CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN
I. THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC VÀ NGƯỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN
1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, cụ thể là:
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài
(ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có
ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài ).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công
dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường
đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
- Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có chứng
thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà
nước.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá
nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực
của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước;
trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn
hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam
định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc
chứng nhận của công chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà
nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được

- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng
hoặc chứng thực bản di chúc.
2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện chứng thực các
việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, thị trấn giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư pháp - Hộ tịch
được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
II. THỦ TỤC CHỨNG THỰC
1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp
lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong thực tế có
một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị
mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp
lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu
và chứng thực bản sao bao gồm:
- Bản chính cấp lần đầu;
- Bản chính cấp lại;
- Bản chính đăng ký lại.
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay
có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau
đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao
là đúng với bản chính.
1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
- Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp
cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực
hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗ trống phía
trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban nhân
dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân
phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm
quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể
xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo
quy định của pháp luật;
- Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc
xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc
buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc
đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn
lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.
2. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của người đã yêu cầu chứng thực.
2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 31/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh
thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất
đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận
quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số
60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu
nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi
là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
- Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu chứng
thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông
nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp
trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng,
trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng
đất đối với một phần thửa đất;
- Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo
pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng
di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của
từng người;
- Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;

33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về
thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất không tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã, thị
trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về
bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư
pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết Phiếu hẹn
(Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người
có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy
định của pháp luật thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý
do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản
thừa kế thì thời hạn niêm yết 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản
thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày
nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực
được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản
có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c) Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu
chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe.
Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp
đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện chứng thực chứng thực và ký
tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự,

hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và
chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già
yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan
chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực
được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng
thực ký vào văn bản chứng thực.
đ) Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa
các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều
kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản
chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối
chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi
chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của
cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã
thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực
không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc
sửa lỗi kỹ thuật đó.
3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp
đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng
thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu
chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính,
nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố
không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi
cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (qua Phòng Tư pháp)
trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của
năm.
d) Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng
với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ
chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không
quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu
chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn
khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải
quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong trường hợp này,
người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và
các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn