Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng công
ty xây dựng công trình giao thông 8
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt
động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ
quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực
của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện
các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8
Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ
Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch
viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu
chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức
danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996
của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9
tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức
năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị
và Tổng giám đốc duyệt nh sau:
1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham
mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành
công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo
Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công
ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi công,

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất
của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban
của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của
HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải
đợc lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành
phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mớn hội trờng,địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị,
các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ
và lễ khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại
công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết
của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời,
nhanh chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh
đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo
tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có
biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót. Tất cả công văn đi do thủ tr-
ởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem xét về các
mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy
tờ, công tác lu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy
và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký
mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê
chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty. H-
ớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu
trữ.
- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc

hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phơng
tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng
nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong
ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ
quan.
Ii. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8
1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công
trình giao thông 8.
Với chức năng là bộ phận tham mu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng
đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó,
truyền đạt những chủ trơng chính xác của Đảng và Nhà nớc theo đúng chính sách
nhiệm vụ đợc giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lợng và độ
phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng đợc định biên
là 22 ngời với 9 bộ phận.
*Chánh văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ sau :
- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dới, tham
gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế
hoạch sản xuất, kế hoạch đầu t chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hớng phát
triển của TC.TY theo từng thời kỳ.
- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị,
tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ
chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các
đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây
dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt.
*Phó văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ :

- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp
thời, đúng nguyên tắc;
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty ;
- Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công
văn giấy tờ;
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ,
giấy giới thiệu, giấy đi đờng.;
- Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng
phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.
Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với
sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng.
Năm Văn bản đến Văn bản đi
1998 900 510
1999 1015 600
2000 1075 700
Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Tổng công ty đã có những
quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo
nghiệp vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị
trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều
lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một ngời )
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi
tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính
năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc đợc giao;
- Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để
đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời;
- Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của
tổng công ty;

chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan;
- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn
phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
*Nhân viên tạp công (1 ngời):
- Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn
vệ sinh trong cơ quan tổng công ty.
- Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc
của cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy bơm và bơm nớc lên tầng để có nớc sử dụng cho khu vệ sinh.
- Lau chùi các gơng ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở
các phòng làm việc của cơ quan.
- Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác nh: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,...
*Công tác thông tin của văn phòng(1 ngời)
- Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thờng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số
liệu );
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng
báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông
tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông
suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh :xin phép mở mạng
thông tin liên lạc mới;
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan, Phát hiện những bất hợp lý trong công tác
thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật
theo trách nhiệm đợc giao;
- Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của Tổng công ty.
* Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo (1 ngời)
- Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ
trơng của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch,
truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực