Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở
Nội vụ

Hoàng Tùng Phong

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Luận văn ThS ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24
Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hương
Năm bảo vệ: 2011

Abstract. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ qua
các văn bản quy định của nhà nước. Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình
thành trong hoạt động của Sở Nội vụ. Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các
tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những
tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến. Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động
trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các
chuyên viên Sở Nội vụ. Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc
của các chuyên viên. Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí hồ
sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và
quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài
liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ
sơ cơ quan. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện.

Keywords. Lưu trữ; Sở Nội vụ; Bảo quản; Hồ sơ; Tài liệu

Content
MỞ ĐẦU
1
1. Mục đích của đề tài

25
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ
28
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu
28
1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ
33
1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ
34
Tiểu kết chƣơng I
37
CHƢƠNG 2
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN
TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ
38
2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu
38
2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ
38
2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
38
2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ
44
2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ
44
2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở
Nội vụ
45

Nội vụ
107
3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn
về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
110
3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm
tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các hình thức thi
đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ, chuyên viên của sở.
112
Tiểu kết chƣơng 3.
116
KẾT LUẬN
118
PHỤ LỤC
121
1. Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ Nghệ An.
122
2. Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ Hà Tĩnh
131
3. Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức
của Sở Nội vụ Quảng Bình
139
4. Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 của Sở Nội vụ Quảng
Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức thuộc khối văn phòng Sở
Nội vụ

Lã Thị Hồng (2004), Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt
động của các công ty 100% vốn Nhà nước, Luận văn thạc sỹ. Hà Nội 2004.
7
VanSy Song Kham (2005), Xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ chính phủ
nước Cộng hoà Dân chủ nhân dân Lào - lý luận và thực tiễn, Luận văn thạc sỹ,
Hà Nội.
8
Trần Ngọc Lan (2003), Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành trong hoạt động
của Bộ Công nghiệp, (có kèm theo bảng thời hạn bảo quản), Khoá luận tốt
nghiệp, Hà Nội.
9
Trần Thị Loan (2004), Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của
các Trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
10
Tạ Văn Ngữ (2003), Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Hà
Nội.
11
Nguyễn Thị Trang Nhung (2008), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác
định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam,
Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
12
Nguyễn Thị Hồng Phượng (2002), Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo
quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu,
giúp việc tỉnh uỷ, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
13
Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Luận văn thạc sỹ, Hà
Nội.
14

(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội.
23
Vũ Dương Hoan (2000), Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, số 4-2000
24
Kiều Thị Ngọc Mai (2000), Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000
25
Tô Duy Nghĩa (2002), Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban
Kiểm tra Trung ương của , Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002
26
PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản Dùng trong
các trường trung học chuyên nghiệp, Nxb Hà Nội, Hà Nội.
27
Nguyễn Thị Thuỷ (1999), Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999

3. Các văn bản pháp quy
28
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
29
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư
30
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
31
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết

40
Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Sở Nội vụ Nghệ An.
41
Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình.