Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập ở UBND tỉnh Tuyên Quang được sự giúp đỡ của
các thầy, cô trong trường và đặc biệt là sự quan tâm của cán bộ văn phòng UBND
Huyện tôi đã hoàn thành kế hoạch thực tập của mình. Thời gian thực tập ở UBND
tỉnh Tuyên Quang là thời gian được tiếp xúc với công việc thực tế ngoài xã hội.
Qua bản báo cáo kết quả thực tập em xin trân trọng cảm ơn các thầy cô ở trường
và các bác, cô, chú, các anh, chị trong Văn phòng UBND Tỉnh đã quan tâm giúp đỡ
em trong thời gian qua.
Vì thời gian thực tập ngắn mà lại phải phản ánh một nội dung công việc lớn
nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự đóng góp
ý kiến của các thầy cô giáo và các bác, cô, chú, các anh, chị trong Văn phòng
UBND Tỉnh để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn.
LỜI NÓI ĐẦU
Trường Trung học Dân lập Kinh tế kỹ thuật Tổng hợp Hà Nội được
thành lập theo Quyết định số 2406/QĐ-UB ngày 1/10/1999 của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân thành phố Hà Nội. Chức năng của nhà trường là đào tạo bậc
trung học chuyên nghiệp chính quy và đào tạo nghề cho học sinh phổ thông.
Thực tập tốt nghiệp là điều quan trọng và cần thiết đối với mỗi sinh
viên đặc biệt là ngành thư ký văn phòng của nhà trường. Ở giai đoạn này sinh
viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường áp dụng vào thực
tế ở cơ quan thực tập. Qua đó sinh viên sẽ củng cố được nhiều kiến thức và
kinh nghiệm làm việc của cán bộ trong cơ quan, bước đầu rèn luyện kỹ năng
nghề nghiệp, làm quen với môi trường cơ quan, xây dùng cho mình một
phong cách làm việc - phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng. Bên
cạnh đó sinh viên còn phải nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, tổ chức,
tích luỹ kinh nghiệm lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập và chuẩn bị những
điều kiện cần thiết để khi tốt nghiệp.
Trong thực tế khi sinh viên đến cơ quan thì gặp không Ýt những bỡ ngỡ
vướng mắc bởi vì không phải lúc nào những kiến thức lý thuyết trang bị trong
nhà trường cũng đúng và thống nhất với thực tế xã hội.
Những lúc này sinh viên sẽ được giáo viên nhà trường, cán bộ cơ quan

hơn và sự lãnh đạo, quản lý của tỉnh được chặt chẽ và toàn diện hơn ngày
12/8/1991 tại kỳ hợp thứ 9 Quốc hội khoá VIII đã thông qua Nghị quyết về
việc tách tỉnh Hà Tuyên thành tỉnh Tuyên Quang và Hà Giang.
Sau quá trình chuẩn bị và phân chia, tỉnh Tuyên Quang chính thức đi
vào hoạt động từ 1/10/1991. Dưới sự lãnh đạo của Trung ương Đảng, Chính
phủ, Đảng bộ tỉnh Tuyên Quang đã lãnh đạo và chỉ đạo nhân dân các dân téc
trong tỉnh phát huy truyền thống cách mạng, đoàn kết các dân téc trong tỉnh,
đưa Tuyên Quang trở thành một trong những tỉnh miền núi có nền kinh tế - xã
hội phát triển.
UBND tỉnh thực hiện các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của mình
thông qua việc chỉ đạo trực tiếp của các Sở, ban ngành, các xí nghiệp, công ty
trực thuộc và các huyện thị xã, UBND tỉnh làm chức năng quản lý kinh tế,
văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Hiện nay trụ sở HĐND và UBND được đóng trên địa bàn thị xã đường
Trần Hưng Đạo, phường Minh Xuân, thị xã Tuyên Quang - tỉnh Tuyên
Quang. Tuyên Quang đang từng bước tiến tiên con đường thực hiện công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước khẳng định vị trí của một tỉnh miền núi giữ
vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Là một tỉnh ở vùng núi phía Bắc cách thủ đô Hà Nội khoảng 160km.
Phía Nam giáp với tỉnh Vĩnh Phóc và Phú Thọ, phía Tây giáp tỉnh Yên Bái,
phía Tây Bắc giáp với tỉnh Hà Giang, phía Đông giáp tỉnh Bắc Cạn và Thái
Nguyên, tỉnh Tuyên Quang gồm 6 huyện, thị đó là:
Thị xã Tuyên Quang nơi có HĐND - UBND đóng trên địa bàn. Các
Huyện gồm: Huyện Hàm Yên, huyện Na Hang, huyện Chiêm Hoá, huyện
Yên Sơn, huyện Sơn Dương, tỉnh lỵ đóng tại thị xã Tuyên Quang.
Với diện tích tự nhiên toàn tỉnh khoảng 5.800km
2
, giao thông thuận lợi
có cả đường bộ và đường sông, đường bộ có quốc lé 2 chạy suốt tỉnh, quốc lé
37, đường 176 hiện nay tỉnh còn được đầu tư xây dựng thêm một số tuyến

lý kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an
ninh quốc phòng, thương mại - du lịch, dịch vụ, tài chính, khoa học - công
nghệ, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giáo dục văn hoá, y tế, tổ
chức chăm lo đời sống nhân dân trong tỉnh, xoá đói giảm nghèo, đặc biệt là
các vùng sâu, vùng xa.
Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng phong trào quốc phòng toàn dân,
thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động
viên chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ
trang ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của công dân ở địa phương và
công dân ngoại tỉnh.
Thi hành pháp luật địa phương đối với cơ quan Nhà nước, các tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và công dân trên
địa bàn tỉnh như tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án dân sự, giải
quyết khiếu nại, tố cáo công dân.
-Xây dựng chính quyền, quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế như
Quyết định thành lập, sát nhập, giải thể các doanh nghiệp Nhà nước cho phép
thành lập các doanh nghiệp tư nhân, quy định các biện pháp để kiện toàn,
nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước của chính quyền các cấp trong tỉnh.
Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước và tài sản của
nhân dân, chống tham nhòng, buôn lậu, làm hàng giả, và các tệ nạn xã hội
khác.
Quyết định các biện pháp không ngừng kiện toàn và nâng cao hiệu quả
quản lý Nhà nước của cơ quan các cấp trong tỉnh, nhất là cơ quan xã, phường,
thị trấn.
Quản lý công tác bộ máy, biên chế hành chính sự nghiệp, quản lý và sử
dụng cán bộ, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng đội ngò cán bộ viên chức Nhà
nước, bảo hiểm xã hội theo sự phân công của Chính phủ.
Phê duyệt kết quả bầu cử, điều động, miễn nhiệm, cách chức các chức

và điều hành công việc của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm cá nhân về việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, chịu trách nhiệm về hoạt động
UBND trước Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh và Chính phủ. Chủ tịch UBND tỉnh phân
công nhiệm vụ công tác cho các Phó Chủ tịch và các thành viên khác trong
UBND tỉnh, đồng thời Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp kiểm tra giải quyết
những vấn đề được quy định tại điều 124 Hiến pháp nước CHXHCN Việt
Nam, điều 54 Luật Tổ chức HĐND và UBND, những vấn đề quan trọng có
tính chất liên ngành, vấn đề do Chủ tịch UBND cấp huyện đề nghị, những
việc đột xuất hoặcphát sinh do thiên tai, hoả hoạn vượt quá thẩm quyền và
khả năng của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND cấp dưới trực
tiếp.
UBND tỉnh có 3 phó chủ tịch: Mỗi Phó Chủ tịch được phân công phụ
trách một số lĩnh vực công tác và theo dõi hoạt động của một số Sỏ, Ban,
Ngành thuộc UBND tỉnh (1 Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế, 1 Phó Chủ
tịch phụ trách khối văn xã và 1 Phó Chủ tịch phụ trách chung).
Mỗi thành viên của UBND chịu trách nhiệm về phân công công việc
của mình trước Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và cùng các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và
Chính phủ.
2.3. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND
Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của
UBND tỉnh.
Văn phòng UBND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh về điều hoà, phối
hợp các hoạt động chung của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã;
tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương; phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBNd tỉnh; bảo đảm các
điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND tỉnh.
2.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND
Trình UBND cấp tỉnh chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND tỉnh. Đôn đốc, kiểm tra các

lưu trữ, tin học hoá hành chính Nhà nước của UBND cấp tỉnh.
Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên Công báo
tỉnh, trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành công báo cấp tỉnh theo quy
định của pháp luật.
Trình UBND tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND tỉnh.
Hướng dẫn Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và
UBND cấp huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản
lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhòng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND tỉnh.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND tỉnh; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND,
Chủ tịch UBND cấp tỉnh và các tổ chức có liên quan theo quy định của
UBND tỉnh.
Xây dùng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của Văn phòng UBND tỉnh.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp
luật và phân cấp quản lý của UBND tỉnh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND tỉnh giao.
2.5. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND
- Chánh văn phòng: Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, Chủ tịch, các
phó chủ tịch UBND tỉnh và đoàn đại biểu Quốc hội địa phương về toàn bộ
công tác văn phòng.
- Các Phó văn phòng: giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh văn
phòng phân công từng lĩnh vực công tác hoặc từng khối công việc cụ thể.
Các phòng, bộ phận của Văn phòng UBND tỉnh:

trung nên việc quản lý nhân sự khó thống nhất.
Ở bé phận văn thư bên cạnh những kết quả đã đạt được còn mặt hạn chế
cần khắc phục sửa chữa là: Chưa lập hồ sơ hiện hành và cần rà soát lại văn
bản trước khi phát hành đôi khi còn sai về lỗi chính tả.
Trên đây là những thuận lợi và khó khăn của công tác văn phòng hiện
nay. Trong thời gian tới cần phát huy hơn nữa những thuận lợi và có biện
pháp giải quyết khắc phục khó khăn để công tác văn phòng ngày càng được
tốt hơn.
PHẦN II
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
I. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
1.1. Đặc điểm lao động của người thư ký
Thư ký văn phòng là một hoạt động phổ biến trong các cơ quan hiện
nay. Đặc biệt trong các văn phòng lớn hoạt động thư ký mang tính chuyên
nghiệp cao, người thư ký có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan
nói chung và của người thủ trưởng nói riêng.
Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Thư ký văn phòng là những người được giao và đảm nhiệm một phần hoặc
toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của văn phòng như
quản lý các văn bản, giải quyết việc trao đổi giữa các văn bản, công văn giấy
tờ, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp các
công việc xây dựng quản lý các chương trình kế hoạch hoạt động hàng ngày
nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo cơ
quan. Hơn nữa lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp và liên
quan trực tiếp đến năng suất, chất lượng hoạt động hiệu quả công việc của cơ
quan. Do đó người lanh đạo muốn mình giải phóng được những công việc
phức tạp chiếm nhiều thời gian nênhọ cần một người thư ký, trợ lý để giúp
việc.
Công việc của người thư ký văn phòng gồm nhiều công việc khác nhau

trọng nữa rằng người thư ký còn phải biết sắp xếp thời gian hợp lý cho từng
công việc của mình và thời gian của thủ trưởng để người thư ký có thẻ hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.
Như vậy lao động của người thư ký là một hoạt động tổng hợp khá
phức tạp đòi hỏi người thư ký phải có những kỹ năng nhất định đảm bảo được
yêu cầu đối với nghề nghiệp của mình, không ngừng trau dồi kiến thức, luôn
cố gắng phấn đầu và phát huy năng lực cá nhân để đảm bảo yêu cầu công việc
đặt ra.
1.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong nội dung các công việc
Thư ký là người được giao đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ những
công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của công tác văn
phòng như: Quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu đảm bảo yêu cầu về thông tin
liên lạc, giao tiếp tổ chức các công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ hoạt
động của mỗi cơ quan hoặc người lãnh đạo trong một đơn vị, cơ quan.
Chức năng chính của người thư ký là giúp cho lãnh đạo giải quyết
những công việc có tính chất sự vụ để làm tăng thời gian lao động sáng tạo.
Trong quỹ thời gian hàng ngày của người lãnh đạo. Với chức năng đó thì
hàng ngày người thư ký phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn như:
+ Tổ chức tiếp, đãi khách
+ Thu thập và cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho lãnh đạo
+ Tổ chức hội nghị
+ Tổ chức phòng làm việc và bố trí các trang thiết bị máy móc trong
văn phòng lãnh đạo.
+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và đoàn cán bộ trong cơ
quan.
+ Quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo.
Ở UBND tỉnh Tuyên Quang văn phòng UBND tỉnh không có bộ phận
thư ký riêng mà được chia đều cho các bộ phận chức năng trực thuộc Uỷ ban
và văn phòng UBND tỉnh.
1.2.1. Cách tổ chức tiếp khách trong cơ quan

chức năng.
- Quy định về trường hợp tiếp nhiều khách có giám định và không có
giám định.
- Nhiệm vụ về việc bố trí nơi, ăn, ở nghỉ cho khách ở xa tới nghỉ lại cơ
quan.
- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách.
Việc tiếp khách của UBND tỉnh Tuyên Quang được tiến hành khá chu
đáo. Khi khách đến bộ phận được phân công nhiệm vụ tiếp khách trực tiếp
đón khách vào phòng, tiếp nước và hoa quả cùng lúc đó báo cho chủ tịch và
các phó chủ tịch biết đang có khách và khách đang chờ và yêu cầu của khách
để có thể định hướng và kịp thời chuẩn bị những điều kiện cần thiết liên quan
đến công việc.
Trong việc tiếp khách ở cơ quan thì người thư ký đóng vai trò rất quan
trọng.
Thư ký là người đầu tiên tiếp xúc tạo Ên tượng và niềm tin với khách
những Ên tượng tốt sẽ đem lại tin tưởng cho khách vào công việc, cơ quan,
phòng làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sự đánh giá của khách về cơ quan
và công việc.
Người thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn
là người trực tiếp giải quyết yêu cầu của một số lượng lớn khách xin gặp thủ
trưởng. Thư ký là người giúp thủ trưởng chọn lọc chi tiết những khách quan
trọng để tiết kiệm thời gian cho thủ trưởng trong công việc. Thư ký trực tiếp
giải quyết công việc cho khách chức năng nhiệm vụ được giao hoặc những
thông tin hiểu biết mà người thư ký nắm được.
Việc tiếp khách ở cơ quan có sự cộng tác của nhiều thành phần mỗi
thành phần có nhiệm vụ nhất định, nhiệm vụ quan trọng trực tiếp đối với
người thư ký là:
+ Đón nhận tổ chức, sắp xếp khách và những người cộng tác khác.
+ Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và buổi bàn bạc.
+ Dẫn khách đi tham quan nơi sản xuất và làm việc.

Để giúp cho lãnh đạo giải quyết các công việc một cách nhanh chóng
hiệu quả thì thư ký phải giúp lãnh đạo thu thập các thông tin liên quan đến
công việc xử lý chọn lọc thông tin sau đó cung cấp cho lãnh đạo.
Việc thu thập nguồn thông tin để cung cấp phục vụ lãnh đạo được tiến
hành thông qua nhiều hình thức mua, mượn, biếu, tặng, trao đổi, đọc, tra tìm
mạng Internet…
Để có thông tin chính xác phục vụ tốt cho công việc của lãnh đạo thì
thư ký phải là người hiểu rõ nhiệm vụchuyên môn và nhu cầu thông tin của
lãnh đạo và xây dựng kế hoạch tra tìm:
+ Bắt đầu tra tìm: Sau khi đã xác định được nội dung của thông tin cần
tìm thì xác định các địa điểm tra tìm như ở các phòng ban, văn thư, hay lưu
trữ, xây dựng phương pháp tra tìm: trực tiếp, gián tiếp hay nghe đọc, phỏng
vấn, quan sát…, thời gian tra tìm, thời gian cần tra tìm.
+ Tiến hành tra tìm: xem xét các tài liệu, đọc, sao chụp, ghi chép các
thông tin liên quan, ghi rõ xuất sứ của tài liệu đặc biệt là thông tin từ điện
thoại và từ các phương tiện đại chúng khác.
+ Kết thúc tra tìm: Tập hợp thông tin xác định, đánh giá thẩm tra, tham
khảo ý kiến rồi biên tập ở dạng báo cáo chính thức và chuyển cho lãnh đạo.
Lãnh đạo ngoài việc sử dụng các thông tin mà thư ký gửi lên còn phải
tìm hiểu thông tin trong các tài liệu như sách báo, tạp chí, truyền thanh, truyền
hình…
Để chủ động trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo khi lãnh đạo
cần thì thư ký phải thu thập, tổ chức hệ thống tài liệu trong cơ quan của thủ
trưởng và của bản thân khoa học, kịp thời khi cần là có, các tài liệu này cần
phải thường xuyên được kiểm tra bổ sung kịp thời, sắp xếp và bảo quản.
Ở UBND tỉnh Tuyên Quang thì công tác thu thập và cung cấp thông tin
cho lãnh đạo đôi khi chưa được làm tốt. Khi lãnh đạo cần thông tin thì các cán
bộ liên quan mới tra tìm. Nhưng phần lớn là vẫn dảm bảo kịp thời thông tin
cho lãnh đạo khi lãnh đạo cần. Nên không ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu quả
giải quyết công việc.

* Tiến hành hội nghị
Trước khi hội nghị khai mạc thư ký kiểm tra lại lần cuối những công
việc đã chuẩn bị để phát hiện sai sót hoặc có sự cố phải có biện pháp xử lý kịp
thời.
+ Đón đại biểu
+ Sắp xếp ổn định chỗ ngồi cho đại biểu
+ Điểm danh các đại biểu
+ Phát tài liệu
+ Duy trì thời gian cho hội nghị
+ Ghi biên bản cho hội nghị
+ Chủ toạ điều khiển phiên họp hội nghị (giữ đúng thời gian như trong
kế hoạch)
Công việc sau hội nghị:
+ Triển khai những mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hay lời nói theo
yêu cầu của lãnh đạo.
+ Thảo công văn, các thông báo, những giấy tờ cần thiết theo chỉ thị của
lãnh đạo.
+ Sắp xếp công văn giấy tờ hội nghị lập hồ sơ hội nghị.
+ Tổ chức rút kinh nghiệm hội nghị
Ở UBND tỉnh Tuyên Quang thì việc tổ chức hội nghị được tiến hành rất
tốt, các khâu chuẩn bị được giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm mà trực
tiếp là tổ hậu cần và tạp vụ.
Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại trong công việc sau hội nghị là văn
bản giấy tờ của hội nghị chưa được lập hồ sơ.
1.2.5. Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong
văn phòng lãnh đạo
Để tổ chức phòng làm việc theo đúng quy cách và đúng tiêu chuẩn khoa
học là vấn đề hết sức khó khăn. Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp hết sức hài hoà
giữa các yếu tố như màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách bố trí trang trí…
Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan tiếp xúc với khách nên phòng

- Lập kế hoạch chuyến đi công tác: nội dung của kế hoạch gồm: mục
đích của chuyến đi, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian, tài liệu, tư liệu,
kinh phí, phương tiện và các giấy tờ cần thiết.
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác
- Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
- Chuẩn bị nội dung công tác
- Chuẩn bị giấy tờ tài liệu, tư liệu, vật mẫu, sản phẩm mẫu trang thiết bị
cho chuyến đi
- Chuẩn bị phương tiện giao thông
- Lập lịch trình cho chuyến đi
- Giải quyết các thủ tục hành chính và các nội dung cần thiết khác.
Hoạt động, nhiệm vụ của người thư ký trong thời gian lãnh đạo đi vắng.
Để công việc được diễn ra bình thường trong thời gian lãnh đạo đi
vắng. Thư ký là người giúp lãnh đạo giải quyết công việc trong thời gian đó
song với việc thực hiện chức năng nhiệm vụ thường xuyên với vai trò trợ giúp
cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Thư ký phải giúp thủ trưởng tiến hành một số công việc:
- Tổ chức bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên
quan.
- Xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi được uỷ nhiệm giữa thủ
trưởng, cá nhân và phòng ban liên quan.
- Xin ý kiến thủ trưởng về các công việc còn chưa giải quyết.
- Xác định hình thức để liên hệ với thủ trưởng
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên các công việc được
giao hoặc uỷ quyền.
- Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực
hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng giao.
- Giữ liên lạc với thủ trởng trong khi lãnh đạo đi công tác.
- Theo dõi quá trình đi công tác của lãnh đạo, của đoàn công tác.
- Thực hiện ghi chép và thu thập các nội dung hoạt động của cơ quan để