Mục lục
Lời nói đầu………………………………………………………….. 3
Chương I: Một số vấn đề lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
trong doanh nghiệp
1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý………………………………. 5
1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức a tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý
1.3.1 Đặc điểm...............................……………………………… 8
1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng……….……………………………. . 9
1.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý…………………. 10
1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận………………………………….. 16
1.4 Hoàn thiện và đổi mới…………………………………………. 17
Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn
phòng phẩm Cửu Long
2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long…………… 19
2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 20
2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật của Công ty…………………. 22
2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh……………………………….. 23
2.3.2 Đặc điểm về vốn……………………………………………… 24
2.3.3 Đặc điểm về lao động tiền lương…………………………….. 24
2.3.4 Đặc điểm về sản phẩm………………………………………. 25
2.3.5 Đặc điểm về nguyên vật liệu………………………………... 26
2.3.6 Đặc điểm về nhà xưởng, máy móc thiết bị………………….27
2.4 Đặc điểm về tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất của Công ty Văn phòng
phẩm Cửu Long ......................................................……...........……. 28
2.5 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty………..............…………… 30
2.5.1 Ban lãnh đạo...........................................…………………… 31
2.5.2 Phòng tổ chức hành chính…………………………………… 32
1
2.5.3 Phòng vật tư………………………………………………… 35
2.5.4 Phòng Tài chính kế toán………………………………….. 35

quyết định chọn đề tài: “ Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long” làm đề
tài thực tập.
*Kết cấu của chuyên đề:
Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận ”, chuyên đề bao gồm 3 Chương:
Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý trong DN.
Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công
ty Văn phòng phẩm Cửu Long.
Chương III: Một số giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện tổ chức
bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long.
3
Với mục tiêu nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng như
các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm
Cửu Long để đưa ra phương hướng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý tại Công ty. Theo dõi sát sao hoạt động của bộ máy quản lý
cũng như các phòng ban từ đó đối chiếu so sánh và đưa ra các kết luận
đánh giá trung thực khách quan. Bằng các phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh.
phương pháp kế thừa, phương pháp phân tích… để đưa ra kết luận chung
và đề ra phuơng hướng đổi mới hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công
ty Văn Phòng phẩm Cửu Long
4
CHƯƠNG I
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
*Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng thể các bộ phận( đơn vị cá

động trọng lĩnh vực quản lý, nó có tác động đến quá trính hoạt động của hệ
thống quản lý. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác
nó có tác động tích cực trở lại việc sản xuất.
Một cơ cấu tổ chức cần phải được thiết kế một cách khoa học để chỉ
rõ ra rằng ai sẽ làm việc gì? Ai sẽ chịu trách nhiệm những công việc nào?
Nhằm loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn mà
không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều kiện
cho mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ánh hỗ trợ cho các mục tiêu
của doanh nghiệp.
1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng mục đích
của hệ thống. Nếu có một hệ thống mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn
thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tương ứng. Các nguyên tắc quản lý
do con người định ra, vừa phản ánh các quy luật khách quan nhưng cũng
mang dấu ấn chủ quan của con người. Trong quản lý nói chung có một số
nguyên tắc:
6
+ Nguyên tắc hiệu quả: là nguyên tắc nói lên mục tiêu của quản lý
bao gồm cả hiệu quản kinh tế và hiệu quả xã hội. Bất kì phương pháp quản
lý nào mà không đem lại hiệu quả thì đó không phải là phương pháp hay.
Điều này đòi hỏi chi phí bỏ ra là thấp và lợi ích thu lại là cao.
+ Nguyên tắc tập trung dân chủ: là nguyên tắc tổ chức cơ bản của
quản lý, phản ánh mối quan hệ giữa các chủ thể và đối tượng quản lý cũng
như yêu cầu và mục tiêu của quản lý. Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và
tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải thực hiện trong khuân khổ
tập trung.
+ Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục và
kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế. Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác
động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua các quy luật tổ
chức hành chính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế. Đối tượng quản lý là

thực hiện tính hữu ích của công việc.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đây là
vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi khắt khe về nhiều mặt, để tồn tại và phát
triển được theo hướng ngày càng thích ứng với môi trường với nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh, với những nguyên tắc xã hội và sự vận hành của nền
kinh tế sản xuất hàng hoá. Công tác hoàn thiện cơ cấu phải đáp ứng những
yêu cầu sau:
+ Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá
Nhằm tổ chức các hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá ở
cả giác độ từng bộ phận và đối với từng cá nhân quản trị. Nguyên tắc là
nâng cao tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất.
+ Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá
Xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng như quy tắc,
quy trình, tiêu chuẩn chất lượng với từng nhiệm vụ. Quy định hoạt động
kiểm tra, đánh giá công khai theo hướng tiêu chuẩn hoá.
8
+ Phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận các nhân
Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm của
từng bộ phận các nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong hệ thống
quản trị.
Tiếp đó phải xác định các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong
bộ máy tại từng bộ phận, cá nhân phải chú ý thiết kế cân đối giữa nhiệm vụ
và trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi liên kết mọi hoạt động của mọi bộ
phận, cá nhân bằng quy chế hoạt động, làm hoà hợp giữa tổ chức chính
thức và tổ chức phi chính thức.
+ Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản lý và điều
hành
Muốn vậy phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tính
thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở quy chế hoạt động
tại từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể.

- Tuân thủ nguyên tắc chế độ một thủ trưởng
- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ
- Chế độ làm việc rõ ràng
+ Nhược điểm:
- Không chuyên môn hoá, do đó đòi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức
toàn diện.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.
10
Lãnh đạo doanh
nghiệp
Lãnh đạo tuyến
1
Lãnh đạo tuyến
2
1 2 n A B Z
- Dễ dẫn đến quản lý gia trưởng
Tuy nhiên cơ cấu này rất phù hợp với những xí nghiệp có quy mô
nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục.
*Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
Việc quản lý theo chức năng, không theo tuyến, mỗi cấp có thể có
nhiều cấp trên trực tiếp của mình. Cơ cấu này được Freolerie. w. Taylo đề
xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng.
Theo cơ cấu quản lý này thì quyền quyếtđịnh mọi vấn đề thuộc về
thủ trưởng đơn vị. Tuy nhiên có sự giúp sức của lãnh đạo chức năng và các
chuyên gia-những người này có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề liên
quan đến chuyên môn của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Những
người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh của các lãnh đạo từ
lãnh đạo cao nhất doanh nghiệp đến lãnh đạo các chức năng khác nhau
Sơ đồ:


Trong đó A, B…C, X, Y…Z người thực hiện
Vẫn là kiểu cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo và bộ phận đã có thêm
các tham mưu( hay một nhóm các chuyên gia. ) Bộ phận tham mưu này
không được quyền can thiệp, ra quyết định xuống phía dưới.
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo chế độ một thủ trưởng
+ Khai thác được tiềm năng của cơ quan tham mưu
12
Lãnh đạo doanh
nghiệp
Tham mưu
Tham mưuLãnh đạo tuyến
B
Tham mưuLãnh đạo tuyến
A
ZCBA X Y
+Tạo điều kiện cho người lãnh đạo có nhiều thời gian hoạch định
chiến lược, đảm bảo sự thống nhất trong doanh nghiệp.
- Nhược điểm:
+ Mối quan hệ giữa các nhà lãnh đạo và tuyến dưới có thể trở lên
căng thẳng gây bất lợi cho tổ chức
+ Các chuyên gia cùng một chuyên môn bị phân tán, ít có sự phối
hợp
Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng phổ biến cho các doanh
nghiệp quân đội, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
*Cơ cấu trực tuyến chức năng
Đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được áp dụng rộng rãi hiện
nay. Do có nhiều ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của các loại cơ
cấu trên. Tuy nhiên việc áp dụng kiểu cơ cấu này đòi hỏi phải có môi
trường kinh doanh ổn định và nhiệm vụ quản lý được phân chia thành chức

*Cơ cấu ma trận:
Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay. Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác
nhau như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản lý theo đề
án…
Sơ đồ:
F1, F2, F3: các tuyến và các bộ phận chức năng
14
Lãnh đạo DN
F2 F3F1
O3
O2
O1
O1, O2, O3: Các dự án công trình
+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án
+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
+ Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được
sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án
+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận
chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực
nhất định.
+ Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí đơn
vị cũ.
- Ưu điểm:
+ Đây là mô hình tổ chức linh động
+ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả.
+ Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh biến động.
+ Việc hình thành và giải thể nhanh chóng
- Nhược điểm:
+ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận
+ Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định.

hệ đó ra làm 3 loại:
- Liên hệ trực thuộc:là mối liên hệ giữa các bộ phận và nhân viên trong bộ
phận, giữa các bộ phân có quan hệ chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới
- Liên hệ chức năng: là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau
trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận
chức năng cấp dưới với cán bộ nhân viên chức năng cấp trên nhằm hướng
dẫn, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ.
16
- Liên hệ tư vấn: là liên hệ giũa cơ quan lãnh đạo chung giữa cán bộ lãnh
đạo chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kĩ thuật pháp chế với các
hội đồng được tổ chức theo từng loại công việc, chỉ trên cơ sở xác định
đúng đắn mối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi các nhân trong
cơ cấu tổ chức quản trị nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai,
những ai phụ thuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ với
những nội dung nào, liên hệ theo kiểu nào.
1. 4 Tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý:
Là một yếu tố đảm bảo thực hiện có hiệu quản sản xuát kinh doanh,
không ngừng nâng cao năng suất lao động, hình thành cơ cấu lao động tối
ưu, đảm bảo yếu tố vật chất cho lao động, sử dụng hợp lí, tiết kiệm sức lao
động.
Lao động là nguồn gốc sáng tạo ra mọi của cải vật chất. Song để phát
huy tác dụng của lao động, không ngừng tăng năng suất lao động, tăng hiệu
quả kinh tế của sản xuất kinh doanh phải hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm
sử dụng sức lao động. Cụ thể sắp xếp bố trí lao động phù hợp với nghành
nghề, trình độ, sức khoẻ, tâm lí, đảm bảo phát huy cao nhất năng lực sở
trường, hạn chế sở đoản của người lao động, phù hợp với môi trường cụ thể
trong từng thời kì nhất định. Nói cách khác là loại ra những người không
đủ năng lực, trình độ sức khoẻ.
17
CHƯƠNG II

đầu tư thêm dây chuyền sản xuất; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000
Vượt lên trên những khó khăn sức ép của thị trường, Công ty Văn
phòng phẩm Cửu Long giờ đã trở thành thương hiệu được tín nhiệm trong
sản xuất bao bì và hàng năm phòng phẩm đảm bảo đầy đủ đời sống cho
Cán bộ công nhân viên. Thu nhậo người lao động bình quân là 2 triệu
đồng/tháng. Mức cổ tức hàng năm tăng trưởng năm 2004, 2005 là 12%;
năm 2006 là 13%. Trong quá trình hội nhập của đất nước ta hiện nay đặt ra
cho Công ty nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức. Về triền vọng
phát triển, bên cạnh sản phẩm truyền thống, Công ty không nhừng mở rộng
sản xuất sản phẩm mới cao cấp về hàng văn phòng phẩm, chai PET, bao bì
nhựa PP… Phấn đấu là một trong các nhà cung cấp có thế mạnh về hàng
văn phòng phẩm và hàng nhựa. Mục tiêu Công ty hướng đến trong thời
gian tới là xuất khẩu được sản phẩm ra thị trường nước ngoài.
Bằng những cố gắng của mình Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long
đã được thưởng huy chương vàng tại hội chợ triển lãm quốc tế hàng công
nghiệp Việt Nam từ năm 1994 và được người tiêu dùng bịnh chọn nhiều
năm là Hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức.
2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long.
Mới đầu, công ty là một phân xưởng sản xuất của nhà máy văn phòng
phẩm Hồng Hà, trực thuộc Công ty nhựa Việt Nam. Ngày 01/07/1991 với
quyết định số 308 CNN- TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ quyết định tách
riêng thành lập nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long. Nhà máy đi vào hoạt
19
động với số vốn 2. 640 triệu đồng, sản xuất trên một diện tích 5. 250 m2
với thiết bị kỹ thuật thô sơ lạc hậu, trình độ tay nghề công nhân chưa cao.
Từ năm 1991 đến năm 1993: Dựa trên cơ sở sản xuất đã có, doanh nghiệp
đưa tình hình sản xuất đi vào ổn định, loại bỏ những sản phẩm sản xuất
không có hiệu quả tập trung đẩy mạnh sản xuất sản phẩm là thế mạnh, nâng
cao chất lượng sản phẩm

tự chịu trách nhiệm trước nhà nước và cổ đông tình hình sản xuất kinh
doanh của mình, phải tìm hướng đi cho mình.
Thuận lợi là công ty sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào Nhà nước
nữa, sẽ năng động hơn trong việc cải tổ công việc sản xuất kinh doanh, đầu
tư vào những mặt hàng có lợi, trang bị cho mình những máy móc hiện đại. .
.
Đứng trước những thuận lợi và khó khăn vừa nêu trên, ban lãnh đạo
công ty đã đề ra kế hoạch và nhiệm vụ trong thời gian tới như sau:
* Về mặt sản xuất:
- Tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng
cao của thị trường.
- Đào tạo và nâng cao tay nghề của đội ngũ công nhân phục vụ cho sản
xuất.
- Tập trung tối đa vốn để phục vụ sản xuất.
* Về kinh doanh:
- Mở rộng mạng lưới tiêu thụ các mặt hàng truyền thống của công ty.
- Đẩy mạnh công tác kinh doanh dịch vụ.
- Tìm kiếm và xây dựng quan hệ để tiêu thụ sản phẩm mới của công ty.
Sau hơn 10 năm thành lập và đi vào hoạt động, và nhất là khi cổ
phần hoá gần 1 năm qua. Doanh thu của công ty ngày càng tăng.
21
Một số chỉ tiêu của công ty VPP Cửu Long
năm 2006 - 2007
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007
1. Bố trí cơ cấu vốn
1. 1 TSLĐ/TTS (%) 20, 8 21, 1
1. 2 TSCĐ/TTS (%) 79, 2 78, 9
2. Tỷ suất lợi nhuận
2. 1 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (%) 0. 29 0, 42
2. 2 Tỷ suất lợi nhuận/ vốn (%) 3, 15 4, 27

sản xuất kinh doanh, là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng, mua sắm
máy móc thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, chi trả lương trang trải các chi
phí trong quá trình sản xuất.
Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực
hiện tốt nên không t triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn.
Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kết
cấu tài sản cố định, quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, quá trình
tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thực
hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều.
Với hơn 15 năm thành lập, hiện nay mức lương bình quân của
CBCNV trong Công ty là 2 triệu/ tháng. Phần lớn các nhân viên trong công
ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc. Đặc điểm về lao động và rất đáng
quan tâm để đội ngũ quản lý có các tác động thích hợp nhằm nâng cao
hiệu quả sản làm việc của nhân viên
Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ
công nhân viên Công ty.
Cơ cấu –trình độ lao động
Phân loại Đơn vị
tính
Năm 2006 Năm 2007
Số
lượng
% Số
lượng
%
23
Tổng số lao động
-Lao động gián tiếp
-Lao động trực tiếp
Người

61, 7
7
24
20
89
5
17, 1
14, 3
68, 6
Đối tượng tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc cao hơn thường là lao
động gián tiếp tham gia vào hoạt động quản lý hoặc cán bộ kĩ thuật cho các
phân xưởng của Công ty. Các đối tượng lao động trực tiếp thường là công
nhân tham gia vào sản xuất, với trình độ dưới cao đẳng hoặc trung cấp, có
tay nghề lao động
2.3.3 Sản phẩm của Công ty
Trải qua trên 15 năm sản xuất kinh doanh, danh mục các mặt hàng
của công ty đã có rất nhiều thay đổi. Hiện nay công ty đã có nhiều mặt
hàng đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội cũng như các
tỉnh, có nhiều loại được khách hàng bình chọn là hàng Việt Nam chất
lượng cao trong nhiều năm liên tục.
Sản phẩm: Thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm,
thiết bị ngành in. In bao bì và nhãn mác các loại. Mua bán nguyên, nhiên
vật liệu phi nông nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các
màu; Mực viết Cửu Long các loại. Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng
xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng,
bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo
yêu cầu khách hàng…
24
Sản phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang dần khẳng
định vị trí và tiếng tăm của mình trên thương trường về chất lượng và mẫu