Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Các từ viết tắt:.....................................................................................................3
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC.................................................................................4
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ
QUAN THỰC TẬP............................................................................................................5
1.CHỨC NĂNG..................................................................................................................5
2. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC..................................5
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC..............................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG
NỘI VỤ...............................................................................................................................7
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI
VỤ.......................................................................................................................................7
1.1 Chức năng.....................................................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn................................................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ.......................................................................................11
3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ............................................................................11
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TẠI CƠ QUAN.................................................................................................................12
1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan....................12
2. Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2.....................................................................15

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG..........................................20
1. QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN............20
1.2Tiếp khách....................................................................................................................20
1.3Đãi khách.....................................................................................................................21

Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng. Vì
vậy Thư ký văn phòng có một vị trí , ý nghĩa hết sức quan trọng trong lĩnh vực
thuộc Nghiệp vụ Văn phòng. Làm tốt công việc của người Thư ký sẽ góp phần
giải quyết công việc của mỗi cơ quan nói riêng và Nhà nước nói chung một cách
nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách nền hành chính
nước nhà.
Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên đáp ứng nhu cầu càng cao của
xã hội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có chủ trương: “gắn liền giữa lý thuyết
và thực hành” , “giữa lý luận và thực tiễn cụ thể”. Với phương châm đào tạo đó
Trường đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập trong đó có chuyên ngành
Thư ký văn phòng, từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015. Được sự nhất trí
của cơ quan tôi đã về thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hoài Đức , Thành phố
Hà Nội .
Với kiến thức cơ bản được tích lũy trong 3 năm học ngồi trên ghế nhà
trường cùng với giáo trình khảo sát, nghiên cứu, đi vào công việc thực tế ở cơ
quan đã giúp cho tôi nắm bắt rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của người Thư ký văn
phòng , nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cũng như phong cách
làm việc của một cán bộ Văn phòng trong tương lai. Và qua đó cho tôi hiểu
them ngoài những kiến thức cơ bản, một người Thư ký văn phòng cần phải có
tinh thần trách nhiệm cao, sự nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp.
Đáp ứng yêu cầu học tập cũng như nhìn lại những gì đã đạt được sau quá
trình thực tập, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân đặc biệt
là cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới , tôi đã tiến hành viết bài : “Báo cáo thực tập tốt
nghiệp” .

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các từ viết tắt:
UBND: Ủy ban nhân dân
TKVP:

Thư ký văn phòng

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

3


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC

Hoài Đức là một huyện trù phú của Thành phố Hà Nội với diện tích tự nhiên
là 9423,5 ha. Huyện nằm ở phía Tây thủ đô Hà Nội cách trung tâm Hà Nội
16km. Phía Đông giáp huyện Đan Phượng, phía Nam giáp các huyện Chương
Mỹ , Thanh Oai và Quận Hà Đông.
Huyện có hệ thống giao thong với quốc lộ 32, quốc lộ 6, tỉnh lộ 72, 70 và
8km đường sắt chạy qua cao tốc Láng – Hòa Lạc
Địa danh Hoài Đức đã xuất hiện từ lâu. Theo sách “ Việt sử thông giám
cương mục” thì từ năm 662 trụ sở huyện Hoài Đức được rời về đất Tống Bình
( tức Hà Nội). Trải qua các thời kỳ lịch sử tên gọi và địa giới Hoài Đức được
biến đổi nhiều lần nhưng sau cùng cái tên Hoài Đức vẫn được giữ nguyên tên

▪ UBND huyện Hoài Đức làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND huyên Hoài Đức có nhiệm vụ chỉ
đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhà
nước.
▪ Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cá nhân ở
trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền nhiệm vụ được giao.
▪ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND, tổ
chức và thực hiện kế hoạch.
▪ Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn Huyện, dự toán
thu chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn về
ngân sách của địa phương theo pháp luật.
▪ Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn
nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND huyện.
Phê chuẩn các kế hoạch kinh tế – xã hội của các xã, thị trấn trong huyện.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

5


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

▪ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ - tiểu thủ công
nghiệp, du lịch và dịch vụ thương mại, các ngành làng nghề tại địa phương trình
cấp trên phê duyệt.
▪ Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thể thao, y tế, khoa học công nghệ,
giao thông vận tải thuộc sự quản lý của huyện.

5. Phòng Thanh tra và xây dựng
6. Phòng Văn hóa-Thông tin
7. Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
8. Phòng Giáo dục và Đào tạo
9. Phòng Kinh tế
10. Phòng Tài chính- Kế hoạch
11. Phòng Y tế
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

6


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

12.Phòng Quản lý đô thị
13.Phòng Dân tộc
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hoài Đức xem phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
PHÒNG NỘI VỤ
1.1 Chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan tham
mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực:
tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức xã , thị
trấn, tổ chức phi chính phủ; văn thư , lưu trữ Nhà nước, tôn giáo và thi đua khen
thưởng.

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của
pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp.
c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức
sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công
của Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố;
b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dân
huyện trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo
quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện;

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

8



a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

9


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
huyện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.

- 01 Trưởng phòng
- 02 Phó trưởng phòng
-03 Chuyên viên
3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ
- Phòng Nội vụ có 01 trưởng phòng, không quá 03 phó phòng và công chức
chuyên môn
2.1 Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND , chủ tịch UBND
Huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của phòng. Phê duyệt , giao phó cho các chuyên
viên trong phòng giải quyết những lĩnh vực chuyên môn.
2.2 Phó trưởng phòng Nội vụ tham mưu giúp trưởng phòng phụ trách và
theo dõi giám sát thực hiện một số mặt công tác , chịu trách nhiệm trước trưởng
phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng vắng
mặt một phó trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động trong phòng .
2.3 Chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo thực hiện các công việc được giao.
Tùy thuộc vào chuyên môn mỗi cá nhân để đảm nhiệm công việc sao cho hợp lý
+ Chuyên viên về viên chức khối giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở
+ Chuyên viên về quản lý hồ sơ cán bộ viên chức hành chính cơ quan
+ Chuyên viên chịu trách nhiệm về lĩnh vực tôn giáo
+ Chuyên viên về công tác thi đua khen thưởng
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức xem phần phụ lục 2 )
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

11


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

12


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí ở
các góc độ phù hợp. Sau đó đưa các thông tin cùng tiêu chí vào cùng nhóm.
+ Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin (VD tất cả các NĐ, BC,
QĐ… cho vào một chỗ). Việc tập hợp này thường theo những đặc trưng, việc
tập hợp phải có trật tự
+ Hệ thống hóa: Sau khi tập hợp thông tin, sẽ phải tiến hành bước hệ thống
hóa thông tin để khái quát hóa thành những thông tin chung, phát hiện những
thông tin trùng lặp và những thông tin khác biệt trong các thông tin đó
–

Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ bản việc tổng hợp gần giống như hệ

thống hóa (hệ thống hóa là cả quá trình), tổng hợp trên cơ sở đã hệ thống hóa.
Còn tóm tắt là sơ lược những vấn đề cốt yếu của thông tin tránh dài dòng lạc đề ,
– Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có là một vấn đề lớn thì nhiệm vụ
người phân tích phải tách vấn đề đó ra thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn
hoặc ngược lại từ những thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung. Sau khi tách,
hợp, phải có nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi đã tách, hợp các thông
tin. Khi lý giải và nhận xét phải chú ý nguyên tắc là nhìn nhận, đánh giá thông
tin từ nhiều chiều và nhiều góc độ khác nhau.
– Kiểm tra độ tin cậy: Dựa vào kênh truyền tin (các kênh độ tin cậy cao thấp

đạo.
 Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo bao gồm: Lập kế hoạch chuyến đi công tác (mục đích của chuyến đi
công tác, nội dung, thành phần đi công tác , địa điểm, thời gian, tài liệu, hợp
đồng , phương tiện đi lại , kinh phí , các loại giấy tờ tùy thân cần thiết và các
loại giấy tờ văn bản như : giấy đi đường, giấy liên hệ công tác …) chuẩn bị tổ
chức chuyến đi công tác ( liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác, chuẩn bị về
nội dung, tư liệu, tài liệu, sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại thuận tiện
cho lãnh đạo…)
Ví dụ : Sắp tới lãnh đạo phải đi thanh tra công tác cải cách hành chính ở địa
phương xã thị trấn. Thì người Thư ký phải có nhiệm vụ sắp xếp lịch công tác
tránh bị trùng lặp với các nội dung khác tại cơ quan, ngoài ra phải chuẩn bị tài
liệu liên quan đến cải cách hành chính nhà nước tại địa phương, các văn bản
hướng dẫn của Sở Nội Vụ. Ngoài ra cần phải chuẩn bị phương tiện đi lại từ cơ
quan đến từng cơ sở cũng như công tác hậu cần tại địa phương. Nhằm tạo điều
kiện thuận lợi cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách chu đáo và đạt kết
quả tốt nhất,
 Trong việc tổ chức phòng làm việc khoa học văn minh thì phòng của lãnh
đạo cũng như nhân viên trong cơ quan càng được phải coi trọng . Vì nó thể hiện
bộ mặt của cơ quan. Từ đó tạo môi trường làm việc thích hợp cho thủ trưởng và
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

14


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư ký; tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách có hiệu quả, gây dựng thiện cảm


15


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vậy nên công tác văn thư ở phòng ban cơ quan được thực hiện một cách nghiêm
ngặt , chặt chẽ . Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ
lãnh đạo trong hoạt động quản lý .
2.2Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Tổng số văn bản đi và đến trong một năm của phòng Nội vụ huyện Hoài
Đức cụ thể như sau:
TT

Tên loại VB

Số lượng
Quý I năm 2015

2014

1

ban hành
Quyết định

1063


215

79

6

Công văn

1024

410

7

Biên bản

12

03

2617

939

Tổng cộng

2.3 Quản lý văn bản đi và đến :
Trong hoạt động hằng năm của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức công tác
quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng theo quy định của Nhà nước.
Công tác quản lý văn bản đi được tổ chức ở tất cả các bước :

thức, nội dung văn bản đã hoàn chỉnh chưa, có sai sót gì sau đó phó Chánh văn
phòng sẽ ký nháy , rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch ký theo thẩm
quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan..
Đóng dấu văn bản đi:
Đóng dấu chèn lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, văn bản có 02 tờ trở
lên phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo văn bản đúng thể thức ban hành.
•

Đăng ký văn bản đi:

Tất cả các công văn đi của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức sau khi đã có chữ
ký và đóng dấu thì được đăng ký vào “ Sổ đăng ký công văn đi” của riêng cơ
quan.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức. Cán bộ đăng ký văn bản vào sổ
và phần mềm quản lý văn bản đi trong máy vi tính. Khi truy cập cán bộ phải có
tài khoản riêng đảm bảo thông tin được giữ kín và lưu hành trong nội bộ.
•

Viết bì:

Căn cứ vào thành phần nơi nhận để viết bì văn bản; ghi rõ tên cá nhân, tổ
chức, đơn vị nhận và số ký hiệu của văn bản. Đóng dấu văn bản để người
chuyển giao văn bản kịp thời , đúng thời gian quy định.
Quản lý bản lưu văn bản đi:
Tất cả các văn bản của phòng Nội vụ sau khi đóng dấu và đăng ký được giữ
lại 01 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụ
trách để lập hồ sơ công việc, 01 bản là bản gốc văn bản lưu tại bộ phận văn thư
của cơ quan. Cuối mỗi tháng, quý, năm, tập lưu hình thành, văn thư đưa văn bản
lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập
lưu. Tập lưu được sắp xếp theo trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp, hộp

nhận thì không được bóc bì ngoài, đối với đơn vị khiếu nại, phải kiểm tra kỹ,
đăng ký vào sổ và giữ lại cả bì để làm chứng cứ giải quyết.
Đối với những bì thư chỉ ghi tên cơ quan nhận thì cán bộ văn thư có quyền
bóc bì và chuyển thẳng cho chuyên viên phụ trách từng mảng lĩnh vực để xem
xét giải quyết.
Ghi chép thông tin , thống nhất về biểu mẫu, sổ sách và phương pháp ghi
chép…
•

Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:

Cán bộ văn thư cơ quan sao văn bản và trình văn bản cho người có thẩm
quyền giải quyết, ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến khi chuyển giao văn bản
đến các phòng ban trong cơ quan sau khi chia văn bản, tài liệu theo từng nhóm,
từng cơ quan và trước khi chuyển giao văn bản phải đăng ký và yêu cầu đích
danh ký nhận.
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

18


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.4Công tác lập hồ sơ hiện hành :
Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức hang năm đều lập danh mục hồ sơ. Cuối mỗi
năm đôn đốc các ban dự kiến các hồ sơ của mình cần lập trong năm. Từng cán
bộ, chuyên viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công
tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập,

1.2 Tiếp khách
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đáp
ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách. Trên cơ sở những thông tin thu được
góp phần vào việc thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Tiếp
khách phải là sự giao hòa của việc tiếp đón, ăn nói, thái độ niềm nở, nhã nhặn,
lịch sự…thúc đẩy họ quan hệ tốt đẹp, lâu dài. Đó chính là quan hệ giao tiếp
được đặt trên quan hệ giao tiếp dân sự . Nhiệm vụ của người Thư ký chính là
thực hiện hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin với khách . Với nguyên tắc khi
khách đến làm việc với cơ quan thì phải xưng danh, tìm hiểu xem khách đến cơ
quan để giải quyết những vấn đề gì. Nếu liên quan đến ban mình đang thực tập
thì sẽ để anh chị trong ban giải quyết những vấn đề quan trọng và bản thân mình
không được tự ý hướng dẫn , giải quyết khi chưa được sự cho phép của anh chị
chuyên viên trong ban . Còn nếu khách có vấn đề cần giải quyết ở ban khác trực
thuộc phòng Nội vụ quản lý thì sẽ hướng dẫn khách sang đúng ban để giải quyết
công việc được nhanh chóng và thuận lợi.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

20


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhiều khi khách có lịch hẹn với cán bộ chuyên môn hoặc với lãnh đạo
phòng thì phải trình báo sau đó sắp xếp lịch hẹn cho khách ở phòng tiếp dân. Và
yêu cầu khách phải tuân thủ nội quy tiếp khách của cơ quan.
Qua thời gian thực tập, trong một số trường hợp tôi đã được đảm nhận công
việc tiếp khách đón khách, quá trình tiếp khách đã giúp tôi học hỏi thêm nhiều


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN
Trong hoạt động quản lý, chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng. Nó
là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhằm xây dựng mục tiêu và tổ chức
thực hiện trong cơ quan. Xây dựng chương trình, kế hoạch sẽ giảm thiểu sự
chồng chéo, lãng phí trong quá trình hoạt động của cơ quan; xây dựng chương
trình, kế hoạch giúp lãnh tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá kết
quả.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình phòng Nội vụ đã xây
dựng các chương trình công tác:
2.1Chương trình công tác năm:
Chương trình công tác năm của phòng Nội vụ huyện bao gồm những nhiệm
vụ, giải pháp trọng tâm của phòng về các lĩnh vực công tác như thi đua khen
thưởng , giáo dục, tôn giáo thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Ủy ban
nhân dân huyện.
Thực hiện theo chương trình công tác thì cơ quan sẽ tổ chức các cuộc họp
nhằm có tính chất thông báo , phổ biến đến các ban ngành có liên quan để cùng
phối hợp thực hiện, gửi các bản mẫu chương trình để các xã thị trấn biết phương
hướng thực hiện và triển khai tại địa phương. Sau một thời gian lại tổ chức họp
thường kỳ để củng cố xem tình hình triển khai hoạt động công tác diễn ra như
thế nào. Các cơ quan ban ngành tham gia đóng góp ý kiến và đưa ra những giải
pháp tối ưu đối với những vẫn đề thực hiện chưa được tốt.
2.2 Chương trình công tác tháng :

Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa những nhiệm vụ, công việc
triển khai các chương trình của công tác năm của phòng Nội vụ huyện.
Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, phòng Nội vụ cùng với Ủy ban


của cơ quan diễn ra đúng tiến độ.
•

Chương trình bám sát vào nội dung hoạt động của cơ quan.

•

Xác định được nhiệm vụ trọng tâm và phương hướng thực hiện

•

Việc lập chương trình công tác chỉ rõ nhiệm vụ cần làm, giúp cho công

việc được giải quyết nhanh chóng, đúng theo kế hoạch đã đề ra
•

Trong chương trình có các phương án dự phòng ứng phó được những

công việc đột xuất xảy ra.
•

Hạn chế:

•

Các thủ tục xây dựng công tác thường kỳ còn rườm rà, phức tạp, gây

mất nhiều thời gian
•