Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ...............................................4
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN..........................................................4
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN KỲ SƠN................................................................................4
I. Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Kỳ Sơn. ..............................................................................................4
1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Kỳ Sơn ..................................................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kỳ Sơn..................4
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN KỲ SƠN..................................................8
1.Vị trí, chức năng:........................................................................................8
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:............................................................................8
2.1. Về tổ chức, bộ máy:................................................................................9
2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: .......................9
2.3. Về công tác xây dựng chính quyền:.......................................................9
2.4. Về cán bộ, công chức, viên chức:.........................................................10
2.5. Về cải cách hành chính:........................................................................10
2.6. Công tác văn thư lưu trữ:......................................................................10
2.7. Về công tác tôn giáo: ...........................................................................11
2.8. Về công tác Thi đua, Khen thưởng:.....................................................11
3.Tổ chức và biên chế :................................................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn.....................................................14
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.................................................14

tháng và năm. ..............................................................................................25
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan ..................39
3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan................................66
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................73
5. Xây dựng mô hình làm việc hiện đại của cơ quan:................................76
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức.....................................................................78
Phần III...............................................................................................................77
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................77
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng ở UBND huyện Kỳ Sơn:..................................................77
1. Ưu điểm:..................................................................................................77
2. Nhược điểm:............................................................................................78
II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm trong công tác hành chính ở cơ quan:.................................................80
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................84
PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển kinh tế hàng hóa
nhiều vận hành theo cơ chế thị trường có quản lí của Nhà nước, theo định hướng
xã hội chủ nghĩa. Sự đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về:
chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội….đang tạo
ra tiền đề mới , đưa Việt Nam bước sang thời kì phát triển mới – thời kì công
nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước.

hay mới lạ trong cuộc sống mà ta cần phải học, sự học rất mênh mông bao la ,
không có giới hạn cho nên ta phải học tập không ngừng. ở lứa tuổi nào cũng
phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội , học thầy , học bạn , học ở mọi nơi
mọi chốn “ đi một ngày đàng học một sàng khôn”. Ngày nay, lời dạy của Hồ
Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng của nó trong thực tế. Học đi đôi
với hành đã trở thành nguyên lí phương châm giáo dục của nhà nước đồng thời
cũng là phương pháp học tập của mỗi chúng ta. Chính vì thế mà trường Đại học
Nội vụ ra đời với chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng
và trung cấp thuộc các chuyên nghành: Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ,
Thông tin thư viện, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Hành chính văn
phòng ...
Xã hội ngày càng phát triển, tư duy của con người ngày càng phong phú,
yêu cầu quản lý xã hội ngày càng cao thì hình thức của văn bản ngày càng đa
dạng. Vì vậy Quản trị văn phòng không thể thiếu trong các cơ quan và doanh
nghiệp hiện nay.
Phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thục tế” mà trường
Đại học Nội vụ luôn đặt lên hàng đầu. Chính vì thế Nhà trường đã tổ chức cho
chúng em là sinh viên năm thứ II tiếp cận với thực tế bằng đợt thực tập dài gần
02 tháng tại các cơ quan theo đúng chuyên ngành mình học thời gian từ ngày
10/3/2015 đến ngày 29/4/2015. Được sự quan tâm, giới thiệu của Nhà trường,
Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn đã tiếp nhận em về Thực tập tại văn phòng Nội
vụ huyện Kỳ Sơn trong khoảng thời gian này bản thân em không chỉ được nhìn,
được chứng kiến mọi công việc, hoạt động của văn phòng mà còn được tiếp cần
trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, chương
trình nghiệp vụ của văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã học ở nhà trường
vào thực tế, và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình chu đáo của cán bộ phòng
Nội vụ đã góp ý vào đề cương báo cáo giúp em hoàn thành khóa thực tập này.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng lý thuyết đã học vào công
tác thực tiễn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả đầu tiên
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN KỲ SƠN
I. Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Kỳ Sơn.
1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Kỳ Sơn
UBND huyện Kỳ Sơn là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn
huyện Kỳ Sơn.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kỳ Sơn
Uỷ ban nhân dân huyện Kỳ Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được quy định rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và
Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 UBND huyện có chức năng nhiệm vụ cụ thể
như sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương


Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy
hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ
nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiêm vụ và quyền hạn sau:
Xây dung các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
có thẩm quyền của cấp trên phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên đia bàn; chỉ
đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân địa phương;
* Trong việc thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiện
những nhiệm vụ quyền hạn sau:
Do huyện Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật,
kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tải sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính Ủy
ban nhân dân huyện thực hiên những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý, kiể m tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
2.1. Về tổ chức, bộ máy:
a. Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của UBND tỉnh.
b. Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp
có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện.
c. Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
d. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, giải
thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp
luật.
2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm.
b. Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên
chế hành chính, sự nghiệp.
c. Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã.
2.3. Về công tác xây dựng chính quyền:
a. Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và
hướng dẫn của UBND tỉnh.
b. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình UBND cấp tỉnh

a. Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn và UBND cấp xã thực hiện công tác CCHC trên địa bàn.
b. Tham mưu giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh
CCHC trên địa bàn.
c. Tổng hợp công tác CCHC ở địa phương báo cáo UBND cấp huyện và
cấp tỉnh.
d. Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
2.6. Công tác văn thư lưu trữ:
a. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn chấp hành chế độ,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
b. Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
2.7. Về công tác tôn giáo:
a. Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn.
b. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
cấp tỉnh và theo quy định của Pháp luật.
2.8. Về công tác Thi đua, Khen thưởng:

hoạt động của Phòng Nội vụ.
Trực tiếp tham mưu thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, 5 năm, kế hoạch năm về công tác nội vụ trên
địa bàn.
- Tham mưu cho UBND huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định chia
tách, sáp nhập, thành lập mới các đơn vị hành chính cấp xã, và các thôn, xóm.
- Tham mưu trong việc qui hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý; tuyển dụng, sử
dụng, luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ, công chức, viên
chức thuộc thẩm quyền; phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp và thực
hiện qui chế dân chủ, chế độ hoạt động công vụ hàng năm.
- Tham mưu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các cơ quan
chuyên môn thuộc huyện. Đánh giá cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
Tham mưu quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn của Trung Ương (Bộ, ngành
dọc)
- Đối nội, đối ngoại, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND huyện phân công.
b. Bà: Nguyễn Thị Bảy – Phó trưởng phòng
Có trách nhiệm tham mưu giúp trưởng phòng và lãnh đạo UBND huyện
thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Thực hiện chế độ chính sách: Hưu trí, thôi việc, thuyên chuyển công tác.
- Công tác đào tạo và bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức
thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C



Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do trưởng phòng phân công.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Đánh giá vai trò của Phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp giúp việc hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn
như sau:
Văn phòng nói chung và phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn nói riêng đều thực
hiện hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp; Chức năng giúp việc
và đảm bảo hậu cần.
Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo. Phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân về những mảng
như: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, Hội, tổ chức
phi Chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua – khen thưởng.
Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Phòng Nội vụ thực
hiện chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đề
liên quan đến hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi Phòng phụ
trách để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn.
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạt
động của phòng. Chức năng này có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng, và cũng

Ngay từ tháng 12/2014, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cải
cách hành chính năm 2014 của huyện và kế hoạch cải cách hành chính năm
2015 của UBND tỉnh Kỳ Sơn, phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện ban
hành kế hoạch cải cách hành chính huyện Kỳ Sơn năm 2015, trong đó đề ra yêu
cầu, mục đích, nội dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thể cho
các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện.
Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội vụ tổng hợp kết quả
thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, UBND các
xã, thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo Sở Nội vụ.
* Trong lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức
cấp huyện, cấp xã:
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính sách
cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã. Phòng Nội vụ luôn là nơi
thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, công
chức, viên chức trong cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc UBND huyện. Vì
vậy, phòng là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, công chức, viên chức của cơ
quan một cách cụ thể và tổng quát nhất.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Trong công tác Văn thư - Lưu trữ:
Phòng Nội vụ giúp UBND huyện tổ chức thực hiện, quản lý các nghiệp
vụ công tác văn thư lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Phòng Nội vụ UBND huyện Kỳ Sơn xây dựng quy chế làm việc
cho cơ quan dựa trên việc tổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựng một


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch công tác của UBND huyện.
- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND huyện
biết, thực hiện.
- Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dung
văn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo.
- Đảm bảo đúng thời hạn trình.
* Hạn chế:
- Việc xây dựng Kế hoạch công tác nhiều khi không phản ánh đúng thực
tế hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống
chưa thực sự phát huy tác dụng.
- Năng lực trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ công chức chưa được cao.
- Kế hoạch công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù hợp
với thực tế.
Có thể thấy, Kế hoạch công tác không hẳn phải theo một khuôn mẫu nhất
định, mà tùy vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cơ quan, cũng như
khối lượng công việc của cơ quan đó. Vì vậy, cần phải linh hoạt và có những kế
hoạch cụ thể.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan. (phụ
lục 4)
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị; chuẩn
bị kinh phí,chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu ( ghi danh
sách, phát tài liệu...); tổ chức hội nghị ( giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do);
làm công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị và
thường trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị).
- Kết thúc hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết

quan Hành chính Nhà nước.
Thực hiện Quyết định này, UBND Huyện Kỳ Sơn đã triển khai và thực
hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở một cách rõ nét.
- UBND Huyện đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa
dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội; định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; các quy định của pháp luật và mục
đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính Nhà
nước.
- Giáo dục tốt mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của văn hóa công sở; xem văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hóa công sở là một trong những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt
động của công sở.
- Tuyên truyền, vận động cán bộ, công chức học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm cụ thể như: cách ăn, cách nói,
cách giao tiếp, ứng xử, thái độ ân cần, niềm nở và nhất là luôn nở nụ cười và
nhiệt tâm trong xử lý, giải quyết công việc của dân; công khai minh bạch các thủ
tục hành chính.
+ Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng
nghiệp, với cán bộ nhân dân đến liên hệ công tác. Nói năng lịch sự, không nói
tùy tiện thiếu văn hóa. Khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết công việc
phải có thái độ hòa nhã, niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến.
Như vậy, UBND Huyện Kỳ Sơn đã triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở phù hợp với truyền thống và bản sắc văn hóa dân tộc

Nội vụ nói riêng là mô hình văn thư tập trung đảm bảo các yêu cầu của công tác
văn thư là nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bí mật;
Thứ hai, công tác văn thư thực hiện đúng theo Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
Thứ ba, công chức phụ trách công tác văn thư thực hiện công tác văn thư
có phẩm chất chính trị, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có kinh nghiệm
làm việc lâu năm.
Nhược điểm: công chức phụ trách công tác văn thư của phòng làm việc
kiêm nhiệm, không có chuyên môn về lưu trữ, kinh phí dành cho công tác lưu
trữ còn hạn hẹp nên công tác lưu trữ của phòng còn nhiều khó khăn, chưa thực
hiện theo đúng quy định về lưu trữ.
Trên đây là những nhận xét về mô hình tổ chức văn thư tại phòng Nội vụ
huyện Kỳ Sơn có cả những ưu điểm nhưng đồng thời cũng có những nhược
điểm. Những ưu điểm này cần được phát huy hơn nữa và những nhược điểm
cần được khắc phục để mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội vụ huyện
được tốt và hợp lý hơn nữa.
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản.
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối vớ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bày đúng thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập.
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do phòng
phát hành được gọi chung là văn bản đi. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi của phòng Nội vụ huyện có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: Thứ nhất, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng
Nội vụ huyện thực hiện đúng theo quy định của UBND và cơ quan cấp trên tạo
điều kiện quản lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng
cũng như trong UBND huyện chung. Thứ hai, Công tác soạn thảo văn bản được
phân công rõ ràng cho từng chuyên viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch
về nội dung văn bản vì những chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu
về lĩnh vực hoạt động của mình. Thứ ba, Khi một văn bản của phòng được gửi đi
nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của
phòng sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng. Thứ tư, Cán
bộ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợi cho việc tra
tìm văn bản khi cần thiết. Thứ năm, Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên
loại cũng góp phần làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính
xác.
Nhược điểm: Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho
công việc bị gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được
văn bản đó.

Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:
(1) Xác định nguồn thu thập, bổ sung.
(2) Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.
(3) Phân chia các nguồn tài liệu.
(4) Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.
Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành
các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh
chóng và đúng theo quy định.
Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng
không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp
tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.
3.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C