Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng
Khoa Kế toán
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Oanh
Lớp: 35k18
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
trong môi trường tin học
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
Lời mở đầu
gày này, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đã tạo ra
những sự thay đổi lớn trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán. Đối với hệ thống thông tin kế toán trong môi trường
tin học, mặc dù có một số khác biệt về các hoạt động kiểm soát so với hệ thống kế toán
thủ công, nhưng về cơ bản vẫn dựa trên những nguyên tắc kiểm soát nội bộ chung. Tuy
vậy nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong từng phần hành của doanh nghiệp lại có những
khác biệt và có ứng dụng rất lớn trong công tác kiểm soát rủi ro tiềm tàng, nâng cao
hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
N
Nhận thấy kiểm soát nội bộ từng chu trình trong môi trường tin học của doanh nghiệp
là một đề tài hay và thiết thực nên em đã chọn: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
và thanh toán trong môi trường tin học là đề tài viết đề án cho mình.
Đề án của em gồm 3 chương chính sau:
- Chương I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
- Chương II: Hệ thống thông tin kế toán bằng máy tính trong chu trình mua hàng
và thanh toán
- Chương III: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi
trường tin học
Việc trình bày còn nhiều hạn chế về nội dung và kiến thức, nên em rất mong nhận
được sự nhận xét, đánh giá từ thầy cô nhằm hoàn thiện cả về đề tài và kiến thức
chuyên môn. Em xin chân thành cảm ơn!


thống nhất. Đây là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của
mình.
-
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ bao
gồm những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà còn cả con người trong tổ chức
như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Đây chính là những
người vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt
đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng
trong quá trình xây dựng và vận hàng hệ thống kiểm soát nội bộ.
-
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ được chia thành 3 nhóm sau:
•
Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả cảu
việc sử dụng các nguồn lực.
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 3
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
• Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng
tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
• Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các
quy định.
2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của báo cáo COSO đưa ra vào năm 1992, hệ thống KSNB được
cấu thành bởi 5 bộ phận sau:
Bộ
phận
Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm

động
kiểm
soát
Các chính sách và các thủ tục để
giúp đảm bảo là những chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện và có
các hành động cần thiết đối với các
rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu
của đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông
tin.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
- Phân tích soát xét lại việc thực
hiện.
Thông
tin và
truyền
thông
Hệ thống này được thiết lập để mọi
thành viên trong đơn vị có khả
năng nắm bắt và trao đổi thông tin
cần thiết cho việc điều hành, quản
trị và kiểm soát các hoạt động.
- Hệ thống thông tin, bao gồm cả
hệ thống thông tin kế toán phải
đảm bảo chất lượng thông tin.
- Truyền thông đảm bảo các kênh
thông tin bên trong và bên ngoài

thành kiểm soát nội bộ. Nói cách khác, cả năm bộ phận hợp thành của KSNB đều hữu
ích và quan trọng trong việc giúp cho tổ chức đạt được một trong ba nhóm mục tiêu nói
trên.
II. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
Theo chuẩn mực kiểm toán số 401: thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học đã
định nghĩa môi trường tin học như sau:
Môi trường tin học: Là môi trường mà trong đó đơn vị được kiểm toán thực hiện công
việc kế toán và xử lý thông tin trên máy tính với các mức độ áp dụng khác nhau, chủng
loại máy tính hoặc phần mềm có quy mô phức tạp khác nhau, cho dù hệ thống do đơn
vị được kiểm toán hoặc bên thứ ba vận hành.
1. Ảnh hưởng của việc xử lý thông tin kế toán bằng máy tính đến KSNB
Môi trường tin học có ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế và thực hiện kiểm soát
nội bộ trong đơn vị. Việc điểm qua những ảnh hưởng này sẽ tạo thuận lợi khi nghiên
cứu cách thức tổ chức kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học được trình bày trong
phần sau:
- Dữ liệu được tự động chuyển đến hệ thống thông tin kế toán từ nhiều bộ phận chức
năng: Trong điều kiện tin học hóa, đặc biệt trong trường hợp hệ thống thông tin
được nối mạng trong toàn doanh nghiệp, có nhiều dữ liệu được các bộ phận chức
năng khác nhập và xử lí, sau đó được chuyển vào cơ sở dữ liệu kế toán một cách tự
động thông qua hệ thống mạng máy tính để kế toán tiếp tục theo dõi, hoạch toán.
Trong những trường hợp như vậy, bộ phận kế toán chỉ thực hiện kiểm tra chứ
không phải nhập lại các chứng từ này. Điều này cho phép tiết kiệm được nhiều thời
gian, công sức và đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tuy
nhiên cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bất kì sai sót hoặc có sự hiệu chỉnh dữ liệu từ các
bộ phận chức năng trong các khâu trước đó đều có thể làm ảnh hưởng đến chất
lượng của thông tin kế toán. Do vậy, đòi hỏi kế toán cần phải tăng cường kiểm soát
dữ liệu đầu vào được cập nhật từ các bộ phận khác.
Bên cạnh đó, trong bản thân hệ thống thông tin kế toán cũng có nhiều ngiệp vụ
được phần mềm kế toán tự động xử lí theo chương trình đã lập trước như tự động
kết chuyển, phân bổ, khấu hao, điều chỉnh, tính lương… Đây cũng có thể được xem

mềm, cần chú ý các biện pháp, các thủ tục cho phép xét duyệt nghiệp vụ ngay trên
phần mềm.
- Nhập liệu một lần, dữ liệu được cập nhật vào nhiều tập tin: đây là một đặc điểm rất
khác biệt trong điều kiện hoạch toán trên máy tính và có ảnh hưởng lớn đến tính tin
cậy của thông tin kế toán. Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán, các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh cần nhập vào máy một lần là tất cả các tập tin liên quan đến
nghiệp vụ (bao gồm các tập tin sử dụng để hoạch toán tổng hợp và hoạch toán chi
tiết) đều được cập nhật. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian trong quá trình
nhập liệu, tuy nhiên có một rủi ro rất lớn là nếu việc lập dữ liệu bị sai thì tất cả các
tập tin liên quan sẽ bị sai như nhau và luôn cân đối giữa số liệu tổng hợp và số liệu
chi tiết, do vậy không cho phép đối chiếu giữa hoạch toán tổng hợp và hoạch toán
chi tiết để phát hiện sai sót.
- Xử lí tự động bằng chương trình: trong khi hệ thống thủ công có thể phát hiện ngay
những sai sót trong quá trình xử lí, các chương trình máy tính thực hiện xử lí hàng
loạt nghiệp vụ cùng loại theo cùng một cách thức nên nếu có một khiếm khuyết
trong chương trình hoặc lỗi phần cứng có thể làm cho kết quả bị sai lệch một cách
có hệ thống. Vì có rất ít sự tham gia của con người trong quá trình xử lí, các thông
tin không chính xác này thường khó bị phát hiện. Do vậy, trong trường hợp chương
trình xử lí được phân tích, thiết kế và lập trình không chính xác hoặc không lường
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 7
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
hết được các tình huống phát sinh thì các thông tin được tạo ra cũng sẽ không đáng
tin cậy.
- Các thủ tục kiểm soát đã được lập trình sẵn: trong điều kiện xử lí tự động bằng
phần mềm, các thủ tục kiểm soát thường được lập trình sẵn. Nếu các thủ tục kiểm
soát này được thiết kế và lập trình tốt, sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện sai sót rất
hiệu quả. Các thủ tục này dựa trên việc kiểm tra tính logic cũng như tính hợp lí của
các nghiệp vụ.
- Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu cao: trong hệ thống xử lí trực
tuyến, khả năng bị sửa đổi, phá hủy, đánh cắp dữ liệu và chương trình thường rất

liệu
Truy cập trực tiếp từ sổ
sách
Có thể truy cập dữ liệu,
thực hiện chương trình
từ xa
Mức độ tập trung dữ liệu Không cao Cao
Tính tích hợp chương
trình
Không Cao
Rủi ro đối với vật lưu dữ Dễ bị mất Dễ hư hỏng, mất mát.
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 8
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
liệu, chương trình
2. Rủi ro trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều
loại rủi ro khác nhau, xuất phát từ nhiều nguyên nhân cả bên trong và bên ngoài. Rủi ro
có thể phát sinh khách quan từ môi trường kinh doanh hoặc từ các chính sách chủ quan
của doanh nghiệp. Các rủi ro có nguồn gốc phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp bao gồm
rủi ro kinh doanh, rủi ro vê thông tin. Đối với môi trường xử lý bằng máy tính, rủi ro
được chia thành hai bộ phận là rủi ro trong xử lý thông tin và rủi ro liên quan đến hệ
thống:
Rủi ro trong xử lý thông tin: là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ
liệu và lập báo cáo. Gồm các loại sau đây:
- Đầu vào: Ghi nhận sai dữ liệu, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ.
- Xử lý: dữ liệu xử lý sai như phân loại sai, tính toán sai do chương trình xử lý không
chính xác.
- Kết quả: các báo cáo không kịp thời, đầy đủ, chính xác hoặc báo cáo không chuyển
đến đúng người nhận.
Rủi ro liên quan đến hệ thống: gồm những rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo

Để làm được điều đó, cần xác lập kế hoạch an ninh phù hợp bao gồm việc xác định
những thông tin cần cung cấp, cung cấp cho ai, vào thời gian nào và lưu trữ ở hệ thống
nào. Từ đó, xác định dược những rủi ro, gian lận đối với hệ thống thông tin và lựa chọn
phương thức bảo đảm an ninh cho hệ thống hiệu quả nhất. Kế hoạch an ninh cần được
các cấp lãnh đạo doanh nghiệp xác lập, sau đó tuyên truyền triển khai rộng rãi đến toàn
thể nhân viên đồng thời thường xuyên giám sát kế hoạch an ninh đã lập ra.
Hình 1.2: Các tài sản trong doanh nghiệp cần được bảo vệ.
3.1.2. Phân chia trách nhiệm các chức năng trong hệ thống
Trong môi trường tin học hóa kế toán, mối quan hệ giữa các chức năng trong hệ
thống thông tin kế toán rất chặt chẽ, đặc biệt khi sự tích hợp giữa các chức năng ngày
càng cao. Khi đó có những thủ tục trước đây được thực hiện những cá nhân, bộ phận
riêng biệt thì trong hệ thống thông tin bằng máy nhiều khi lại được kết hợp trong chức
năng của một cá nhân. Chính vì thế, nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 10
Thiết
bị máy
tính
Tài sản
cần được
bảo vệ
Dữ liệu/
thông
tin
Tài
sản
Thiết bị
đầu cuối
Thiết bị
đầu cuối
Máy tính

Bộ phận
phát triển
hệ thống
Bộ phận
hỗ trợ
kĩ thuật
Bộ phận
quản trị cơ
sở dữ liệu
Bộ phận
vận hành
hệ thống
Phân
tích và
thiết kế
hệ thống
Lập
trình
Triển
khai
Nhập
liệu
Xử lí
dữ
liệu
Lưu
trữ dữ
liệu
Cung
cấp

khác để ăn cắp, thay thế linh kiện máy tính có thể làm tổn hại vật chất cho doanh
nghiệp và làm cho hệ thống kế toán máy của doanh nghiệp không thể vận hành theo
thiết kế. Để hạn chế nguy cơ mất thiết bị máy tính, hay bị tiết lộ hoặc phá hoại thông
tin thì việc kiểm soát sự truy cập vật chất vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là
cần thiết.
Tùy theo các điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể áp dụng những biện pháp kiểm
soát để hạn chế thâm nhập bất hợp pháp về mặt vật lí đối với hệ thống máy tính như
sau:
- Tạo môi trường tốt nơi đặt thiết bị: nhiệt,độ ẩm, điện năng…
- Bố trí hệ thống thiết bị máy tính tại những nơi có khóa an toàn, có người bảo vệ.
- Có hệ thống an ninh nhằm hạn chế sự ra vào khu vực thiết bị, chỉ cho phép những
người có trách nhiệm mới được tiếp cận.
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 12
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
- Có hệ thống thiết bị giám sát và cảnh báo tại khu vực thiết bị như hệ thống camera,
báo động khi có sự thâm nhập ngoài giờ làm việc.
- Huấn luyện nhân viên về việc sử dụng, vận hành và phòng chống virus máy tính, có
tài liệu hướng dẫn sử dụng và xử lý khi thiết bị trục trặc hư hỏng.
- Thường xuyên nâng cao ý thức cảnh giác của nhân viên trong việc bảo vệ an ninh
máy tính và sử dụng mạng máy tính.
3.1.5. Kiểm soát truy cập hệ thống
Kiểm soát truy cập hệ thống là giới hạn quyền truy cập vào hệ thống đối với từng
người sử dụng. Đó là việc ngăn chặn truy cập tất cả dữ liệu và thông tin đối với người
không được phép và giới hạn truy cập của những người được phép đối với những dữ
liệu, thông tin nhất định. Nói cách khác, người sử dụng chỉ được phép truy cập đến các
hệ thống, các dữ liệu, các thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được phân
quyền.
Các biện pháp có thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm:
- Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống: Việc phân quyền được thực hiện thông
qua việc xác định rõ ràng tên người dùng, chức năng hay nhiệm vụ được phép sử

Tất cả
HTK, bán
hàng
M01328
Vừng ơi
mở ra
Đọc, cập
nhật
Đọc, nhập
liệu
- Khóa bàn phím: khi máy tính không được giám sát, kĩ thuật tự động khóa bàn
phím có thể làm cho bộ điều khiển máy tính không hoạt động. Như vậy sẽ ngăn chặn
được sự truy cập khi người sử dụng rời khỏi máy tính nhưng vô tình chưa thoát khỏi hệ
thống.
- Sử dụng hộp lưu: để lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến việc truy cập vào
hệ thống. Hộp lưu chính là nhật kí truy cập, phản ánh thời gian, mã của người truy cập,
loại yêu cầu hay phương thúc tác động vào dữ liệu. Đây là căn cứ để truy tìm những
truy cập bất hợp pháp vào hệ thống.
Người dùng Tập tin Chương trình
ID Password 1 2 3 1 2 3 4
NHale Password 0 0 1 0 0 0 0
JPJon IndoneS 0 2 0 0 0 0 1
Baronl Udbocd 1 1 0 1 1 0 0
… … … … … … … … …
Đối với tập tin Đối với chương trình
0: Không có quyền truy cập 0: Không có quyền truy cập
1: Xem 1: Có quyền chỉnh sửa
2: Xem, chỉnh sửa
3: Xem, sửa, tạo mới, xoá
3.1.6. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

được xử lý và chuyển tải dưới dạng một chuỗi tập hợp các số nhị phân, quá trình
kiểm tra tính chẵn lẻ sẽ xảy ra. Nếu có sự thay đổi tính chẵn lẻ trong quá tình xử lý
hoặc chuyển tải thông tin (do việc thêm vào hay giảm bớt những số nhị phân), kết
quả kiểm tra sẽ hiện thị ngay một thông báo lỗi không ngang bậc của thông tin
được chuyển tải.
- Mã hóa dữ liệu: các dữ liệu cần được lưu trữ và chuyển tải dưới dạng đã được mã
hóa nhằm tránh việc các cá nhân không được phép đọc thông tin.
- Sử dụng kỹ thuật thông tin phản hồi: khi chuyển tải thông tin nên thiết lập yêu cầu
thông tin tự động phản hồi từ thiết bị nhận dạng thông tin. Kỹ thuật này giúp biết
được đã hoàn tất tiến trình chuyển tải thông tin, tức xác nhận thông tin đã được
chuyển đến đối tượng.
- Sử dụng đường truyền riêng: dữ liệu được chuyển qua đường truyền dữ liệu được
thuê bao riêng sẽ giúp nâng cao tính bảo mật của thông tin.
3.1.8. Các kế hoạch phục hổi và xây dựng lại dữ liệu đã mất
Mặc dù doanh nghiệp có thể đã áp dụng nhiều biện pháp bảo vệ dữ liệu nhưng thảm
họa bất ngờ như cháy nổ, lũ lụt, hoặc sự hư hỏng bất ngờ của phần cứng có thể làm dữ
liệu sẽ bị mất.
Việc phục hồi và xây dựng lại dữ liệu bị mất đôi khi là cả sự sống còn của công ty.
Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực
hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối với những dữ liệu đặc biệt quan trọng cần cất giữ ở
một nơi an toàn, ngoài phạm vi doanh nghiệp càng tốt. Đồng thời, doanh nghiệp cần
cài đặt những phần mềm ứng dụng cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã
mất.
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 15
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
3.2. Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát ứng dụng là sự kiểm soát có liên quan trực tiếp tới hệ thống xử lý các
nghiệp vụ trong từng chu trình kinh doanh riêng lẻ. Mục đích toàn diện của kiểm soát
ứng dụng là giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch hợp lệ được ghi nhận, phân cấp, xử
lý và báo cáo chính xác. Như vậy, kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực

Xử
lí dữ
liệu
bằn
g
máy
tính
Thông tin
đầu ra
Ngư
ời
dùng
Kiểm soát đầu vào Kiểm soát xử lí Kiểm soát đầu ra
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
• Kiểm soát chứng từ: Thứ tự; ủy quyền, xét duyệt; hợp lý của dữ liệu; Đánh dấu
đã sử dụng;
• Dùng số kiểm tra (Check Digit): Số ID được ủy quyền
o Dữ liệu đưa vào hệ thống trực tiếp từ nguồn của nó. Chứng từ luân
chuyển
o Sử dụng thiết bị quét hay nhận diện dữ liệu tự động: nhập liệu trực tiếp:
Máy tính tiền, POS Camera…
- Kiểm soát quá trình nhập liệu nhằm đảm bảo việc nhập liệu là chính xác và đầy
đủ. Nhập liệu đầu vào là công việc đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin
máy tính trực tuyến bởi lẽ các lỗi trong dữ liệu đầu vào nhanh chóng lan rộng ra
trong hệ thống và có thể gây khó khăn trong việc ngăn chặn sau khi đã thực hiện
nhập liệu.Ví dụ, khi cập nhật sai một số lượng lớn hàng X trên một hóa đơn bán
hàng của doanh nghiệp có thể dẫn đến số lượng hàng X trên sổ sách giảm xuống
dưới mức tồn kho tối thiểu.Nếu một trình tự mua hàng tự động được thiết lập, tình
trạng này có thể dẫn đến sự chuẩn bị thủ tục mua hàng, ngay cả khi số lượng hàng
X có thể còn nhiều trong kho.Vì vậy, một doanh nghiệp cần thiết lập kiểm soát

Hash
Tổng
TC
1
Số HĐ
2
Ngày HĐ
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 17
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
3
Mã KH
4
Số lượng
5
Đơn giá
6
Thuế suất
7
Thành
8
Điều
9
Diễn giải
● Cài đặt phần mềm thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi. Sau khi sửa lỗi
(nếu có) cho phép thực hiện lại các kĩ thuật kiểm tra để bảo đảm sự chính xác của việc
nhập liệu (đề phòng có thêm sai sót trong quá trình chỉnh sửa).
● Kiểm soát theo tổng số (kiểm soát theo lô): Kiểm soát theo số tổng là việc dùng
một tổng số nào đó để kiểm soát và tổng số đó gọi là tổng số kiểm soát.
Tổng số kiểm soát là tổng số của một vùng dữ liệu nào đó.
Tổng số kiểm soát của một lô chứng từ (lô nghiệp vụ) gọi là tổng lô (batch

- Đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết: hệ thống phải có chức năng tự động đối chiếu
nhằm phát hiện mất cân đối giữa số liệu tổng hợp và chi tiết, thực hiện liên kết dữ
liệu trong toàn bộ chu trình, dữ liệu và thông tin phải đồng bộ, xuyên suốt qua tất cả
các khâu, các bộ phận.
- Đối chiếu dữ liệu kế toán với dữ liệu bên ngoài đơn vị như đối chiếu công nợ phải
thu với khách hàng, công nợ với nhà cung cấp, đối chiếu với các bảng sao kê của
ngân hàng…
- Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: Xử lý theo lô yêu cầu các mẫu tin được sắp xếp
theo trình tự để cập nhật tập tin
- Kiểm soát từng bước xử lý (Run-to-run Control): Trong xử lý theo lô, tổng số kiểm
soát được thực hiện qua từng bước gọi và gọi nó là kiểm soát từng bước xử lý.
- Các kiểm soát được lập trình: Tạo các chương trình kiểm soát tự động: Tổng nợ,
tổng có khi Post dữ liệu; Cộng dọc, ngang một bảng DL…
Ví dụ: kiểm soát theo từng bước xử lý
3.2.3. Kiểm soát đầu ra
Quá trình này được thiết kế nhằm thử nghiệm tính đáng tin cậy của các nghiệp vụ
đã được hệ thống máy tính xử lý. Trong một số hệ thống, nhằm gia tăng tính đáng tin
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 19
Nhập liệu
K.tra DL
hợp lệ
Sắp xếp
TT ngh.vụ
Sắp xếp
TT ngh.vụ
Cập nhật
TT chính
B.cáo khác
Báo cáo KS
B.cáo khác

thanh toán
I. Khái quát về chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với rất nhiều
doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Mục tiêu chủ yếu của
chu trình này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung
cấp khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ. Sự hữu hiệu và hiệu
quả của chu trình này như: mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản,
chi trả nợ đúng hạn… sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý. Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong
chu trình mua hàng và thanh toán nhằm.
- Đảm bảo tất cả hàng hóa và dịch vụ được đặt là cần thiết.
- Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian
theo đơn đặt hàng.
- Đảm bảo chứng từ, hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và
chính xác.
- Ghi chép và phân loại các khoản chi phí một cách nhanh chóng và chính xác.
- Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung cấp trên sổ kế
toán chi tiết phải trả cho người bán.
- Đảm bảo tất cả các khoản chi trả đều chính xác, hợp lý và đúng lúc.
- Theo dõi chính xác số thuế GTGT được khấu trừ.
Chu trình mua hàng thanh toán thường bao gồm các chức năng sau đây:
.
Hình 2.1: Các chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
GVHD: TS. Đường Nguyễn Hưng 21
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong môi trường tin học
Chu trình này còn ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác, nó trải qua nhiều
khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, sự phân công trách nhiệm và
phối hợp giữa các bộ phận được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Hình 2.2: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình mua hàng – thanh toán.
Theo sơ đồ trên, ta thấy việc quản trị hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong

Mã hàng
hóa
Tên
hàng
hóa
ĐVT Giá bán Thuế
suất thuế
GTGT
Số
lượng
tồn kho
tối thiểu
Số
lượng
đặt hàng
tối ưu
Số lượng
tồn kho
hiện tại
Dữ liệu về nhu cầu mua hàng trước hết được lưu trữ trong tập tin dữ liệu Yêu cầu
mua hàng, bao gồm hai tập tin Yêu cầu mua hàng và Chi tiết yêu cầu mua hàng. Trong
tập tin yêu cầu mua hàng, các thông tin chung trên mỗi phiếu yêu cầu mua hàng được
ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi phiếu yêu cầu mua hàng có thể liên quan
đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa cần
mua được ghi nhận trên tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng hóa. Mối liên hệ giữa hai
tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số yêu cầu mua hàng”. Cấu trúc và
mối quan hệ giữa hai tập tin này như sau:
Tập tin yêu cầu mua hàng
Số yêu
cầu mua

Tên
nhà
cung
cấp
Địa chỉ Số điện
thoại
Địa chỉ
email
Số tài
khoản
Mã số
thuế
Xếp
hạng
uy tín
Số dư
công
nợ hiện
tại
Sau khi nhà cung cấp đã được xác định, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các tập
tin Dữ liệu đặt hàng, bao gồm Tập tin đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng. Trong
tập tin Đơn đặt hàng, các thông tin trên mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu
tin duy nhất. Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do
vậy các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa cần mua được ghi nhận trên tập tin Chi
tiết đơn đặt hàng, mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường
khóa “Số đơn đặt hàng”. Cấu trúc của hai tập tin này như sau:
Tập tin đơn đặt hàng
Số đơn đặt
hàng
Số yêu cầu