Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Lời mở đầu
Trong giai đoạn đất nớc ta đang hội nhập với nền kinh tế thế giới và là
thành viên chính thức của WTO, nền kinh tế nớc ta đang trên đà tăng trởng với
tốc độ cao, để phát triển đợc mạnh mẽ và bền vững thì cần phải có sự điều
hành quản lý và định hớng của nhà nớc. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nớc.
Nh chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn th giữ một
chức năng và vị trí rất quan trọng, trong các cơ quan nhà nớc các doanh
nghiệp. Hoạt động phòng hành chính văn th đóng góp một phần không nhỏ
vào sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, văn phòng hành chính văn th phải
đợc tổ chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành
chính văn th khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó
triển khai công việc đợc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng
nh chất lợng công việc và ngợc lại.
Phòng hành chính văn th tham gia tổ chức lu trữ các Hồ sơ, chứng từ,
công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính
và in ấn đánh máy vi tính phòng hành chính văn th đã tạo cho việc soạn các
văn bản hành chính và một số công việc khác.
Thấy đợc vai trò quan trọng đó của hành chính văn th thì việc nâng cao
trình độ hành chính văn th là một vấn đề cấp thiết đối với đơn vị. Là một sinh
viên thực tập, sau bốn năm rỡi đợc học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia.
Tôi đã nắm đợc những kỹ năng, thao tác làm việc trong chơng trình hành
chính - văn th. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi cha biết và cần học hỏi thêm
rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi đợc nhà trờng tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trờng làm
việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập này


Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Chơng I
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà và văn phòng
hành chính của uỷ ban xã Bình Hoà
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ
ban nhân dân xã Bình Hoà

1. Chức năng.
uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nớc có
chức năng quản lý Nhà nớc do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ ban
nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ. Là cơ
quan hành chính Nhà nớc hoạt động thờng xuyên của địa phơng thuộc hệ
thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nớc. Nhng thực hiện việc chỉ
đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nớc ở địa phơng là cơ
quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành
những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trớc Hội đồng
nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính Nhà
nớc ở địa phơng song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành
những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơ
quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nớc.
Uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà có trụ sở tại Huyện Giao Thủy - Hà Nội,
có t cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nớc địa phơng trong các lĩnh
vực sau:
* Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và nghị quyết của Hội

đợc đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân
dân xã Bình Hoà nh sau:
* Trên đại học
: 01 ngời
* Đại học hành chính
: 05 ngời
* Đại học ngành khác
: 10 ngời
* Cao đẳng
: 01 ngời
* Trung cấp
: 05 ngời

C. Chức năng của từng ban.
* Cán bộ văn phòng: là ban tham mu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban
nhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban ,
triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu t và trực tiếp triển khai công tác
hành chính của Uỷ ban. Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn th lu trữ,
công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷ ban.
* Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng
đất đai, chuyển nhợng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất và cấp giấy phép xây
dựng hoặc giải phóng mặt bằng.
* Ban t pháp: có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷ ban.
* Cán bộ kế toán - tài chính: tham mu và giúp việc cho lãnh đạo, Uỷ ban
tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban theo điều
lệ tổ chức kế toán Nhà nớc và các quy định về kế toán tài chính của Uỷ ban
nhân dân.

4

* Thờng xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chơng trình
theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ
những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
* Tổ chức công tác văn th, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.
* Tổ chức công tác lu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc
tra tìm nhanh chóng và thuận tiện.
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật t, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷ
ban.
* Thực hiện công tác văn th - lu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấp
giấy giới thiệu.

5


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

* Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi,
đến, tiếp nhận văn bản.
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng.
* Trởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hành
các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban
nhân dân, phân công chỉ đạo công việc chung.
* Cán bộ: Thực hiện những công việc theo sự phân công của trởng ban.
Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các
công việc phát sinh theo sự phân công của trởng ban, quản lý các trang thiết bị


6


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ
riêng và đợc bố trí khá xa hơn. Nhng không vì thế mà thái độ cán bộ trong các
phòng ban cũng nh giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một
khoảng cách nào. Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà nh một ngôi nhà
lớn mà ở đó có sự yêu thơng đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các cán
bộ trong cơ quan.
Tóm lại, để đạt đợc những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâm
hợp lý của Ban chủ tịch đối với đội ngũ cán bộ trong cơ quan. Sự đầu t thích
đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lợng đội
ngũ cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phơng
thức, lề lối, cũng nh tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sự phát
triển của xã hội.

7


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Chơng II
Quá tình khảo sát, thực hiện công tác văn th lu

gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân
viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nớc cùng với sự nỗ lực
phân đấu của công tác văn th, đến nay Uỷ ban đã đợc trang bị các thiết bị làm
việc tơng đối đầy đủ.
Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nối
mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại đợc nối mạng rộng ra ngoài.

8


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Văn phòng hành chính văn th đợc trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy
vi tính và một máy in. Trang bị, hai máy photocopy cho văn th, các phòng đều
có điện thoại các máy tính đều đợc nối mang với nhau và đợc kết nối mạng
Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc đợc xử lý nhanh chóng
thuận tiện.
Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở đợc bố trí rộng rãi đảm bảo
điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tơng đối tốt, dụng cụ văn phòng
phẩm đợc cung cấp kịp thời đủ nhu cầu.
Công tác kiểm tra đối với công tác văn th của Uỷ ban nhân dân xã Bình
Hoà nh sau:
Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần). Mỗi lần
kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt đợc trong quá trình thực hiện những
nhiệm vụ của cơ quan.
Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đờng lối đa ra về công tác văn th có
đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế.
Khi kiểm tra có thể xây dựng đợc các bản hớng dẫn, chỉ đạo một cách sát

bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng nhiệm vụ
của Uỷ ban, Việc phân công soạn thảo văn bản do Trởng ban, văn phòng phân
công và đợc phân công cho cán bộ văn th soạn thảo. Văn bản cơ quan do cán
bộ Nguyễn Viết Kiền soạn thảo, công việc soạn thảo của Uỷ ban là soạn thảo
những văn bản hành chính thông thờng nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông
báo, tờ trình Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó đợc viết ở
nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ đợc quy định chặt chẽ
nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trớc khi in thì phải prcview
để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằng cách vào
File/Print.
Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa con trỏ, puges là in
trang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đây.
Lập bảng biểu thống kê số lợng văn bản của cơ quan trong những
năm gầy đây:
Năm
2005
2006
2007
2008
2009
Công văn
30
35
40
37
25
Báo cáo
40
45

Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết.
10


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Yêu cầu của cơ quan.
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn
bản cần đợc soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn đợc
loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban
hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc
chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết
công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải

Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp với
các văn bản trớc đó.
Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin đợc rút ra từ hồ sơ nguyên
tắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.
Loại thông tin này giúp cho văn bản đợc soạn thảo ra phù hợp với hệ thống
pháp luật của Nhà nớc và không trái với văn bản của cấp trên. Mặt khác, loại
thông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn
bản sẽ đợc soạn thảo.
- Viết đề cơng
Đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất các
công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề cơng là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ đợc soạn thảo với việc sắp
xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu. Việc hình thành đề cơng và viết đề cơng theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nớc, cơ sở để hình
thành đề cơng chính là mẫu của văn bản đợc chọn tên loại đã thực hiện sau khi
xác định mục đích ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho ngời soạn thảo văn bản hình thành văn bản một
cách chi tiết trớc khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cơng
trớc khi soạn thảo tạo điều kiện để ngời viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bản
đợc soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
* Các phơng pháp viết văn bản.
- Đọc cho th ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký.
- Tự soạn thảo văn bản bằng các phơng tiện văn phòng.
- Viết tay văn bản.
* Duyệt bản thảo .
- Bản thảo văn bản phải đợc, duyệt trớc khi đánh máy, trình ký và làm thủ
tục gửi đi.
- Ngời duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt.

12



phông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất nh sau:
Số: 37/CV - VP (công văn số 37 của văn phòng).
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ở ô số (4)
bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.
Địa danh đặt trớc thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có
dấu phẩy. Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số A lập những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10, và chỉ số tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trớc.
VD: Bình Hoà, ngày 01 tháng 02 năm 2005.
Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5a) và ở ô số (5b).

13


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Ô số (5a) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính. Cụm
từ "Kính gửi" và tên cơ quan đợc trình bày bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm. (: )
Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Giao Thủy.
- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Giao Thủy
Ô số (5b) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản. Cụm
từ nơi nhận đợc trình bày bằng phông chữ. VntimeH, kiểu chữ đứng đậm, phía
dới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ Vntime, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: Báo cáo
V/V tình hình Đại hội của HTX Bình Hoà.
Nội dung văn bản: trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ


So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ở
cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột Nói chung là giống nhau,
không có gì khác nhau.
Tuy nhiên, số lợng văn bản ban hành trong năm còn ít.
Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn th
kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó đa
lên thủ trởng để trình ký. Trớc khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần nữa văn
th phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản văn th
ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi.
Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung
song số lợng văn bản đi ban hành còn quá ít. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch
sẽ, dễ hiểu. Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan
cần phải ban hành số lợng văn bản đi nhiều hơn nữa.
b. Quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do
cơ quan nhận đợc.
- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến đợc thực hiện nh sau:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn th. Văn th nhận và phân
loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành
chính hay không. Đối với những văn th mật, th đích danh, th cá nhân không đợc phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn th lấy tài liệu, xem xét kỹ ở trong
có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi
chú vào th và kẹp ở cuối th.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn th phải sắp xếp theo từng loại để trình
chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì
phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn th phải phân phối ngay sau khi nhận
đợc.
Tất cả các văn bản đều đợc vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy

Gghi
chú
(10)


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn th đăng ký các yếu tố cần
thiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận đợc cho trởng ban và chủ
tịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản.
Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của ngời
phụ trách phải đợc chuyển ngay đến tay ngời có trách nhiệm nghên cứu giải
quyết, không đợc để chậm hoặc để quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn th phải ký nhận vào sổ nhận văn
bản.
Sổ chuyển giao văn bản
Số đến
Ngày chuyển Đơn vị hoặc ngời nhận
Ký nhận Gghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính,
ngoài giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật"
trong mẫu chuyển giao và ngời nhận phải ký vào sổ.
- Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính xác
Nhợc điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian,
khó tra cứu.
4. Quản lý con dấu
- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
+ Con dấu đợc giao cho trởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình độ
chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
+ Không đợc tự tiện mang con dấu theo ngời.
+ Nghiên cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không
đúng quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành
chính.
+ Khi hết giờ làm việc thì trởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận.
- Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trớc khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn th kiểm tra và soát kỹ văn
bản trớc khi đóng dấu, con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi
đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền, không đóng dấu không chỉ (đóng dấu
không có chữ ký, đóng dấu trớc - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên từ 1/3 dến
1/4 chữ ký về phía bên trái.
Văn th quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,
dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh.
- Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của cơ quan về quản
lý và sử dụng con dấu.
5. Lập Hồ sơ hiện hành
Lập Hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trong khi
giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phơng pháp quy định.
Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành;
+ Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác.
+ Phải nắm đợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và công

1

Danh mục hồ sơ
Năm: 2009
Tiền đề Hồ sơ Thời hạn bảo Cơ quan đơn
quản
vị lập Hồ sơ
2
3
4

Ghi chú
5

Bản danh mục Hồ sơ có
hồ sơ gồm
......hồ sơ có thời hạn bản quản vĩnh viễn:
.........hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài:
..........hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:
Duyệt Bình Hoà, ngày tháng năm
Uỷ ban nhân dân Xã Bình Hoà
Chủ tịch
Ký tên đóng dấu.
Cách biên mục trong, biên mục bên ngoài bìa hồ sơ nh sau:
Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ:
Uỷ ban nhân dân Huyện thanhtrì
uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà
Ký hiệu thông tin:
số:
VT


Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có: .................tờ
(Viết bằng chữ:......................................(tờ)
Mục lục văn bản có: ..............................tờ
Đặc điểm trọng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:.......................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
..Ngày tháng năm
Ngời lập Hồ sơ
Sau khi lập hồ sơ cơ quan nộp vào lu trữ theo quy định.
Nh vậy, công tác lập hồ sơ của cơ quan nhìn chung có những u, khuyết
điểm nh sau:
Ưu điểm: công tác lập hồ sơ gọn gàng, sạch sẽ. Lập hồ sơ đúng và đầy
đủ nội dung thông tin.
Nhợc điểm: cơ quan cha tổ chức lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ còn ít
vì vậy
Cần phải lập nhiều hồ sơ hơn nữa để tiện tra cứu và theo dõi
6. Trực điện thoại
Giáo tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp, gián tiếp, đó là công việc
hết sức quan trọng ở bất kỳ cơ quan nào. Để giảm bớt sự bị động, ngời nhận
điện cần.
- Chuẩn bị sẵn sàng, bút, sổ nhận điện. Trong sổ nhận điện phải có các
sau:
Thời gian nhận điện.....giờ.....ngày......tháng......năm......
Họ tên ngời gửi:..............................................................................................

19


tin của cơ quan. Vì vậy, phòng văn th cần đợc bố trí ở một nơi làm việc thuận
tiện cho việc trao đổi công tác.
2. Tổ chức lao đọng khoa học văn phòng
Văn phòng của cơ quan có ban cán bộ, phụ trách văn phòng là cán bộ
Nguyễn Viết Kiền
a. Công tác bố trí văn phòng.
Đây là việc phân bổ về không gian các trang thiết bị văn phòng trên một
diện tích. Việc bố trí đòi hỏi phải hợp lý và đúng nguyên tác, phù hợp với quy
trình công nghệ giải quyết công việc. Phải tôn trọng các nguyên tác tổ chức
lao động sao cho phù hợp. Bố trí không gian một cách hợp lý, tiết kiệm diện
tích và chi phí. Khi bố trí sắp xếp văn phòng phải đợc nghiên cứu kỹ càng cần
đa ra những phơng án thích hợp nhất.
b. Công tác trang bị văn phòng

20


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Công tác trang bị văn phòng là việc bổ sung thay đổi các thiết bị còn
thiếu trong văn phòng hay nói cách khác đó là sự cần thiết để phù hợp với yêu
cầu giải quyết công việc trong văn phòng.
Trong văn phòng các trang thiết bị cần phải có là:
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho việc thu thập- xử lý thông tin, lu
trữ, và truyền đạt thông tin, đó là: máy vi tính, máy photocopy, xử lý thông tin,
lu trữ và truyền đạt thông tin, đó là, máy vi tính, máy photocopy, điện thoại
- Các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công việc nh; bàn ghế, tủ
đựng tài liệu, giá sách, bút, giấy.


Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36

Trên đây là những yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động công tác văn
phòng mà các nhà quản lý, điều hành cơ quan cần phải coi trọng và đặc biệt
chú ý ngay từ khi tổ chức đó đợc thành lập.
Điều kiện môi trờng làm việc của cán bộ văn th: Bao gồm nhiệt độ, ánh
sáng, màu sắc phòng làm việc.
* Nhiệt độ: là yếu tố quan trọng tạo khả năng làm việc tốt cho ngời lao
động. Nếu nhiệt độ trong phòng quá cao gay cho ngời cán bộ nói chung và ngời văn th nói riêng cảm giác khó chịu, mệt mỏi, buồn ngủ làm giảm năng suất
lao động. Ngợc lại, nhiệt độ thấp làm giảm tập trung suy nghĩ cũng làm giảm
năng suất lao động.
Nhiệt độ tối u của phòng làm việc văn th khoảng 18-250C. Độ ẩm tối u là
40-60%. Trong điều kiện khí hậu của nớc ta để đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ
ẩm trong phòng làm việc có thể dùng các loại máy điều hoà, quạt thông gió.
Bố trí tạo ra môi trờng làm việc hài hoá, hợp lý.
* ánh sáng: phần lớn các công việc của văn phòng đều phải dùng thị
giác. Sự căng thẳng về thị lực là nguyên nhân làm tăng sự mệt mỏi cho cán bộ
văn phòng. Nếu thiếu ánh sáng sẽ làm giảm chất lợng công việc đặc biệt là
những công việc có độ chính xác cao.
Hiện nay, ngời ta lấy tiêu chuẩn ánh sáng của vẽ kỹ thuật làm tiêu chuẩn
cho ánh sáng công chức văn phòng từ 110-150 lux.
Có hai loại ánh sáng: Tự nhiên và nhân tạo. Đối với ánh sáng nhân tạo
nên dùng loại đèn ống để có ánh sáng gần giống với ánh sáng ban ngày có độ
khuyên táng đều. Độ chói sáng thấp và tiết kiệm điện năng.
* Màu sắc: Màu sắc có ảnh hởng lớn đến tâm lý của ngời lao động, màu
sắc khác nhau thì sẽ gây ra cảm giác khác nhau. Nếu màu sắc phù hợp sẽ tạo
ra sự thoải mái, hng phấn cho ngời lao động. Do đó có thể làm tăng hay giảm

Báo cáo thực tập

Đỗ Cờng Phú - KH6TC36
Chơng III
Thu hoạch của bản thân

I. Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập.

Qua một tháng thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Bình Hoà là một thời gian
thật bổ ích đối với tôi. Có thể nói đây là một bớc khởi đầu quan trọng giúp tôi
trởng thành hơn, tự tin hơn trong công việc sau này.
Đợc thực tập tại đây là niềm vui lớn và là dịp tốt để tôi đợc làm việc cùng
các cô, các anh, chị là những ngời có chuyên môn và trình độ, có nhiều kinh
nghiệm cùng với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Tôi đã học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm quý giá từ anh Nguyễn Viết Kiền
ngời trực tiếp hớng dẫn và chỉ bảo tôi. Đó là cách soạn thảo nhanh và trình
bày một văn bản sao cho đẹp và đúng thể thức, là cách tạo lập và bố trí một
bảng dữ liệu hay căn chỉnh dữ liệu, thật cân đối trớc khi in là cách đóng dấu
sao cho cân, và hợp lý nhanh.
Bằng sự cố gắng, nỗ lc của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để
những kiến thức đã học ở trờng vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến
thức sẵn có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng nh những kiến
thức mới. Hơn thế nữa tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc cũng
nh trong giao tiếp của mình để vững chắc bớc vào công việc sau này.
Nói tóm lại, quá trình thực tập vừa qua của tôi tại Uỷ ban nhân dân xã
Bình Hoà đã thành công tốt đẹp và tôi cảm thấy mình thật may mắn khi đợc
nhận vào đây.
II. Nhận xét, kiến nghị

1. Nhận xét

do nguồn kinh phí, bổ sung cha kịp thời, lãnh đạo cha quan sát sao trong quản
lý, cha u tiên giải quyết những vấn đề nảy sinh trong công tác văn th, lu trữ
hay còn gọi là văn phòng.
2. Kiến nghị
Dựa trên những nhận xét trên, sau đây tôi xin đa ra những giải pháp hoàn
thiện công tác văn th, lu trữ:
a. Đầu t mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin.
Để giúp cho công tác văn th, lu trữ trong uỷ ban từng bớc hiện đại hoá,
một trong những biện pháp quan trọng là đa công nghệ tin học và ứng dụng
một cách đồng bộ. Tăng mức độ tự động hoá công tác, văn th, lu trữ sẽ tạo ra
mức thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật mà còn thay đổi thói quen tác
phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau trong công tác văn
th, lu trữ.
Với khả năng nguồn lực kinh tế nh hiện nay uỷ ban nên trang bị cho văn
phòng hệ thống máy văn phòng một cách đồng bộ nh: trang bị thêm máy vi
tính, máy điều hoà, bình nớc điện để hỗ trợ thêm cho công việc. Thay thế một
số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy photocopy hiện đại cao tốc độ cao.
b. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý và nâng cao nghiệp vụ của cán bộ văn
th - lữu trữ.
Văn th lữu trữ với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp - một khâu then
chốt tạo ra sự năng động của mỗi đơn vị. Do đó, văn phòng nhất thiết phải đợc
đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống.
Đổi mới cơ cấu bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc:
+ Tính tôi u: giữa khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối quan hệ
hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ
cho hoạt động công tác.

25