LUẬN VĂN:
Tổ chức và hoạt động của văn phòng
tổng công ty công trình giao thông 8
Lời mở đầu

Đất nước ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ công nghiệp hoá
và hiện đại hoá. Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế thị trường
với sự quản lý cuả Nhà nước đều cần tiến hành đổi mới nâng cao về mọi mặt nhằm đáp
ứng yêu cầu công tác hiện nay. Đây là một việc làm cấp thiết,liên quan đến nhiều việc
cần giải quyết cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang
thiết bị, phương tiện làm việc.
Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối với bất kì cơ
quan nào trong thời đại ngày nay. Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏ vào
hoạt động của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với sự nghiệp
phát triển của đất nước, tôi đã có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế.
Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 phần chính:
Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8.
Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước.
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công.
- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải, thiết bi
công nghệ tin học.
- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc.
- Kinh doanh tièn tệ.
- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện ).
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dưỡng.
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:
1. Tổ chức hội đồng quản trị.
2. Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.
3. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc.
4. Các đơn vị thành viên của tổng công ty.
- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất và chịu
trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp.
- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộ GTVT bổ
nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổ chức cán bộ chính
phủ.

- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo chế độ
thủ trưởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinh doanh và chịu
trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạt động của Tổng công
ty.Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng bộ
trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởng Trưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ.
- Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm theo
đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc.
hội đồng quản trị

t
ổng giám
đ
ốc

các phó t
ổng giám
đ
ốc

Phòng
Tài
chính
k

810

Công
ty
XDCTGT
874

Công ty
XDCTGT
873
Công
ty
XDCTGT
829

Công ty
XDCTGT
875
Công ty
XDCTGT
838
Công
ty
XDCTGT
842

Công
ty
XDGT
Vi

XDCTGT
892
Công
ty
XDCTGT
820

Trung
tâm
QHQT và
đ
ầu t
ư

Công ty
VCKDL
và TAXI
Trung
tâm
ĐTKTNV
8

Trung
tâm y
tế giao
thông 8

Chi
nhánh
miền

các công trình dân dụng,
điện, thuỷ lợi, quốc
phòng, sân bay, cảng
biển.
Hạng 1 Hà nội

2 Công ty XDCTGT 874 nt Hạng 1 Nghệ An
3 Công ty XDCTGT 873 nt Hạng 1 Hà nội
4 Công ty XDCTGT 829 nt Hạng 1 Hà nội
5 Công ty XDCTGT 872 nt Hạng 2 Hà nội
6 Công ty XDCTGT 838 nt Hạng 2 Thanh Hoá
7 Công ty XDCTGT 842 nt Hạng 2 Hà nội
8 Công ty XDCTGT 875 nt Hạng 2 Hà nội
9 Công ty XDCTGT 892 nt Hạng 2 Hà nội
10 Công ty XDCTGT 889 nt Hạng 2 Hà nội
11 Công ty XDCTGT 820 nt Hạng 2 Nam Hà
12 Công ty XD Miền Tây nt Hạng 2 Hà nội
13 Công ty XDCTGT Việt-Lào nt Hạng 2 Hà nội
14 Công ty vật tư và XDCT nt Hạng 2 Hà nội
15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đường bộ Hạng 2 Nghệ An
16 Công ty tư vấn XDCTGT 8 Tư vấn KSTK và XDCT Hạng 2 Hà nội
II Đơn vị hạch toán phụ thuộc
1 Công ty vận chuyển khách
du lịch và taxi
Kinh doanh vận chuyển
khách du lịch và taxi
Hà nội
2 Trung tâm quan hệ quốc tế
và đầu tư
kinh doanh thương mại tư
Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:
II.1. Cơ cấu nhân sự:
Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 người
Trong đó: Lao động trong dài hạn :4598 người.
- Hợp động ngắn hạn :2958 người
Chất lượng lao động trong dài hạn:
- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%
- Trình độ trung học chiếm :11,68%

- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5%
Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99%
Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:77,01%
- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng đều và hợp
lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trực tiếp đến các tổ
đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.
II.2. Sắp xếp bố trí lao động:
 Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan tâm đến lực
lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường đâi học chuyên
ngành.
- Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại được quan tâm sâu sắc và đạt được những kết
quả to lớn,đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức tai trường Đại học GTVTvới số
học viên đáp ứng được yeeu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của tổng công ty.
- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiến lâu năm,
có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìng độ năng lực phù
hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được
đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để năng cao hiệu quả của cán bộ.
 Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu điểm là:
Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhưng chưa đáp ứng được

tỷ đồng, tăng12,271%.
Do giá trị sản lượng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao động
của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu người được nâng lên
năm sau cao hơn năm trước.
- Năm 1999 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:960.000đồng.
- Năm 2000 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:1100.000 đồng.
Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lượng
hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng được nhiều thầu
công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nước.

Phần II
Tổ chức và hoạt động của văn phòng
tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Văn phòng là một bộ phận của hành chính học.Nó nghiên cứ về tổ chức hoạt động
của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nước và các cơ quan nhà
nước.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo được trình độ, năng lực của các công sở
và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ
hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:
I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông
8:
Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công nhân
viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc.

Phó văn ph
òng

Tổn
g
hợp
Văn
thư
lưu
trữ
Thôn
g
tin
liên
l
ạc.

Quả
n
trị
Tổ
bảo
vệ
thườ
ng
Tổ
xe
Tiếp
khác
h

5. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ
ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải quyết công tác
trong cơ quan như sau:
6. Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong
cơ quan. Đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì.
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lãnh đạo và các
phòng đi công tác.
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
2. Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:

1. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty hàng
tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công ty, đơn vị
trực thuộc về các lĩnh vực :
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
- Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết
Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giám đốc giải
quyết.
2. Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tang giám đốc.
3. Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp đột xuất của
lãnh đạo tổng công ty.Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họp gioa ban của HĐQT,
của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quan trọng của HĐQT,của Tổng
giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải được
lãnhđạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự
họp.
4. Lập dự toán và thuê mướn hộ trường,địa điểm để tổ chức các cụôc hội nghị, các
ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi công độnthổ và lễ khánh

trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn.
13. Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với các
chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành sản xuất
kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản
lý, sử dụng mạng vô tuyến điện.
- Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty.
- Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bưu điện, Bộ Nội vụ(A22) để
in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến cácc công ty
đơn vi trực thuộc.

14. Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theobdõi và thông báo kịp
thời các đợt dịch bệnh phát sing để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh
môi trường,giải quýet tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ
cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
15. Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân loại
khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ quan đoàn
thể của Tổng công ty
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng trống hoả
hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty.
16. Quản lý tốt xe ô tô con của vưăn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phương
tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ
đi công tác được kịp thời.
17. Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong
ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty.
18. Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ quan.
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8:
Với chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8, trong quá trình thực hiện của mình, văn phòng đã tham mưu giúp cho hội đồng
quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động của Tổng công ty đạt hiệu quả tích cực

- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng tương đương với sự
tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng lên. Để
đẩm bảo nâng cao chất lượng của công tác này. Tổng công ty đã có những quy định cụ
thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng
thường xuyên có công văn hướng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt
các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và
công tác lưu trữ Nghị định 62/Cp của chính phủvề quản lý và sử dụng con dấu
Trong công tác thông tin:
Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thưôừng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số liệu)

- Văn phòng thu thập cácthông tin qua nhiều kênh,để giúp cho việc xây dựng báo cáo,
chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng
thông tin một cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục như :xin phép mỏ mạng thông tin
liên lạc mới
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện những bát hợp lý trong công tác thông
tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách
nhiệm được giao
Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng công ty.
Phụ trách công tác quản trị: xây dựng các kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê tài
sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm của cơ quan.
Tại các phòng làm việc của Văn phòng của tổng công ty xâydựng công trình giao
thông 8 được trang bị máy móc thiết bị khá hiệ đại như: Máy vi tính, máy điều hoà nhiệt
độ, bàn ghế, điện thoại và các văn phòng phẩm , các phương tiện như: xe ôtô để bố trí
các bộ phận đi công tác và sử dụng trang thiết bị văn phòng một cách có hiệu quả.Văn
phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành các bộ phận như : Bộ phận bảo vệ, thường trực,
bộ phận tổ xe,bộ phận tiếp khách, bộ phận tạp công.

- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở rộng
được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát
triển chung của Tổng công ty.
- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún,chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực,
chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng được yêu
cầu chung của Tổng công ty.

II. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8:
Công tác văn phòng của tôngr công ty xây dựng giao thông 8 đã phát huy hầu hết
chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 21 cán bộ công nhân viên được bố trí ở 9
bộ phận), là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều
hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và
vững mạnh của tổng công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan
đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng
đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của
chánh, phó văn phòng.
Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công
tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm.
cán bộ công nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ
thuật nghiệp vụ 8 để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được: văn phòng Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8 còn có mặt hạn chế cần khắc phục:
- Có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng
và văn phòng:
+ Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền lẽ ra là thuộc chức năng nhiệm
vụ của tổ chức cán bộ thì lại được giao cho, Đảng uỷ của tổng công ty thực hiện.
+ Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của văn
phòng thì được bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch.
- Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho

Mục lục

Lời mở đầu 1
PHần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8 3
I. Quá trình ra đời của tổng công ty: 3
I.1. Sự thành lập tổng công ty: 3
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập: 4
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty: 4
II. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8: 8
II.1. Cơ cấu nhân sự: 8
II.2. Sắp xếp bố trí lao động: 9
III. Hoạt động cuả tổng công ty: 9
III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị: 9
III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty: 10
Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng
tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 11
I. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: 11
I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8: 11
I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8: 12
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8: 16 Phần III: Nhận xét chung 18