LỜI NĨI ĐẦU

Nói đến cơng tác văn thư là nói đến những cơng việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giả quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thơng tin văn bản cho hoạt động của các cơ
quan,tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì cơng tác văn thư chưa
thể nói là hồn thiện và điié đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động
khác của cơ quan. Trong số những nội dung của cơng tác văn thư thì có thể nói
cơng việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bời vì văn bản giấy tờ hình thành rất
nhiều trong q trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là cần
thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá nhân, đơn vị cũng như cho cơng tác
lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục
hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là
cơng việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào
chất lượng của (DMHS) được lập.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị các cán bộ chun mơn
chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các cơ
quan, đơn vị khơng tiến hành lập (DMHS) hoạc nếu có được lập thì chỉ mang tính
chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) khơng đảm bảo đầy đủ những
tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có.
Từ thực tế trên tơi đã tiến hành tìm hiểu về vấn đề (DMHS). Đơn vị mà tơi
tiến hành khoả sát là ở Bộ Tài ngun và Mơi trường, địa chỉ số 83 Nguyễn Chí
Thanh- Hà Nội.
Thực hiện đề tài này trước hết là để cho bản thân có điều kiện củng cố lại
phần lí luận về cơng tác lập hồ sơ, cụ thể là phần lập (DMHS) , cũng như trang bị
cho bản thân những kiến thức thực tế về vấn đề này. Sau đó, là mong muốn được
góp một tiếng nói nhỏ tác động đến nhận thứ của các cán bộ làm cơng tác cơng văn
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
giy t v ý ngha cng nh s cn thit phi lp (DMHS), cụng tỏc ny c
thc hin tt hn trong thc t.
Trong phm vi ti l niờn lun nm th 3, tụi ó tỡm hiu, nghiờn cu v

1. Khỏi nim v danh mc h s(DMHS).
Bi vỡ lp (DMHS) l mt khõu quan trng trong cụng tỏc lp h s, nú
qu y nh n cht lng ca h s v cú cỏi nhỡn hon chnh vờ
(DMHS) cng nh vai trũ ca nú i vi cụng tỏc lp h s thỡ phi tỡm hiu
v bn cht hay núi cỏch khỏc l hiu khỏi nim v hai cụng vic ny.
- Khỏi nim h s:
Theo lý lun v phng phỏp cụng tỏc vn th ca PGS.TS Vng
ỡnh Quyn thỡ H s l mt tp vn bn (hoc mt vn bn)cú liờn quan
v mt vn , s vic (hay mt ngi) hỡnh thnh trong quỏ trỡnh gii quyt
vn , s vic ú hoc c kt hp lai do cú nhng c im ging nhau
v hỡnh thc nh cựng loi vn bn, cựng tỏc gi, cựng thi gian ban hnh.
- Khỏi nim lp h s:
Lp h s l tp hp nhng vn bn hỡnh thnh trong quỏ trỡnh gii quyt
cụng vic ca c quan, t chc, cỏ nhõn theo tng vn tng s vic, hoc
theo cỏc c im khỏc nhau ca vn bn, ng thi sp xp v biờn mc
chỳng theo phng phỏp khoa hc.
- Khỏi nim (DMHS)
hin nay cú nhiu khỏi nim v (DMHS). Trong lý lun v phng phỏp cụng
tỏc vn th ca PGS.TS Vng ỡnh Quyn cú nờu (DMHS) l bng kờ tờn
cỏc h s m c quan, n v s lp trong nm cú ghi thi hn bo qun v tờn
ngi lp
Trong cun hng dn k thut nghip v hnh chớnh cu nhúm tỏc gi
Nguyn Vn Thõm, Lu Kim Thanh, Lờ Xuõn Lam, Bựi Xuõn L thỡ
(DMHS) c hiu l bng kờ nhng h s m c quan, n v d kin cn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
phải lập trong năm,nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan, đơn vị lập hồ
sơ đầy đủ, thuận lợi , giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ, chủ
động, hợp lí, khoa học, thuạn tiện cho việc kiểm tra , đôn đốc côngh tác lập
hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ và cơ sở vật chất cần thiết cho công
tác này. Cuối cùng là chuẩn bị tốt cho công tác thu thập và nộp lưu hồ sơ

thư., nó góp phần hồn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng, hiệu quả cho
cơng tác văn thư cũng như các cán bộ làm cơng tác cơng văn giấy tờ.
+ Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn thư,
cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Nó giúp cho các cán bộ có
trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần lập trong một
năm. Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch hố việc lập hồ sơ
và kế hoạch này chính là căn cứ để lập hồ sơ hiện hành. Như thế , (DMHS) giúp
các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chủ động hơn trong cơng tác lập
hồ sơ, khơng làm mất nhiều thì gian và cơng sức mà hồ sơ được lập lại có chất
lượng tốt. đảm bảo các u cầu của một hồ sơ và phục vụ tốt nhất cho nhu cấu
sử dụng tài liệu cuả các cá nhân, đơn vị trong cơ quan.
+ Đồng thời, (DMHS) còn là căn cứ để văn thư Bộ tiến hành kiểm tra, đơn đốc
việc lập hồ sơ của cán bộ phần hành, cán bộ văn thư của các đơn vị thuộc Bộ .
Từ đó việc lập hồ sơ của cơ quian được thống nhất, tăng cường ý thức và trách
nhiệm của các cán bộ.
+ Hơn nữa, (DMHS) còn giúp cho văn thư chung, văn thư của các đơn vị cũng
như cán bộ phần hành chuẩn bị tốt cho cơng tác nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ. Bởi
vì, Bộ Tài ngun và Mơi trường đảm nhận nhiều chức năng nhiệm vụ, có nhiều
đơn vị trực thuộc, do đó tài liệu hình thành trong q trình hoạt động cũng khác
nhau và thời hạn giao nộp tài liệu đối với từng loại tài liệu cũng được quy định
khác nhau. Như theo Quy chế về cơng tác văn thư - lưu trữ được ban hành kèm
theo Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
B Ti nguyờn v Mụi trng thỡ thi hn giao np h s c quy nh nh
sau: Vi h s ti liu hnh chớnh, ti liu khoa hc k thut , ti liu ng dng
cụng ngh thỡ phi np sau 1 nm cụng vic kt thỳc; ti liu xõy dng c bn
thi hn np l 3 thỏng sau khi cụng trỡnh quyt toỏn; thi hn l 1 thỏng ỏp
dng i vi ti liu phim nh, ghi õm.
Cựng vi nhng ý ngha ca (DMHS) i v cụng tỏc vn th v vi cỏc cỏn b
trong c quan thỡ (DMHS) cũn em n nhng ý ngha c bit i vi cụng tỏc

3. Tình hình lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ ở Bộ Tài nguyên và
Môi trường.(BTN&MT)
Tình hình ban hành văn bản liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hành và lập
(DMHS) ở Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện
hành đối với cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư – lưu trữ của Bộ,
Lãnh đạo BTN&MT đã có sự quan tâm nhất định đối với công tác này. Với
việc ban hành những văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác xây dựng
(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành của Bộ.
ví dụ: Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ
trưởng BTN&MT về việc ban hành quy chế về công tác văn thư- lưu trữ của Bộ
Trong phần quy định về công tác văn thư, tại chương II, Điều 6 công tác xây
dựng (DMHS) được quy định tương đối rõ ràng, quy định các cán bộ văn thư
chung các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ và các cánn bộ phần
hành phải lập (DMHS) vào đầu năm , trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ và giải
quyết công việc phải lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công việc.
Ví dụ: Trong quy chế làm việc cảu Bộ và cảu các đơn vị trực thuộc Bộ được xây
dựng hàng năm cũng quy định rõ trách nhiệm lập (DMHS) lập hồ sơ hiện hành,
lập hồ sơ công việc.
- Nhận xét:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
+ u im:
Vi vic ban hnh nhng vn bn quy nh v cụng tỏc xõy dng (DMHS) l
lp h s hin hnh, h s cụng vic , Lónh o B ó to lờn c s phỏp lớ
vng chc cỏc cỏn b, chuyờn viờn cú th tin hnh cỏc cụng vic liờn quan
n cụng tỏc xõy dng (DMHS) v lp h s hin hnh mt cỏch thun li.
+Hn ch:
Tuy Lónh o B ó ban hnh nhng vn bn mang tớnh phỏp lý liờn
quan n cụng tỏc ny, xong nhng vn bn ó ban hnh mi ch dng vic
nờu tờn cụng vic v quy nh trỏch nhim thc hin m cha nờu c quy

hin hnh l khõu vn th , do cỏc cỏn b vn th , cỏc cỏn b c giao nhim
v theo dừi hay gii quyt cụng vic cú trỏch nhim lp . Nhng trờn thc t thỡ h
s hin hnh khụng c lp khõu vn th m c lp khõu lu tr. khõu
vn th cỏc cỏn b, chuyờn viờn ch sp xp ti liu theo thi gian v tờn loi nh
tp cụng vn lu thỏng 01, tp quyt nh thỏng 01, tp t trỡnh, ri cho vo
cp 3 dõy bo qun.
i vi h s cụng vic cng vy, nhng ti liu hỡnh thnh trong quỏ trỡnh
gii quyt cụng vic theo quy nh l phi c lp ngay sau khio cụng vic c
gi quyt xong, nhng trờn thc t cỏc cỏn b cú trỏch nhim theo dừi , gii quyt
cụng vic sau khi hon thnh cụng vic khụng lp h s v cụng vic ú m tt
c ti liu ca tt c cỏc cụng vic vo 1 cp 3 dõy, n khi y thỡ thay cp khỏc,
nh th vn ny s b ln vi vn khỏc , n khi np vo lu tr s gõy khụng
ớt khú khn cho cỏc cỏn b lu tr trong cụng tỏc phõn loi, xỏc nh giỏ tr ti liu.
Qua thc t kho sỏt, tụi xin a ra mt vi nhn xột v cụng tỏc lp
(DMHS) v lp h s hin hnh BTN&MT:
+ vic lp (DMHS) khụng thc hin theo ỳng quy nh ca Nh nc v
ca B, dn n tỡnh trng thiu hoc mt ti liu . Bờn cnh ú, vic khụng xõy
dng (DMHS) khin cụng tỏc lp h s hiờn hnh gp nhiu khú khn .
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
+ vấn đề lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT thực sự là một vấn đề bất cập. Hồ
sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ dẫn đến hồ sơ
được lập chất lượng không cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến khó khăn cho người
sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất nhiều thời gian, kinh phí
trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài liệu.

trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy chế công tác văn thư-lưu trữ của
Bộ.
+ Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng năm
- Căn cứ thực tế
+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ
+ Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ
của Văn phòng Bộ.
+ Thành phần, số lượng, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Văn phòng Bộ.
1.2 Quy trình và phương pháp lập (DMHS) ở Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi
trường .
1.2.1 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong (DMHS).
- Phân loại hồ sơ, tài liệu trong (DMHS) là sắp xếp một cách khoa học các
vấn đề lớn, vấn đề nhỏ tyheo những tiêu chí nhất định để đảm bảo một hệ thống
chặt chẽ cho tài liệu cho tài liệu trong (DMHS)
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN