TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNGTỔNG CÔNG TY XÂY
DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức
hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nước và
các cơ quan Nhà nước. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo được trình
độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công
chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8
Căn cứ thông tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của
Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi
nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước
kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng
tiêu chuẩn các chức danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996
của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và hướng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9
tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng
chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng
quản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:
1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng
tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý,
điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh
đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công

Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc
giải quyết.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột
xuất của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp
giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan
trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức
phải được lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời
các thành phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mướn hội trường,địa điểm để tổ chức các cuộc hội
nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công
động thổ và lễ khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các
loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến
giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính
xác, kịp thời, nhanh chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp
lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ
đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính.
Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót. “Tất cả
công văn đi do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh,
phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa
gửi” (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lưu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh
máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có
chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã được lãnh đạo Tổng công ty
duyệt phê chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty.
Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn

cơ quan đoàn thể của Tổng công ty
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng
chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phương
tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng
nghiệp vụ đi công tác được kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc
trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng
công ty.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ
quan.
II. THỰC TRẠNG VĂN PHÒNG Ở TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG
TRÌNH GIAO THÔNG 8
1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng
công trình giao thông 8.
Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn
phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên
giao phó, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo
đúng chính sách nhiệm vụ được giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lượng
và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng được
định biên là 22 người với 9 bộ phận.
*Chánh văn phòng (một người) có nhiệm vụ sau :
- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dưới,
tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các
đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo
hướng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ.
- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị,
tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ
chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của

động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty.
-Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm.
*Cán sự văn thư lưu trữ (một người)
- Hàng ngày,cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ
quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng,
kịp thời, đúng nguyên tắc;
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty ;
- Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt
công văn giấy tờ;
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống
chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường.;
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn
phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương
đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc
của văn phòng.
Năm Văn bản đến Văn bản đi
1998 900 510
1999 1015 600
2000 1075 700
Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Tổng công ty đã có
những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác
chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thường xuyên có công văn hướng dẫnđến các
công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963
của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định
62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một người )
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng

- Xây dựng được kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo
vệ, thường trực cơ quan;
- Theo dõi quá trình thực hiện công việc được giao về bảo vệ an ninh trật tự
an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày;
- Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ
quan được chính phủ qui định;
- Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc;
Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của cơ
quan;
- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc
rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan;
- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập
huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
*Nhân viên tạp công (1 người):
- Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu
dọn vệ sinh trong cơ quan tổng công ty.
- Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm
việc của cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy bơm và bơm nước lên tầng để có nước sử dụng cho khu vệ
sinh.
- Lau chùi các gương ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa
chớp ở các phòng làm việc của cơ quan.
- Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,...
*Công tác thông tin của văn phòng(1 người)
- Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin và xử lý
số liệu );
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây
dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến
thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc
được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty;

*Nhân viên lễ tân tiếp khách (1 người)
- Khi có khách đén làm việc với lãnh đạo tổng công ty thì mời khách vào
phòng khách, tìm hiểu thông tin về việc gặp mặt sau đó báo cáo với lãnh đạo
để tiếp khách;
- Phục vụ nước uống cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty.
Hàng ngày bảo quản lau chùi bàn ghế, ấm chén của các phong lãnh đạo và văn
phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp;
- Chuẩn bị phòng họp và phục vụ nước uống cho các cuộc họp giao ban của
lãnh đạo, giao ban của tổng công ty và các cuộc họp đột xuất tại phòng giao
ban của các phòng nghiệp vụ, các cơ quan đoàn thể;
- Quản lý tài sản được trang bị cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng
công ty và các phòng họp, phòng khách ( có sổ sách theo dõi bảo quản);
- Hàng ngày chăm sóc tưới cây, tỉa cành cây cảnh. Lau chùi cửa kính cửa
chớp toàn bộ tầng hai, quét dọn hành lang tầng hai;
- Đưa báo chí đến các phòng làm việc của tổng công ty và lãnh đạo tổng
công ty.
*Công nhân lái xe con (8 người):
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô
tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô
tô để thực hiện công tác được giao;
- Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi,
bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường
xuyên liên tục.
- Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu,
xăm lốp, phụ tùng;
- Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của
xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng;
- Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công
của lãnh đạo văn phòng.
2. Công nghệ thông tin

mục tiêu đặt ra từ trước của con người. Đặc biệt hơn các ngành khoa học
khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và len lỏi vào mọi ngõ ngách của
cuộc sống nhờ những thiết bị thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm
tiện lợi, cho phép con người khai thác triệt để khả năng lao động tư duy, thông
qua các phương tiện hỗ trợ đắc lực. Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của
tin học trong thực tiến là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội. Các sản
phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác nhau trong quản lý và vai trò
của tin học ngày càng trở nên cần thiết trong công tác này.
Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Tổng công ty rất
cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho
phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống
quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm
kiếm, chọn lọc, phân tích và lưu trữ. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn,
đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng
Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin
tự động phục vụ quản lý sẽ tạo ra một bộ máy tổ chức hoạt động khoa học, gọn
nhẹ và hữu hiệu. Trong lĩnh vực văn bản, một nhu cầu nổi bật trong các hệ
thống quản lý ngày nay - một công cụ hoàn hảo để tạo ra chất lượng cao - Đó
là khả năng về mẫu mã, về chất lượng và khả năng truyền dẫn, khai thác và sử
dụng đúng nhu cầu.
Như vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của
công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên,
việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền
thông vào thực tiễn không chỉ ở Tổng công ty mà ở nước ta còn rất rộng so với
thế giới. Số lượng máy vi tính tại các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp...
ngày càng tăng nhưng hiệu quả sử dụng, khai thác các tính năng và thế mạnh
của thiết bị so với yêu cầu thực tế còn thấp. Hiện nay, trong cơ quan văn phòng
Tổng công ty chưa trang bị máy vi tính đủ cho mỗi phòng một chiếc. Các phòng
có máy vi tính thì đều sử dụng như một máy chữ cao cấp. Hơn nữa, thế hệ máy
của cơ quan đang trở nên lạc hậu so với tình hình phát triển của khoa học

cạnh đó là trình độ ngoại ngữ. Trên thực tế đã có một số trường hợp trục trặc
về máy tính gây ùn tắc công việc tại cơ quan. Yêu cầu đặt ra đòi hỏi phải có
những am hiểu thật tốt để có thể xử lý được những trục trặc kỹ thuật rất
thường xuyên xảy ra đối với máy tính. Trong bối cảnh hiện nay của đất nước
ta, ngành công nghệ thông tin chỉ là một ngành mới phát triển nên ta vẫn chưa
có một hệ thống tiếng việt cài đặt cho máy. các hoạt động, hệ thống chỉ dẫn
trong máy tính đều sử dụng tiếng Anh, hơn nữa, các thông tin có thể khai thác
được trên mạng Internet cũng sử dụng tiếng Anh. Do đó việc đào tạo trình độ
ngoại ngữ cho CBCNV cũng là một yêu cầu cấp thiết. Đó là cơ sở để chúng ta có
thể khai thác tối đa những ứng dụng của tin học trong hoạt động của Tổng
công ty.
3. Công tác văn thư lưu trữ
Bao gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến.
- Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ. Tổ chức quản lý công văn mật.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Quy trình tổ chức quản lý công văn đến cũng như tất cả các cơ quan khác,
nó thuộc về nguyên tắc. Khi công văn được chuyển qua bộ phận văn thư thì
người làm công tác văn thư phải kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ
không? nếu không đúng thì gửi lại.còn nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại
công văn, mở bao thư lấy nội dung ra, đóng dấu công văn đến, đọc và ghi chú
nội dung. Sau đó trình thủ trưởng có ý kiến giải quyết rồi mới đăng ký vào sổ
công văn đến.Có 3 loại sổ công văn đi và đến : Sổ đăng ký công văn thường, sổ
đăng ký công văn mật, sổ đăng ký các loại đơn thư khiếu nại.Bước cuối cùng
mới phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị phòng ban có liên
quan.
Quy trình xử lý công văn đi bao gồm các bước sau:
- Trước khi bỏ công văn đi vào phong bì nhân viên văn thư phải kiểm tra
các yếu tố sau:
+ Công văn đã đề ngày tháng chưa?
+ Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không ?