TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
1
Chương V
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
TS. Nguy n ễ
L Nhungệ
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
2
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
II. Chuẩn bị
chỉnh lý
IV. Kết thúc
chỉnh lý
III. Thực hiện
chỉnh lý
I. Kh/niệm, m/đích,
y/cầu và ng/tắc
ch/lý TL
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
3
I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu,
nguyên tắc công tác chỉnh lý TL

quản, khai thác sử dụng TL.
•
Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ =>
góp phần tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo
quản.
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
6
3. Yêu cầu (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ-
•
TL được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
•
Đối với LTHH: xác định THBQ
•
Đối với LTLS: xác định TL VV và TL hết giá trị
•
Hệ thống hoá HS, TL
•
Lập MLHS tài liệu
•
Lập danh mục TL hết giá trị để tiêu huỷ.
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
7
4. Nguyên tắc
•

(đơn vị bảo quản)
5.Biên mục hồ sơ
6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ
ghim kẹp, làm phẳng tài liệu
7.Thống kê, kiểm tra và
làm thủ tục tiêu hủy TL loại
8.Đánh số h.sơ chính thức vào bìa,
vào cặp hộp, viết và dán nhãn hộp
1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý
2.Bàn giao TL, vận chuyển TL
vào kho và sắp xếp lên giá
3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
4.Hoàn chỉnh hồ sơ phông
9. Xây dựng công cụ quản lý
và tra tìm hồ sơ TL
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
9
II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý
1 Giao nhận tài liệu
2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển TL về địa
điểm ch/lý.
3 Khảo sát tài liệu.
4 Thu thập, bổ sung TL.
5 Biên soạn các VB h/dẫn ch/lý và lập KH
chỉnh lý.
TS. Nguyễn Lệ
Nhung

3. Khảo sát tài liệu
* Nội dung khảo sát:
•
Tên phông, giới hạn thời gian của TL trong phông
•
Khối lượng TL đưa ra chỉnh lý (? m giá, cặp, bó, gói, hồ
sơ )
•
Loại hình TL (hành chính, KHKT…)
•
Thành phần TL (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức
nào)
•
Tình trạng TL (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang
còn bó gói, TL trong phông đủ hay thiếu )
•
Giá trị chung của TL (cao hay thấp)
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
13
*Mục đích khảo sát
•
Biên soạn bản lsđvhtp và lsp.
•
Chọn ph/án phân loại được phù hợp
•
Viết các bản h/dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý
•

4. Thu thập, bổ sung TL còn thiếu
•
Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:
- Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú
khối TL đưa ra chỉnh lý.
- Tạo thuận lợi cho cán bộ LT thực hiện nghiệp
vụ chỉnh lý.
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
16
5. Biên soạn các VB h/dẫn ch/lý và
lập kế hoạch ch/lý
5.1 Biên soạn bản lsđvhtp và lsp
5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS
5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL
5.4 Lập kế hoạch ch/lý
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
17
5.1 Biên soạn bản lsđvhtp và lsp
•
Lịch sử đơn vị hình thành phông: là
bản tóm tắt quá trình h/động, ch/năng,
nh/vụ, q/hạn, CCTC qua các thời kỳ lịch
sử của CQ tạo ra phông tài liệu.
•

TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
20
5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL
•
Chỉ rõ THBQ cho từng loại TL,
•
chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị
=>loại ra=> tiêu huỷ
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
21
5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý
•
Để việc chỉnh lý TL được
khoa học, thống nhất,
đúng tiến độ => phải lập
kế hoạch chỉnh lý.
•
Kế hoạch chỉnh lý là 1
văn bản dự kiến nội dung
công việc, tiến độ thực
hiện, nhân lực và cơ sở
vật chất phục vụ cho việc
chỉnh lý.
TS. Nguyễn Lệ

tài liệu
7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài
liệu loại
8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp
(hộp); viết và dán nhãn hộp.
9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ,
tài liệu
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
24
1. Phân loại tài liệu
•
Bước 1: Phân chia tài liệu trong toàn phông ra
các nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ
cấu tổ chức hoặc 1 mặt hoạt động của cơ quan).
•
Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành
các nhóm vừa (mỗi nhóm tương ứng 1 mặt hoạt
động chủ yếu của từng đơn vị tổ chức trong cơ
quan).
TS. Nguyễn Lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
25
1. Phân loại tài liệu (tiếp theo)
•
Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa ra