Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô ở Trường Đại học Thương mại
nói chung và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng, những
người đã tận tình hướng dẫn, kiểm tra và chỉ bảo phương pháp học tập, nghiên cứu,
các kỹ năng cần thiết giúp em thực hiện thành công khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths. Nguyễn Thị Tuyết Mai, giảng viên bộ
môn Toán kinh tế khoa Hệ thống thông tin kinh tế, người trực tiếp hướng dẫn thực
hiện khóa luận, đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo em trong quá trình thực hiện đề tài.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các
anh(chị) trong công ty cổ phần công nghệ Viking, đặc biệt là cử nhân tin học Đinh
Xuân Linh đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp các số liệu, tài liệu cần thiết cho quá
trình thực hiện khóa luận.
Cuối cùng, em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ và ủng hộ của cha mẹ, các anh
chị và bạn bè trong quá trình thực hiện khóa luận. Trong quá trình làm khóa luận
không thể tránh được sai xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ quý
công ty và các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Dương Thị Oanh
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
i
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU iv
Cấu trúc đề tài 4
Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
38
3.3.1. Lợi ích có thể đạt được khi ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào
công ty cổ phần công nghệ Viking 38
3.3.2. Hạn chế có thể gặp phải khi ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào
công ty cổ phần công nghệ Viking 40
Danh mục tài liệu tham khảo: 43
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
iii
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Số hiệu Tên sơ đồ Trang
Sơ đồ 2.1 Tiêu chí thành công của một dự án 6
Sơ đồ 2.2 Biểu đồ các nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án 6
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổng thể quá trình phần mềm. 7
Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ giữa CPM, nhà đầu tư, đối tác và cơ quan quản lý 9
Sơ đồ 2.5 Lưu đồ đào tạo phần mềm MS project trong quản lý dự án 11
Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh của công ty Viking giai đoạn 2010- 2012 17
Bảng 2.2 Số liệu công tác gia công lắp dựng coffa 25
Bảng 2.3 Số liệu công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng 25
Bảng 2.4 Số liệu công tác đổ bê tông làm móng 26
Bảng 2.5 Thống kê số công trên MS project 2007 32
Bảng 2.6 Thống kê số công được hiểu đúng theo thuộc tính của tài
nguyên( type)
32
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
iv
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
DANH MỤC HÌNH VẼ
FPT
6 VIK TECH,JSC Công ty cổ phần Công nghệ Viking
7 VNPT Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
8 Viettel Tổng Công ty viễn thông Quân Đội Viettel
9 Netnam Công ty cổ phần Netnam
10 GANTT Sơ đồ thanh ngang
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH
STT Từ viết Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
vi
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
tắt
1 API Application Programming
Interface
Giao diện lập trình ứng dụng
2 CPM Construction Project
Management
Phần mềm quản lý dự án
3 CPU Center Processing Unit Bộ xử lý trung ương
4 COM Component Object Model Kiến trúc phần mềm
5 ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định tài nguyên doanh
nghiệp
6 GB Giga Byte Đơn vị đo thông tin
7 KB Kilo Byte Đơn vị đo thông tin
8 MB Mega Byte Đơn vị đo thông tin
9 MS Microsoft
10 HDD Hard Disk Drive Ổ cứng
11 IT Information Technology Công nghệ thông tin
12 ITIL Information Technology
tiền đề vững chắc định hướng cho những công việc về sau. Tuy nhiên để triển khai
một dự án thành công và hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.
Những kinh nghiệm ứng dụng thành công của các doanh nghiệp đi trước luôn là
bài học quý báu cho các doanh nghiệp chưa triển khai học tập. Trong thời gian thực
tập tại công ty cổ phần công nghệ Viking. Em nhận thấy với khối lượng công việc
ngày càng nhiều và quy mô các dự án tương đối lớn đang là một bài toán khó đối với
ban lãnh đạo công ty. Sử dụng lợi thế về mạng truyền thông Viking có đầy đủ vật
chất và cơ sở hạ tầng để nâng cao khả năng quản lý dự án. Hiện tại công ty chưa ứng
dụng một phần mềm nào trong việc quản lý các dự án. Vì vậy sắp tới công ty đang có
hướng sử dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để hỗ trợ cho việc quản lý các dự
án của công ty.
Xuất phát từ nhu cầu này em xin chọn đề tài” Ứng dụng phần mềm Microsoft
Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ
Viking ” làm luận văn tốt nghiệp với nội dung tập trung tìm hiểu, đối chiếu, so sánh
những kiến thức trên giảng đường và thực tế tại đơn vị, nêu ra những hạn chế và đề
xuất một số giải pháp góp phần nâng cao khả năng ứng dụng phần mềm vào công ty.
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
1
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
1.2.Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Đã có một số công trình nghiên cứu về phần mềm MS Project trong quá trình
quản lý dự án. Các đề tài tương đối đồng nhất chủ yếu là ứng dụng phần mềm vào
công tác quản lý, lập kế hoạch, sử dụng các công cụ trực tiếp trên phần mềm để tiến
hành, quản lý công việc. Một số đề tài được nêu ra đây như là:
Ths. Phạm Nguyên Thảo, Trường đại học CNTT đại học Quốc Gia thành
phố Hồ Chí Minh, với đề tài “Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát
triển đề án phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft Project.” Luận
văn Thạc Sĩ.
Công trình giúp cho người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng
dự án không vượt quá kinh phí mà vẫn trong thời gian quy định.
- Làm rõ những lợi ích mang lại khi triển khai phần mềm tại doanh nghiệp,
những ưu nhược điểm khi lựa chọn giải pháp phần mềm.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đối tượng nghiên cứu
- Quy trình triển khai một dự án
- Dự án và phần mềm MS project 2007
Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian:
+ Về mặt lý luận: Sinh viên tiến hành nghiên cứu quy trình quản lý dự án và phần
mềm MS project thông qua các tài liệu tiếng Anh và tiếng Việt
+ Về mặt thực tiễn: nghiên cứu tiến hành tại công ty cổ phần công nghệ Viking có
địa chỉ tại 219A- Nguyễn Ngọc Vũ- Cầu Giấy – Hà Nội.
- Về thời gian:
+ Về mặt lý luận: Nghiên cứu các tài liệu về quản trị dự án và MS project 2007
trong 5 năm trở lại đây
+ Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng quản lý dự án của Viking trong giai
đoạn từ năm 2008 đến năm 2012 từ đó đưa ra giải pháp ứng dụng phần mềm MS
project 2007 vào quản lý dự án tại doanh nghiệp.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp thống kê và phân tích để nghiên cứu vấn đề thực tiễn.
- Sử dụng phương pháp tổng hợp để đưa ra đề xuất theo mục tiêu đã định hướng.
- Sử dụng các phương pháp: nghiên cứu tài liệu, quan sát và theo dõi trực tiếp, sử
dụng bảng câu hỏi, phỏng vấn chuyên sâu để nghiên cứu thực trạng quản lý dự án tại
công ty cổ phần công nghệ Viking
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
3
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Cấu trúc đề tài.
tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
5
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
2.1.2.Tiêu chí thành công và nguyên nhân dẫn đến thất bại của một dự án
• Tiêu chí thành công của một dự án
Sơ đồ 2.1. Tiêu chí thành công của một dự án
Để có một dự án thành công là một điều không dễ dàng, điều quan trọng nhất
phải nhận thức rõ nguồn lực của doanh nghiệp có đủ để thực hiện dự án đó không từ
đó lập kế hoạch chi tiết cẩn thận và tiến hành thực hiện, quản lý dự án đó.
• Nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của 1 dự án
Sơ đồ 2.2. Nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của 1 dự án.
( Nguồn: Trang web vea.gov.vn)
Từ biểu đồ trên chúng ta thấy rằng có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến
thất bại như nguyên nhân lớn nhất là Tính quản lý yếu kém chiếm 31%, thiếu thông
tin chiếm 21%, không xác định được mục tiêu… khi một dự án thất bại thì sẽ gây ra
những tổn thất vô cùng lớn. Ví dụ như: Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
6
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59 tỷ USD đầu tư thêm cho những dự án không
đúng kế hoạch. Để khắc phục sự thất bại của 1 dự án thì có rất nhiều cách nhưng việc
cải tổ dự án được cho là hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưng
nếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp với thực tế thì sẽ không đạt được mục
tiêu ban đầu đề ra và dẫn đến thất bại.
2.1.3. Mô tả quá trình sơ đồ tổng thể quá trình dự án phần mềm.
• Sơ đồ tổng thể quá trình dự án phần mềm
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổng thể quá trình phần mềm.
xây dựng qui mô (Ví dụ: Ứng dụng hướng dẫn tự động tổ chức 1 đám cưới như thế
nào đến cách thức tổ chức, kế hoạch, nhân sự xây dựng một bulding ra sao). BProject
Pro còn hỗ trợ kết nối và tìm kiếm trong cộng đồng doanh nghiệp để tìm đối tác triển
khai một dự án nhỏ hoặc một phần dự án mà doanh nghiệp muốn chuyển giao.
- Phần mềm quản lý dự án CPM (Construction Project Management): Đây là
phần mềm quản lý dự án đầu tư gồm : Xây dựng, giao thông, thủy lợi, mua sắm trang
thiết bị, nâng cấp cải tạo công trình… CPM có thể quản lý được đầy đủ thông tin của
các bước tiến hành dự án đầu tư phù hợp với quy mô quản lý của từng cấp cũng như
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
8
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
trao đổi thông tin dự án giữa các cơ quan có liên quan ( chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu,
cơ quan quản lý …)
Một số điểm nổi bật của phần mềm CPM
+ CPM có thể kết nối nhận hoặc cung cấp thông tin dữ liệu về dự án với phần mềm
IPM (Phần mềm Quản lý kế hoạch đầu tư) để hỗ trợ việc lập kế hoạch phân bổ vốn
cho các dự án.
+ CPM có thể kết xuất dữ liệu cho phần mềm CPF (Phần mềm quản lý tổng hợp các
dự án) phục vụ thiết lập báo cáo tổng hợp tiến độ, khối lương thực hiện của nhiều dự
án.
+ CPM có thể kết nối nhận hoặc cung cấp thông tin dữ liệu về dự án với phần
mềm Smart Build (Phần mềm quản lý công trường - thi công);
+ CPM có thể kết xuất các dữ liệu, báo cáo sang dạng Word, Excel hoặc dưới
dạng chuẩn mở XML để trao đổi với các hệ thống quản lý khác theo yêu cầu.
Sơ đồ 2.4. Mối quan hệ giữa CPM, nhà đầu tư, đối tác và cơ quan quản lý.
- Phần mềm quản lý dự án MS project 2007: MS Project 2007 là một chương
trình chuyên dùng để quản lý các dự án , là chương trình có những công cụ mạnh và
thuận tiện. MS project 2007 có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
11
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Dòng sản phẩn này hiện gồm có các thành phần sau:
- Project standard Edition, một ứng dụng máy trạm độc lập cho các nhà quản lý
dự án.
- Project Professional Edition, ứng dụng máy khách cho các nhà quản lý dự án
tích học với Project server.
Trong phiên bản 2007 của các sản phẩm máy trạm gồm một số cải thiện giúp đơn
giản hóa những thay đổi trong dự án và phân tích những gì có thể xảy ra cho lịch
trình, gồm nhiều mức hoàn tác( undo), đánh dấu nổi bật các hiệu quả thay đổi, tính
năng “ tast driver” để giải thích các hệ số một cách rõ ràng khi bắt đầu một nhiệm vụ.
Các sản phẩm cũng có một số tính năng mới cho việc tạo các báo cáo và biểu đồ
trong Excel và Visio 2007
- Project server 2007, một ứng dụng máy chủ để quản lý lịch trình dự án, dữ liệu
tài nguyên, báo cáo, thời gian và trạng thái cũng như việc phân tích các dự án của một
tổ chức nào đó. Project Server 2007 cung cấp một ứng dụng web được cải thiện cho
mục trang tính thời gian (timesheet) với nhiều tính năng mới. Giao diện trình duyệt
Project Web Access đã được xây dựng lại trên Windows SharePoint Services (WSS)
3.0 và hiện cho phép người dùng có thể xây dựng và đánh giá các kế hoạch dự án,
thiết kế các báo cáo và thực hiện phân tích dự án chính. Project Server cung cấp các
API mới để hỗ trợ tùy chỉnh cho các lĩnh vực cụ thể hoặc tích hợp với phần mềm
khác, như hệ thống ERP. Project Server hỗ trợ project Professional Edition với tư
cách là 1 Client nhưng cũng hỗ trợ duyệt máy khách với một chức năng thông qua
tính năng Project Web Access của nó.
- Project Portfolia Server, một ứng dụng phân tích cho việc đánh giá các dự án đã
được tiến cử và kiểm tra các nhóm dự án thông qua vòng đời của chúng. Project
Portfolio Server cho phép các nhà quản lý có thể tạo báo cáo và thông báo đánh giá,
kiểm tra tập hợp các yếu tố của các dự án đang hoạt động hoặc đã được kiến nghị (các
danh mục vốn đầu tư) trong vấn đề làm ăn như hoàn trả lại vốn đầu tư và việc tận
dụng nhân sự. Project Portfolio Server có một cơ sở dữ liệu cho dữ liệu dự án của
với các chương trình Office khác. Xây dựng các dự án với một số phím bấm trên
keyboard bằng việc chuyển đổi các danh sách tác vụ có sẵn trong Excel hay Outlook
vào trong kế hoạch dự án. Dữ liệu cũng có thể thêm vào các dự án từ Microsoft
Active Directory hoặc từ Address List của Exchange Server
- Xây dựng sơ đồ và biểu đồ chuyên nghiệp: Phân tích và báo cáo về dữ liệu dự
án trong một bản báo cáo chuyên nghiệp và trong một biểu đồ bằng cách sử dụng
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
13
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Visio Reports Engine, trong đó nó sẽ cung cấp những khung mẫu (template) cho các
sơ đồ Visio hay biểu đồ Excel dựa trên dữ liệu của dự án.
- Giao tiếp thông tin một cách hiệu quả: Trình bày thông tin một cách dễ dàng
trong các định dạng khác nhau theo nhu cầu của bên đặt hàng. Người dùng có thể dễ
dàng định dạng hay in một trang trong lịch trình hay các bản báo cáo. Sử dụng Copy
Picture trong Office Wizard 1 cách dễ dàng để xuất ra dữ liệu dự án vào Word dành
cho các tài liệu chính thức vào Excel 2007 dành cho biểu đồ tùy chỉnh hay các bảng
tính, vào Power Point dành cho việc thuyết trình.
- Truy cập thông tin 1 cách nhanh chóng: Nhà quản lý có thể gom nhóm dữ liệu
dự án bằng nền tảng xác định hay tùy chỉnh. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian bằng
cách tổng hợp dữ liệu, do đó nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định và phân tích
thông tin cụ thể. Dễ dàng nhận ra những thay đổi giữa những phiên bản dự án khác
nhau vì vậy, hiệu quả trong việc theo dõi sự thay đổi lịch trình và phạm vi.
- Theo dõi dự án theo nhu cầu: Với nhiều thước đo tùy chỉnh hay xác định sẽ
giúp người dùng theo dõi dữ liệu (% hoàn thành, ngân sách so với thực tế, các giá trị
đạt được, ) có liên quan đến nhu cầu. Người dùng có thể theo dõi các dự án hiệu quả
hơn bằng việc lưu trữ các bản chụp nhanh (snapshots) của dự án lên đến 11 baseline
- Tùy chỉnh MS Project 2007 theo nhu cầu: Tailor Office Project Standard 2007
cụ thể cho dự án. Sửa đổi các thanh công cụ, công thức, chỉ số đồ họa, và các báo cáo.
XML, Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng (VBA), và các add-in Component
phần mềm để nhanh chóng phát hiện các vấn đề để có biện pháp khắc phục tốt nhất.
• Ứng dụng phần mềm
Công ty cổ phần công nghệ Viking là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên có quy
mô hạn chế về nguồn vốn đầu tư cũng như cơ sở hạ tầng. Do đó, trong quá trình ứng
dụng CNTT doanh nghiệp cần xác định ứng dụng nào là cần thiết cho từng giai đoạn
phát triển của doanh nghiệp và chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho phù hợp. Cùng với lộ trình
đã được đưa ra, nhà quản lý phải hiểu rõ nhu cầu quản lý về mặt số liệu của doanh
nghiệp, đây sẽ là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp có thể lựa chọn được các phần
mềm ứng dụng và nhà cung cấp phù hợp.
Đối với bất kỳ một phần mềm nào nhà quản lý muốn ứng dụng thì đều phải
nghiên cứu các module tính năng của chương trình phần mềm xem có phù hợp với
doanh nghiệp không, quy trình thực hiện xử lí một nghiệp vụ trong doanh nghiệp mà
phần mềm có thể đáp ứng.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý dự án tại cồng ty cổ phần công
nghệ Viking và ứng dụng phần mềm MS Project 2007
2.2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần công nghệ Viking
2.2.1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty
Thông tin cơ bản
Tên giao dịch: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Viking
Tên viết tắt: VIK TECH, JSC
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
15
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Vốn điều lệ: 1.900.000.000đ
Văn phòng đại điện: Số 219 Nguyễn Ngọc Vũ – Cầu Giấy- Hà Nội
Điện thoại: (+84-4)8582.9280
Website: www.viking-it.com
Giấy phép kinh doanh: 0104877363
Công ty thuộc hình thức công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và
Viking.
Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm Tỷ lệ tăng giảm(%)
2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011
Tổng doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ
3600 3820,913 8197,9 6,14 14,56
Tổng Chi phí 2000 1800 5038,3 -10 80
Lợi nhuận trước thuế 1600 2020,913 3159,6 26,3 56,3
Thuế nộp ngân sách nhà
nước
448 454,1826 947,88 1,38 100,08
Lợi nhuận sau thuế 1152 1566,73 2211,72 36 41,17
Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh của công ty Viking giai đoạn 2010- 2012
( Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Viking năm 2010- 2012)
Nhìn vào báo cáo tài chính của Viking chúng ta có thể thấy rằng từ năm 2010
đến năm 2012 doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp không ngừng tăng lên, đáng
chú ý là năm 2012 có sự tăng nhanh về lợi nhuận. Nguyên nhân là do Viking đang
dần ổn định từ khi mới thành lập với những chính sách đầu tư đổi mới và tìm được
những dự án lớn. Hơn nữa công ty đang liên kết với các tập đoàn lớn như FPT,
VNPT nên việc khai thác thị trường được hiệu quả hơn và giảm thiểu được nhiều rủi
ro. Với những thuận lợi trên Viking trong thời gian tới sẽ không ngừng vươn lên, mở
rộng thị trường kinh doanh và mục tiêu trở thành một công ty hàng đầu về lĩnh vực
giải pháp mạng và truyền thông tại Việt Nam.
Khoa hệ thống thông tin kinh tế
SVTH:Dương Thị Oanh
17
Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai
2.2.2. Thực trạng quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking
Tại Việt Nam ngành xây dựng phần mềm phát triển rất mạnh mẽ. Phát triển đáng
Copyright: Tài liệu đại học ©