Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
Một số giải pháp
nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả
Bộ hồ sơ Kiểm định chất lợng giáo dục
Phần I: Đặt vấn đề.
1. Cơ sở lí luận và lí do chọn đề tài:
Kiểm định chất lợng giáo dục theo quy định, tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và
Đào tạo là nhiệm vụ và cũng là mục tiêu phấn đấu của các nhà trờng. Thực hiện chỉ
thị số 46/2008/CT- BGD-ĐT Về việc tăng cờng công tác đánh giá và kiểm định
chất lợng giáo dục; Thực hiện quyết định số 83/2008/QĐ- BGD-ĐT Ban hành quy
định về quy trình và chu kì kiểm định chất lợng cơ sở giáo dục phổ thông; Thực
hiện Thông t số 42/2012/TT- BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ trởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành Quy định tiêu chuẩn đánh giá chất l ợng
giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lợng giáo dục cơ sở giáo dục phổ
thông, cơ sở giáo dục thờng xuyên; Thực hiện sự chỉ đạo của Sở giáo dục đào tạo
Thái Bình; sự chỉ đạo của Phòng giáo dục đào tạo Quỳnh Phụ cùng với mong muốn
hoàn thiện Một bộ hồ sơ Đại - Khoa học và Hữu ích Trong những năm qua,
tiểu học Quỳnh Xá đã tiến hành xây dựng kế hoạch, thu thập thông tin minh chứng,
hoàn thiện bộ hồ sơ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo thật khẩn trơng,
khoa học và hiệu quả!
2. Phạm vi và đối tợng nghiên cứu:
- Phạm vi nghiên cứu: Tiêu chuẩn đánh giá chất lợng giáo dục và quy
trình, chu kỳ kiểm định chất lợng giáo dục trờng tiểu học (Theo thông t 42 của
Bộ Giáo dục- Đào tạo).
- Đối tợng nghiên cứu: Công tác kiểm định chất lợng giáo dục tại trờng
tiểu học Quỳnh Xá
3. Mục đích nghiên cứu:
Tìm các giải pháp để tự hoàn thiện bộ hồ sơ theo Thông t số 42/2012/TT-
BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp
cho nhà trờng có đầy đủ minh chứng để xác định đợc mức độ đáp ứng mục tiêu
giáo dục trong giai đoạn hiện nay, để xây dựng kế hoạch cải tiến chất lợng giáo

- Trên thực tế thì việc lu trữ hồ sơ của các nhà trờng cha đợc tốt, cha đủ và
cha đợc khoa học nên việc tìm, sắp xếp lại các minh chứng không hề đơn giản.
- Yêu cầu về các minh chứng cho các tiêu chí khá nhiều: Minh chứng cần
chứng tỏ cho 28 tiêu chí với 84 chỉ số trong vòng 5 năm học. Với yêu cầu cao nh
vậy thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ này quả là khó khăn và phải rất dày công.
- Hiện nay, trong tất cả các nhà trờng đều có rất nhiều công việc nên để đầu
t trí tuệ, công sức và thời gian cho việc hoàn thiện bộ hồ sơ kiểm định chất lợng là
rất khó. Chính vì lẽ đó mà các nhà trờng cha làm đợc và cha làm tốt công tác kiểm
định chất lợng theo thông t 42 của Bộ Giáo dục- Đào tạo.
Nhiệm vụ quả thật là lớn và gặp nhiều khó khăn! Nhng vì nhận thức đợc
mục đích, ý nghĩa của công tác kiểm định chất lợng nên bản thân đã quyết tâm thực
hiện và đã gặt hái đợc những thành công, nhận đợc những niềm vui nhỏ trong công
việc vì đã làm đợc việc khó. Sau đây là: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ
hồ sơ và sử dụng có hiệu quả bộ hồ sơ kiểm định chất lợng muốn trao đổi cùng
đồng nghiệp!
B. Các giải pháp:
Năm học 2012 - 2013
2
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
I. Bản thân tự nhận thức và bồi dỡng nhận thức cho cán bộ giáo viên trong
đơn vị về công tác kiểm định chất lợng giáo dục theo thông t 42 của Bộ Giáo
dục- Đào tạo.
1. Bản thân tự nghiên cứu, tự nhận thức và đặt quyết tâm thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Đợc tập huấn về công tác Kiểm định chất lợng giáo dục tại Sở Giáo dục-
Đào tạo Thái Bình ngày 25/9/2009, bản thân cũng đã nhận thức đợc đây là nhiệm
vụ quan trọng, là mục tiêu phấn đấu của các nhà trờng. Tuy nhiên với một yêu cầu
cao về các tiêu chuẩn, tiêu chí; đặc biệt là yêu cầu về: Quy trình, về bộ hồ sơ minh
chứng có thể lên tới 20 hộp với hơn 1000 minh chứng; về bộ phiếu tiêu chí, bộ báo
cáo có thể lên tới gần một trăm trang thì quả là lúc đầu bản thân có nản!
- Khi nghiên cứu kĩ về các tài liệu hớng dẫn của Bộ và của Sở, tôi nhận

- Việc làm của các bộ phận, của các giáo viên có thể là rất tốt nhng việc lu
lại trên hồ sơ có thể: Cha tốt, không thể hiện đợc hết nội dung, kết quả công việc;
không thể hiện đợc theo yêu cầu của các tiêu chuẩn của công tác kiểm định chất l-
ợng Điều này rất cần có sự nghiên cứu chuyên sâu, rất cần sự t vấn cụ thể để mọi
ngời biết cách thể hiện tốt trên minh chứng, bám sát theo yêu cầu của tiêu chí.
Nhận thức đợc điều đó tôi đã nhận nhiệm vụ là ngời t vấn, hớng dẫn, khích lệ các
thành viên trong đơn vị của mình. Nhận vai trò này quả thực là rất vất vả, bản thân
phải đầu t suy nghĩ, nghiên cứu kĩ trớc các tiêu chuẩn, tiêu chí Tìm tòi, gợi ý các
minh chứng, hớng dẫn các bộ phận bổ sung các hồ sơ, minh chứng để đáp ứng yêu
cầu của các tiêu chí
II. Xác định rõ trớc những khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ.
- Nhiệm vụ này cần rất nhiều thời gian nên phải có kế hoạch khoa học, sắp
xếp thời gian cho phù hợp và sử dụng triệt để thời gian của những thành viên tham
gia công việc. Các thành viên tham gia công việc thờng phải làm vào các giờ, các
buổi giáo viên không có giờ lên lớp, vào chiều thứ năm hoặc vào ngày thứ bảy.
Cũng có những công việc giao khoán cho giáo viên tranh thủ làm ngoài giờ, vào
các buổi tối
- Thông tin minh chứng cha lu trữ đủ, hoặc thất lạc, hoặc lu trữ cha khoa
học nên việc thu thập thông tin minh chứng là vất vả và sẽ mất nhiều thời gian nhất
trong quy trình tự đánh giá. Chính vì vậy mà phải dành nhiều thời gian cho công
việc này.
- Thực tế trong các trờng làm đợc nhiều việc nhng thể hiện trên minh chứng
để đáp ứng các tiêu chuẩn là cha rõ, cha tốt nên phải bổ sung thông tin minh chứng
cho việc đã làm. Việc làm này cũng cần có trí tuệ và thời gian.
- Quy trình kiểm định chất lợng gồm nhiều công đoạn, nhiều việc nhng
không phải ai cũng tham gia đợc. Hội đồng kiểm định phải chọn ngời giao việc,
phải tuỳ việc mà chọn ngời
III. Xây dựng kế hoạch thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế của nhà tr-
ờng và theo yêu cầu của công việc.
1. Lựa chọn các thành viên của hội đồng đánh giá, nhóm th kí, các nhóm công

4-5 gam; Cặp tài liệu khoảng 60-70 chiếc; Hộp đựng thông tin, minh chứng khoảng
20 hộp loại to. Túi cúc để đựng minh chứng khoảng 100 chiếc
- Các hoạt động cần tiến hành: Tập hợp, phô tô các tài liệu, minh chứng;
Lập sổ theo dõi; Chụp ảnh, quay phim, vẽ sơ đồ; Sắp xếp hồ sơ, đánh giá các tiêu
chí, lập báo cáo
- Thời điểm cần huy động: Theo kế hoạch cụ thể của từng nhóm đánh giá
và phải hoàn thành mọi công việc trong vòng 18 tuần.
3. Công cụ đánh giá.
- Thông t số 42/2012/TT- BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ tr-
ởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4. Dự kiến các thông tin , minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí.
- Căn cứ vào các tiêu chuẩn, tiêu chí, các nhóm công tác chuyên trách cần
dự kiến trớc các thông tin, minh chứng cần thu thập, nơi thu thập và thời gian thu thập.
Năm học 2012 - 2013
5
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
- Dự kiến trớc minh chứng là những văn bản, hồ sơ, sổ sách, băng đĩa, hình
ảnh, các giấy khen, bằng khen, hiện vật đã và đang có của nhà trờng phù hợp với
yêu cầu của các chỉ số trong từng tiêu chí.
- Minh chứng đợc thu thập từ các nguồn: Hồ sơ lu trữ của nhà trờng, các cơ
quan có liên quan, khảo sát, điều tra, phỏng vấn và quan sát các hoạt động của nhà
trờng. Minh chứng phải có nguồn gốc rõ ràng và đảm bảo tính chính xác.
- Cần lựa chọn và sắp xếp minh chứng phù hợp với yêu cầu của từng chỉ số.
- Mỗi minh chứng chỉ cần một bản (Kể cả những minh chứng đợc dùng cho
nhiều chỉ số, tiêu chí và tiêu chuẩn). Không nhân thêm bản để tránh lãng phí. Nếu
có nhiều minh chứng thì chỉ cần một bản có giá trị cao nhất, phù hợp nhất. Minh
chứng bằng hiện vật thì có thể lập bảng thống kê, mô tả thông số và vị trí đặt hiện
vật.
5. Lập thời gian biểu.
Sau khi nhận đợc thông t 42 của Bộ Giáo dục và Đào Tạo nhà trờng đã xây

báo cáo TĐG, xin các ý kiến góp ý;
- Hoàn thiện báo cáo TĐG.
Tuần 15 - Họp Hội đồng TĐG để thông qua báo cáo TĐG đã sửa chữa;
- Công bố báo cáo TĐG trong nội bộ nhà trờng và thu thập các ý kiến
đóng góp.
Tuần 16 - Xử lý các ý kiến đóng góp và hoàn thiện báo cáo TĐG.
Tuần 17 - Công bố báo cáo TĐG đã hoàn thiện (trong nội bộ nhà trờng).
Tuần 18 - Tập hợp các ý kiến đóng góp cho quy trình TĐG;
- Nộp báo cáo TĐG.
IV. Thực hiện kế hoạch, Quy trình tự đánh giá một cách linh hoạt theo điều
kiện thực tế của nhà trờng.
1. Bám sát kế hoạch đã xây dựng để thực hiện quy trình tự đánh giá, hoàn thiện
bộ hồ sơ.
- Công tác kiểm định chất lợng bao gồm nhiều việc, nhiều công đoạn, cần
nhiều lực lợng tham gia nên rất cần đợc đôn đốc, kiểm tra các bộ phận, các cá nhân
thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đề ra. Nếu quy trình tự đánh giá bị trì trệ
hay tắt sót ở bất kỳ bớc nào, ở nhóm nào thì sẽ bị ách tắc cả quá trình. Chính vì vậy
rất cần sự phối hợp nhịp nhàng của Hội đồng tự đánh giá với nhóm th ký, các nhóm
công tác chuyên trách, với lãnh đạo nhà trờng và các bộ phận có liên quan để đẩy
nhanh tiến độ công việc theo đúng kế hoạch đề ra.
Năm học 2012 - 2013
7
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
- Bên cạnh công tác kiểm định kéo dài 18 tuần thì cán bộ giáo viên trong
trờng vẫn phải thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của năm học theo đúng kế
hoạch. Chính vì thế công việc sẽ bị dồn dập. Nếu không có kế hoạch làm việc khoa
học thì công việc sẽ bị chồng chéo, ảnh hởng đến công việc chuyên môn, hoặc
không hoàn thành đợc công tác kiểm định chất lợng. Để đảm bảo nhịp nhàng các
công việc thì các bộ phận phải chủ động bố trí thời gian, sắp xếp công việc hài hoà.
- Vai trò của ban lãnh đạo nhà trờng trong công tác kiểm định chất lợng là

8
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
- Nếu minh chứng nào đủ thì đánh dấu đủ. Minh chứng nào thiếu một phần
thì ghi rõ, chẳng hạn: Thiếu kế hoạch năm học 2011-2012, Thiếu kế hoạch tổ 1
(2008-2009) Nếu cột ghi chú của minh chứng nào ch a đợc ghi gì thì đó là minh
chứng còn thiếu hoàn toàn, cha thu thập đợc. Nhìn vào đó thì ngời thu thập minh
chứng sẽ thuận lợi cho việc thu thập tiếp minh chứng, thuận lợi trong việc đôn đốc
các bộ phận nộp minh chứng cho các nhóm.
- Trong danh mục đó cũng cần ghi rõ tên của ngời cần thu thập minh chứng
và nơi thu thập minh chứng để cho ngời cần cung cấp minh chứng chủ động. Trong
trờng hợp cần thiết, ngời thu thập minh chứng cần thống kê toàn bộ những minh
chứng cần thu thập cho từng bộ phận, từng thành viên để họ chủ động đảm bảo đủ
minh chứng và chủ động về thời gian theo kế hoạch.
- Minh chứng thu về cần phân ngay theo từng loại, có ghi tên minh chứng
và để riêng mỗi loại một tập hoặc một túi cúc, để theo từng tiêu chuẩn, tiêu chí.
Nếu không làm đợc nh vậy thì khi sắp xếp, mã hoá rất dễ lẫn, rất mất thời gian
2. Trình bày, sắp xếp minh chứng.
Khi các minh chứng đợc thu thập đủ, đợc mã hoá, đợc đa về các hộp đã là
một thành công lớn và cũng là đã rất dày công. Tuy nhiên muốn cho bộ hồ sơ đẹp
và thuận lợi cho sử dụng, bảo quản đợc bền lâu thì cần làm tốt các việc sau:
- Cần mặc thêm cho mỗi minh chứng một chiếc áo có tên cụ thể. Mỗi loại
minh chứng cần có một trang bìa ghi rõ tên minh chứng. Chẳng hạn: Tập các quyết
định thành lập tổ trởng, tổ phó; Tập Sổ dự giờ của Cán bộ giáo viên; Tập các phiếu
đánh giá xếp loại giáo viên; Hồ sơ kiểm tra, xếp loại giáo viên; Nếu làm đ ợc nh
vậy, khi minh chứng đợc mã hoá thì việc tìm việc hồ sơ rất nhanh chóng và nhìn
ngay vào chiếc áo đó là biết ngay đợc hồ sơ cần tìm. Việc làm đó cũng giúp cho bộ
hồ sơ đẹp và trang trọng lên rất nhiều. (Xin minh hoạ ở phần ảnh chụp cuối bài
viết)
- Mỗi tập minh chứng cần đợc đa vào bảo quản trong một túi cúc hoặc một
chiếc cặp tài liệu có bìa bóng để bảo quản đợc lâu, đợc đẹp hơn và cũng giúp cho

bằng khen, giấy khen Các hồ sơ đ ợc trình bày đẹp, khoa học.(Xin đợc minh
chứng một phần kết quả của công việc đã làm đợc ở 5 hình chụp bộ hồ sơ kiểm
định của nhà trờng kèm theo bài viết này). Với minh chứng thu thập đợc và căn
cứ vào các tiêu chuẩn, tiêu chí, Hội đồng tự đánh giá: Trờng đạt 24/28 tiêu chí. Đạt
kiểm định chất lợng giáo dục Cấp độ 3
- Trong thời gian hoàn thiện bộ hồ sơ kiểm định chất lợng thì cán bộ giáo
viên, nhân viên trong trờng đợc bồi dỡng thêm rất nhiều kỹ năng: Lu trữ, sắp xếp,
trình bày, quản lý, sử dụng các loại hồ sơ. Đặc biệt là bộ hồ sơ đã đợc đa và sử
dụng rất tiện ích. Khi cần dùng đến hồ sơ nào chỉ cần tra trong Danh mục mã
thông tin minh sẽ tìm ngay đợc hộp đựng hồ sơ, mã số của hồ sơ. Khi muốn lu
thêm hồ sơ vào bộ minh chứng cũng chỉ cần tra danh mục mã thông tin minh
chứng sẽ tìm đợc rất nhanh chóng, đúng địa chỉ của hồ sơ.
2. Tóm tắt nội dung: Đúng là Có chí thì nên !
- Bản thân đã trải qua quá trình đấu tranh t tởng, tự nghiên cứu, tự nhận
thức và quyết tâm thực hiện nhiệm vụ cho chính mình.
Năm học 2012 - 2013
10
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả Bộ hồ sơ kiểm định chất lợng giáo dục
- Điều quý giá hơn là tôi đã truyền đợc quyết tâm đó sang cho tập thể giáo
viên trong trờng cùng thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Khi thực hiện nhiệm vụ cần xác định trớc những khó khăn khi thực hiện
nhiệm vụ, lờng trớc những khó khăn để tìm cách tháo gỡ kịp thời.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ phù hợp. Thực hiện kế hoạch một
cách linh hoạt. Cùng với sự đôn đốc, kiểm tra, t vấn, khuyến khích mọi ngời cùng
thực hiện nhiệm vụ là một việc vô cùng quan trọng đảm bảo hoàn thành tốt công
việc.
- Kết quả thu đợc lớn hơn mình mong muốn đó là: Đợc một Bộ hồ sơ Lớn,
đẹp, khoa học và cần tìm là có ngay! Thật là một bộ hồ sơ hữu ích mà từ trớc tới
giờ trờng cha từng có. Nay đã có !
- Nhà trờng sẽ tiếp tục bổ sung cho hoàn thiện và khai thác triệt để hiệu quả

2. Phạm vi, đối tợng nghiên cứu. 1
3. Mục đích nghiên cứu. 1
4. Phơng pháp nghiên cứu. 1
Phần II: Giải quyết vấn đề 2
A. Thực trạng.
B. Các giải pháp.
3
I. Bản thân tự nhận thức và bồi dỡng nhận thức cho cán bộ giáo viên
trong đơn vị về công tác kiểm định chất lợng giáo dục theo thông t 42
của Bộ Giáo dục- Đào tạo.
3
1. Bản thân tự nghiên cứu, tự nhận thức và đặt quyết tâm thực hiện tốt
nhiệm vụ.
3
2. Bồi dỡng nhận thức cho cán bộ giáo viên trong đơn vị về công tác Kiểm
định chất lợng giáo dục. Nhận vai trò là Chủ tịch hội đồng đánh giá là chỉ
huy trởng, là ngời t vấn, hớng dẫn cho các bộ phận hoàn thiện các minh
chứng và đánh giá theo các tiêu chuẩn.
3
II. Xác định rõ trớc những khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ.
4
III. Xây dựng kế hoạch thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế của
nhà trờng và theo yêu cầu công việc .
4
1. Lựa chọn các thành viên của hội đồng đánh giá, nhóm th kí, các nhóm
chuyên trách cho phù hợp.
4
2. Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động.
5
3. Công cụ đánh giá.

5/Hình ảnh minh hoạ cho kết quả đạt đợc. 12-15
Năm học 2012 - 2013
13