XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN
HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU CHO
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC
HADICO
1
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Mục lục
Lời nói đầu 5
Phần I: VÀI NÉT VỀ ĐỀ TÀI, CÔNG TY TNHH INDICO VÀ CÔNG TY DƯỢC
HADICO 6
I.Vài nét đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho
công ty dược HADICO” 7
Giới thiệu đề tài 7
Phạm vi ứng dụng 7
Đối tượng hưởng lợi 7
Phương pháp nghiên cứu và công cụ lập trình phần mềm 8
Kế hoạch xây dựng phần mềm 9
II.Tổng công ty TNHH INDICO 11
1.Lịch sử hình thành 11
2.Lĩnh vực hoạt động 12
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức phòng kế toán của tổng
công ty INDICO 12
Công ty cổ phần dược ADIC 13
Thông tin ch ng về công ty cổ phần dược HADIC 13
Cơ cấu tổ chức của công t 13
PHẦN 2: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM “KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
CỘNG NỢ PHẢI THU CHO CÔNG TY HADICO” 16
CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG PHẦN
MỀM 17
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 25
I.Bộ máy kế toán của công ty HADICO 25

IV.oán xóa bản ghi 75
Hình 4 93
26 93
Sổ chi tiết công nợ 93
Hình 4. 93
3
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
2.g mạnh hơn ng 98
3.gữ lập trình .NET 98
Hìn 5.4. b. Chức n 106
Báo cáo 107
107
Hìn 107
II.phần mềm được thể hiện t 109
hàng tuần hoặc hàng tháng 125
hi nhận test 130
Tổng kết kết quả 130
I.st phần mềm 130
Hình 6. 130
iển khai phần mềm cho khách hàng ký 132
cũng như xác n 139
iệm thu 146
n xuất ra một phần 147
Mục lục hình vẽ
Phần I:
Phần II:
4
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Lời nói đầu
Trong xã hội công nghệ thông tin như ngày nay, khái niệm tin học hóa đã trở

hàng và công nợ phải thu cho công ty dược
HADICO”.
Giới thiệu đề tài
Đề tài mà chúng tôi lựa chọn là “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công
nợ phải thu cho công ty dược HADICO”. Đề tài được xây dựng dựa trên thực trạng
kế toán bán hàng và công nợ phải thu của công ty HADICO nhằm mục đích giúp cho
bộ phận kế toán này có được một phần mềm chuyên nghiệp thay thế cho công cụ kế
toán trên excel hiện thời và đáp ứng được với quy mô ngày càng mở rộng của công ty
cũng như tính bức thiết của báo cáo phục vụ cho quá trình ra quyết định của các cấp
lãnh đạo. Đề tài tập trung phân tích các nội dung chính như sau:
- Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm.
- Khảo sát thực tế và xác định yêu cầu.
- Phân tích hệ thống kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
- Thiết kế hệ thống kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
- Xây dựng phần mềm
- Quy trình test.
- Đưa hệ thống vào triển khai thực tế.
Phạm vi ứng dụng
Phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty dược HADICO”
được xây dựng trước hết để áp dụng trong nội bộ công ty HADICO, bên cạnh đó
phần mềm này cũng có thể áp dụng tại các công ty dược có quy mô vừa và nhỏ trên
cả nước.
Đối tượng hưởng lợi
Phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu được đưa vào áp dụng tại công
ty HADICO sẽ mang lại lợi ích cho những đối tượng sau:
a. Kế toán viên
Là người trực tiếp làm việc với phần mềm kế toán, kế toán viên sẽ là người đầu
tiên thấy được lợi ích phần mềm mang lại. Khối lượng công việc giảm xuống đáng
7
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO

b. Công cụ lập trình
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng: Microsoft Access 2003
- Phần mềm được xây dựng bằng ngữ VB.Net.
Kế hoạch xây dựng phần mềm
- Bảng phân công thời gian và nhân sự
Hình I. 1 : Bảng phân công thời gian và nhân s
-
Sơ đồ Gant
9
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Hình I.2: Sơ đồ Gan
10
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
II. Tổng công ty TNHH INDICO
INDICO là tân viết ngắn gọn của International Distribution Company thể hiện
mục tiêu số 1 của công ty là kinh doanh theo chiến lược phát triển hệ thống phân
phối.
Ý tưởng hình thành và phát triển công ty INDICO xuất phát từ các quan điểm
phải xây dựng hệ thống phân phối hàng hóa trước khi Việt Nam mở cửa hoàn toàn thị
trường một số ngành quan trọng, trong đó có Dược phẩm theo cam kết với WTO vào
năm 2011.
Theo Indico, việc xây dựng hệ thống phân phối sẽ dựa vào 3 tiêu chí cơ bản (3
ngôi sao) sau:
Thứ nhất: Hợp tác lâu dài.
Thứ hai: Phân phối bao trùm.
Thứ ba: Quản lý chuyên nghiệp.
1. Lịch sử hình thành
Tháng 12/2007, Công ty TNHH IN DI CO được thành lập xuất phát từ nhu cầu
phát triển và phân phối của các doanh nghiệp sản xuất, cung ứng sau khi Việt Nam
gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO. Kinh tế Việt Nam phát triển là kết quả

Phòng
Kinh
doan
h
Phòng
Kế
toán-
Tài vụ
Phòng Tổ
chức
Hành
chính
Cửa hàng,
đại lí
thuốc tại
Hà Nội
Tiệm bán
lẻ thuốc tạ
Hà Nội
BAN KIỂM
SOÁT
Công ty
phân phối
dược
HADICO
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
III.
Công ty cổ phần dược ADIC
1.
Thông tin ch ng về công ty cổ phần dược HADIC

- Quản lý kho hàng: bộ phận quản lý kho hàng trực tiếp quản lý các sản phầm
dược phẩm từ tổng công ty INDICO chuyển về
15
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
PHẦN 2: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN
MỀM “KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CỘNG NỢ
PHẢI THU CHO CÔNG TY HADICO”
16
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ QUẢN
LÝ HỢP ĐỒNG PHẦN MỀM
Trong quy trình sản xuất phần mềm, quy trình xây dựng hợp đồng là quy trình
đầy tiên. Lưu đồ của quy trình được biểu diễn dưới hình vẽ sau:
Hình 1. 1 : Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mâ
17
Mở đầu
Nghiên cứu đề xuất
Báo cáo quy trình 1
Lập giải pháp
Xây dựng HĐPM
Trao đồi HĐPM
Thanh toán thanh lý
HĐ
Kết thúc
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Theo như lưu đồ trên, cán bộ kinh doanh làm việc trực tiếp với khách hàng, xem
khách hàng yêu cầu những gì trong phần mềm của họ. dựa vào đề xuất đó, cán bộ
kinh doanh sẽ chuyển đề xuất của khách hàng cho quản trị viên dự án duyệt. sau khi
đố xuất được duyệt, đồng nghĩa với việc công ty VTTC sẽ làm được theo những yêu
cầu của khách hàng, và cán bộ kinh doanh sẽ tiếp tục gặp gỡ làm việc với khách hàng

Mã số thuế : 0101218690
Tài khoản : 0011000366400
Mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, 31-33 Ngô Quyền,
Hà Nội.
Do Bà: Nguyễn Thị Hậu - Giám đốc làm Đại diện
Hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:
Điều 1: Thực hiện hợp đồng
Các phần hành của phần mềm
Bên B có trách nhiệm xây dựng phần mềm kế toán cho Bên A với các chức
năng chính sau:
- Quản lý hệ thống
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Báo cáo thuế
19
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
- Báo cáo tài chính
Hai Bên có trách nhiệm thực hiện các nội dung đặc thù theo bản phụ lục hợp
đồng đính kèm (nếu có).
Những nội dung phát sinh ngoài quy định của hợp đồng này sẽ được hai Bên
thoả thuận và thống nhất với nhau bằng văn bản.
Cài đặt phần mềm kế toán
Bên B cài đặt phần mềm kế toán theo khoản 1.1, Điều 1 cho Bên A tại Trụ Sở
chính của Bên A.
Số lượng máy cài đặt:
Máy chủ: 01 máy/01 người dùng
Máy trạm (nối mạng nội bộ - LAN): 01 máy/01 người dùng
Đơn giá cho mỗi máy (nối mạng nội bộ - LAN) tăng thêm ngoài số máy trên là:
01 triệu VNĐ/máy-người dùng.
Đào tạo phần mềm kế toán

hoàn thành khi Bên B thực hiện xong số buổi đào tạo như qui định trong Khoản 1.3,
Điều 1 cho Bên A có Biên bản nghiệm thu đào tạo kèm theo.
Chương trình phần mềm kế toán sẽ được nghiệm thu sau khi Bên B thực hiện
xong nội dung các khoản 2.1, khoản 2.2, khoản 2.3 và khoản 2.4 của Điều 2.
Những nội dung phát sinh ngoài hợp đồng sẽ được thống nhất trong phụ lục hợp
đồng và được nghiệm thu theo những điều khoản riêng trong phụ lục./.
Thời gian để nghiệm thu chương trình trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày
Bên B bắt đầu đào tạo chương trình phần mềm. Nếu có sự thay đổi vượt quá thời gian
trên thì sẽ phải được sự đồng ý bằng văn bản của hai Bên.
Điều 3: Thời gian thực hiện hợp đồng
21
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Hai Bên sẽ bố trí thời gian thực hiện hợp đồng sớm nhất kể từ khi ký hợp đồng.
Thời gian không quá 07 ngày sau khi ký.
Điều 4: Bảo hành và hỗ trợ sử dụng
Bên B chịu trách nhiệm bảo hành phần mềm kế toán cung cấp cho bên A trong
thời gian 12 tháng kể từ ngày hai Bên ký hợp đồng kinh tế này tại Địa điểm của Bên
A.
Nội dung bảo hành: bảo hành các lỗi của chương trình phần mềm & cập nhật
Thông tư, Quyết định mới nhất của BTC.
Phương thức bảo hành: khi nhận được thông báo của Bên A, Bên B sẽ phải tiến
hành khắc phục các lỗi của chương trình theo phương thức sau đây: Điện thoại, Fax,
Email, truy cập trực tuyến, gửi thư hoặc trực tiếp tại Bên A trong vòng 02 ngày làm
việc nếu không xử lý được từ xa
Sau khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm hai Bên sẽ thoả thuận hợp đồng bảo trì
hàng năm.
Chi phí bảo trì hàng năm sẽ được hai bên thoả thuận.
Nội dung bảo hành, bảo trì không bao gồm các nội dung sau:
Vào số liệu, số dư và các công việc hạch toán khác.
Khắc phục các sự cố do hỏng phần cứng hoặc virus.

Hoá đơn GTGT: Bên B sẽ xuất hóa đơn GTGT cho Bên A ngay sau khi nghiệm
thu chương trình và Bên A thanh toán hết tiền của hợp đồng cho Bân B.
Phương thức thanh toán: thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tỷ
giá được tính theo tỷ giá bán ra USD ngày thanh toán của Ngân hàng Ngoại thương
Việt nam.
23
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO
Điều 8: Bản quyền
Bên A được cấp quyền sử dụng sản phẩm tại Trụ Sở chính của Bên A. Số lượng
bản cài đặt bản quyền: 01 bản, số bộ dữ liệu 01 bộ.
Điều 9: Kết thúc hợp đồng
Hợp đồng được coi là kết thúc khi có đầy đủ biên bản nghiệm thu chương trình
với sự xác nhận của đại diện hai bên.
Điều 10: Thưởng phạt
Nếu một trong hai Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thì chịu phạt tất cả các
chi phí đã thực hiện và tiền phạt bằng 12% giá trị hợp đồng.
Điều 11: Điều khoản khác
Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản ghi trong hợp đồng này. Nếu
có vướng mắc gì thì phải thông báo cho nhau bằng văn bản để cùng giải quyết.
Trường hợp một bên vi phạm gây thiệt hại cho phía bên kia thì phải có trách
nhiệm bồi thường thiệt hại đã gây ra trên cơ sở lấy Bộ luật dân sự nước Cộng hồ xã
hội chủ nghĩa Việt Nam làm căn cứ và thực tế giá trị thiệt hại đã xảy ra.
Trong trường hợp không tự giải quyết được bất đồng thì sẽ đưa ra Toà án kinh
tế. Quyết định của Toà án kinh tế là bắt buộc với cả hai phía.
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực sau khi hết thời gian bảo
hành chương trình phần mềm.
Hợp đồng gồm 7 trang được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi
bên giữ 02 bản.
Đại diện Bên A Đại diện Bên B
Giám đốc