lời mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
HIV/AIDS là đại dịch nguy hiểm, là mối hiểm họa đối với sức khỏe, tính mạng
của con người và tương lai nòi giống dân tộc. Theo báo cáo của Bộ Y tế, tính
đến cuối tháng 12 năm 2005, trên toàn quốc đã có 104.111 trường hợp nhiễm
HIV/AIDS trong đó 17.289 bệnh nhân AIDS và 10.071 ca tử vong do AIDS.
Ngân sách Nhà nước phân bổ chương trình phòng chống HIV/AIDS liên tục
tăng qua các năm (từ 11,1 tỷ đồng cho cả giai đoạn 1990-1993 lên mức bình
quân 80 tỷ đồng/năm cho giai đoạn 2003-2006). Tuy nhiên, nhu cầu đầu tư để
có thể triển khai đồng bộ các chương trình dự phòng lây nhiễm HIV/AIDS là rất
lớn so với các nguồn hỗ trợ hiện tại của Chính phủ.
Vì vậy, sự hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính của các chính phủ và tổ chức quốc tế
như UNAIDS, UNDP, UNDCP, WHO, UNICEF, WB, KFW, ADB, JICA,
USAID, CDC, AusAIDS, DFID là hết sức quan trọng để thực hiện thành công
Chiến lược quốc gia phòng chống HIV/AIDS. Kinh phí do các nhà tài trợ hỗ trợ
cho Việt Nam chủ yếu dưới hình thức ODA chiếm khoảng 80% tổng kinh phí
dành cho chương trình HIV/AIDS.
Theo báo cáo của Vụ Kế hoạch - Tài chính, Bộ Y tế, tính đến hết năm 2006,
tổng vốn ODA cam kết cho chương trình phòng chống HIV/AIDS là
107.007.000 USD cho 05 dự án với một số nhà tài trợ chính là KfW, WB,DFID,
Global Fund, CDC- Life gap. Cũng như các dự án ODA khác của Bộ Y tế, tỷ lệ
giải ngân các dự án phòng chống HIV/AIDS là rất chậm chạp. Do yêu cầu tập
trung triển khai các hoạt động truyền thông, tập huấn, chăm sóc và hỗ trợ người
nhiễm, hầu hết các dự án phòng chống HIV/AIDS không bố trí nhiều kinh phí
cho việc mua sắm hàng hóa, trang thiết bị. Do đó, công tác kế toán đóng một vai
trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động giải ngân của dự án. Một số dự án đến
nay vẫn chưa được Bộ Y tế và Bộ Tài chính phê duyệt định mức chi tiêu gây
khó khăn cho việc triển khai và thanh quyết toán các hoạt động. Nhiều cán bộ kế
1
toán dự án còn lúng túng trong việc đáp ứng đồng thời các yêu cầu của Chính
phủ Việt Nam và Nhà tài trợ.

công tác kế toán ngay từ giai đoạn thiết kế dự án;
− Đây là dự án có tiến độ giải ngân tốt và có cơ cấu bộ máy quản lý kế
toán dự án tương đối hoàn chỉnh từ trung ương đến địa phương;
− Quy trình quản lý tài chính - kế toán của Ngân hàng Thế giới là phức tạp
và chặt chẽ nhất trong số các nhà tài trợ quốc tế;
− Ngân hàng Thế giới dự kiến xây dựng thành dự án điểm của Ngân hàng
Thế giới tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương.
Do đó, các bài học, kinh nghiệm rót ra từ Dự án "Phòng chống HIV/AIDS ở
Việt Nam" hoàn toàn có khả năng vận dụng cho các dự án ODA khác trong lĩnh
vực HIV/AIDS của Bộ Y tế.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong quá trình thực hiện luận văn:
Phương pháp duy vật lịch sử; phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp
phân tích và mô tả; phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh Toàn bộ các
phương pháp trên được sử dụng một cách linh hoạt, có lúc kết hợp, có lúc riêng
rẽ trong quá trình nghiên cứu.
5. Đóng góp của luận văn
Đề tài nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA về
HIV/AIDS thuộc Bộ Y tế. Từ đó góp phần làm căn cứ để xây dựng một cơ chế
quản lý tài chính dự án hoàn chỉnh, hệ thống kế toán thống nhất để áp dụng cho
các dự án sử dụng vốn ODA.
6. Bố cục của luận văn
Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, mục lục, các từ viết tắt,
danh mục bảng, luận văn được kết cấu như sau:
3
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các dự án ODA.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA về phòng
chống HIV/AIDS thuộc Bộ Y tế
Chương 3: Phương hướng và những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại tại các dự án ODA về phòng chống HIV/AIDS thuộc Bộ Y

5
là phát triển kinh tế và phúc lợi xã hội và được cung cấp bằng các điều khoản tài
chính ưu đãi (nếu là khoản vay, sẽ có yếu tố cho không không Ýt hơn 25%).
Theo nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ Việt
Nam thì:
Hỗ trợ phát triển chính thức là hoạt động hợp tác phát triển giữa Nhà nước
hoặc Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với nhà tài trợ là
Chính phủ nước ngoài, các tổ chức tài trợ song phương và các tổ chức liên quốc
gia hoặc liên chính phủ.
Nh vậy có nhiều định nghĩa về ODA, mỗi định nghĩa có các góc độ nhấn
mạnh khác nhau, trên cơ sở các định nghĩa trên ta có thể hiểu:
Vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) là các khoản viện trợ không hoàn
lại hoặc các khoản cho vay với những điều kiện ưu đãi hoặc hỗn hợp các khoản
trên của các cơ quan tài chính thuộc các tổ chức quốc tế, các nhà nước và các tổ
chức phi chính phủ dành các nước đang và chậm phát triển nhằm thúc đẩy tăng
trưởng và phát triển kinh tế ở các nước này.
Như vậy ODA bao gồm viện trợ không hoàn lại và cho vay ưu đãi. Yếu tố
không hoàn lại trong ODA luôn phải đạt mức tối thiểu là 25% và tối đa là 100%,
việc xác định yếu tố này dựa vào so sánh mức lãi suất tín dụng thương mại (lấy
tiêu chuẩn là 10%). Cho vay ưu đãi với các điều kiện ưu đãi: (i) Lãi suất vay
thấp (<3%/năm); (ii)Thời gian ân hạn dài; (iii)Thời gian vay dài.

1.1.2. Các quy định về quản lý tài chính đối với nguồn hỗ trợ phát triển chính
thức (ODA).
Vốn ODA là một nguồn vốn có ý nghĩa quan trọng đối với các nước tiếp
nhận trong giai đoạn hiện nay. Nó sẽ là một chất xúc tác quan trọng cho quá
trình tăng trưởng và phát triển của một quốc gia khi nguồn vốn này được Nhà
nước quản lý và sử dụng có hiệu quả và nó cũng trở thành gánh nặng nợ nần kìm
hãm sự tăng trưởng và phát triển của Quốc gia khi mà buông lỏng quản lý và sử
dụng nguồn vốn này không hiệu quả.

7
e, Theo dõi, kiểm tra công tác quản lý tài chính trong việc sử dụng vốn ODA;
tổ chức hạch toán kế toán ngân sách nhà nước đối với nguồn vốn ODA; tổng
hợp số liệu rút vốn, thanh toán và trả nợ đối với chương trình, dự án báo cáo
Chính phủ và thông báo cho các cơ quan liên quan;
g, Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp và lập kế hoạch giải ngân
nguồn vốn ODA, bố trí đầy đủ và kịp thời vốn chuẩn bị chương trình, dự án,
vốn đối ứng chuẩn bị thực hiện và thực hiện đối với các chương trình, dự án
thuộc diện được Nhà nước cấp phát từ ngân sách trong dự toán Ngân sách
hàng năm; cấp phát đầy đủ, đúng tiến độ vốn đối ứng cho chương trình, dự
án thuộc diện được Nhà nước cấp phát từ ngân sách; phối hợp với Bộ Kế
hoạch và Đầu tư xử lý các nhu cầu đột xuất về vốn đối ứng và nhu cầu về
vốn ứng trước cho chương trình, dự án.
1.1.3 Kinh nghiệm quản lý ODA ở một số nước trên Thế giới
(a) Trung Quốc
Năm 1980 đến cuối 2005, tổng số vốn ODA WB cam kết với Trung Quốc
là 39 tỷ USD với 263 dự án được thực hiện ở tất cả các lĩnh vực kinh tế, xã hội,
môi trường, và ở khắp các địa phương. Vốn ODA đóng vai trò rất tích cực trong
việc thúc đẩy cảI các và phát triển kinh tế ở Trung Quốc. Tóm tắt nguyên nhân
thành công của việc sử dụng ODA ở Trung Quốc có mấy điểm: Có chiến lược
hợp tác tốt, xây dựng tốt các dự án, cơ chế điều phối và thực hiện tốt, cơ chế
theo dõi và giám sát chặt chẽ.
Trung Quốc đặc biệt đề cao vai trò của việc quản lý và giám sát. Hai cơ
quan Trung ương quản lý ODA là Bộ Tài chính và Uỷ ban cảI cách phát triển
quốc gia. Bộ Tài chính làm nhiệm vụ “đI kiếm tiền”, đồng thời là cơ quan giám
sát việc sử dụng vốn. Bộ Tài chính yêu cầu các Sở Tài chính địa phương thực
hiện kiểm tra thường xuyên hoạt động của các dự án, phối hợp với WB đánh giá
từng dự án. Các Bộ nghành chủ quản và địa phương có vai trò quan trọng trong
thực hiện và phối hợp với Bộ Tài chính giám sát việc sử dụng vốn.
(b) Ba Lan

Malaysia đánh giá cao hỗ trợ kỹ thuật từ các nhà tài trợ. Mục đích lớn
nhất của Malaysia là nhận hỗ trợ kỹ thuật để tăng cường năng lực con người
thông qua các lớp đào tạo. Mặc dù chưa có phương pháp giám sát chuẩn mực,
song Chính phủ rất chú trọng vào công tác theo dõi đánh giá. Kế hoạch theo dõi
và đánh giá được xây dựng từ lập kế hoạch dự án và trong lúc triển khai.
Tương tự như Ba Lan, Malaysia đặc biệt chú trọng đơn vị tài trợ trong
hoạt động kiểm tra, giám sát. Phương pháp đánh giá của đất nước này là khuyến
khích phối hợp đánh giá giữa nhà tài trợ và nước nhận viện trợ, bằng cách hài
hoà hệ thống đánh giá của hai phía. Nội dung đánh giá tập trung vào hiệu quả
của dự án so với chính sách và chiến lược, nâng cao công tác thực hiện và chú
trọng vào kết quả. Hoạt động theo dõi đánh giá được tiến hành thường xuyên
nhằm nâng cao tính minh bạch và đặc biệt là giảm lãng phí.
1.2. Khái niệm và nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các
dự án ODA
1.2.1. Khái niệm kế toán.
(a) Khái niệm
Kế toán là một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý nền kinh tế
quốc dân nói chung, quản lý hoạt động kinh tế của đơn vị nói riêng.
Có nhiều nhận thức, quan niệm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khác
nhau nhưng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy, kế
toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý, kế toán là
khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài
sản, các hoạt động kinh tế, tài chính ngân sách trong đơn vị, nhằm kiểm tra,
giám sát mọi hoạt động tài chính của đơn vị.
- Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC): Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phản
ánh, tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, các
nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có một phần tính chất tài chính và trình bày
kết quả của nó.
10
- Theo Luật Kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung

toán;
Chính xác: Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế
toán;
Trung thực: Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và
giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán được phản ánh liên tục từ khi phát
sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị
kế toán đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải luỹ kế
theo số liệu kế toán của kỳ trước;
Có hệ thống: Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có
hệ thống và có thể so sánh.
(d) Các nguyên tắc kế toán
Nguyên tắc Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm
chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực
tiếp khác đến khi đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đơn vị kế toán
không được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã ghi sổ kế toán, tức là không được
thay đổi giá gốc của vật tư, hàng hoá trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nguyên tắc Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn
phải được áp dụng nhất quán Ýt nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có
sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn trong kỳ kế toán năm
thì đơn vị kế toán phải áp dụng nhất quán sự thay đổi đó trong cả năm và phải
giải trình trong thuyết minh Báo cáo tài chính. Chứng minh được sự thay đổi đó
làm cho thông tin kế toán tốt hơn, trung thực hơn, hợp lý hơn, hiệu quả hơn cho
người sử dụng, người quản lý.
Nguyên tắc khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách
quan, đầy đủ, đúng thực tế, đúng thời gian nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Nguyên tắc công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của
đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định hiện hành của Chính phủ.
12
Nguyên tắc thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh

Phù hợp với tính chất, đặc điểm của đơn vị: Ở mỗi đơn vị khác nhau, đều
có những đặc điểm, điều kiện, môi trường hoạt động riêng. Vì vậy, tổ chức kế
toán phải thích hợp với đặc thù ở mỗi đơn vị để nó thực sự trở thành công cụ đắc
lực cho quản lý. Một mặt phải tuân theo chế độ quy định, mặt khác phải chú ý
đến những đặc điểm và điều kiện riêng của đơn vị như: chức năng, nhiệm vụ,
tính chất hoạt động của đơn vị; cơ chế và sự phân cấp quản lý tài chính; trình độ
quản lý, trình độ nghiệp vụ và chuyên môn của nhân viên kế toán, các phương
tiện phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị.
Phù hợp với các qui định, chuẩn mực kế toán của Việt Nam và được điều
chỉnh theo các nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận chung, đảm bảo việc cung
cấp thông tin số liệu đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Để đảm bảo thông tin kế
toán có độ tin cậy cao, thống nhất đối với các đối tượng sử dụng, Nhà nước đã
ban hành các chuẩn mực kế toán cũng như các chế độ kế toán tài chính, đòi hỏi
các đơn vị phải tuân thủ thực hiện. Chính vì vậy, khi thực hiện các nội dung tổ
chức công tác kế toán trong đơn vị, cần phải nắm vững các chuẩn mực kế toán
và chế độ kế toán hiện hành.
(b) Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Tổ chức công tác kế toán phải khoa học và hợp lý, tiết kiệm được chi phí
và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Đặc biệt phải tổ chức bộ máy kế
toán gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế
toán của đơn vị và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi
chép của đơn vị. Luôn chú trọng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ
nhân viên kế toán để có thể đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao trong
quá trình hội nhập các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán quốc tế cũng như trong
nước.
14
1.2.4. Vai trò của thông tin kế toán trong hệ thống quản lý tài sản của các dự
án ODA
Hệ thống thông tin sử dụng để ra quyết định quản lý được thu thập từ
nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Thông

1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong các dự án ODA.
(a)Yêu cầu của việc tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho
những người làm công tác kế toán trong đơn vị, sao cho bộ máy kế toán phải
phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện,
thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị. Bộ máy
kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hoá, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ
kế toán của đơn vị.
(b)Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nép,
thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài
sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật;
Ngoài ra, bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản,
kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.
(c) Tổ chức bộ máy kế toán các cấp
16
Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi NSNN được tổ chức bộ máy kế
toán theo các cấp ngân sách, gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách tỉnh, ngân
sách huyện và ngân sách xã.
Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN,
đơn vị dự trữ của Nhà nước, các quỹ tài chính khác của Nhà nước tổ chức bộ
máy kế toán theo cấp dự toán, như sau:
+ Đơn vị kế toán cấp 1;
+ Đơn vị kế toán cấp 2;

đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị
Mô hình này thường phù hợp với những đơn vị kế toán có quy mô vừa và
nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế
toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng
(đơn vị kế toán cấp cơ sở). Đơn vị lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán
này thường là những đơn vị đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn
vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao, tức là đã cấp nguồn kinh phí riêng, tổ chức
hạch toán riêng nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo và nâng cao trách nhiệm
của các đơn vị này trong mọi hoạt động của đơn vị.
Toàn bộ công việc kế toán của đơn vị được phân công như sau:
- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp
trên và công tác tài chính của toàn đơn vị.
+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.
+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng
với báo cáo tài chính phần hành kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo
tài chính tổng hợp toàn đơn vị.
- Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát
sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ
18
thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi về
phòng kế toán trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối
lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù
hợp.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với những
đơn vị có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng ở nhiều địa
phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng.
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

hoặc tổ chức được uỷ quyền ban hành.
(b) Nội dung chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có các nội dung
chủ yếu sau:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng
chữ.
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu theo quy định nói trên, chứng từ kế toán
có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ, nh: chứng từ giao
dịch với nước ngoài có thể bằng hai thứ tiếng.
(c) Lập chứng từ kế toán
20
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán, là phương tiện để phản ánh và kiểm tra các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
Do đó, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa quy định mẫu
thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội
dung như quy định của chứng từ kế toán (tên chứng từ, ngày tháng lập, nội dung
phát sinh, số tiền, chữ ký….). Đối với chứng từ liên quan đến thu, chi ngân sách
Nhà nước đều phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định (như Lệnh chi

chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
(e) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại
theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập,
ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lượng
chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán
trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào
lưu trữ theo quy định.
Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận,
không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ liên quan đến thu, chi NSNN chưa
sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý Ên chỉ của Bộ Tài chính. Chứng
từ kế toán có giá trị như tiền, trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý
như tiền.
(f) Chứng từ kế toán sao chụp
Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký
và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu
22
bản chính hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài
liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.
Chứng từ kế toán sao chụp được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
+ Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết,
nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này
chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp
luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.
+ Đơn vị kế toán bị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch
thu bản chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ
ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp
theo quy định.

chứng từ. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ
phù hợp trong danh mục hệ thống chứng từ ban hành để ghi chép.
+ Kiểm tra chứng từ kế toán. Khi nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác số liệu ghi trên chứng từ, mức độ hoàn chỉnh
của chứng từ. Nếu chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung thì người chịu
trách nhiệm kiểm tra phải trả lại nơi lập chứng từ để làm lại.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản nghiệp vụ kinh tế và
ghi sổ kế toán. Chứng từ sau khi được kiểm tra sẽ phân loại theo tính chất
nghiệp vụ kinh tế hoặc theo các phần hành công việc, định khoản nghiệp vụ và
là căn cứ để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán này phụ thuộc vào hình thức sổ
kế toán đơn vị áp dụng.
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trong và sau quá trình hạch toán,
chứng từ luôn được bảo quản cẩn thận. Nếu mất chứng từ gốc phải báo cáo với
thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn
bán hàng, séc trắng phải báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương
số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật
định.
24
1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
(a) Khái niệm về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụng
cho các lĩnh vực hoạt động.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã qui định trong chế độ kế toán
các đơn vị kế toán cần nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán áp dụng ở đơn
vị và được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phù hợp với đặc điểm hoạt
động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
(b) Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng