản đi.
Các văn bản phát hành được đăng ký và làm thủ tục gởi đi:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày:
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 2

Về kỹ thuật trình bày văn bản, thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được áp dụng đối với văn bản soạn thảo
trên máy vi tính và in ra giấy. (Nếu phát hiện có sai sót thì phải kịp thời báo cáo
cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết).
- Ghi số và ngày, tháng của văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày,
tháng văn bản được đăng ký. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 01, 02 phải
thêm 0 ở trước.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; Đóng dấu
giáp lai đối với văn bản tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo; Đóng dấu mức
độ khẩn, mật: Đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” ; “Tuyệt mật”, “Tối
mật”, “Tài liệu thu hồi” trên văn bản.
- Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên
máy tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: (Có phụ lục kèm theo)
+ Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn

đặt một số phần mềm đơn giản khác như: Font chữ, Printer,… đặc biệt phải biết
chia sẻ thông tin (Sharing ), truy cập Internet để truyền, nhận thông tin cũng như
tạo, mở mail thông dụng; biết khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng Word,
Excel, mail đồng thời cài đặt và diệt Virus cho máy mình quản lý.
4. Kết quả, hiệu quả mang lại
- Ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản hành chính nhằm nắm bắt
thông tin đúng, đủ nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, kinh phí đi
lại, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc, đảm bảo đúng với quy
định hành chánh nhà nước.
- Nâng cao năng lực quản lý của cán bộ làm công tác văn thư như: khai thác,
sử dụng để trao đổi thông tin, điều hành công việc khi ở khoảng cách xa qua các
hình thức truyền thông (thư điện tử, điện thoại, fax ) đồng thời, rất dễ tìm kiếm,
đảm bảo cập nhật, lưu trữ, bảo quản dữ liệu lâu dài; đóng góp trực tiếp vào công
tác cải cách hành chính nhà nước.
Từ ngày 01/01/2011, Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi đã thành lập trang
Website (địa chỉ phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều
hành của ngành giáo dục huyện, đến nay có trên 450.000 lượt người truy cập. Việc
ứng dụng CNTT của các đơn vị trong ngành giáo dục từ năm học 2010-2011 đến
nay có sự nhiều chuyển biến; số CBQL, GV, NV có trình độ tin học đáp ứng yêu
cầu, sử dụng internet đạt hiệu quả tốt (có phụ lục kèm theo).
5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến
Sau khi triển khai và áp dụng sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán
bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản
hành chính đạt kết quả cao.
- Về phía huyện đã công nhận và có hướng sẽ triển khai rộng rãi trong toàn
ngành.
- Về phía cán bộ làm công tác văn thư ở các trường học cũng rất đồng tình vì
thấy có nhiều thuận lợi như: việc truyền nhận thông tin; tổng hợp, báo cáo của đơn
vị mình phụ trách không chậm trễ, rất nhanh, kịp thời, chính xác; giảm thiểu việc
sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc. Riêng bản thân cũng rất vui vì thấy mình

Word Excel
Word và
Excel
Alt + F4
Đóng cửa sổ hiện hành tương
đương với lệnh Close hoặc Exit
x
Alt + F
kích hoạt Menu File x
Alt + E
kích hoạt Menu Edit x
Alt + V
kích hoạt Menu View x
Alt + I
kích hoạt Menu Insert x
Alt + O
kích hoạt Menu Format x
Alt + T
kích hoạt Menu Tools x
Alt + W
kích hoạt Menu Window x
Alt + H
kích hoạt Menu Help x
Ctrl + N
tạo tập tin hoặc bảng tính mới x
Ctrl + O
mở tập tin hoặc bảng tính đã có sẵn x
Ctrl + S
lưu tập tin hoặc bảng tính hiện thời
vào đĩa

để tìm kiếm trong văn bản hoặc
bảng tính hiện hành
x
Ctrl + H
thay thế trong văn bản hoặc bảng
tính hiện hành
x
Phím tắt Diễn giải
Áp dụng phần mềm ứng dụng
Microsoft Office
Word Excel
Word và
Excel
Ctrl + Shift +
định dạng chỉ số trên x
Ctrl +
định dạng chỉ số dưới x
Shift + F3
định dạng chuyển đổi từ chữ thường
sang chữ hoa ở ký tự đầu hoặc từ chữ
thường sang chữ hoa…
x
Ctrl + ] / [
tăng/giảm kích cỡ Font chữ x
Ctrl + L
canh trái văn bản đã chọn x
Ctrl + R
canh phải văn bản đã chọn x
Ctrl + E
canh giữa văn bản đã chọn x

ẩn dòng (Hide Row) x
Ctrl + 0
ẩn cột (Hide Column) x
Ctrl + Shift + 7
tạo khung (Add Border) x
Ctrl + Shift + -
gỡ bỏ khung (Remove Border) x
Ctrl + +
kích hoạt menu Insert Cell (chèn ô) x
Ctrl + -
kích hoạt menu Delete Cell (xoá ô) x
Ctrl + K
kích hoạt Menu chèn các liên kết
trong văn bản hiện hành
x
F7
kiểm tra chính tả x
Phụ lục
DẤU ĐẾN
Dấu đến phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới
số, kí hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
Dấu "Đến" được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm. Mẫu
dấu "Đến" và cách ghi thông tin trên dấu "Đến" như sau:
MẪU
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:
ĐẾN Ngày:
Chuyển:


Cột 7: Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến.
Phụ lục
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi được thực hiện như sau:
Mẫu:
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 12

- Bìa và trang đầu được trình bày như mẫu trên.
- Sổ đăng ký văn bản đi được in sẵn, kích thước 210 mm x 297mm gồm 8
cột và cách ghi như sau:
Ví dụ:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản (đối với những ngày dưới 10 và tháng
01,02 phải thêm số 0 ở trước).
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (Trường hợp sổ dùng
để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản).
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 13

Cột 5: Ghi tên bộ phận, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi
nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên bộ phận hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi Số lượng bản đã nhận
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Phụ lục
SỐ LIỆU THỐNG KÊ

Tỷ lệ
2010-
2011
14 10 71,43 39 36
92,3
1
15 15
100,
0
61/68
89,7
1
2011-
2012
16 14 87,50 40 38 95,0 15 15
100,
0
67/71
94,3
7
2012-
2013
16 15 93,75 40 39 97,5 17 17
100.
0
71/73
97,0
8
So với năm học 2010-2011, năm học 2012-2013 có 71/73 trường đã triển
khai thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin (tăng 10 trường, chiếm tỷ lệ