Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả trong đồ án là trung thực, xuất phát từ thực tế của đơn vị
thực tập.
Tác giả đồ án
Sinh viên
Đỗ Thị Mai Anh
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
i
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại Học viện Tài chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình
của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực
tập tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ, em đã hoàn thành đồ án
với đề tài: “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ ”.
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ của rất nhiều người.
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo ĐỒNG THỊ NGỌC LAN – giảng
viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian
thực tập, giúp em hoàn thành đồ án tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty cổ
phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ đã tạo điều kiện cho em được thực tập, hướng
dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
ii

Reference source not found
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Error: Reference source not found
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh Error: Reference source not found
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng Error: Reference source not found
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng Error: Reference source not found
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Error: Reference source not found
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 1.0-“ Nhập kho”Error: Reference
source not found
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 2.0-“ Xuất kho”.Error: Reference
source not found
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 3.0-“ Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu”
Error: Reference source not found
Hình 3.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 4.0-“ Báo cáo” Error: Reference
source not found
Hình 3.9: Sơ đồ E-R Error: Reference source not found
Hình 3.10: Mô hình dữ liệu quan hệ Error: Reference source not found
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ 3.0: “Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu” Error:
Reference source not found
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
v
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
vi
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
PHẦN MỞ ĐẦU

Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Mục đích của đề tài
Xây dựng một phần mềm tin học đơn giản, thiết thực, dễ sử dụng, được
người dùng chấp nhận. Ngoài ra phải đầy đủ các chức năng, dễ nhìn và thuận
tiện cho việc sử dụng và cài đặt
Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục
vụ tốt quá trình quản lý kho,.
Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong công việc kế toán vật tư, quản
lý nguyên liệu, vật liệu của Công ty.
Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân
công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu.
Phạm vi nghiên cứu đề tài
Quá trình phân tích, thiết kế hệ thống em tập trung chủ yếu vào mảng đề tài
giúp cho công tác quản lý vật tư tại công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá
trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn
kho vật tư đồng thời đưa ra được những báo cáo cần thiết cho ban quản trị công ty
để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động
của Công ty trong hiện tại và tương lai. Nghiên cứu hệ thống kế toán vật tư của
Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được
một chương trình quản lý chi tiết vật tư đáp ứng nhu cầu của Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
viii
Đồ án tốt nghiệp

1.1.2.2. Đặc điểm của HTTT quản lý
- HTTT quản lý hỗ trợ cho chức năng lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các giao dịch.
- HTTT quản lý dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực,
chức năng khác nhau.
- HTTT quản lý cung cấp cho các nhà quản lý từ cấp tác nghiệp cho đến cấp
sách lược, chiến lược về các thông tin hỗ trợ cho công tác ra quyết định.
1.1.2.3. Thành phần của HTTT quản lý
HTTT quản lý được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý
thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các thành
phần của HTTT quản lý bao gồm: con người, phần cứng, thủ tục, chương trình, dữ
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
1
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
liệu. Trong đó:
- Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ
tục để tạo ra thông tin.
- Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và
lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính
xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
- Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
- Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý
trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
- Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy
hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật
toán đã chỉ ra.
1.1.2.4. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp
Một DN có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho DN có thể:
- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.

ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn
lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thiết kế hay
các đặc thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật . Những phần khác nhau của hệ
thống được gắn vào những thao tác và t hiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
3
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
cho việc thu thập dữ liệu , xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Lập trình và kiểm thử
- Đầu tiên ta chọn phần mềm nền.
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình.
- Kiểm thử hệ thống cho tới khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
Cài đặt, vận hành, bảo trì
Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển
đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý
vào bảo trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.

đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows càng ngày càng thu hút các hãng
sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống
như Basic, Pascal, C, FoxPro đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm
phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C,
Visual FoxPro. Riêng đối với Visual FoxPro, bạn có thể xây dựng một hệ thống
chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ
dàng và tiện lợi cho bạn và cho người sử dụng.
1.2.2. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.2.2.1. Cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu có liên quan chứ thông tin về
một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu
khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau. Do đó ta
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
5
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
thấy, một CSDL thỏa mãn hai tính chất:
- Tính độc lập dữ liệu.
- Tính chia sẻ dữ liệu.
1.2.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
•Khái niệm:
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ
liệu và điều khiển mọi truy cập đối với CSDL đó.
- Các thao tác truy nhập chủ yếu:
- Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó.
- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu.
- Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
•Chức năng của hệ quản trị CSDL

trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord
2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:
- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá
thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết
kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh.
1.3. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Khái niệm về vật tư
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá
trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay
thế,công cụ, dụng cụ…trong đó:
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
7
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của tài sản
cố định về giá trị và thời gian sử dụng.
1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư cả về giá trị cà hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của
từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời
các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài;
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý;
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác;
• Công cụ dụng cụ
- Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị).
+ Loại phân bổ nhiều lần.
- Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ giá
lắp chuyên dùng cho sản xuất vận chuyển hàng hóa.
+ Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
9
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
+ Quần áo bảo hộ lao động.
+ Công cụ, dụng cụ khác.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ
được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ.
+ Bao bì luân chuyển.
+ Đồ dùng cho thuê.
- Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác.

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí
khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp không được tính vào giá gốc của vật tư.
• Các cách đánh giá vật tư
- Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
+ Đối với vật tư mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua.
Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn.
Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có) và thuế GTGT trong
trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo
quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
11
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả
thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận.
+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.
+ Đối với nguyên vật liệu: nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn
thực tế là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia
liên doanh, góp vốn chấp nhận.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau
khi giao nhận.
- Đánh giá theo giá hạch toán
Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được

phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
• Phương pháp mở thẻ song song:
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
13
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực
tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, ở phòng kế toán mở
thẻ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản nguyên vật
liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất. Còn ở các kho cũng mở thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu giống như phòng kế toán để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình
hình biến động của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật
liệu.
Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu
hạch toán ở nơi bảo quản. Sau đó kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản
152 để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài
khoản tổng hợp.
• Phương pháp số dư
Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - Kế toán. Nội dung
của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch
toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh
nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.
Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện
có và sự biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Phòng kế toán không cần mở thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật tư mà chỉ mở
bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập,
xuất, tồn kho theo nhóm vật tư ở từng kho, cuối tháng căn cứ bảng kê lũy kế nhập,

xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
- Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế
toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu.
- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
15
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ
thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán).
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT
tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng
cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)
Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì
sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư
kém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112, …
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá