1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà
quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB),
một số định nghĩa hiện nay là:
Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization):
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị
chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục
tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và
các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation of
Accountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn
mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc
thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.2. Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm thực hiện hai mục
tiêu chính sau:

Trang 1


Trang 2


trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Ở các đơn vị nhỏ
thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân
chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở
nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn,
tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó
đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không
có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà
làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?
Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính?
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm... Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội
quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu
đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trong
các Công ty Cổ phần.
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ

tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được
giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan
điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư
cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập

Trang 4


báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàng
chấp nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, và
giám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu
tổ chức, cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động
của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
- Ủy ban kiểm soát: là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
quản trị, không tham gia vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng
cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB.
- Chính sách nhân sự: là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển
dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác
động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính
chính trực và các giá trị đạo đức.
- Công tác kế hoạch: là hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản

hàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là
một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy
trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm
cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng
xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó.
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soát
quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.
1.4.3.1. Kiểm soát quản lý

Trang 6


Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên
ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm,
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo
sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát
hiện.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân
viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra
và giấu diếm sai phạm của mình.
Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành
vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích

tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về mua
sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn.
1.4.3.2. Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ
đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các
chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng
cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy
quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và
xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài
sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ
phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm
cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn

Trang 8


cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất
cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi
trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người.
Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng
quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra,
mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên các
đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt
với nơi lưu trữ bản gốc.
1.4.3.3. Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành

Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử
lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Thông
thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
-

Kiểm soát hoạt động của tổ chức

-

Kiểm soát chứng từ

-

Kiếm soát việc giải trình tài sản

-

Kiểm soát quá trình quản lý

-

Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm

-

Kiểm soát sự ủy quyền

-

Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu

định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử,
các bản nháp…
1.4.4. Hệ thống thông tin truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo
cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ
và bên ngoài.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.
Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế
toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình
ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau
là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản

Trang 11


phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp
thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt
được như sau:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo
đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ
sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong

đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp
dưới…
- Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh
mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong
nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.1. Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá
trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường
bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa

Trang 13


hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch
vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệu
vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu
trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự
chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.
2.1.2. Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác

đầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên liệu vật liệu,
hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp ứng cho đầu vào của
chu trình mua hàng và thanh toán. Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toán
với nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch
vụ. Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị,…chu trình

Trang 14


chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm. Sản phẩm này lại là
đầu vào của chu trình doanh thu. Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn.
Nếu chu trình mua hàng và thanh toán không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất,
chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làm
cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu của
khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể không đảm
bảo, có thể không bán được, doanh thu thấp,…Nếu không có chính sách và biện pháp kịp
thời thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng hơn là phá sản.
Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của từng
chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối
với các sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất,
hầu hết là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản
phẩm, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp, cái được mua lại
liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trong
kho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chu
trình mua hàng và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như các
chu trình khác đến mức thấp nhất có thể.
2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.3.1. Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các
cửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có thể

nhận hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi
phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận
hàng. Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản
nghiệp vụ vào hóa đơn. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn
kho, Hóa đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.
2.1.3.4. Thanh toán cho người cung cấp
Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu
chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản
nhận hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đóng dấu “đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để
ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
2.1.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình

Trang 16


Gian lận và sai sót
Tình trạng
1. Đặt những mặt hàng không cần thiết Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu
2. Ký nhận cho những mặt hàng không Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
được đặt
3. Không ký nhận cho những mặt hàng Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn
cần đặt.
vị.
4. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượng thấp
hoặc giá quá cao
viên mua và người bán.
Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền mặt
5. Làm giả chứng từ mua hàng.

thanh toán
15. Các khoản thanh toán tiền mặt không Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua tăng so
hợp lý, không đúng người bán, hoặc người với thực tế
bán không có thật, hoặc nhiều hơn số tiền
đã được ký duyệt.
Trang 17


16. Thanh toán cho những mặt hàng Thất thoát tiền mặt
không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán Thất thoát tiền mặt
nhỏ
18. Thanh toán cho nhân viên mua Thất thoát tiền mặt
hàng những khoản không được duyệt
19. Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh Thất thoát tiền mặt
toán và chiếm đoạt số tiền của doanh
nghiệp
20.Làm giả séc thanh toán

Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với thực tế,

thất thoát những khoản tiền đã được gửi.
21.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan Làm mất hay làm giả những bản ghi liên
đến nhà cung cấp bởi những người quan đến nhà cung cấp
không có thẩm quyền
22. Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theo Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, bao gồm sự
dõi khoản nợ phải trả người bán bị thất mất mát các dữ liệu cần thiết để theo dõi quá
thoát do điều kiện khách quan hay chủ ý trình thanh toán cho nhà cung cấp trong thời
của con người.


- Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến
một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích
để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm
cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
- Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người
bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế
toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về
khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng,
giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.
2.1.5.2. Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và
các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin. Hình sau
đâu minh họa cho hệ thống các tập tin và mối quan hệ giữa chúng trong chu trình mua
hàng và thanh toán của một hệ thống.

Trang 19


- Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một Đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, và
nhiều Đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (người
bán) - nhiều (các Đơn đặt hàng). Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưng
mỗi sản phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) nhiều (sản phẩm). Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ)
sau khi nhận hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thực
hiện giữa những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụ
thanh toán. Do đó các quan hệ 1-n được hình thành.
- Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi Đơn đặt hàng và thanh toán có thể liên quan tới
nhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều Đơn đặt hàng và thanh

n

STT
Mã hàng
Ngày t/toán
Mã người bán
Tổng tiền

1

1
n

2.1.5.3. Hệ thống các báo cáo

Trang 20


Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối
với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm
của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao
nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ
sản xuất của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa
đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,
chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ.
2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Tính

được phê chuẩn
thẩm quyền.
Tất cả hàng nhận trong kỳ - Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và

đầy đủ

đều được ghi sổ đầy đủ

được đính kèm với Hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên
bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.
- Những Hóa đơn liên quan đến hàng đã mua
nhưng đang trên đường vận chuyển cần được
quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi

Sự

đường” để cuối kỳ ghi tăng Hàng tồn kho.
Các nghiệp vụ mua vào - Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí được

đánh

được ghi sổ đều được đánh phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo

giá

giá đúng.


- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.
Các nghiệp vụ mua vào - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho

n sổ và

được ghi sổ đúng đắn trên với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kế

tổng

sổ phụ các khoản phải trả toán tổng hợp.

hợp

và sổ kho, chúng được tổng - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ
hợp đúng đắn.
nhật ký mua hàng vào sổ cái.
2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

Trang 22


Mục
tiêu
kiểm

Nội dung

Thủ tục kiểm soát nội bộ

soát


đầy đủ

tiền mua hàng được được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
ghi sổ đầy đủ.

- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng
trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ

Sự

chi tiết tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ chi - Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán.

đánh

tiền được đánh giá - So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ở

giá

đúng đắn.

ngân hàng.
Trang 23


Sự

Các nghiệp vụ chi - Sơ đồ tài khoản đầy đủ.



hợp

phụ các khoản phải
trả, chúng được tổng
hợp đúng đắn.
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy vi tính
2.2.3.1. Kiểm soát chung

Nội dung
Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm: bởi lẽ
hoạt

động người thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sử

tổ chức

dụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ.
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình

Kiểm

sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.
soát - Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.

chứng từ

- Kiểm soát các bản sao chứng từ.


quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính.
soát - Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết

Kiểm
hoạt

động lập rõ ràng.

dữ

liệu - Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét

trung tâm

công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo và

các truy cập.
soát - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua.

Kiểm

sự ủy quyền - Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và
không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu
rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp
Kiểm

nhận thiết kế của chương trình.
soát - Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao, chỉ

việc


- Đặt lệnh để tìm lỗi sai trước khi nhập liệu.

liệu

- Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan

Kiểm

đến Nợ phải trả người bán hay Hàng tồn kho.
- Các yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi… được lập và in ra từ

Trang 25