Lời nói đầu
Hệ thống thông tin, cũng nh các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi đợc
hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đợc thay thế bằng một
hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Qúa trình xây dựng là một trong
các giai đoạn của vòng đời một hệ thống thông tin. Qúa trình này gồm nhiều bớc:
nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử nghiệm. Các bớc này có thể
thực hiện theo đúng trình tự, xong bớc này, thực hiện bớc tiếp theo.Tuy nhiên chúng
cũng có thể đợc thể hiện lặp nhiều lần, theo kiểu xoáy ốc.
Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức thực
hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của hệ thống
thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin cần xây dựng. Giai
đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu xử lí thông tin
của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải chỉ ra cách thức xử
dụng và lu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ thống thực. Giai đoạn thiết
kế hệ thống đa ra các quyết định về cài đặt các mô hình có đợc từ giai đoạn phân tích
trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng, phần mềm và các ràng buộc thực hiện
khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm
nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa,
điều chỉnh cần thiết đối với hệ thống thông tin mới.
Cuốn sách này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin, trong đó
nhấn mạnh đến hệ thống thông tin quản lí. Nội dung của cuốn sách bao gồm một số
kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu nh phân tích chức
năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chơng trình. Trong số nhiều phơng pháp thông dụng,
chúng tôi lựa chọn phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc để trình bày trong cuốn
sách.
Cuốn sách đợc biên soạn trên cơ sở tập hợp những bài giảng, tài liệu, giáo trình môn
học Phân tích và thiết kế thông tin của nhiều tác giả . Cuốn sách này có thể dùng tài
liệu tham khảo cho sinh viên năm thứ hai, nghành lắp ráp và sửa chữa máy tính và các
nghành học khác. Tác giả xin tỏ lòng cảm ơn tập thể giáo viên Khoa Công nghệ thông
tin-Trờng cao đẳng nghề nam định, đã động viên và góp nhiều ý kiến quý
báu trong quá trình biên soạn cuốn sách.

số tính chất hoặc đặc trng mà qua đó ta có thể quan sát và nhận biết đó là phần tử của
hệ thống. Những tính chất hoặc đặc trng này đợc gọi chung là thuộc tính của phần tử.
1.2. Quan hệ giữa các phần tử
Thật khó hình dung một hệ thống chỉ gồm các phần tử rời rạc không có liên hệ gì
với nhau. Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống thể hiện cấu trúc của hệ thống. Các
mối quan hệ này làm cho tập hợp vật chất trở thành một thực thể hoàn chỉnh. Nh vậy ta
cũng có thể hiểu rằng hệ thống đợc tạo nên, hay hợp nhất, từ các thực thể khái niệm và
cụ thể.
Các quan hệ trong hệ thống nói chung là rất phức tạp. Để nghiên cứu các quan hệ
giữa các phần tử trong hệ thống, ngời ta thờng chia chúng ra làm nhiều loại, ví dụ nh,
quan hệ ổn định hay bất thờng, quan hệ lâu dài hay tạm thời, quan hệ liên quan đến cấu
trúc hay quan hệ liên quan đến hệ thống.
2
1.3 Mục đích của hệ thống
Mục đích của hệ thống thờng thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để
biến đổi thành những cái ra nhất định. cái ra này phải phù hợp với mục tiêu
nhiệm vụ và chức năng của hệ thống. Ví dụ, một hệ thống sản xuất nhận cái vào là các
nguyên vật liệu để sản xuất, tạo thành cái ra là các thành phẩm, vật t.
Mỗi một thực thể tồn tại trong hệ thống đợc xem nh là một hệ thống con, thờng có
một mục đích gắn với sự tồn tại của nó. Mọi hoạt động của các phần tử và mối liên hệ,
ràng buộc giữa các phần tử của hệ thống đều hớng về một mục đích chung cho tất cả
các phần tử. Cũng vì nó có mục đích nh vậy nên hệ thống khác với một tập hợp các
phần tử hoặc tập hợp các quan hệ.
1.4. Môi trờng bên ngoài
Để phân biệt hệ thống và môi trờng xung quanh, cần phải xác định giới hạn của hệ
thống(cả về vật lý và khái niệm). Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống
cũng rất phong phú và đa dạng. Có thể mô tả hệ thống bằng các phơng pháp định tính,
thông qua mô tả các tính chất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống.Cũng có thể mô tả
hệ thống bằng phơng pháp định lợng, thông qua việc liệt kê danh sách tất cả các phần
tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử,cùng các điểm nối với môi trờng bên

Kho dữ liệu

Hình 1.3 Máy tính là một hệ thống thông tin
Một máy tính là công cụ để xử lý thông tin. Khi hoạt động, các thành phần của máy
tính trao đổi thông tin với nhau. Nh vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin.
Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế- xã hội nh Hệ thống quản
lý nhân sự, Hệ thống kế toán,Hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về
hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin có 3 chức năng chính là đa thông tin vào, lu trữ và xử lý, đa ra
thông tin.
4
Thiết bị
đầu cuối
Computer
Processing
unit
Hệ thống

Các phép biến đổi
Điều khiển
Quá trình phản hồiĐầu vào Đâù ra
a) Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dới dạng:
- Các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tợng nào đó trong hệ
thống.
- Các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin.
- Các lệnh.
b) Hệ thống thông tin có thể thực hiện:
- Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.
- Sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ.
- Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới.

phần lớn các công việc thuộc về hệ thông tin thông tin vẫn đợc xử lý bằng phơng pháp
thông tin truyền thống. Phần đợc tự động hoá( đợc giải quyết nhờ sự hỗ trợ của máy
tính ) không phải khi nào cũng giữ vai trò quan trọng trong hệ thống nói chung và hệ
thống thông tin nói riêng.
Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới các hệ thống thông tin trong đó máy tính giữ
vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin. Nói cách khác, chúng ta cũng sẽ đề cập
tới các hệ thông tin học.
Trên máy tính các thông tin đợc xử lý theo nhiều phơng thức khác nhau. Một số ph-
ơng thức xử lý thờng gặp nh xử lý tơng tác ( interactive processing), xử lý giao dịch
(transaction processin processing), xử lý trực tuyến( on- line processing), xử lý theo lô
( batch processing), xử lý phân tán ( distributed processing) và xử lý thời gian thực
( real- time processing).
Nh trên đã đề cập, hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là
cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngời trong một tổ chức nào đó, hay
nói cách khác, mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nh mối liên hệ giữa nó với
các hệ thống khác là mối liên hệ thông tin. Nh vậy, xét về cấu trúc, hệ thống thông tin
là phải có các thành phần cơ bản là phần cứng, phần mềm ( nói một cách ngắn gọn là
các thiết bị tin học), con ngời, các thủ tục xử lý ( hoạt động) và dữ liệu. Xét về chức
năng, một hệ thống thông tin có bốn chức năng chính là cập nhật, xử lý, lu trữ và kết
xuất thông tin.
Trong phần này, chúng ta xem xét sơ lợc về một số loại hệ thống tin học là hệ thống
xử lý giao dịch ( Transasction Processing Sytems- TPS), hệ thống thông tin quản lý
( Management Information Sytems- MIS), hệ trợ giúp quyết định ( Decision Support
Sytems- DSS), hệ chuyên gia ( Expert Sytems- ES) và hệ tự động hoá văn
phòng( Automated Office Sytems).
1.Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch và
ghi lại các thông tin về giao dịch dới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu về các
giao dịch đợc sắp xếp vào các bản ghi và lu trữ trong các tệp. Các bản ghi này sẽ đợc
gọi lại và tính toán, thống kê để đa ra các báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, thông tin ra của

Hệ trợ giúp quyết định là hệ thông tin tơng tác dựa trên một tập hợp hợp nhất các
phơng tiện xử lý thông tin để tạo ra và trình bày thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ cho
nhà quản lý trong quá trình đa ra quyết định.
Trong một số trờng hợp các nhà làm phơng tiện có thể dựa trên kinh nghiệm của
mình để đa ra phơng án xử lý.Ví dụ nh lập kế hoạch mua sắm vật t cho một công ty,
điều chỉnh nhân sự cho cơ quan,lập phơng án vận tải hàng hoá để cung cấp cho khách
hàng.Trong một số trờng hợp khác, ngời làm quyết định phải đơng đầu với những tình
huống phức tạp có những yếu tố vợt khả năng bình thờng của con ngời để có thể tổng
hợp đúng tình hình.Ví dụ nh vịêc lập phơng án vận tải có nhiều thông số ( nhiều kho
hàng,nhiều cửa hàng, số lợng hàng hoá lớn) hoặc đi một nớc cờ trong một tình thế khó
khăn và phức tạp. Trong những trờng hợp có nhiều thông tin phức tạp, các thông tin
ảnh hởng lẫn nhau, cần tới sự trợ giúp của máy tính điện tử. Đó chính là chức năng của
hệ trợ giúp quyết định.
Phần lớn các hệ trợ giúp quyêt định đợc xây dựng dựa trên hạt nhân là các mô hình
đã đợc chọn lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hệ trợ giúp quyết định đa ra các phơng án và
đánh giá về các phơng án này, sắp xếp chúng theo một số tiêu chuân nào đó. Ngời sử
dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một phơng án thực hiện.
7
Ví dụ, ngời quản lý cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm hàng hoá cho công ty ở
nhiều thời điểm hiện tại, thông tin về các hợp đồng cung ứng hàng hoá và các báo giá
kèm theo, thông tin về các nhà cung cấp hàng hoá và lợng hàng có trong công ty. Hệ
trợ giúp quyết định phải đa ra đợc các kế hoạch mua sắm hàng hoá khác nhau, nh mỗi
một mặt hàng cần mua với số lợng bao nhiêu và phân bổ mua của những nhà cung cấp
nào. Các phơng án này khác nhau chủ yếu ở chỗ phân bổ mua của từng nhà cung cấp
những mặt hàng nào và mua với số lợng bao nhiêu. Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể
dựa vào tiêu chuẩn về giá cả, về chất lợng của các mặt hàng hoặc sự thuận tiện của việc
vận chuyển hàng hoá. Các phơng án này đợc sắp xếp theo tiêu chuẩn về giá cả, về chất
lợng hoặc sự thuận tiện của việc giao nhập để ngời quản lý quyết định chọn phơng án
nào.
Trong một số trờng hợp, khi mà thời gian dành cho việc đa ra các quyết định là rất

mô hình gồm ba thành phần hợp thành là hệ quyết định, hệ tác nghiệp và hệ thông
tin.Các thành phần này chính là các hệ thống con của hệ thống thực.
1. Hệ quyết định
Hệ quyết định, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, còn gọi là thành phần
quản lý, có chức năng điều khiển , kiểm soát các hoạt động tác nghiệp , hớng theo
mục tiêu của hệ thống. Hoạt động quản lý của hệ quyết định có thể hình dung nh một
dãy các thao tác: ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định.
2. Hệ thông tin
Hệ thông tin, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, có chức năng thu thập, l-
u trữ và xử lý thông tin phục vụ cho các công tác chuyên môn nghiệp vụ trong hệ
thống.
Hệ quyết định cần có đủ các thông tin cần thiết trớc khi đa ra một quyết định. Hệ
thông tin có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin phức tạp, hỗn độn, thậm chí chứa
đựng nhiều mâu thuẫn, để cung cấp cho thành phần quản lý, hỗ trợ cho việc đa ra các
quyết định.
Các quyết định cũng cần phải đợc truyền đạt đến các điểm thực hiện và thông tin về
kết qủa thực hiện cũng cần đợc phản ánh ngợc lại đến hệ quyết định, nh là những thông
tin cần thiết cho quyết định tiếp theo. Những nhiệm vụ truyền đạt thông tin trao đổi
giữa các thành phần của hệ thống thực hiện bởi hệ thông tin.
3. Hệ tác nghiệp
Hệ tác nghiệp, gồm có con ngời, phơng tiện và các phơng pháp và các quy trình xử
lý, còn gọi là thành phần chấp hành, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động cơ sở của
một tổ chức.
Cách phân chia các hệ thống thực thành các hệ thống con nh trên cho ta một cách
nhìn, một cách tiếp cận nghiên cứu đối với hệ thống. Cũng cần phải nói rằng trong mọi
hệ thống thực không có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ này. Chẳng hạn, trong
một tổ chức, có ngời vừa làm công tác lãnh đạo, vừa tham gia xử lý thông tin, đồng
thời cũng phải trực tiếp thực hiện những quyết định do chính mình đa ra.
Hình 1.5. Ba thành phần của hệ thống thực
9

thống. Trong giai đoạn này phải có đợc những hình dung cơ bản về hệ thống thông tin
quản lý cần xây dựng.
2.Khảo sát hệ thống.
Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện
trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ thống thực
và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu cầu đặt ra đối
với hệ thống thông tin cần xây dựng.
3.Phân tích hệ thống.
Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý nh: sơ đồ chức năng nghiệp
vụ sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình dữ liệu.Trên cơ sở các kết quả khảo sát của các hệ
thống thực, cần làm rõ các mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin.
10
4.Thiết kế hệ thống
Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai
đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, ngời ta đã có thể tiến hành
phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ vào kết
quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
5.Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Nói chung, với nhiều hệ thống thông tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các mô
đun xử lý trong hệ thống là rất khó. Vì vậy, thông thờng, ngời ta kiểm tra hệ thống
thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một tập hợp
các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện đợc trong thực tế, bởi vì không phải hệ thống
thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn nh vậy.
Ngời ta thờng dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các phơng pháp
khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết quả tính toán của
hệ thống mới với kết quả đã xử lý theo các phơng pháp khác hoặc với kết quả trên thực
tế để rút ra kết luận về tính đúng đắn của các xử lý trong hệ thống mới.
6. Nghiệm thu và cài đặt
Hệ thống đợc nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch phát
triển hệ thống ban đầu. Song song với các khâu cài đặt cũng cần phải chú ý tới khâu

1. Vai trò nhiệm vụ phân tích hệ thống
Các công việc cần thực hiện là:
- Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập đợc. Xác định các
phần tử của trong thống.
- Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống.
- Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin
cần có đối với hệ thống mới.
- Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục thực hiện trong
hệ thống thực để từ đó xây dựng sơ sồ chức năng nghiệp vụ.
12
- Xác định các luồng thông tin trong hệ thống thực để từ đó xây dựng sơ đồ dòng
dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực.
- Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống.
2. Vai trò nhiệm vụ thiết kế hệ thống
Các công việc thiết kế bao gồm:
- Thiết kế dữ liệu, tức là định ra các đối tợng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống.
- Thiết kế chức năng, tức là định ra các môđun xử lý thể hiện các chức năng của hệ
thống thông tin.
- Thiết kế giao diện, tức là chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con ngời với máy
tính.
- Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý.
- Thiết kế phần cứng, tức là tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin
quản lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính.
III. Phơng pháp mô hình hoá hệ thống
1. Khái niệm
Phơng pháp mô hình hoá nghiên cứu hệ thống thông qua việc xây dựng các mô hình
hoạt động của nó. Đây là phơng pháp nghiên cứu hệ thống đợc sử dụng khá rộng rãi.
Phơgng pháp mô hình hoá hệ thống đợc sử dụng khi có thể biết rõ các yếu tố đầu vào,
đầu ra và các phép biến đổi bên trong hệ thống. Trong các mô hình, hệ thống đợc mô tả
thông qua các đặ trng cơ bản của nó. Để mô tả thế giới thực phức tạp, phải thực hiện

thống là gì và làm những gì. Sản phẩm của giai đoạn này là các mô hình về chức năng
và các mô hình về dữ liệu.
c) Thiết kế hệ thống: Lựa chọn các giải pháp cài đặt nhằm thực hiện các kết quả
phân tích. Có thể coi việc thiết kế hệ thống là sự cài đặt các mô hình có đợc sau khi
phân tích, trên cơ sở dung hoà các yêu cầu, các ràng buộc và các điều kiện của thực tế.
Trong các công việc đợc nêu ở trên, xây dựng mô hình đợc coi là khâu có ý nghĩa
quyết định. Chất lợng của hệ thống cần đợc xây dựng phụ thuộc hoàn toàn vào chất l-
ợng của mô hình. Cùng một hệ thống thực nhng mục tiêu nghiên cứu khác nhau sẽ dẫn
tơi các mô hình mô tả chúng cũng khác nhau. Do các hệ thống thực rất phức tạp, chúng
có thể phức tạp theo mục tiêu, phức tạp về dữ liệu hoặc phức tạp theo yêu cầu của ngời
sử dụng, mà khó có thể mô tả mọi chi tiết có liên quan tới hệ thống. Vì vậy, cần căn cứ
vào mục đích nghiên cứu mà tập chung sự chú ý vào các yếu tố quan trọng trong hệ
thống và lựa chọn một quan điểm xem xét thích hợp để tiếp cận hệ thống.
Một phơng pháp mô hình hoá thờng có ba thành phần là: một tầp hợp các khái niệm
và mô hình, một quy trình thực hiện và các công cụ trợ giúp. Có nhiều phơng thức mô
hình hoá khác nhau, các phơng pháp này khác nhau bởi thành phần của nó.
Một số phơng pháp thông dụng thờng đợc sử dụng rộng rãi nh phơng pháp MERISE,
phơng pháp cấu trúc, phơng pháp hớng dữ liệu, và phơng pháp đối tợng. Bạn đọc có thể
tìm hiểu về các phơng pháp này theo các tài liệu đợc nêu trong danh mục tài liệu tham
khảo.
Ví dụ
Mục này trình bày ví dụ mô tả hệ thống thực hệ thống tuyển sinh tại một trờng đại
học. Các mô hình đợc trình bày ở các dạng khác nhau: mô tả bằng công thức toán học,
mô tả bằng lời dới dạng liệt kê và mô tả bằng sơ đồ. VD:
14
Sơ đồ mô tả hoạt động của hệ thống quản lý tuyển sinh trong trờng đại học SN.
Kết quả thi
Phiếu báo thi
Hồ sơ dự thi, Bài thi
Bài thi

đầu t và thu nhập trong một số năm cùng với một số qui tắc toán học. Nếu mô hình có
chất lợng tốt tức là phản ánh đúng mối quan hệ giữa các đại lợng, biểu diễn đúng các
qui luật trong sản xuất, thì việc áp dụng mô hình vào điều hành sản xuất sẽ có hiệu
quả.Ngợc lại, nếu mô hình kém, việc áp dụng mô hình vào điều hình sản xuất có thể
gây ra thua lỗ.
Trong trờng hợp hệ thống rất phức tạp, khó đón nhận đầu vào, đầu ra và cấu trúc hệ
thống, cần có cách tiếp cận riêng.Bên cạnh kỹ thuật phân rã hệ thống thành các hệ
thống con có kích thớc nhỏ hơn và cấu trúc đơn giản hơn có thể vận dụng cách tiếp cận
mở, nghĩa là, đặt hệ thống cần nghiên cứu vào trong một hệ thống khác lớn hơn nó ,
chứa nó, để nghiên cứu các mối quan hệ của nó với môi trờng xung quanh. Từ các mối
quan hệ của hệ thống hiện tại với môi trờng xung quanh có thể rút ra những nhận xét
về hệ thống hiện tại.
IV. Phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (SADT)
Có nhiều loại chu trình phát triển khác nhau. Phần này trình bày vắn tắt một số chu
trình phát triển chính. Cũng cần phải lu ý rằng, số lợng và tên các giai đoạn trong các
chu trình không giống nhau, mặc dù về cơ bản, nội dung của chúng gần nh nhau.
1. Chu trình thác nớc
Chu trình này mô tả sự phát triển hệ thống trên cơ sở phân chia các giai đoạn riêng
rẽ với nhau về thời gian. Điểm cốt yếu của chu trình phát triển này là các giai đoạn đợc
tiến hành kế tiếp nhau, giai đoạn sau đợc bắt đầu khi giai đoạn trớc đó đã kết thúc,
không chờm lên nhau về thời gian.
2. Chu trình tăng trởng.
ý tởng chính của phơng pháp này là phát triển dần dần, từng bớc, chuyển giao từng
phần. Công việc nghiệm thu đợc tiến hành khi tất cả các phần đã đợc bàn giao. Ví dụ,
trong trờng đại học X, ngời ta dự định phát triển hệ thống đào tạo. Các phân hệ đợc
phát triển theo thời gian ( không nhất thiết phải cùng một lúc):
- Hệ thống quản lý tuyển sinh,
- Hệ thống quản lý sinh viên,
- Hệ thống quản lý chơng trình đào tạo,
- Hệ thống quản lý thời khoá biểu

17
Phân tích
Thiết kế
Mã hoá
Thử nghiệm
2. Hãy nêu những nhiệm vụ chính của phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin
quản lý.
3. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mức độ tích hợp các phơng tiện xử lý
thông tin và chỉ rõ sự khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
4. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mục tiêu của hệ thống và chỉ rõ sự
khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
5. Hãy lựa chọn một hệ thống thực biết rõ nhất để chỉ ra các tiến trình xử lý thông
tin trong đó. Với mỗi tiến trình hãy chỉ rõ thông tin vào và thông tin ra của nó.
18
Chơng 3: Khảo sát hệ thống
I. Khảo sát sơ bộ
1. Mục tiêu của khảo sát hệ thống
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trớc khi bắt đầu xây
dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần phải xác định rõ
là:
-Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự ngời sử dụng
muốn gì ở hệ thống?
-Những vấn đề cần làm, không nên, cha nên hay sẽ làm. Nói cách khác là xác định
các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dự án. Với mỗi nội dung, phải xem xét tới sự
cần thiết và tính khả thi của nó.
-Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn thành
ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đa ra một thời hạn dự trù để thực hiện dự
án.
-Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài chính).
Điều này có nghĩa là ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình dung sơ bộ, thậm trí là

3. Viết báo cáo tổng hợp:
Cần chú ý là báo cáo tổng hợp phải dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng
để có đuợc thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đa ra những quyết định
cho giai đoạn tiếp theo.
ví dụ 1:
a) Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trờng đại
học A:
Sinh viên đợc cung cấp trớc chơng trình đào tạo của nghành, bao gồm danh sách
các môn học phải hoàn thành( tơng ứng với số tín chỉ phải có trớc khi thi tốt nghiệp) và
trình tự thực hiện . Vào đầu các học kỳ, sinh viên đợc cung cấp thời khoá biểu dự kiến.
Căn cứ vào thời khoá biểu dự kiến, sinh viên tự đăng ký một kế hoạch học tập với
phòng đào tạo. Nếu bản đăng ký hợp lý tức là các môn học theo đúng trình tự đào tạo,
thì phòng đào tạo sẽ thực hiện nh kế hoạch dự kiến. Trong trờng hợp số học sinh đăng
ký vào các lớp không đủ số tối thiểu thì có thể huỷ bỏ lớp hoặc phải tách lớp nếu số
sinh viên đăng ký vào một lớp quá nhiều
b) Yêu cầu: giải quyết khâu xử lý phiếu đăng ký của sinh viên .Giới hạn về thời
gian thực hiện là ba ngày.
c) Phơng án đề nghị:
Với quy trình đào tạo đợc mô tả nh trên thì nhu cầu dùng máy tính để xử lý thông
tin là cấp bách. Nếu trờng có khoảng 1000 sinh viên và mỗi sinh viên học khoảng năm
môn học trong một học kỳ, thì phòng đào tạo sẽ phải kiểm tra tính hợp lý trong khi
đăng ký của 5000 môn học. Nếu mỗi môn học cần khoảng ba phút để kiểm tra sổ điểm
của sinh viên và đối chiếu với tiến trình lôgic kiến thức của nghành học, thì cần khoảng
250 giờ.
Để thực hiện trong ba ngày cần có một tổ xử lý tin 10 ngời với 10 máy tính. Sinh
viên viết đăng ký theo mẫu thống nhất và nộp theo khoa chuyên nghành.
VD 2: Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trờng
đại học B:
- Khi nhập trờng sinh viên nộp hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo và đợc sắp xếp vào
một lớp nào đó .

công tác nghiệp vụ của tổ chức. Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong chiến lợc nghiệp vụ,
cũng có thể dẫn tới những thay đổi rất lớn trong những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin.
Ngời làm công tác quản lý và điều hành có thể cung cấp thông tin chính xác về yêu
cầu đối với các sản phẩm của hệ thống thông tin. Nói chung, sản phẩm của hệ thống
thông tin phải hỗ trợ cho việc ra quyết định hoặc giảm chi phí công tác văn phòng, tăng
u thế cạnh tranh, tăng nhanh tốc độ thực hiện công tác nghiệp vụ.
Những ngời trực tiếp thực hiện công việc vận hành hệ thống thông tin thờng đòi hỏi
hệ thống thông tin phải cung cấp nhiều khả năng để truy cập dữ liệu. Các thao tác trên
hệ thống thông tin phải mềm dẻo và dễ dàng thực hiện, nhằm đáp ứng kịp thời các yêu
21
cầu thông tin của ngời quản lý. Ngời sử dụng ở mức này thờng đòi hỏi hệ thống thông
tin phải thực sự hữu ích và dễ sử dụng, giao diện phải thân thiện. Vì vậy, những gợi ý
của ngời sử dụng về giao diện ngời máy, hoặc trình tự thực hiện các thao tác là rất
cần thiết.
2. Tài liệu mô tả quy trình, chức trách.
Tài liệu về quy trình, chức trách thờng mô tả các quy trình thực hiện công việc và
quy định chức trách của từng bộ phận, cá nhân trong hệ thống. Đây là nguồn cung cấp
thông tin về các công tác nghiệp vụ diễn ra trong hệ thống. Cần dành sự chú ý thích
đáng đối với những tài liệu chứa thông tin về các chức năng trong tổ chức cùng các đơn
vị, cá nhân sẽ điều hành hoặc sử dụng thông tin đợc cung cấp bởi các chức năng này.
Thông tin thuộc nhóm này rất cần thiết cho việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp
vụ, sơ đồ dòng dữ liệu và đặc tả tiến trình sau này.
3. Hồ sơ, thông báo, mẫu biểu.
Đây là nguồn thông tin vô cùng quan trọng để phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho
hệ thống sau này. Công việc chủ yếu là thu thập và hệ thống hoá các hồ sơ, thông báo,
mẫu biểu có liên quan đến hệ thống thông tin cần xây dựng nh: chứng từ, hóa đơn giao
dịch, phiếu thu, giấy đòi nợ, phiếu báo thi, . Có thể phân loại các tài liệu loại này
thành các nhóm sau đây:
Văn bản, hồ sơ, thông báo, mẫu biểu liên quan đến lĩnh vực cụ thể sẽ đợc ứng dụng.

các tài liệu còn thiếu.
Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu cũng giúp cho việc phát hiện sự trùng lặp dữ liệu. Việc
sắp xếp, phân loại thông tin có thể giúp xác định đợc những ràng buộc của dữ liệu có
liên quan tới hoạt động của hệ thống, những quan hệ và sự phụ thuộc giữa các cột, mục
dữ liệu.
Từ những kết quả đạt đợc trong giai đoạn khảo sát, phải hình thành đợc báo cáo
khảo sát nhằm cho một hình dung tơng đối đầy đủ về hệ thống thực và hệ thống thông
tin đang có và hệ thống thông tin cần có. Trong báo cáo phải có đợc các nội dung: mục
tiêu của hệ thống; kết quả xem xét về công việc, chức năng; xem xét về kỹ thuật và
xem xét về khả năng thực hiện.
III. Các phơng pháp khảo sát
1. Nghiên cứu tài liệu viết
Nghiên cứu tài liệu viết giống nh quan sát hệ thống một cách gián tiếp. Thông qua
việc nghiên cứu tài liệu viết mà có đợc hình dung tổng quan về hệ thống. Các tài liệu
viết cần nghiên cứu thờng khá đa dạng. Chúng có thể là:
Tài liệu giao dịch nh hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu ghi điểm,
phiếu xuất, phiếu nhập.
Tài liệu lu trữ nh sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ sơ cán bộ, hồ
sơ dự án.
Các tài liệu tổng hợp nh báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, báo cáo kiểm kê
hoặc bảng tổng hợp điểm của sinh viên.
Tài liệu chuẩn bị cho các buổi họp, hoặc báo cáo không định kỳ.
Tài liệu về quy định, quy chế nghiệp vụ.
2. Phơng pháp quan sát
Quan sát nhằm giúp cho phân tích viên có đợc một bức tranh khái quát về tổ chức
cần tìm hiểu và cách thức quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong hệ thống thực.
23
Ngoài ra, trong một số trờng hợp, quan sát cũng có thể giúp cho phân tích viên nắm bắt
đợc kỹ thuật xử lý cho hệ thống mới.
Ví dụ: khi theo dõi tiến trình xếp thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể học tập,

Nội dung chính của phơng pháp này là xây dựng hàng loạt các câu hỏi và có thể đa
ra các phơng án trả lời sẵn để ngời đợc hỏi điền câu trả lời. Vấn đề quan trọng nhất đối
với phơng pháp này là xây dựng đợc danh sách các câu hỏi có chất lợng. Với mỗi câu
hỏi phải có phơng án trả lời xác định, tránh những câu hỏi khó trả lời hoặc câu trả lời
không xác định. Các câu hỏi phải có tác dụng kiểm tra về độ tin cậy của thông tin
trong câu trả lời.
24
Trên đây chỉ là gợi ý về một số phơng pháp khảo sát thờng dùng và một số chú ý cần
thiết khi sử dụng chúng. Mọi công việc, mọi phơng pháp cũng đều nhằm tới mục đích
quan trọng nhất của công tác khảo sát hệ thống là có đợc mô tả dầy đủ về hệ thống
thực và về hệ thống thông tin quản lý. Trong thực tế, có thể áp dụng phối hợp các ph-
ơng pháp, tuỳ từng điều kiện cụ thể sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
IV. Phân tích hiệu quả và rủi ro
Quá trình khảo sát hệ thống có thể đợc chia ra thành hai giai đoạn: khảo sát sơ bộ và
khảo sát chi tiết. Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ, mô hình mô tả hệ thống thờng là mô
hình vật lý. đợc thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên, kết hợp với sơ đồ, biểu đồ. Đây là
loại mô hình đơn giản và dễ hiểu, có thể dễ dàng trao đổi, thảo luận với ngời sử dụng
trên các mô hình loại này. Phân tích viên có thể sử dụng các mô hình loại này làm tham
khảo cho quá trình phân tích hệ thống. Hai giai đoạn khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết
không hoàn toàn tách nhau về thời điểm thực hiện. Chúng có thể đợc thực hiện xen kẽ
nhau trong quá trình khảo sát.
Trong tổ chức, theo yêu cầu của ngời sử dụng, có thể có những công việc, những
môđun cần hoàn thành để đa vào sử dụng trớc. Vì vậy, các vấn đề liên quan tới những
công việc hoặc môđun này cần tiến hành khảo sát chi tiết trớc. Chúng có thể đợc tiến
hành ngay sau khi đã có hình dung sơ bộ về hệ thống thông tin cần xây dựng.
Chẳng hạn, trong trờng đại học B, thời điểm đặt vấn đề xây dựng hệ thống thông tin
quản lý là tháng hai, nhà trờng mong muốn hoàn thành trớc hệ thống quản lý tuyển
sinh để có thể sử dụng từ đầu tháng t. Trong trờng hợp này, rõ ràng là một số phân hệ
khác nh hệ thống quản lý giáo viên, hệ thống quản lý th viện, quản lý vật t có thể tiến
hành khảo sát sau và bắt tay vào khảo sát chi tiết hệ thống quản lý tuyển sinh càng sớm