Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước đang trên con đường đổi mới, nền tảng để nền kinh tế phát triển
vững mạnh là hệ thống chính trị của Đảng và Nhà nước phải ổn định và không
ngừng phát triển. Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lý
Nhà nước các cấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt được hiệu quả
cao hơn thì công tác Văn phòng và Văn thư Lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng
trong công tác tham mưu giúp việc cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trên mọi mặt của xã hội; Đồng
thời thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc đẩy mạnh “cải cách hành
chính”. Đặc biệt là từ khi đất nước ta chính thức ra nhập tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò
và tầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Nhằm giúp học sinh nắm vững lý thuyết đã học đồng thời đưa lý luận vào
thực tiễn, với phương châm “học đi đôi với hành”; “Nhà trường gắn liền với thực
tế”. Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ TWI ( nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) đã
xây dựng kế hoạch thực tập tốt nghiệp hệ Trung cấp - Hành chính Văn phòng K9
tại các cơ quan.
Được sự đồng ý tiếp nhận của Thường trực Uỷ ban Nhân dân (UBND)
phường Thanh Lương, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan từ ngày 01 tháng
4 đến ngày 11 tháng 7 năm 2008 về công tác Hành chính Văn phòng (HCVP) và
công tác Văn thư - Lưu trữ.
Được thực tập tại UBND phường Thanh Lương - quận Hai Bà Trưng -
Thành phố Hà Nội là một niềm vinh dự đối với em, đây cũng là dịp giúp em hiểu
rõ hơn về nơi mình sinh sống và cũng là mong muốn được thực hành những lý
thuyết được học trong nhà trường nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân. Trong
thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong ban
lãnh đạo, đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ

Thanh Lương có 900 Đảng viên sinh hoạt tại 16 chi bộ. Nhân dân luôn tin tưởng
vào sự lãnh đạo chính quyền địa phương, trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững.
Về Văn hoá- Xã hội: Công tác chính sách luôn được quan tâm, hàng năm các
đối tượng chính sách xã hội như: Thương binh - liệt sỹ, gia đình có công với cách
mạng, đối tượng hộ nghèo đÒu được Đảng và chính quyền địa phương quan tâm.
Công tác giáo dục đào tạo phát triển đồng đều ở 3 cấp học. Hiện nay trường
Tiểu học và THCS đều đạt trường chuẩn quốc gia
Sự nghiệp Y tế được quan tâm, công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho
nhân dân được đảm bảo, trạm Y tế được xây dựng 2 tầng với đầy đủ trang thiết bị.
Công tác Thông tin, văn hoá phát triển mạnh. Các thiết chế về văn hoá được
xây dựng đảm bảo nh nhà văn hoá, thư viện
1. Chức năng của UBND phường Thanh Lương
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt năm 1992 đã được
sửa đổi, bổ sung. Theo Nghị Định số 51/2001/QH 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001
của QH khóa X, kỳ họp thứ 10.
- Căn cứ Luật tổ chức Hội Đồng nhân dân và UBND ngày 26 / 11 / 2003
- Căn cứ vào luật tổ chức Chính Phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001.
UBND phường Thanh Lương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố
Quốc phòng an ninh và thực hiện các chính xách khác trên địa bàn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh Lương:
2.1. Trong lĩnh vực quản lý Nhà nước
UBND Phường thống nhất quản lý Hành chính ở địa phương về Kinh tế, Xã
hội, Giáo dục, Văn hoá, An ninh - Quốc phòng nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và

7. Văn hóa - Thông Tin
8. Quản lý đô thị
9. Quản lý thị trường
10. Trạm y tế
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Thanh Lương phụ lục 1
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HDND-UBND phường Thanh Lương
1.1. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng,
1.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo để công tác điều hành có hiệu
quả. Xây dựng kế hoạch cho UBND, theo dõi đôn đốc các bộ phận trong việc
chuẩn bị đề án. Tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ.
1.1.2. Chức năng hậu cần.
Là chức năng cung ứng những điều kiện về vật chất phục vụ cho quá trình
hoạt động của UBND phường nhằm đạt được những mục tiêu đề ra và hoàn thành
nhiệm vụ mà cơ quan Nhà nước cấp trên giao.
1.1.3. Chức năng tiếp dân.
Tiếp nhận hồ sơ hành chính, đơn thư, thực hiện công tác chứng thực.
1.1.4. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND - UBND
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Để thực hiện chức năng trên Văn phòng UBND phường có nhiệm vụ trực
tiếp giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND các công việc sau:
- Tổ chức thu nhận các thông tin đồng thời xử lý các thông tin đảm bảo phản
ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác trong các lĩnh vực công tác phục vụ cho sự

2). Lề lối làm việc
Đối với văn phòng UBND phường Thanh Lương hiện nay có 3 cán bộ văn
phòng ngang cấp nhau do vậy cán bộ văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ
tịch UBND và chịu trách nhiệm tham mưu trực tiếp trên các lĩnh vực được phân công.
1.3. Nhận xét công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng
Văn phòng UBND Phường có 3 cán bộ văn phòng ngang cấp trực tiếp giúp
việc cho Chủ tịch UBND Phường quản lý các mặt hoạt động khác nhau như: một
cán bộ phụ trách công tác hậu cần, tiếp nhận văn bản, soạn thảo những văn bản
quan trọng của cơ quan, trình văn bản lên lãnh đạo, quản lý chung về hoạt động
của văn phòng; một cán bộ thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ hành chính thông
thường, quản lý con dấu và sổ đăng ký văn bản đi; một cán bộ tiếp nhận hồ sơ địa
chính nhà đất, thương binh xã hội và quản lý sổ đăng ký văn bản đến; một nhân
viên văn thư có nhiệm vụ đánh máy, vào sổ các hồ sơ chứng thực, in sao các loại
văn bản, hỗ trợ cán bộ văn phòng đóng dấu và một số công việc khi cần thiết.
1.4. Nhận xét những ưu nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong
việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng:
Các trang thiết bị trong văn phòng cũng được trang bị khá đầy đủ bao gồm:
bàn ghế làm việc và tiếp khách, tủ đựng tài liệu, bóng điện, quạt, máy điều hòa,
máy tính, máy in, điện thoại, máy photocopy, bình uống nước
* Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng  (Phụ lục 3)
* Sơ đồ phòng làm việc tối ưu của văn phòng  (Phụ lục 4)
+Nhận xét những ưu, nhược điểm:
a.Ưu điểm:
UBND Phường được thiết kế ba tầng, các phòng làm việc đều đặt ở tầng 1
tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo
UBND, giữa các bộ phận chuyên môn với Văn phòng và trực tiếp dân. Phòng làm
việc của Văn phòng được bố trí hợp lý nằm ngay đầu cơ quan, bên cạnh phòng làm
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
7

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Thứ, ngày
tháng
Thời gian Nội dung Thành phần,
chủ trì
Địa điểm Ghi chó
(1) (3) (3) (4) (5) (6)
b. Quy trình xây dựng kế hoạc công tác tháng, quý, năm của cơ quan:
Đây là nhiệm vụ của văn phòng. Khi xây dựng kế hoạch công tác năm, Văn
phòng phải căn cứ vào những điểm sau: chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chủ
trương của cơ quan cấp trên, đề nghị của các khu dân cư, tổ dân phố, tình hình
chung của cơ quan trên các mặt công tác, điều kiện vật chất, nhân lực, bản đăng ký
công việc của các bộ phận, đơn vị. Sau đó văn phòng tổng hợp lại thành bản dự
thảo và gửi đến các bộ phận lấy ý kiến đóng góp, khi nhận được sự đóng góp văn
phòng hoàn chỉnh kế hoạch công tác và trình Thường trực UBND ký ban hành.
Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tháng quý tương tự như trên, tuy
nhiên có 1 điểm khác sau: Xây dựng kế hoạch công tác quý phải căn cứ thêm vào
kế hoạch công tác năm, xây dựng kế hoạch công tác tháng phải căn cứ vào kế
hoạch công tác quý, năm của cơ quan.
UBND là cơ quan chính quyền cơ sở, mỗi bộ phận chỉ có 1 đến 3 người nên
không phải xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm của bộ phận mình mà chỉ
phải gửi bản đăng ký công việc về Văn phòng để văn phòng tổng hợp và xây dựng
kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan.
* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm

(Phụ lục 6)

- Tổ chức phòng để lãnh đạo UBND đón tiếp Đại biểu trên quận Hai Bà
Trưng đến dự Hội nghị
- Phục vụ Hội nghị: Bố trí lực lượng đảm bảo an ninh và y tế trong thời gian
diễn ra Hội nghị, tổ chức đội lễ tân có nhiệm vụ hướng dẫn khách mời đến vị trí
ngồi, rót nước, chuyển micro…
- Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi tiến trình hội nghị để giải quyết kịp
thời những vấn đề phát sinh.
3). Tổng kết Hội nghị.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Sau khi hội nghị kết thúc cán bộ văn phòng thực hiện công tác hậu cần, hoàn
chỉnh hồ sơ hội nghị và quyết toán kinh phí.
Cán bộ Văn phòng phường Thanh Lương tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc
họp rất tốt, Ýt xảy ra các sai sót nghiêm trọng. Nhìn chung do có sự chuẩn bị chu
đáo nên các hội nghị của Uỷ ban thành công tốt đẹp.
* Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị

(Phụ lục 7)
1.7. Nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan của văn phòng.
Cán bộ Văn phòng UBND Phường trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này.
Đối với những chuyến đi công tác ngắn ngày và địa điểm gần thì lãnh đạo
chỉ thông báo cho Văn phòng để ghi vào lịch công tác.
Việc tổ chức đối với chuyến đi công tác dài ngày cho lãnh đạo UBND
phường Thanh Lương gồm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị:
+. Liên lạc với nơi lãnh đạo đến công tác để nắm được tình hình.

Cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ Tư phát thực hiện theo quy trình sau:
Thu nhận tin - Xác minh tin - Phân tích tin - Tổng hợp tin - Kiến nghị và giải quyết tin
Sau khi đã nắm rõ được sự việc cán bộ văn phòng kiến nghị giải quyết vụ
việc lên lãnh đạo cơ quan. Sau khi xem xét những luận cứ những thông tin được
chuyển lên, nếu thấy đầy đủ và chính xác thì lãnh đạo cơ quan sẽ cho triệu tập họp
giải quyết đơn thư.
Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo UBND phường Thanh Lương, cán bộ
Văn phòng thực hiện quy trình như trên kết quả đạt được rất cao.
* Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của văn phòng

(Phụ lục 9)
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư.
2.1. Nhận xét mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc được
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
nhanh chóng, chính xác và năng suất. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu.
Văn phòng UBND Phường có một nhân viên văn thư hợp đồng nhưng nhân
viên này chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộ
văn phòng. Các cán bộ văn phòng của UBND phường Thanh Lương đều có trình
độ đại học và kiêm nhiệm công tác văn thư. Tuy nhiên công tác văn thư của cơ
quan lại không tập trung mà chia nhá ra cho mỗi cán bộ một phần việc. Các khâu
nghiệp vụ của văn thư không được thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ nh sổ
đăng ký văn bản đi bưu điện, sổ chuyển giao văn bản, dấu đến.

a. Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Phường được thực theo các quy
định trong các văn bản sau:
- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
b. Đối với văn bản quản lí nhà nước không mang tính chất QPPL được thực
hiện theo quy trình chung như sau:
- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận
nào bằng văn bản thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung văn
bản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo.
- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bé sẽ tiến hành đánh máy soạn thảo
văn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.
- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để
duyệt nội dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó.
- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán
bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản.
- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ
trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt. Trước khi thủ trưởng ký thì phải xem
người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay còn
sót nội dung không, nếu chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,
văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,
ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản
- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn
bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tượng có

bản này chuẩn về nội dung, đủ các mặt thể thức tuy chưa trình bày đúng một số
chỗ ( Phụ lục 19)
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở UBND
phường Thanh Lương do một cán bộ Văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ
năng trong công tác soạn thảo nên văn bản được trình bày Ýt bị huỷ bỏ.
*Nhược điểm:
- Thẩm quyền ban hành văn bản: UBND là cơ quan hoạt động theo
nguyên tắc tập trung dân chủ. Các văn bản hầu hết được quyết định dựa trên
nguyên tắc tập thể, Chủ tịch là người thay mặt UBND. Nhưng một số văn bản lại do
Chủ tịch có quyền ký trực tiếp. Nên một số văn bản đã ban hành nhầm với thẩm
quyền quy định.
Ví dụ: Quyết định kiện toàn ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là
quyết định cá biệt do Chủ tịch UBND là người ký trực tiếp nhưng thực tế văn bản
của cơ quan lại đề thẩm quyền là UBND. (  Phụ lục 20 )
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trong một số văn bản phát hiện
thấy thiếu về thành phần thể thức. Lỗi sai thường gặp nhiều nhất về mặt thể thức là
lỗi gạch chân dưới tiêu ngữ, số, ký hiệu văn bản chưa đúng, kiểu chữ, cỡ chữ chưa
đúng tiêu chuẩn, lề văn bản căn chưa đúng, tên cơ quan ban hành văn bản. Đối với
văn bản không có tên loại như công văn ở phần số, ký hiệu không có tên loại mà
văn bản của cơ quan vẫn có, căn cứ của quyết định vẫn gạch đầu dòng.
Ví dô: Trong công văn về việc thông báo sơ kết dư năm 2007 mắc rất nhiều
lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản . (  Phụ lục 21 )
- Quy trình soạn thảo văn bản: Một số văn bản làm tắt 1 số bước trong
quy trình soạn thảo. Các bước được thực hiện nhưng thường làm tắt để rút ngắn thời
gian.
Ví dụ: Văn bản không có chữ ký nháy(  Phụ lục 17,18,19,20,21,22,23,24 )
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B

Trường Cao đẳng Nội vụ
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
UBND dân Phường có nhân viên văn thư chuyên văn bản. Văn bản chuyển
trong cơ quan văn thư chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽ
được cho vào phong bì, chuyển đến các khu dân cư, đơn vị, ban ngành, các UBND
Phường thuộc Quận Hai Bà Trưng thì nhân viên văn thư sẽ dùng phương tiện các
nhân đi chuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đường bưu điện.
* Sắp xếp và bảo quản tập lưu:
Tất cả các văn bản do UBND phường Thanh lương ban hành chỉ lưu 1 bản ở
văn thư. Cán bộ văn thư sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản.
* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

( Phụ lục 11 )
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND phường bằng các con đường sau: Bưu
điện, thư tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận văn
bản cán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếu
không phải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trường hợp như:
Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trình
lãnh đạo giải quyết kịp thời. Các văn bản khác thì xử lý bình thường.
* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.
- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng
- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lượng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhận
văn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay.
* Trình văn bản đến
Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ tráchvăn phòng phải
chuyển văn bản lên thủ trưởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góc
trái phía trên, dưới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọng
cuối cùng của công tác Văn thư và là mắt xích nối liền công tác Văn thư với Lưu trữ.
Văn phòng UBND phường Thanh Lương không tổ chức lập hồ sơ hiện hành
mà các bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đưa tài
liệu vào lưu trữ. Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể như đơn
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
thư, khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽ
được tập hợp lại thành hồ sơ và lưu tại tủ tài liệu của văn phòng.
2.3.4. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm
* Ưu điểm:
- Quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: UBND phường Thanh
Lương đã thực hiện tương đối đầy đủ các khâu trong quy trình này. Sổ đăng ký văn
bản rõ ràng và đầy đủ. Đa số văn bản đi được lấy số và đăng ký trước khi ban hành.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiến độ giải
quyết văn bản đến về cơ bản đã được đảm bảo: các văn bản, giấy tờ được giải
quyết nhanh chóng kịp thời, đem lại hiệu quả công việc cao. Đa số các văn bản đến
cơ quan không bị bỏ sót. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ tiện theo dõi.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Đa số các hồ sơ quan
trọng đều được tiến hành theo dõi, lập hồ sơ, đảm bảo về nguyên tắc pháp lý làm căn
cứ để đưa vào lưu trữ. Ví dụ: hồ sơ liên quan đến công việc tổ chức của cơ quan.
* Nhược điểm:
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Do cán bộ văn
phòng làm công tác kiêm nhiệm cả văn thư nên đôi lúc công việc còn ùn tắc. Một
số văn bản đã làm tắt, lấy số ký hiệu văn bản trước khi đăng ký. Không có sổ đăng
ký văn bản đi bưu điện và sổ chuyển giao văn bản.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Khi chuyển giao

Trong đó chủ yếu là các văn bản của Văn phòng, Văn hóa, Tư pháp, quân sự.
- Tài liệu, văn bản của UBND phường Thanh Lương không nhiều tập trung
phần lớn ở văn phòng và phòng làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Thường thì vào cuối năm cán bộ văn phòng sẽ tập trung toàn bộ khối lượng tài liệu
sản sinh ra sàng lọc loại bỏ những văn bản trùng lặp, bản sao, văn bản hết giá trị,
cuối cùng chia các văn bản còn lại vào các hộp đựng tài liệu như hộp đựng quyết
định, hộp đựng các loại văn bản khác của cơ quan ban hành ra; và hộp đựng văn
bản đến, sau đó để tất cả vào tủ lưu tài liệu ngay trong văn phòng.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
* Ưu điểm: Nhìn chung tài liệu có giá trị của cơ quan đã được cán bộ Văn
phòng thu thập, bổ sung đưa vào lưu trữ.
* Nhược điểm: Tuy nhiên Việc thu thập, bổ sung tài liệu đôi khi được tiến
hành theo thãi quen, một số tài liệu còn thiếu. UBND phường không tiến hành lập
danh mục hồ sơ mỗi năm nên các cán bộ chuyên môn của các phòng, ban không có
căn cứ cụ thể để lập hồ sơ dẫn đến tài liệu thường bị thất lạc và chưa đầy đủ.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu:
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo phương án phân loại.
Trong đó có sữa chữa, phục hồi, lập mới nhiều hồ sơ (đơn vị bảo quản), xác định
giá trị tài liệu, lập công cụ tra cứu để phục vụ mục đích khai thác sử dụng tài liệu.
Tài liệu của UBND phường Thanh Lương rất Ýt được lập hồ sơ mà đa số
chỉ được lưu thành các tập văn bản vì vậy trong khoảng thời gian nhất định cán bộ
văn
phòng sẽ mang ra để xác định giá trị của văn bản, nếu văn bản nào hết giá trị
sẽ loại huỷ còn lại sẽ tiếp tục lưu thành các tập theo từng năm chứ không lập thành
các hồ sơ mới. Các hồ sơ giải quyết vụ việc đã được lập thì cũng xác định thời hạn,
giá trị để loại huỷ hoặc giữ lại.

* Ưu điểm: Tài liệu vẫn được đảm bảo đưa ra sử dụng khi cần thiết, cán bộ
Văn phòng sẽ phục vụ.
* Nhược điểm: việc khai thác và sử dụng còn nhiều khó khăn và hạn chế.
Khi tra cứu tài liệu không có công cụ tra tìm nên mất nhiều thời gian.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
PHẦN II
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP.
I. NỘI DUNG CÔNG VIỆC.
Với lượng thời gian hơn 3 tháng (Từ 01/4/2008 đến 11/7/2008 ) thực tập tại
VP HĐND - UBND phường Thanh Lương em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình
chu đáo của các cán bộ trong cơ quan đặc biệt là các cán bộ văn phòng. Trong thời
gian này em đã cố gắng nỗ lực hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, phát huy
hết những kiến thức nghiệp vụ đã được học ở trường vào thực tế, bắt đầu từ công
việc nhỏ nhất, đồng thời em đã được học hỏi rất nhiều về cách giao tiếp, ứng xử
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
trong công tác tiếp dân. Quan trọng hơn cả là em đã được tiếp thu và rót ra kinh
nghiệm bổ Ých phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ.
1. Về công tác văn phòng:
Đây là công tác chuyên môn của em. Tại VP HĐND - UBND phường Thanh
Lương em đã thực tập tay nghề với công việc Hành chính Văn phòng như: Đánh
máy các loại văn bản cho Đảng uỷ - HĐND - UBND và các đoàn thể trong
phường; hỗ trợ Văn phòng tổ chức các hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của cơ