LỜI NÓI ĐẦU
Sự kiện Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO vào cuối
năm 2006 đã tạo ra bối cảnh mới trong nền kinh tế Việt Nam.Cơ hội mới dành
cho các doanh nghiệp Việt Nam Như là quy mô của thị trường ngày càng
được mở rộng do rào cản thương mại ngày càng lớn giữa các nước trong tổ
chức thương mại quốc tế WTO, hơn nữa sẽ được tiếp cận với những công
nghệ mới hiện đại hơn. Song cũng chính vấn đề hội nhập này cũng đặt ra
nhiều thách thức với các doanh nghiệp nước ngoài có sự tiến bộ khoa học
công nghệ, kinh nghiệm trong nền kinh tế thị trường,có tiềm lực tài chính
mạnh điều này làm cho sức ép cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng trở
lên khốc liệt hơn, vậy để nắm bắt được những cơ hội đó và giảm bớt nhưng
nguy cơ thì một trong những vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải
quan tâm đó là cơ cấu tổ chức của minh có phù hợp hay không.công ty cổ
phần ĐÔNG MỸ cũng không nằm ngoài vòng quy luật,ngoài ra sản phẩm
chính của công ty này là về mảng xây dựng công trình nên vấn đề công nghệ
lại hơn nữa sau quá trình gần 4 tháng thực tập tại công ty cổ phần ĐÔNG MỸ
em đã có tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ĐÔNG MỸ,em đã thấy
một số điều trong cơ cấu tổ chức nên thay đổi.vì vậy em đã chọn đề tài viết
chuyên đề thực tập là “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần
Đông Mỹ ”
Bố cục của chuyên đề bao gồm 3 chương
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ.
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG MỸ.
CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CƠ BẢN NHẰM HOÀN THIỆN
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG
MỸ.
Ngoài ra em chọn đề tài là hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần ĐÔNG MỸ cũng nhằm làm một cơ sở tham khảo cho công ty trong quá
trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty nhằm nắm bắt được cơ hội mới và
giảm bớt những nguy cơ mới đặt ra.
Quản lý là sự tác động qua lại giữa chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý
nhằm đạt được những mục tiêu nhất định của chủ thể quản lý trong điều kiện
môi trường thay đổi.
Với khái niệm trên ta có các đặc điểm chung của quản lý đó là:
Thứ nhất: để có quản lý thì phải có chủ thể quảnt lý và đối tượng quản lý.
Thứ hai : phải có một hay một số mục đích cho cả đối tượng quản lý và chủ
thể quản lý
Thứ ba: Quản lý mang tính thích nghi
Thứ tư :Quản lý bao giờ cũng chứa đựng đến việc trao đổi thông tin không chỉ
giữa chủ thể quản lý mà bao gồm cả những thông tin bên ngoài
2.2.Chức năng quản lý
2.2.1.chức năng quản lý phân theo quá trình quản lý
Thứ nhất :lập kế hoạch
Thứ hai : tổ chức
Thứ ba : lãnh đạo
Thứ tư : kiểm tra
Trên đây là 4 chức năng chung nhất đối với bất kỳ nhà quản lý nào,và 4 chức
năng đó được thự hiện theo đúng thứ tự
2.2.2.Chức năng quản lý phân theo hoạt động của tổ chức
Với cách phân chia này thì các nhà quản lý thực hiện một số chức năng quản
lý cơ bản sau:
-Quản lý thông tin
-Quản lý tài chính
-Quản lý nguồn lực
-Quản lý đất đai
-Quản lý sản xuất
3.Quyền hạn
3.1.khái niệm quyền hạn
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự
tuân thủ quyến địng gắn liền với một vị trí hay một chức vụ quản lý nhất định
nhiều cấp quản lý,nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó là tầm kiểm soát của bất
kỳ nhà quản lý nào cũng có giới hạn,và hiện nay vấn đề này càng được thể
hiện rõ khi mà các công ty tập đoàn lớn phần đa đều áp dụng đó là phân ra
nhiều cấp quản lý và tầm quản lý ngày càng thu hẹp và đi chuyên sâu...
Ngoài ra tầm quản lý còn phụ thuộc một ssó vấn đề khác như là
-trình độ của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại
- tính phức tạp của vấn đề quản lý càng cao thì tầm quản lý càng hẹp
- trình độ và lỷ luật cấp dưới càng cao thì tầm quản lý càng rộng
...
5 Phân bổ quyền hạn giữa cấp quản lý - tập trung và phân quyền trong
quản lý tổ chức
5.1. Khai niệm.
5.1.1. Khái niệm tập trung.
Tập trung là phương thức tổ chức mà trong đó nhà quản lý cấp cao nhất sẽ có
quyền ra quyết định mọi vấn đề liên quan tới tổ chức.
5.1.2. Khái niệm phân quyền .
Phân quyền là sự phân chia quyền quyết định cho các nhà quản lý cấp
thấp hơn
Hiện tượng phân quyền thường xảy ra trong tổ chức có quy mô và tính
phức tạp của công việc đến một tầm nào đó.
5.1.3.Khái niệm ủy quyền trong quản lý tổ chức
Uỷ quyền là sự cấp trên trao cho cấp dưới một quyền hạn để cấp dưới đó
có một tư cách nhất định khi thay mặt nhà lãnh đạo cấp trên giải quyến một
vấn đề nào đó
5.2. Mức độ phân quyền trong tổ chức
Trong thực tế tập trung và phân quyền là 2 xu thế luôn trái ngược nhau và
đôi khi chúng lại tồn tại song song với nhau và bổ trợ cho nhau,song chúng
không phụ thuộc nhau.
Mức độ phân quyền càng cao khi
-Thứ nhất : các cấp quản lý ở cấp dưới có một tỷ trọng các quyết định phải
6.1.2.vai trò
Từ khái niệm trên ta thấy phối hợp giúp cho mỗi một hành động của từng
cá nhân hay từng bộ phận sẽ được thống nhất,hơn nữa nó còn làm thống nhất
với cả các tổ chức bên ngoài nữa.nhưng bên cạnh đó sự phối hợp còn phụ
thuộc vào tính chất nhiệm vụ và mức độ độc lập của mỗi con người trong từng
bộ phận thực hiện nhiệm vụ.
Các nghiên cứu cho thấy các tổ chức đạt được sự phối hợp nếu làm được
một số việc sau:
+ Xây dựng các kênh thông tin phản hồi giữa các bộ phận, phân hệ
+ Duy trì được các mối liên hệ thường xuyên giữa các bộ phận.
Ngoài việc sử dụng các biện pháp trên,các nhà quản lý cũng cần phải biết
và sử dụng một một số công cụ như: Kế hoạch, hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kĩ
thuật các công cụ cơ cấu giám sát trực tiếp các công cụ của hệ thống thông tin,
truyền thông và tham gia quản lý và văn hóa của tổ chức.
7.chức năng và thuộc tính của cơ cấu tổ chức.
7.1.Chức năng của cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức vì vậy nó như là một
kim chỉ lam cho các hoạt động bên trong của tổ chức và cũng như bên ngoài
của tổ chức,cơ cấu tổ chức rõ ràng,khoa học thì hoạt động của tổ chức càng
hiệu quả,và khi có một vấn đề phát sinh sẽ có một bộ phận hay cá nhân giải
quyết và chịu trách nhiệm dẫn đến tránh khỏi tình trạng đùn đẩy và đổ lỗi cho
nhau hay trồng chéo nhau.ngoài ra cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ làm cho các
thành viên trong tổ chức sẽ nhận diện rõ ràng hơn mình trong tổ chức để làm
việc,và cố gắng như vậy sẽ làm cho hiệu quả công việc hơn.
7.2.Thuộc tính của cơ cấu tổ chức.
Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức là các chỉ tiêu hoặc các tham số nói lên
các mặt đặc trưng của cơ cấu tổ chức.Ta có thể hiểu được tình hình cơ bản của
một tổ chức, xác định tính chất của một tổ chức thông qua các thuộc tính
này.đây là những cơ sở để đánh giá, so sánh đối với cơ cấu tổ chức doanh
nghiệp. các thuộc tính chủ yếu của cơ cấu tổ chúc bao gồm những mặt sau:
7.2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận, phân hệ
Hình thức cấu tạo của cơ tổ chức được cơ cấu tổ chức thể hiện một cách rõ
ràng và cụ thể, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối và được
thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu
tổ chức phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm chức năng quản lý
theo chiều ngang và nếu không biết tổ chức thành các bộ phận thì quy mô
của tổ chức sẽ bị số thuộc cấp quản lý trực tiếp sẽ làm hạn chế.
Cũng chính vì có việc phân chia các bộ phận sẽ đưa đến việc hình thành các
mô hình tương ứng với từng phương pháp phân chia. Tuy nhiên cũng phải
nhấn mạnh không có cách nào tốt nhất để xây dựng cơ cấu tổ chức. Mà phải
thấy rằng mô hình được lựa chọn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác
nhau trong từng hoàn cảnh nhất định. Các yếu tố này bao gồm các loại công
việc phải làm, cách thức tiến hành công viẹc, những người tham gia thực hiện
công viẹc, công nghệ được sử dụng, đối tượng được sử dụng, đối tượng phục
vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong và bên ngoài khác. Ở bất cứ mức
độ nào, việc lựa chọn một cách hình thành bộ phận cụ thể cần được tiến hành
sao cho có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Để
thực hiện được điều đó phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân
chia bộ phận tổng hợp, trong đó kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ
phận thuần túy nói trên.
8.một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình.
8.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu tổ chức theo tuyến là sản phẩm của quan điểm máy móc về tổ
chức. Quan điểm này xuất phát cùng với sự ra đời và phát triển của máy móc
trong cách mạng công nghiệp Châu Âu và Châu Mỹ.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo tuyến
Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến
1. Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản
2. Khi môi trường ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vận hành tốt
3. Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thời gian dài
chọn.
2. không có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện.
8.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận)
Tổng Giám đốc
PTGĐ
Marketing
PTGĐ
Nhân sự
PTGĐ
Sản xuất
PTGĐ
Tài chính
Cơ cấu tổ chức phối hợp hai hoạc nhiều mô hình tổ chức đơn giản thành
một mô hình tổ chức hỗn hợp thường được gọi là mô hình tổ chức ma trận.
Mô hình mà trận là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng được
ưu thế của các mô hình tổ chức chính động thời giảm được ảnh hưởng của các
nhược điểm của nó.
Một số ưu điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)
+ Giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp
+ Có tác dụng tốt với các tổ chức lớn
+ Cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức một số hạn chế của cơ
cấu tổ chức hỗn hợp ( ma trận)
+ Cơ cấu tổ chức phức tạp.
+ Các bộ phận, phân hệ có thể quá nhỏ làm tăng them nhựoc điểm của cơ
cấu tổ chức chính.
9.những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
9.1tính thống nhất mục tiêu
Tính thống nhất mục tiêu là tất cả các thành viên trong một tổ chức đều
góp công sức xây dựng các mục tiêu của tổ chức đó.
9.2.Tính tối ưu
10.3.Nguyên tắc bậc thang.
Trong tổ chức khi mà quyền hạn và chức năng được cụ thể hóa rõ ràng từ
cấp quản lý cao nhất cho tới cấp quản lý thấp nhất thì mỗi một vị trí chịu trách
nhiệmkhi ra một quyết định sẽ càng rõ ràng như vậy sẽ không có hiện tượng
trồng chéo trong công việc và việc đùn đẩy trách nhiệm,khi có vấn đề xấu phát
sinh sẽ không thể biết được là do bộ phận hay cá nhân nào sẽ làm cho nhân
viên có tương việc đó không phải của mình và cứ như thế tinh thần làm việc
sẽ bị giảm xuống.
10.4.nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.
Khi thực hiện đúng nguyên tắc này thì những mâu thuẫn trong các chỉ thị
sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm của các cá nhân trước các kết quả hoạt động
của họ sẽ càng lớn,và sẽ tránh kiểu mạnh ai ngưới đó làm,từ trên xuống dưới
sẽ là một hệ thống nhất.
Nhưng đôi khi một cấp dưới nhận được sự ủy quyền từ nhiều cấp trên vì
vậy mà mâu thuẫn trong quyền hạn và nhiệm vụ sẽ nảy sinh.
10.5.Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.
Nguyên tắc này đảm bảo là việc đưa ra quyết định phải trong phạm vi của
một ai đó phải chính người đó phải đưa ra chứ không thể đưa lên trên quyết
định hay lại đùn đẩy cho cấp dưới.Từ đó ta thấy rằng khi muốn có công việc
hiệu quả thì nhà quản lý cấp cao phải ủy quyền rõ ràng cho cấp thấp hơn,tránh
tình trạng ủy quyền chung chung không rõ ràng sẽ làm cho chẳng ai làm cả.
10.6.Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm.
Ta thấy quyền hạn là một quyền cụ thể để thực hiện về những công việc
được cấp trên giao cho và người có quyền hạn đó phải có trách
nhiệm hoàn thành công việc đã được giao,và khi một cá nhân hay
một tập thể nhận được một trách nhiệm quá tầm quyền hạn của họ
thì sẽ dẫn đến làm cho nhiệm vụ của họ khó mà thành công và
ngược lại khi mà trách nhiệm họ nhận được quá nhỏ so với quyền
hạn mà họ có thì sẽ làm cho họ không phát huy hết khả năng và
quyền hạn của họ sẽ dẫn đến chỗ cần có quyền hạn để thực hiện
cơ cấu tổ chức luôn luông đi với nhau không thể tách rời nhau . Ngược lại,khi
có sự thay đổi chiến lược thì công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược cơ
cấu tổ chức sẽ phải được thay đổi.
Trên thự tế cho thấy qúa trình phát triển của một tổ chức phải trải qua các
bước để đạt được sự hợp lý với chiến lược đó là.
Bước một : xấy dựng chiến lược mới
Bước hai : phát sinh các vấn đề trong quản lý
Bước ba : cơ cấu tổ chức mới phù hợp hơn được đề xuất và đưa vào áp dụng.
Bước bốn : đạt được kết quả mong muốn.
Mặc dù khi có sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cơ cấu tổ chức
cũng bắt buộc phải có sự thay đổi theo. tuy nhiên qua nghiên cứu thực tế cho
thấy phần đa cho rằng cơ cấu tổ chức phải thay đổi theo chiến lược.
1.2Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Trên thực tế cho thấy cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng lớn từ Quy mô và
mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức .Ở những tổ chức có quy mô
càng lớn, thực hiện những công việc càng phức tạp thì thường có mức độ
chuyên môn hóa càng cao,tiêu chuẩn hóa càng cao và hình thức hóa cũng cao
hơn những tổ chức thực hiện những công việc ít phức tạp hơn và có quy mô
nhỏ hơn, nhưng sự tập trung thì những tổ chức lớn đó lại ít hơn các tổ chức
nhỏ hơn, thực hiện những hoạt động ít phức tạp hơn.
1.3 Công nghệ
Cơ cấu tổ chức chịu sự tác động của tính chất và mức độ phức tạp của công
nghệ mà tổ chức áp dụng.Đúng vậy ở các tổ chức mà chú trọng đến công nghệ
cao thường có tầm quản lý thấp,mặt khác cơ cấu phải được bố trí sao cho khả
năng thích nghi cao trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ như hiện
nay,bên cạnh đó lại có khó khăn là các nhu cầu công nghệ thường đi trước cơ
cấu tổ chức điều này đã gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác công nghệ
mới.
Vì vậy mà các tổ chức khai thác sử dụng công nghệ mới thường sử dụng:
thứ nhất là các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn cao và có kinh nghiệm về kỹ
tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang
lại hiệu quả cao. Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều kiện
môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng
thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, ở đó việc ra
quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm dẻo, với các bộ
phận liên kết chặt chẽ với nhau.
2.Quản lý sự thay đổi của cơ cấu tổ chức.
2.1.khái niệm
2.1.1.khái niệm thay đổi cơ cấu tổ chức tổ chức
Thay đổi cơ cấu tổ chức là việc cố gắng có kế hoạch nhằm hoàn thiện, đổi
mới cơ cấu tổ chức sao cho nó có thể thích nghi được với những thay đổi của
môi trường hay để đạt được những mục tiêu mới của tổ chức.
2.2.Nguyên nhân của sự thay đổi cơ cấu tổ chức.
2.2.1.nguyên nhân bên trong tổ chức.
Như ta đã phân tích năng lực của cán bộ công nhân viên trong tổ chức
cũng sẽ ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức,và khi mà cán bộ công nhân viên trong
một tổ chức mà đã già lua thi những nắm bắt những kiến thức mới sẽ không
tốt bằng những nhân viên trẻ trung,vì thế hiện nay trong rất nhiều cơ cấu tổ
chức đang có xu hướng trẻ hóa lực lượng cán bộ,do vậy cơ cấu phải thay đổi
cho phù hợp hơn.
Những công ty sau khi họat động mà có quy mô và tính chất mới sẽ làm
cho cơ cấu phải biến đổi sao cho phù hợp hơn nữa,ví như công ty cổ phần
đông mỹ không nên áp dụng mãi cơ cấu tổ chức khi mới thành lập vì hiện nay
vốn điều lệ công ty đã lớn gấp hơn 20 lần.
2.2.2nguyên nhân từ bên ngoài tổ chức.
Những vấn đề như môi trường hay cụ thể là với sự phát triển về kinh tế
như hiện nay của việt nam thi môi trường luôn có sự biến động và thay
đổi,chính vì thế sẽ mở ra rất nhiều cơ hội cho các tổ chức kinh tế vì vậy vấn đề
nắm bắt được cơ hội là một vấn đề quan trọng song cũng không phải tổ chức
nào cũng có cơ cấu tổ chức phù hợp với sự đổi mới kinh tế đó.
không phải ai cũng nhận thức trược được và nhận thức được rồi thì làm thế
nào là hợp lý cũng sẽ là một vấn đề gây tranh cãi,
Bên cạnh đó còn có những quan điểm cho rằng cơ cấu sẽ thay đổi dễ dàng
khi mà tổ chức đứng trước một sự đe dọa và có thể làm cho tổ chức bị suy yếu
hơn hay thậm chí bị giải thể lúc này thì tất cả mọi người đều nhận thấy phải
thay đổi nhưng trên thực tế lại cho thấy khi đó những thay đổi về cơ cấu tổ
chức thường không được hoàn hảo vì lý do không hẳn thuộc về cơ cấu tổ chức
có phù hợp với môi trường không mà phần lớn thuộc về do kinh phí để vận
hành nó vì khi đó không phải tổ chức nào cũng có đủ tiềm lực để thay đổi...
Vậy khi nào là lúc thích hợp cho sự thay đổi cơ cấu tổ chức thì câu trả lời là
nó phụ thuộc vào sự nhìn nhận của nhà quản lý và khả năng về con người
trong tổ chức, công nghệ, tiềm lực tài chính để thực hiện nó.
2.4.2. thời gian và tốc độ thay đổi cơ cấu tổ chức.
Trong thực tế xoay quanh vấn đề thay đổi cơ cấu tổ chức luôn có hàng
loạt những câu hỏi đặt ra như là sẽ mất bao lâu để thay đổi,nếu là thay đổi để
hoàn thì có phần dễ nhưng nếu thay đổi toàn bộ thì không dễ dàng,hay như là
quá trình diễn ra thay đổi sẽ như thế nào,thì không có một câu trả lời cụ thể
nào mà nó còn phụ thuộc vào mức độ thay đổi và tính chất thay đổi,nội dung
thay đổi còn phụ thuộc vào nưng lực của cán bộ công nhân viên,hay sự ủng hộ
của các bên hay những sự cản trở từ trong chính những thành viên trong cơ
cấu tổ chức..
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG MỸ
Copyright: Tài liệu đại học ©