Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
UBND
HĐND
MTTQVN

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Nghĩa của từ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Mặt trận tổ quốc Việt Nam

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập


trong quá trình kiến tập ở đây như còn thiếu tự tin khi giao tiếp và trao đổi với
các cán bộ trong cơ quan, chưa thích nghi với thời gian làm việc trong những
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ngày đầu kiến tập; sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế gây khó khăn cho việc
tổng hợp, đánh giá về công tác văn thư của UBND huyện,…
Tuy nhiên, những khó khăn đó đã dần được khắc phục bởi sự giúp đỡ
nhiệt tình của các bác, các cô, chú, anh, chị cán bộ, nhân viên của các phòng
trong UBND. Và để có những thuận lợi trên, em xin được bày tỏ lòng biết ơn
đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô đã tạo điều kiện cho em đi kiến
tập. Đồng thời em xin cảm ơn hai phòng là Văn phòng HĐND và UBND huyện
với phòng Nội vụ đã phối hợp hướng dẫn tận tình khi tiếp nhận sinh viên các
trường về kiến tập. Tiếp theo, em cũng xin cám ơn toàn bộ cán bộ nhân viên các
phòng ban của UBND huyện và đặc biệt là người người hướng dẫn của em là
chị Nguyễn Thị Thúy – chuyên viên phòng Nội vụ đã giúp em hoàn thành tốt
quá trình kiến tập tại UBND huyện Yên Khánh.
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn
bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 01 tháng kiến tập tại UBND huyện
Yên Khánh về nghiệp vụ văn thư. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô
cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập. Song chắc không tránh khỏi những thiếu
sót trong bài báo cáo này. Vì vậy em kính mong được sự góp ý của các thầy cô.

“Ủy ban nhân dân gồm các đại biểu Hội đồng nhân dân do cử tri ở địa
phương bầu ra, là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí,
nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân dân, chịu trách nhiệm trước Nhân dân
địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên.”
Nói chung, UBND huyện có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành Hiến
pháp, pháp luật , các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của
HĐND cùng cấp. UBND cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực
tiếp. Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ
thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo tinh thần của Luật tổ chức chính quyền địa phương số
77/2015/QH13 của Quốc hội, tại Điều 28, Mục 2 Chương II, nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND huyện Yên Khánh được quy định như sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp, tiểu - thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hóa, giáo dục,
y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát
thanh va các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sản phẩm hóa.

Phòng ban chức năng bao gồm 12 phòng ban sau:
Văn phòng HĐND và UBND;
Phòng Nội vụ;
Phòng Tài chính – Kế hoạch;
Phòng Công thương;
Phòng Lao động – Thương binh và xã hội;
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
-

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Phòng tài nguyên và môi trường;
Thanh tra huyện;
Phòng Y tế;
Phòng Văn hóa và Thông tin;
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Phòng Giáo dục và đào tao;
Phòng Tư pháp.
( Sơ đồ phụ lục số 1)
UBND huyện Yên Khánh ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế .
Hiện nay, UBND huyện các cán bộ đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng,
Đại học trở lên.
1.2.


Khoa Văn thư - Lưu trữ

phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND;
trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ
chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện,
chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết và
nhận xét kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
HĐND&UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng cấp trên có liên quan.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Điều 3, quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 28/10/2015 của
UBND huyện Yên Khánh, Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ,
quyền hạn như sau:
- Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức các hoạt động của
HĐND, cụ thể :
+ Phối hợp với các Ban ngành của HĐND huyện, giúp Thường trực
HĐND huyện chuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện.
Tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện giao
trực tiếp.
+ Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc tham mưu
chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề do Thường trực HĐND, UBND huyện
giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục , thẩm quyền, va nội dung trong quá
trình soạn thảo văn bản trước khi trình HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện xem xét, quyết định.
+ Tổ chức phục vụ các kỳ họp HĐND huyện, phiên họp va làm việc của

tháng, năm và đột xuất), giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện tổ chức
việc điều hành, phối hợp hoạt động thống nhất trong các cơ quan chuyên
mônhuyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thuẹc hiện các
chủ trương, chính sách, chương trình hành động của Huyện ủy, Nghị quyết
HĐND huyện và Kế hoạch của UBND huyện. Đồng thời, tổng hợp báo cáo của
UBND huyện định kỳ (tháng, quý, 6 tháng và năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ
và các báo cáo đột xuất theo quy định.
+ Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột
xuất trình Chủ tịch UBND huyện quyết định; đôn đốc và kiểm tra các cơ quan
gửi hồ sơ, đề án và các tài liệu liên quan trình UBND tại phiên họp; gửi giấy
mời, tài liệu kỳ họp đến các thành viên UBND huyện va đại biểu, chuẩn bị các
điều kiện phục vụ phiên họp. Tổ chức việc ghi biên bản và thông báo kịp thời
bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp, gửi các thành viên
UBND huyện, các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND va
UBND huyện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin kịp thời,
chính xác phục vụ công tác giám sát nắm bắt tình hìnhvà chỉ đạo điều hành của
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thường trực HĐND, của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện. Xây dựng hệ

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tịch UBND huyện.
+ Thừa lệnh Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bản
hành chính nhà nước thông thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND, Chủ
tịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật (xử lý văn bản đầu vào, thông
báo, giấy mời họp, công văn, sao lục, sao y, giấy giới thiệu công tác và một số
công văn hành chính nhà nước khác được Chủ tịch UBND huyện ủy nhiệm).
- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND
và Chủ tịch UBND huyện; chỉnh lý lần cuối các văn bản dự thảo, ký tắt và chịu
trách nhiệm về văn bản để trình HĐND, UBND huyện ký ban hành theo đúng
quy định. Quản lý, cập nhật, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của
UBND huyện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và Quy chế làm việc của
UBND huyện.
- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện và Chủ tịch
UBND huyện trong công việc tiếp dân, xử lý, đôn đốc giải quyết đơn khiếu nại,
tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước và hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng đối với cán bộ

Chánh Văn phòng, các công chức, viên chức, lao động khác.
- Chánh Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm trước Thường trực
HĐND, UBND, Chủ thịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạ được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng văng mặt, một Phó Chánh
Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn
phòng.
- Các công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng thực hiện các nhiệm
vụ công tác do Chánh Văn phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh
Văn phòng và trước Pháp luật về kết quả thực hiện các công việc được giao.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ
chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật và
phân cấp của UBND tỉnh.
( Sơ đồ phụ lục số 2)
1.2.4. Mô hình tổ chức văn thư
Hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư như: Hình thức
tập trung, hình thức phân tán... Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng
công việc UBND huyện Yên Khánh đã lựa chọn và áp dụng hình thức tập trung.
Công tác Văn thư của UBND huyện Yên Khánh có một cán bộ Văn thư
chuyên trách và 2 chuyên viên giúp việc, với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng
thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt nghiệp vụ chuyên môn,
đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính.
Phòng Văn thư được bố trí ở tầng một với và Phó Chánh Văn phòng và
các phòng ban chủ chốt của UBND huyện để tiện cho việc liên hệ công tác. Các
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

12

còn gặp nhiều hạn chế; các trang thiết bị trong phòng bố trí chưa thực sự khoa
học.
- Ngoài ra các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư vẫn còn hạn
chế, cơ sở vật chất như tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, bàn ghế làm việc quá
cũ ít nhiều có ảnh hưởng tới Công tác văn thư.

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Khoa Văn thư - Lưu trữ

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khánh có khối lượng tương đối nhiều vì UBND là cơ quan quản lý nhà nước ở
địa phương. Theo đó, các loại văn bản của UBND huyện Yên Khánh được phép
ban hành đó là:
-

Về văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Nghị Quyết.
Về văn bản hành chính: Công văn, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình,…
Về văn bản chuyên ngành: Giấy mời, Hợp đồng, Biên bản,…
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Theo thẩm quyền ban hành, UBND huyện Yên Khánh được phép ban
hành các loại văn bản sau:

-

Về văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Nghị quyết
Theo Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 của Quốc hội , UBND huyện Yên
Khánh có thẩm quyền ban hành Quyết định, Nghị quyết.
VD: Quyết định 116/QĐ-UBND của UBND huyện Yên Khánh về việc

Đại hội Đại biểu Đảng bộ tỉnh Ninh Bình lần thứ XXI nhiệm kỳ 2015 - 2020,
tiến tới Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng.
2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Yên Khánh
được căn cứ vào Thông tư 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Theo Thông tư trên, văn bản hành chính của UBND huyện Yên Khánh có
đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc:
-

Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Các thành phần khác;
Cũng theo tinh thần của Thông tư trên, kỹ thuật trình bày văn bản của
UBND huyện Yên Khánh được thể hiện như sau:

• Về thành phần thể thức Quốc hiệu: Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai


Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
VĂN PHÒNG

-

Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan và
dòng dưới là tên tác giả:
UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

• Về số, ký hiệu văn bản:

Số và ký hiệu văn bản của UBND huyện Yên Khánh được đánh theo thứ
tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự
được đánh bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban
hành văn bản, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn
bản có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của UBND: 100/QĐ- UB
Văn bản của Văn phòng: 45/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 32/CV- UB
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:

06/2010/QĐ- UB


• Về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
Ví dụ: Văn bản do Chủ tịch UBND ký:
TM. UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
CHỦ TỊCH
Phạm Ngọc Quý
• Về dấu của cơ quan, tổ chức:

Theo Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

phủ về Công tác văn thư, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực dấu quy định, khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái.
Ví dụ: Trong Quyết định số 3134/QĐ-CT ngày 19/8/2015 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh ban hành về việc chuyển xếp chức danh đối
với cán bộ cấp xã, con dấu của UBND được đóng ngay ngắn rõ ràng, đúng quy

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ


Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản
thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;

- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND huyện không có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn
theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Khánh có quyền ban hành văn
bản quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định.
Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND huyện về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích
yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND huyện Yên Khánh ban hành đều đảm bảo
đầy đủ các thành phần thể thức kể trên
Qua quá trình khảo sát tại UBND huyện Yên Khánh, văn bản của Ủy ban
được gửi đi rất nhiều nơi, chủ yếu là gửi lên cơ quan cấp trên (UBND tỉnh, …),
gửi các cơ quan khác như UBND 19 xã thuộc huyện Yên Khánh,.... Nội dung
của văn bản gửi lên cơ quan cấp trên chủ yếu là báo cáo tình hình và kết quả
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Việc đăng ký văn bản đi trong công tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND huyện Yên Khánh được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập,
văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ.
Nhưng từ năm 2008, UBND huyện trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để
sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND huyện ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thể loại
khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ văn thư
tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng vào
một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Kế hoạch;
Sổ đăng ký Công văn.
Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Khánh ( Ảnh phụ lục
số 4);

dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Mẫu bì văn bản ( phụ lục số 7)
2.2.2.5. Lưu văn bản đi
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn
bản đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu
cho các văn bản mà UBND huyện phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng
cho từng loại văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một
năm nép vào lưu trữ trữ huyện.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và
ngày tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ.
Mẫu mục lục văn bản của UBND huyện Yên Khánh ( phụ lục sô 8)
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng ngày UBND huyện nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn
bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ,
các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi
đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành
chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong
công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND huyện và áp
dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND
huyện đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

25