TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ TẤN HANH
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012 – 2016)
Tên cơ quan: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Cao Lộc
Địa chỉ: Khối 6, Thị trấn Cao Lộc – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Tân
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng
Hà Nội - 2016
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài................................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài.............................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.........................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2
7. Bố cục của đề tài...............................................................................................2
Phần I.........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CAO LỘC..................................................................................................................3
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc
...................................................................................................................................3
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà
trước, công tác văn thư trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Đứng
trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự
chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND huyện Cao Lộc, quản lý công tác văn thư không
ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới, nhằm hoàn thiện về mọi
mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng
cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức
làm công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên khoa
Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn, em đã quyết định lựa
chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” tại UBND huyện Cao Lộc.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, đặc điểm, nội dung công tác
văn thư.
Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Cao lộc.
Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòng văn thư tại
Hà Tấn Hanh
1
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
2
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CAO LỘC
Cao lộc là một huyện miền núi biên giới nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Lạng
Sơn, phía Bắc - Đông bắc giáp Cộng hòa nhân dân Trung Hoa với đường biên giới
dài 83 km, phía Tây - Tây Bắc giáp các huyện Văn Lãng, Tràng Định, phía Tây và
Tây Nam giáp huyện Văn Quan, Chi Lăng, phía Đông - Đông Nam giáp với Lộc
Bình, Chi Lăng. Huyện Cao Lộc bao bọc quanh thành phố Lạng Sơn. Huyện Cao
Lộc là trung tâm kinh tế chính trị xã hội, là vùng kinh tế đặc quyền của tỉnh Lạng
Sơn. Vì vậy huyện Cao Lộc có lợi thế lớn để phát triển kinh tế - xã hội và có tầm
quan trọng về an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Cao Lộc
UBND huyện Cao Lộc có chức năng nhiệm vụ quyền hạn sau:
1.1.1. Chức năng
UBND huyện Cao Lộc là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới
Luật và Nghị Quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh
trên địa bàn huyện.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh ở địa phương.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Cao Lộc hoạt động trên cơ sở luật tổ chức HĐND và UBND
ban hành ngày 26/11/2003 và quy chế hoạt động của UBND huyện. Để hoàn thành
tốt các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND huyện Cao Lộc đã sắp xếp tổ chức
bộ máy làm việc của mình như sau:
UBND huyện Cao Lộc có 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và các phòng ban
khác gồm có 13 phòng chuyên môn như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Thanh tra huyện;
- Phòng Kinh tế hạ tầng;
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Văn hoá và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và đào tạo;
- Phòng Y tế;
Hà Tấn Hanh
4
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Hà Tấn Hanh
5
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Văn phòng được bố trí ở tầng 1 gần cửa ra vào, rất tiện cho việc giải quyết
công việc hàng ngày. Vừa thuận tiện cho việc giao dịch với các đơn vị, tổ chức, cá
nhân đến liên hệ công tác, vừa thuận lợi cho công tác phục vụ lãnh đạo UBND
huyện.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Cao lộc.
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là bộ phận giúp việc, tham mưu phục
vụ tổng cho mọi hoạt động điều hành của HĐND và UBND huyện trong việc quản
lý Nhà nước. Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng sau:
- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện được tập chung thống nhất.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên liên tục và có hiệu quả.
- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đảm
bảo an toàn hiệu quả.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
a) Tham mưu tổng hợp:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về hoạt
đạo và cán bộ của cơ quan.
- Quản lí tài sản công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ về tài chính nhà
nước.
- Các hoạt động dịch vụ công: Lễ tân, nhà khách, ô tô, điện thoại....
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND huyện là đơn vị giúp việc cho HĐND và
UBND huyện, văn phòng là cầu nối giữa HĐND và UBND với các phòng, Ban và
các xã, thị trấn thuộc huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phòng HĐND và
UBND là nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để
giải quyết các công việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc làm việc theo chế độ thủ
trưởng, gồm có Lãnh đạo văn phòng gồm Chánh văn phòng và (02) Phó Chánh văn
phòng và các bộ phận, đơn vị chức năng trong văn phòng giúp cho Chánh văn
phòng như sau:
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận chuyên viên
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận một cửa
- Bộ phận quản trị (Bảo vệ, lái xe, điện nước)
- Bộ phận tạp vụ
(Phụ lục 02 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện
Cao Lộc)
Hà Tấn Hanh
7
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Bảo vệ: 02 người;
+ Lái xe: 03 người.
Hà Tấn Hanh
8
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
* Lãnh đạo Văn Phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện, chịu trách
nhiệm trước HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động
của Văn phòng HĐND & UBND huyện. Tham mưu cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch
HĐND, UBND huyện theo chức năng nhiệm vụ được giao. Trực tiếp phụ trách
công tác tổ chức, tài chính, thi đua khen thưởng và kỷ luật của Văn phòng
+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND.
+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghị
UBND.
+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giao dịch
• Có mối quan hệ và giao tiếp tốt. Liên kết thuyết phục và tạo dựng mối
quan hệ, đoàn kết trong cơ quan.
+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng và công tác tổ
chức nhân sự.
+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn
nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.
* Phó Chánh Văn phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chung các
mặt công tác của Văn phòng. Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp Chánh Văn
phòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo sự
phân công của Chánh văn phòng.
+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:
• Phụ trách công tác tổng hợp; Theo dõi tình hình giải quyết đơn thư, khiếu
nại tố cáo; công tác tiếp dân của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; Tham mưu
triển khai thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về Xây dựng nông thôn mới.
• Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tai
liệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật. Quản lý vật tư
phương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư.
• Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xét bản
thảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy.
• Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủy
nhiệm. Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việc chung
của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn
phòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm.
• Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,
các hội nghị hành chính của huyện.
+ Kỹ năng:
• Nắm vững các văn bản QPPL về công tác chuyên môn.
• Tổng hợp, soạn thảo thành thạo các loại văn bản.
+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng ; có kinh nghiệm
tổng hợp, dự bảo, kinh nghiệm về cải cách hành chính; kinh nghiệm về xây dựng,
kiểm tra, rà soát thể chế.
+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn
nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.
* Chuyên viên Văn Phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Chuyên viên văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Chuyên viên tổng hợp, theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội:
Tổng hợp các báo cáo, văn bản trình phiên họp thường kỳ của UBND huyện.
Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản, đôn đốc
Hà Tấn Hanh
11
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm
XH, Giáo dục và Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Y tế, Trung tâm y tế, Trung tâm
DSKHHGĐ, Trung tâm văn hoá thể thao, Hội Đông y, Hội Chữ thập đỏ, Đài
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
trị mạng:
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác cải cách
hành, ứng dụng công nghệ thông tin, ngoại vụ; Phụ trách quản trị mạng. Tham
mưu hoàn chỉnh các báo cáo, tài liệu trình kỳ họp HĐND huyện.
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản
HĐND, TT HĐND huyện, đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Thanh
tra huỵên; Tư pháp; Chi Cục thuế; Kho bạc nhà nước huyện.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Đại học chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khả
năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cập
nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, Xây dựng cơ bản, Tài
nguyên & MT, Giải phóng mặt bằng:
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác giải
quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo; công tác tiếp dân; Chương trình mục tiêu quốc gia
về Xây dựng nông thôn mới.
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản,
đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Kinh Tế và Hạ tầng, Tài nguyên và
phòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản; hướng dẫn
đôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian. Chịu trách nhiệm
về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạn thảo hoặc tham gia
soạn thảo.
+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theo
chuyên đề do UBND triệu tập. Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,
dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị.
+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng Văn Thư Lưu trữ, quản trị văn phòng trở
lên.
• Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt, xử lý tình huống
khéo léo.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
* Nhân viên kế toán:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên kế toán văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng quản lý sử dụng nguồn kinh phí do
Hà Tấn Hanh
14
Lớp: QTVP K1B
+ Văn thư quản lý văn bản đi:
• Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác văn thư đi của UBND
huyện. Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu và công tác bảo vệ bí
mật Nhà nước. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành về thể thức, thẩm quyền và xác
định số lượng văn bản theo nơi nhận. Gửi Văn bản kịp thời đến các cơ quan đơn vị.
• Sử dụng phần mềm EOffice vào sổ sách văn thư theo quy định. Tổ chức
Hà Tấn Hanh
15
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
sắp xếp bản lưu khoa học, chính xác, kịp thời.
• Tham mưu giúp cho Chánh văn phòng quản lý việc sử dụng văn phòng
phẩm, công cụ dụng cụ tiết kiệm, hiệu quả.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp Trường Trung cấp hoặc cao đẳng Văn Thư Lưu trữ
trở lên.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý văn
bản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Văn thư quản lý văn bản đến:
- Chức danh: Nhân viên bộ phận một cửa
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Thực hiện nhiệm vụ theo quy trình tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính theo
cơ chế “Một cửa” của UBND huyện, tổng hợp số liệu hàng tháng theo quy định. Báo
cáo kịp thời với Chánh Văn phòng khi có vấn đề vướng mắc không thể giải quyết
được.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành hành chính
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý văn
bản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Hà Tấn Hanh
17
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
* Nhân viên tạp vụ:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên tạp vụ văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
Hà Tấn Hanh
18
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
+ Nâng cao ý thức trách nhiệm, kỹ năng nghề nghiệp đảm bảo công tác phục
vụ tốt nhất cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo Văn
phòng. Tuỳ trường hợp cụ thể do yêu cầu công tác Lãnh đạo Văn phòng có thể phân
công giao trách nhiệm cho nhân viên lái xe điều khiển các xe ô tô theo quy định.
- Yêu cầu:
+ Có bằng lái xe theo yêu cầu cụ thể đối với loại xe được giao.
+ Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương ít nhất 2 năm.
+ Trung thực, nhanh nhẹn, khỏe mạnh.
* Nhân viên bảo vệ:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên bảo vệ
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Đảm bảo trực cơ quan 24/24 giờ an toàn, thường xuyên làm việc tại phòng
trực quan sát khách ra vào cơ quan đề phòng kẻ gian có cơ hội trộm cắp tài sản.
+ Ứng xử có văn hóa đối với tổ chức và cá nhân đến liện hệ công tác, phát
ngôn chuẩn mực và có thái độ ân cần niềm nở hướng dẫn chu đáo cho khách đến
công tác. Những vụ việc vượt quá thẩm quyền cần phải liên hệ với lãnh đạo Văn
phòng xin ý kiến chỉ đạo.
viên trong, ngoài cơ quan.
Hà Tấn Hanh
20
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phần II
“TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính
vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan
tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác
văn thư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
ban hành văn bản, bảo quản văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức và sử dụng
con dấu trong các cơ quan nên có vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến
họat động, quản lý điều hành của các cơ quan. Kết quả của công tác Văn thư là sự
khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của công tác Lưu trữ.
Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc đóng vai
trò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng luôn quan tâm đến công việc đưa
Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ
tại Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ
chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề
ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một
đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ
quan.
Bên cạnh đó UBND huyện Cao Lộc đã ban hành các văn bản chỉ đạo về
công tác Văn thư như sau:
+ Quyết định số 03/2007/QĐ-UBND ngày 12/7/2007 ban hành quy định về
công tác Văn thư và công tác lưu trữ, hồ sơ tài liệu lưu trữ;
+ Quyết định số 10/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 ban hành danh mục các cơ
quan là nguồn thu nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ huyện Cao Lộc;
+ Quyết định số 22/QĐ-UBND ngày 11/01/2009 về việc ban hành danh
mục, thành phần tài liệu thuộc diện nộp và lưu vào Lưu trữ huyện;
+ Công văn số 80/UBND-NV ngày 19/02/2009 về việc thực hiện nhiệm vụ
công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2009.
Hà Tấn Hanh
22
Lớp: QTVP K1B
Copyright: Tài liệu đại học ©