CHƯƠNG 1:
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hành chính văn phòng là một nghề có tính cách chuyên nghiệp nhưng đồng thời
cũng là một loại hoạt động mà bất cứ cấp quản trị nào cũng phải thực hiện ở một mức độ
nào đó. Nhà quản trị muốn thành công phải biết quản trị hành chính văn phòng của bộ
phận chuyên môn của mình. Người thư ký chuyên nghiệp muốn thành công phải biêt quản
trị HCVP, mà nhà quản trị muốn thành công phải có những thư ký biết cách làm việc một
cách có khoa học. Đi sâu vào ngành nghề này chúng ta có các cấp quản trị chuyên về công
việc HCVP.
Chúng ta cáön coï một cái nhìn tổng quát về HCVP từ cấp thấp đến cấp cao và nói
lên tầm quan trọng của các thư ký, nhất là thư ký giám đốc. Muốn hiểu rõ quản trị HCVP
là gì chúng ta phải hiểu quản trị là gì. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông
qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được những mục tiêu đã
đề ra một cách có hiệu quả. Và quản trị HCVP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hoá, và giám sát các hoạt động xử lý thông tin.
Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải biết quản trị HCVP. Tuy nhiên các tổ chức
hành chính muốn thành công cần phải có nhà quản trị HCVP. Ông ta là người hoạch định,
tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát tất cả các hoạt động xử lý thông tin trong
toàn công ty sao cho thống nhất và có hiệu quả. Muốn vậy ông hay bà ta phải hội đủ các
tiêu chuẩn của một thư ký chuyên nghiệp cộng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.
Ngoài ra họ phải hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra.
Tại các công ty lớn có nhiều cấp quản trị quản lý công việc HCVP. Đó là nhà quản
trị hành chính (nghĩa là trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính), trợ lý hành chánh,
trưởng phòng xử lý văn bản, trưởng phòng hồ sơ hay trưởng phòng thông tin.
Ngoài ra các cơ quan tổ chức đều cần có các nhân viên và thư ký làm các công việc
HCVP chuyên nghiệp nhất đó là thư ký. Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người
nắm vửng các nghiệp vụ HCVP, có khả năng nhận trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến, và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của
mình. Để đạt được điều trên họ phải đạt được một số kiến thức và kỹ năng cơ bản, hội đủ
12 tiêu chuẩn đã đề ra.

Cú hai loi hoch nh: hoch nh chin lc v hoch nh tỏc v. Hoch nh
chin lc l ra chin lc tng th cho ton cụng ty. Cũn hoch nh tỏc v l ra cỏc
k hoch c th ca mi hot ng sn xut kinh doanh- dch v trong ú cú hoch nh
HCVP.
Bt c cp qun tr no cng phi hoch nh. Hoch nh bao gm vic xỏc nh
ra cỏc mc tiờu v ra cỏc bin phỏp hon thnh cỏc mc tiờu ú bng cỏch nờu ra 6
ch W sau õy: What = phi lm nhng gỡ? How = lm nh th no? Where = lm õu?
When = lm khi no? Who = ai lm? v Why = ti sao phi lm cụng vic ú, ti sao chn
ni ú, ti sao chn ngi ú?ti sao chn thi im ú? v ti sao phi lm nh th?
Trong hoch nh HCVP thỡ cn cm nang v t chc, chớnh sỏch v th tc, cỏc bng
húng dn c th, cỏc bng ghi nh, lch cụng tỏcu l cỏc cụng c t c cỏc
mc tiờu ó ra.
Hoạch định rất cần thiết và quan trọng. Không có nó công ty sẽ lãng phí nhân lực và vật
lực, công việc sẽ bị dẫm chân lên nhau, cái đáng thực hiện lại không thực hiện, và tất cả
những gì tệ hại nhất.
Muốn đạt được mục tiêu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động
và uyển chuyển. Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng cho một doanh nghiệp. Chính vì
thế mà quản trị HCVP phải tổ chức bộ máy HCVP nhằm giúp cho các bộ phận phòng ban
hoàn thành nhiệm vụ của mình. Thế nhưng tổ chức HCVP nên tập trung hay phân tán?
thông tin là cả một hệ thống cực kỳ quan trọng, do đó không thể phân tán được. Vậy
HCVP cần phải tập trung. Có hai loại tập trung: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo
chức năng. Mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm của nó. Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung
theo địa bàn, và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng. Cơ cấu của bộ phận dịch
vụ HCVP tuỳ thuộc vào quy mô của công ty xí nghiệp.
Để có một cơ cấu tổ chức HCVP có hiệu quả, nhà HCVP nên theo tiến trình năm
bước và nắm vững 33 nguyên tắc tở chức HCVP. Ngoài ra nhà QTHC cần phải nắm vững
và phát huy bốn mối quan hệ sau đây: mối quan hệ nội bộ, mối quan hệ liên bộ phận, mối
quan hệ với khách hàng, và mối quan hệ nghề nghiệp.
2.Chæïc nàng kiãøm tra
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn

Trong lãnh vực kiểm tra hành chánh, chúng ta có thể áp dụng tiến trình kiểm tra
tám bươc sau đây theo thứ tự: 1. lập kế hoạch, 2. lên lịch công tác, 3. chuẩn bị vật tư, công
cụ và nhân sự. 4. phân công công tác. 5. điều hành. 6. đánh giá kết quả; 7. so sánh đối
chiếu kết quả, so với chỉ tiêu kế hoạch; 8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu; 8b. công nhận
thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu.
Đo lường công việc hành chánh rất cần thiết để xác định được hiệu quả của nhân
viên HCVP. Muốn đo lường công việc HC cần phải có một số tiêu chuẩn đánh giá. Có 4
loại tiêu chuẩn sau đây: 1. kích thước hay đặc tính (dinmen-sion/indentity) 2. Chất lượng
(quality) 3. Số lượng (quantity); và 4. Thời gian.
Để đo lường đánh giá hiệu quả công tác, các nhà quản trị thường dùng các công cụ
sau đây
- Bảng chia thời biểu hay lịch công tác
- Thẻ hồ sơ dễ truy tìm
- Bảng treo tường
Ngoài ra các cấp quản trị thường sử dụng các phương tiện kiểm soát phổ biến, đó là
các bảng tường trình báo cáo và các cẩm nang. Đó là tất cả các vấn đề được trình bày trong
chương này.
CHƯƠNG 2:
QUN TRË HNH CHÊNH VÀN PHNG MÄÜT CẠCH KHOA
HC
I. Âån gin hoạ th tủc hnh chênh
Để tránh trùng lắp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu và tiền bạc và đồng thời để
cho hoạt động hành chánh đạt được hiệu quả cao cần phải quản trị bằng các hệ thống thủ
tục.
Hệ thống là một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hồn thành một giai đoạn
nào đó của tồn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Và thủ tục là một sự tổng hợp các
tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó. Nói một cách cụ thể hơn,
mỗi doanh nghiệp có nhiều hệ thống như hệ thống tài chính, marketing…Trong các hệ
thống này có các tiểu hệ thống và trong các tiểu hệ thống đều có các thủ tục.
Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng các hệ

2- Tạo một khung cảnh làm việc n tĩnh
3- Tạo một khung cảnh có màu sắc hài hồ, hấp dẫn và lơi cuốn, tạo sự hứng thú
khi làm việc.
4- Tạo một khung cảnh có đầy dủ ánh sáng cho từng loại cơng việc
II. Qun trë thåìi gian
Viãût Nam chụng ta cọ cáu “Thåìi giåì l vng bảc” v Táy phỉång
cọ cáu “Thåìi gian l tiãưn bảc” (Time is money). Mi ngỉåìi trong chụng ta
âãưu cọ mäüt khong thåìi gian giäúng nhau, nhỉng khäng phi ai cng biãút
sỉí dủng nọ cọ hiãûu qu. Thåìi gian l nhan täú khäng suy suùn v
khäng co gin nháút trong cüc säúng chụng ta. Âụng nhỉ Peter Drucker,
mäüt hc gi, mäüt giạo sỉ v nh cäú váún vãư qun trë näøi tiãúng trãn
thãú giåïi â nọi: “Thåìi gian l thỉï hiãúm nháút trong cạc loải ti sn v
nãúu khäng kiãøm soạt âỉåüc nọ thç chụng ta s khäng kiãøm soạt âỉåüc
gi c”. Chênh thåìi gian chỉï khäng phi l tiãưn bảc måïi l cại qu nháút
ca mäüt doanh nghiãûp. Nhỉng hçnh nhỉ thåìi gian l thỉï ti sn âỉåüc
hiãøu biãút êt nháút v âỉåüc kiãøm soạt täưi nháút. Háưu nhỉ chụng ta
khäng hoảch âënh v cng khäng kiãøm tra loải ti sn vä giạ ny, cỉï
âãø nọ träi dảt theo dng âåìi may ri ca cüc âåìi.
Nọi mäüt cạch chênh xạc, chụng ta khäng thãø âiãưu khiãøn âỉåüc
thåìi gian vç cáy kim âäưng häư d sao cng nàòm ngoi táưm kiãøm soạt
ca chụng ta v thåìi gian váùn cỉï träi theo mäüt täúc âäü mn thí. Âiãưu
m chụng ta cáưn phi lm khäng phi l kiãøm soạt cại âäưng häư m l
tỉû kiãøm soạt chênh mçnh trong mäúi tỉång quan våïi thåìi gian. Váûy qun
trë thåìi gian l gç, v lm cạch no âãø kiãøm soạt viãûc sỉí dủng qu
thåìi gian väú giạ ca mçnh mäüt cạch cọ hiãûu qu.
Mún qun trë thåìi gian phi biãút cạc ngun nhán lm cho bản
phê phmả thåìi gian. Âọ l cạc ngun nhán sau âáy (1) cạc cüc gi
âiãûn thoải, (2) cạc cüc thàm viãúng x giao, (3) cạc cáu hi ca nhán
viãn, (4) cạc sỉû cäú nh, tr låìi thỉ tên, (5) cạc cüc hp kẹo di, (6)
bn giáúy ngäøn ngang, (7) âc ti liãûu quạ cháûm, (8) khung cnh lm