1

PHẦN 1. TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
TRONG DOANH NGHIỆP
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý
marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất.
Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, làm thế nào để có sự cân bằng
các mục tiêu khác nhau như: Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả
năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.
Đầu tiên, để có thể hiểu được tầm quan trọng cũng như các luận điểm có liên quan
đến hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị
tồn kho trong doanh nghiệp gồm: Khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò
của hàng tồn kho… Từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về công tác quản trị hàng
tồn kho trong doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này.
1.1. Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho
1.1.1. Khái niệm quản trị
Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản lý, vừa có
nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên,
khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý
nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thường
dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp.
Có rất nhiều khái niệm về quản trị:
 Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc
qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả
các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức;
 Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được
mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;
 Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu
hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc
thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản
trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần,

BTC ngày 31/ 12/ 2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được
giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất
kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá
trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai.
Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi
đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung
hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
 Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như
dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các
dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối
với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể
nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm
Thang Long University Library
3

những công việc đó. Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng, quản lý doanh
nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách
giáo trình, giáo cụ, học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo
dục đào tạo
 Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận. Hàng
tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng.
Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây
chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.
 Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế
biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế
hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên
dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
Quản trị hàng tồn kho nhằm:

bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả hai. Việc
duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi
trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ
có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung
cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ
tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một
số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ
kịp thời với chi phí ổn định.
Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, cũng như sử dụng hiệu
quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình luôn cần một số lượng hàng tồn kho
có sẵn thích hợp. Do vậy bộ phân quản trị hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể
biết được là tại sao các bộ phận sản xuất trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một
số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu.
Tồn kho sản phẩm dở dang
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là
sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây
chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công
nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công
đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá
trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp,
có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều.
Tồn kho thành phẩm
Tồn kho thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sau
khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ
hết ngay sản phẩm của mình, luôn có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng. Có
rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này.
Thang Long University Library
5


chiếc xe máy doanh nghiệp sản xuất cần: động cơ chính, 2 lốp xe, 1 khung xe
Nhìn chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể
ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng. Các quyết
định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất
khác so với tồn kho độc lập.
6

1.2. Chức năng của quản trị hàng tồn kho
 Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho là liên kết
giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào
đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho
nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt
chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí
trong sản xuất.
 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được
tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm
chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt
động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong
quá trình tiến hành tồn kho.
 Chức năng khấu trừ theo số lượng: Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn
kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ
cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến
việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng
lớn. Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho
người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi
phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho
Nhu cầu thị trường
Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng
bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị

 Đối với hàng thực phẩm tươi sống: Có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp
như dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức
tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày.
 Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: Từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng
với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn.
 Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển,
nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận
chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao.
 Đối với sản phẩm là báo chí: Đặc biệt là loại báo phát hành hàng ngày có tính cập
nhật, thời sự, thay đổi một cách nhanh chóng…. Kèm theo nhu cầu của độc giả mỗi
ngày đối với báo chí là những thông tin mới nhất, nóng nhất, kịp thời nhất, chính xác
nhất thì mức tồn kho và thời gian tồn kho gần như là không có đối với hình thức sản
phẩm đặc biệt này.
Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp
Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay
hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều
kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay
không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với
khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó
cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng
8

hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có
điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong
bảo quản hàng hóa sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn kho bị tổn thất, hư hỏng…
1.4. Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh
nghiệp. Do vậy cần xác định có những loại chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho.
Xét trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn có những loại chi phí sau: Chi phí tồn trữ, chi phí
đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng.

vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… [2, tr.411]

Thang Long University Library
9

Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây:
Bảng 1.1. Thống kê các loại chi phí lưu kho
Nhóm chi phí
Tỷ lệ với giá trị
tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí hoạt động vận hàng không
- Thuế nhà đất
- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng
2. Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
- Năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho :
- Phí tổn hàng việc vay mượn
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Bảo hiểm cho hàng tồn kho
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng
không sử dụng được.
Chiếm 3 - 10%

doanh nghiệp có thể chịu một khoản phí chi phí như là sự sụt giảm về doanh số bán
hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho quá
trình sản xuất có thể sẽ tạo ra chi phí từ việc phá vỡ qui trình sản xuất dẫn đến giảm
doanh thu, gây mất sự tin tưởng, giảm uy tín tới khách hàng.
Chi phí cơ hội của việc thiếu hàng gồm:
 Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp
hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình
trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó.
Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi
phí vận chuyển (nếu có). Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do
hết hàng.
 Chi phí mất uy tín với khách hàng: Là một loại chi phí cơ hội và được xác định
căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương
lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng do việc hết hàng, không đáp ứng
được nhu cầu của khách hàng gây ra.
 Chi phí gián đoạn sản xuất: Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật
liệu. Chi phí gián đoạn được tính bằng số sản phẩm mất đi do ngưng sản xuất hoặc
số tiền mất do bỏ lỡ cơ hội tiêu thụ được sản phẩm kèm theo hình ảnh, nhãn hiệu
của doanh nghiệp bị suy giảm trong tâm trí khách hàng. Con số thiệt hại này rất khó
tính toán, để khắc phục tình trạng này doanh nghiệp cần có lượng dự trữ bổ sung
hay dự trữ an toàn nhất định.
1.5. Các hệ thống, mô hình quản trị hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong
quản trị hàng tồn kho
1.5.1. Hệ thống quản trị hàng tồn kho
1.5.1.1. Hệ thống tồn kho liên tục
Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất kỳ
một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm
xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ
được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất.
Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ


(Nguồn: [7, tr.330])
12

Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được
thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính. Tuy nhiên,
trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân
tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại
những lợi ích nhất định. Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp
doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng
cần tồn trữ nhiều, cần ít sẽ dự trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết cũng
như tránh được áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho
doanh nghiệp.
Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của hàng hóa để phân nhóm, bộ phận quản lý
kho còn xét đến các tiêu chuẩn khác như: Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán, vấn đề
cung ứng, chất lượng hàng tồn kho, giá cả của các loại hàng tồn kho… Những tiêu
chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho nên nhà quản trị cũng nói chung
cũng như bộ phận kho nói riêng cần lưu ý đến những tiêu chuẩn này. Việc phân nhóm
hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những
loại hàng tồn kho.
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản trị tồn kho:
 Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C,
do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng.
 Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật,
việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện
thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
 Trong dự báo nhu cầu vật tư doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo chi tiết, cẩn thận
hơn các nhóm khác.
 Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được

hiện đúng thời gian.
Những giả thiết trên thực chất giúp đơn giản hóa bài toán quản trị hàng tồn kho của
doanh nghiệp, xem xét mô hình được diễn tả dưới dạng đồ thị dưới đây:
Đồ thị 1.2.Mô hình hàng tồn kho cơ bản
Lượng hàng cung ứng

Q*

Q*/2 Dự trữ trung bình O A B C Thời gian
Trong đó: (Nguồn: [7, tr.336] )
Q* - Sản lượng của một đơn hàng (Dự trữ tối đa)
Q – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – L-îng dù tr÷ trung b×nh
14

OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của
một đơn đặt hàng dự trữ. Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không
đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian.
Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu của các mô hình hàng tồn kho đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ.
Khi đó việc tính tổng chi phí hàng tồn kho được xác định bằng phương trình sau:
min*
2
* 
Q
D
S

kho C
lk

Thang Long University Library
15

Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dưới đây sẽ giúp xác định
được khoảng cách giữa hai lần đặt hàng:
T =
Số ngày làm việc trong năm
Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)
Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mô hình dự trữ EOQ đưa ra giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là
thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng
trong kho về đến 0 đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức thời.
Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong
vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi
đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng
tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm
tăng chi phí tồn trữ hàng hoá.
Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới
dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng.
Đồ thị điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:
Đồ thị 1.4. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP
Lượng hàng tồn kho

(Nguồn: [7,tr.340])
Điểm đặt hàng lại được xác định theo công thức sau: ROP = d x LT
LT : Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng)

thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn
kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho. Mức phục vụ
khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác
định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu
hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng.
Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra quy mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá chi phí
đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả
thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người ta đã thiết
lập mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ, nới lỏng giả thiết cho rằng doanh
nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá
chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng
cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ. Thang Long University Library
17

1.5.2.2. Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
Khi nghiên cứu về các mô hình tồn kho các doanh nghiệp cần giải đáp hai câu hỏi
trọng tâm: Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng.
Trong mô hình EOQ giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận
ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận
hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế phải tìm kiếm
một mô hình đặt hàng khác với EOQ.
Mô hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một
cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký
kết. Mô hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa
bỏn ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm
đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng.
Với mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của


Thời gian
(Nguồn: [5,tr.342])
Trong mô hình này:

=

Hay: Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t
Mặt khác: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với
lượng cung ứng trong mỗi ngày). Từ đó suy ra: t

=
Q
P

Sau đó thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ thu được:
Mức tồn kho tối đa = P
Q
P
-d.
Q
P
 = Q.1-
d
P

Như đã trình bày ở trên chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số của mức tồn kho tối
đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng trong năm) được tính như
sau: Chi phí tồn trữ hàng năm =
Q*

H

(1-
d
P


t
Q/2
T
Q
*

Tổng số đơn vị
hàng được cung ứng
trong thời gian t
Tổng số đơn vị hàng
được sử dụng trong
thời gian t
Mức tồn
kho tối đa
Thang Long University Library
19

1.5.2.3. Mô hình tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T)
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phòng
những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ. Để
đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt các doanh nghiệp
Nhật Bản (đi đầu là TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng
phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng


đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập
các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
 Tồn kho thấp: Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho
thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở
dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi
ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi
phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm cũ tồn đọng trong kho.
Lợi ích thứ hai thì thấy tốt hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT,
đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình
sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc
phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm
giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó doanh nghiệp càng dễ tìm thấy và giải quyết những
khó khăn phát sinh.
 Kích thước lô hàng nhỏ: Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong
cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng.
 Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so
với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện
tích kho bãi.
 Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
 Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô
hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
 Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh: Theo phương pháp này, người ta sử dụng các
chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những
công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công
cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có
thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để
giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có
tính lặp lại.
 Bố trí mặt bằng hợp lý: Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân

lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro tiềm
tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại các
doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có nhu cầu
thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển này người
Nhật gọi là hệ thống Kanban. Để khái quát về hệ thống Kanban, nhà quản trị có thể
thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại các
thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu.
Trên đây là ba phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản, ngoài ra còn một số mô
hình dựa trên cơ sở hai mô hình này. Tuy nhiên, mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết
nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn. Do vậy nhà quản trị cần đưa ra
được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa
lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp.

22

1.5.3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho
1.5.3.1. Quản trị hiện vật của tồn kho
Quản trị về mặt vật chất của tồn kho dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản
phẩm: Diện tích và số lượng cần thiết là bao nhiêu? Kho hàng có những phương tiện
nào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào và cần phải mua chúng ra sao.
Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khoản đầu tư đã
chấp nhận. Quản trị tốt về mặt vật chất của tồn kho bảo đảm cho khách hàng của
doanh nghiệp một "mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra lợi thế so với các đối thủ.
Những nguyên tắc cơ bản của kho hàng
Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho
nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề Trong các doanh
nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các kho tạm giữ
hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán. Những kho này là cần thiết, do
hàng hóa phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và

 Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nhưng
nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng. Để khắc phục
điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện cần kiểm kê một cách thường xuyên
(kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán).
Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép
nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ. Việc kế toán này của
dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị.
Xác định giá trị dự trữ
Hàng ngày vật tư, hàng hóa nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng
đơn giá, thời điểm các lần nhập khác nhau là khác nhau. Do đó vấn đề cần phải định
giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào và phương pháp mà công ty áp dụng trong chế
độ kế toán. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một
trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tế xuất kho cho
tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại:
 Phương pháp tính giá thực tế đích danh.
 Phương pháp giá bình quân gia quyền.
 Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO).
 Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO).
Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất, nhập kho của vật tư, hàng hóa đều có những
ưu nhược điểm nhất định với mức độ chính xác và tin cậy tùy thuộc vào yêu cầu quản
lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của
doanh nghiệp. Công thức chung:
Giá thực tế vật tư, hàng hóa = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho * Đơn giá thực tế
Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của
từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lợi nhuận của doanh nghiệp.
24

1.5.3.3. Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:
 Mục tiêu an toàn: Có dự trữ để tránh gián đoạn trong sản xuất kinh doanh.

hàng hóa. Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng hóa của
doanh nghiệp. Vì vậy mức tồn kho hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng hàng hóa
trong kho. Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng hóa được đảm
bảo thì mức tồn kho giảm xuống. Nếu công tác bảo quản không tốt thì hàng hóa bị
giảm sút chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn kho tăng lên. Sự
biến đổi về chất lượng của sản phẩm hàng tồn kho có thể do nhiều nguyên nhân như:
khí hậu, các phương pháp và diều kiện kỹ thuật bảo quản, tính chất đặc điểm của hàng
hóa, của kho và của thiết bị bảo quản
Để đối phó với sự biến động này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải
thực hiện các yêu cầu sau:
 Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất
hao hụt hàng hóa tồn kho.
 Tạo điều kiện thực hiện tốt nhất công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho.
 Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng hàng hóa trong quá trình bảo quản tại kho
để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
1.6.3. Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp phụ
thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: chiến lược tiêu thụ của doanh nghiệp đang theo
đuổi, khả năng nguồn lực của công ty (sức mạnh tài chính, trình độ của độ ngũ cán bộ
kinh doanh, vị trí địa lý, dah tiếng của doanh nghiệp ) đặc tính của khách hàng (số
lượng khách hàng, thói quen tiêu dùng, khả năng thanh toán ), đặc tính sản phẩm
(tuổi thọ, kiểu dáng, chất lượng ). Do vậy, nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến
lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp.
Nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường lớn tức là doanh nghiệp có thể dự
báo chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm hàng hóa trong kỳ. Vì vậy, sản phẩm hàng
hóa dự trữ hàng tồn kho cũng phải đảm bảo kịp thời cho hoạt động tiêu thụ trên các thị
trường đó. Còn nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường thấp thì phải xác định
mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng để hàng hóa ứ đọng do không khai thác được nhu
cầu, thị phần tại thị trường mới.