Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 4 -
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 2
LỜI NÓI ĐẦU 3
1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO 5
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 7
1.4.1. Chứng từ hạch toán 15
3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng 35
3.2.3. Mô hình Relationships 56
3.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 56
3.2.9 Một số form khác 66
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
1
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 2
LỜI NÓI ĐẦU 3
1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO 5
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 7
1.4.1. Chứng từ hạch toán 15
3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng 35
3.2.3. Mô hình Relationships 56
3.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 56
3.2.9 Một số form khác 66
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
2
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế


thống quản lý cho công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu phù hợp với công tác quản lý
của công ty và quản lý bán hàng với độ phong phú riêng. Nội dung của chuyên đề thực
tập này đề cập đến một số khía cạnh trong công tác quản lý nhập, xuất, thanh toán của
công ty, chuyên đề được thực hiện với thiết kế kiểu cấu trúc và cài đặt trong môi
trường Visual Basic 6.0. Đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công
nghiệp SIMCO.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài.
Chương 3: Xây dựng chương trình phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty
cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.
Do quá trình tìm hiểu và đánh giá việc thực hiện quá trình kế toán bán hàng tại
công ty có hạn chế nên trong việc thực hiện và xây dựng báo cáo thực tập của em tất
yếu không tránh khỏi được những sai sót. Vì vậy em rất mong có được sự chỉ bảo
hướng dẫn của thầy cùng các anh, chị phụ trách chuyên môn trong công ty để báo cáo
của em được hoàn thiện hơn và em có điều kiện hơn trong học tập và trau dồi thêm
kiến thức.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Phùng Tiến Hải đã tận tình hướng dẫn và chỉ
bảo em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất chương
trình này. Và em cũng gửi đến Ban Giám đốc, anh, chị trong Công ty cổ phần thép và
vật tư công nghiệp SIMCO đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty, tạo điều
kiện thuận lợi để em có thể thực hiện chương trình này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Mai
Vũ Thị Mai
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
4
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế


Fax: (84)0320.879000
Email:
- Văn phòng đại diện
+ Tại Đà Nẵng:
Địa chỉ: 700 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh
Khê, Thành phố Đà Nẵng.
Tel: 0511.814202.
Fax: 0511.814202.
+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 630 khu phố 1, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Thành
phố Hồ Chí Minh.
Tel: 08.7561482.
Fax: 08.7561482.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
6
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
1.2. Giới thiệu đề tài tốt nghiệp
1.2.1. Tên đề tài
“ Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công
nghiệp SIMCO”
1.2.2. Lý do chọn đề tài
Trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp
SIMCO vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật và xử lý đơn đặt hàng, phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… còn chồng chéo. Công ty đã đưa tin
học vào công tác quản lý và kinh doanh nhưng công tác tin học hóa mới chỉ ở bước
đầu, tình trạng nhầm lẫn, sai xót trong việc xử lý thông tin vẫn xảy ra đòi hỏi nhiều
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01

đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận kế toán của công ty thống
kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và không
đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công
ty.
Chính vì vậy giải pháp hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng
công nghệ thông tin vào việc quản lý cơ sơ dữ liệu. Nếu xây dựng thành công phần
mềm kế toán bán hàng sẽ có những lợi ích sau:
> Đảm bảo việc cập nhập chính xác với số lượng không hạn chế.
> Đưa ra các báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu của người quản lý tại
thời điểm bất kì.
> Tự động hóa để hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ
công.
> Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
> Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
8
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

> Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bán hàng của công ty.
Với những lý do nêu trên cũng như mong muốn được áp dụng những kiến thức
kinh tế cũng như tin học đã được tiếp thu trong quá trình học tập tại trường, để áp dụng
kiến thức đó vào thực tế, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán
bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO”.
1. 3. Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư
công nghiệp SIMCO
1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phát huy thế mạnh của mình thì việc đầu tiên công ty phải xây dựng một hệ
thống kế toán chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất, quy mô, tính chất công việc của

Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, do đặc điểm phát sinh các
nghiệp vụ và công tác kế toán làm thủ công, vì vậy tổ chức kế toán được xây dựng phù
hợp với năng lực trình độ của kế toán viên để họ làm việc hiệu quả nhất.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
10
Kế toán trưởng
PHÒNG
KẾ
TOÁN
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty
Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiện
giá trị của hàng hoá. Nói khác đi, bán hàng là việc chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho
khách hàng, và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Đó cũng
chính là sự vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm sang vốn bằng tiền và
hình thành kết quả. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được
là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu
chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang
lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên
thị trường.
Trong quá trình bán hàng do phải chi ra những khoản tiền phục vụ việc bán
hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền mua hàng được tính theo giá bán chịu có thuế giá trị
gia tăng gọi là doanh thu bán hàng. Ngoài doanh thu bán hàng còn có các doanh thu
khác như doanh thu từ hoạt động tài chính.
Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính đuợc kết quả kinh doanh dựa
trên việc so sánh giữa doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng.

kế toán được in sẵn bằng mẫu do bộ tài chính cấp, có thể là quyển hoặc tờ rời có ghi rõ
số tờ và đóng dấu của đơn vị.
Việc tiến hành mở sổ, khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như: tính
trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép, cộng dồn. Riêng đối với quỹ tiền mặt
thì được khoá sổ vào cuối ngày. Ngoài ra, mỗi lần khoá sổ kế toán người ghi sổ, kế
toán trưởng phải ký xác nhận vào sổ. hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
12
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng
kỳ.Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
13
Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt

- Nhật kí bán hàng
- Nhật kí chung
- Sổ chi tiết các tài
khoản liên quan
- Sổ Cái
Dữ liệu đầu vào
- Phiếu thu
- Phiếu Chi
- Giấy Báo Nợ
- Giấy Báo Có
- Hợp đồng
- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất
kho
- Phiếu nhập
kho
Kế toán
bán
hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.4.1. Chứng từ hạch toán
 Phiếu thu
• Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các hoá đơn
bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, … kế toán lập phiếu thu tiền mặt.
• Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) 1 liên
lưu lại nơi lập phiếu, 2 liên được chuyển cho kế toán duyệt. Sau khi được kế
toán trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Thủ quỹ
khi nhận tiền xong phải ghi số tiền thực nhập, đóng dấu “đã thu” và ký vào
phiếu thu. Phiếu thu được trả một liên cho người nộp tiền, một liên được thủ

khi có đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trương đơn vị. Sau khi nhận đủ
tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi.
Căn cứ vào sổ tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.
Mẫu phiếu chi:
 Tiền gửi ngân hàng
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO
Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Ngày 09 tháng 01 năm 2014
Số phiếu: 44/11
Người chi tiền: Ninh Đình Tuyến
Chức vụ : Nhân viên bán hàng
Lý do chi : Thanh toán chi phí bán hàng
Số tiền : 600.000
Bằng chữ : Sáu trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ tiền
Ngày 09 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Khách hàng Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Giám đốc
17
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

• Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,…
của công ty đang được gửi tại các ngân hàng.
• Hạch toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy
báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc.
• Hạch toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền gửi ngân

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao
hàng.
Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2014
Giám đốc công ty
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
19
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.4.2. Dữ liệu đầu ra
 Nhật kí thu tiền
Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty. Mẫu
sổ này được mở riêng cho thu tiền măt, tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền
(đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
20
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

 Nhật kí chi tiền
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO
Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội
NHẬT KÍ THU TIỀN
Năm 2014
Tài khoản: 111
Đơn vị tính: 1000 đồng
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải

Doanh thu bán
gạch Hoàng Hà
40,00
0
0 0
40,00
0
511
21
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của công ty. Mẫu
sổ này được mở riêng cho chi tiền măt, tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền
(đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền.
 Nhật kí bán hàng
Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của công ty như
hàng hóa, dịch vụ theo hình thức bán chịu, trường hợp trả tiền trước khi phát
sinh nghiệp vụ bán hàng cũng được ghi chép vào sổ này.
 Nhật kí chung
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản để
phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên nhật kí chung được dùng làm căn cứ để
ghi sổ cái.
 Sổ cái
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống
tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số
trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
1.5. Quy trình xử lý dữ liệu chủ yếu
• Đề tài được mổ tả dưới dạng thuật toán như sau:

hiện và sửa chữa sai sót, viết báo cáo nghiệm thu.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
24
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN
THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1 Cơ sở phương pháp luận
2.1.1 Tổng quan về quá trình phân tích hệ thống thông tin quản lí
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các
thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng. Theo nghĩa hẹp,
phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề
giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng
xử lí của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn
thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật
lí.
Đường lối thực hiện:
+ Phân tích trên xuống (Top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện
phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở BLD.
+ Chuyển từ mô tả vật lí sang mô tả logic.
Trong giai đoạn này ta chủ yếu đi phân tích các nghiệp vụ quản lí của hệ thống,
vì thế ta cần phải mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệ thống và những mối quan hệ
bên trong chức năng đó, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi dạng mô tả
về một khía cạnh của hoạt động quản lí.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
25