1
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
ThS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department – Tra Vinh University
2
Ba mảng công việc chính:
+ Giám sát tiến độ dự án so với kế hoạch đề ra;
+ Phát hiện và giải quyết các vấn đề nảy sinh;
+ Trường hợp vấn đề không giải quyết được, điều
chỉnh lại kế hoạch và thông báo tất cả các bên liên quan.
- Kiểm soát dự án tập trung xử lý những khâu vướng mắc, và
không để ý đến những khâu công việc trôi chảy.
- Chính vì vậy có thể coi đây là một dạng quản lý theo ngoại lệ.
3
12.1 Giám sát dự án
- Ở mỗi cấp quản lý, việc giám sát dự án đòi hỏi những yêu
cầu riêng và có thể tiến hành theo các cách khác nhau.
- Ta sẽ xét từ phía Ban chỉ đạo (Ban giám đốc) dự án và từ
phía khách hàng (người sử dụng).
 Giám sát dự án từ phía Ban chỉ đạo dự án
Ban chỉ đạo dự án:
+ 01 Trưởng ban phụ trách chung (Giám đốc)
+ 01 Phó ban phụ trách điều hành (P.Giám đốc ĐH)
4
12.1 Giám sát dự án (tt)
PGĐ điều hành:
+ Theo dõi tiến độ
+ Trực tiếp giám sát các cán bộ chuyên môn
- Đối với việc lập trình, chỉ có hai số “0 và 100” là có thể dùng
để đo tiến độ thực hiện.
Vì vậy:

7
12.1 Giám sát dự án (tt)
 Giám sát dự án từ phía các cấp quản lý cao hơn
+ Các kết quả cuối cùng của dự án;
+ Dự án sẽ hoàn thành đúng thời hạn hay không?
+ Dự án sẽ đem lại lợi ích như dự tính hay không?
+ Khách hàng hoàn toàn thoả mãn?
- Các vấn đề về con người trong ê- kíp của chính GĐ dự án.
- Các cấp lãnh đạo trên cần giúp đỡ trong những vấn đề mà
GĐ dự án không thể tự mình giải quyết được.
- Và nếu bản thân GĐ dự án có vấn đề…
8
12.1 Giám sát dự án (tt)
 Giám sát dự án từ phía khách hàng
Khách hàng cũng có thể giám sát dự án theo đường chính
thức:
+ Yêu cầu cung cấp các báo cáo định kỳ để nắm được
tiến độ dự án cũng như các khuynh hướng dự báo,
+ Tham dự phiên họp của ban chỉ đạo dự án hoặc dịp
kết thúc các giai đoạn lớn.
+ Khách hàng có thể thường xuyên gặp gỡ Ban chỉ
đạo dự án để nắm tình hình.
9
12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề
Các vấn đề thường hay gặp nhất trong quản lý dự án:
+ Các vấn đề về nhân sự 1-5% (nhưng được ưu tiên
cao nhất)
+ Các vấn đề về kinh phí 10-20%
+ Các vấn đề về lịch biểu 90-95%
10

Nếu các nỗ lực về quản lý không đem lại kết quả:
+ Xem xét phương án bổ sung nguồn lực, (Chú ý)
+ Phương tiện để thúc đẩy nhanh công việc.
+ Có thể huy động làm thêm giờ,
+ Những công việc nào có thể thực hiện song song,
+ Hãy dùng biện pháp quản lý, nói khéo hoặc ngược
lại, làm găng, thậm chí đe doạ nếu cần thiết.
- Nếu tất cả các giải pháp trên đều không có hiệu quả, hãy
dũng cảm chấp nhận và tuyên bố đẩy lùi thời hạn dự án.
- Đây là cách phổ biến nhất và trong chừng mực nào đó là tốt
nhất vì như vậy ít rủi ro nhất.
13
12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay từ trước khi
chúng xảy ra
Một số dấu hiệu "báo động” dự án có vấn đề:
+ Làm việc không có kế hoạch.
+ Các yêu cầu về chức năng không rõ ràng hoặc hoàn
toàn không được xác định.
+ Ước lượng đại khái hoặc tuỳ tiện, hoặc bị áp đặt.
14
12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Phát hiện và giải quyết các vấn đề trong khi triển khai
Trong quá trình triển khai các dự án thường gặp các vấn đề
sau đây:
+ Đề xuất hoặc đề nghị thay đổi hoặc đặc tả chức
năng.
+ Tài liệu chưa biên soạn xong.
+ Và thử nghiệm khi thiết kế chưa kết thúc.
+ Các báo cáo định kỳ.(báo cáo sau không có gì mới

quan về tiến độ dự án.
17
12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
* Các cuộc họp định kỳ
Mục đích và thành phần
+ Các cuộc họp định kỳ hàng tuần với sự tham gia của
tất cả các thành viên tổ dự án.
+ Là dịp để các bộ phận báo cáo với Ban chỉ đạo về
tiến độ dự án và những vấn đề nảy sinh.
+ Đối với các dự án lớn, bao gồm nhiều đơn vị, nhiều
nhóm làm việc, các cuộc họp định kỳ nên chia thành hai hay
ba phần (hai hay ba cuộc họp nhỏ).
Nên bố trí họp định kỳ vào ngày nào trong tuần?
+ Nên bố trí họp định kỳ vào cuối tuần- tốt nhất vào
chiều thứ 6 hay sáng thứ 7.
18
12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Các báo cáo định kỳ
Mục đích và số trang
+ Hình thức giao tiếp chủ yếu của dự án với bên ngoài
là các báo cáo định kỳ,
+ Báo cáo phải ngắn gọn và theo mẫu quy định sẵn,
không quá hai ba trang giấy A4:
(phần tường thuật tối đa 01 trang, tiếp đến 01 hoặc 02
chỉ cần không quá 30 phút là có thể chuẩn bị xong).
Định kỳ ra báo cáo
- Báo cáo hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng là tuỳ thuộc
vào thời gian cần thiết để hoàn thành một khối lượng công

thử nghiệm…
+ Kiểm tra lại các sản phẩm đó, tìm lỗi và đề ra các giải
pháp cải tiến tốt hơn.
Thành phần tham gia có thể chỉ bao gồm tác giả sản
phẩm đưa ra xét và một hoặc hai người nữa, và Phó ban chỉ
đạo phụ trách điều hành. (Ngoài ra có thể mời thêm ba hoặc
bốn chuyên gia ngoài.)
22
12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Họp về quản lý
- Họp ban chỉ đạo.
+ Họp thường kỳ vào những thời gian định sẵn-trung
bình từ 6 đến 8 tuần một lần đối với một dự án từ 6 đến 24
tháng.
+ Mục đích họp là để thu nhận thông tin về tình hình
triển khai dự án và xác định các vấn đề.
- Họp nhân dịp các sự kiện mốc.
Mỗi khi kết thúc các công việc chính nên họp. Các cuộc họp
này cần có hai phần:
1. Các nhóm kỹ thuật trao đổi về những gì đã làm
được, các vấn đề nảy sinh ở giai đoạn vừa qua, và lập kế
hoạch làm việc cho giao đoạn tới.
2. Tất cả các thành viên tham gia dự án bao gồm cả
khách hàng và các cấp quản lý có liên quan.
23
12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Các cuộc họp đặc biệt nhân các dịp đặc biệt
- Họp đánh giá rủi ro và quyết định thực hiện dự án hay không.

liệt kê 5 nguyên nhân mà chúng ta hay gặp nhất?
4. Hãy nêu các trường hợp tổ chức họp dự án kém hoặc
không có hiệu quả
5. Một báo cáo định kỳ về tiến độ thực hiện dự án phải bao
gồm những nội dung gì và hình thức phải như nào?